Divisões

 

Anteriormente, a maioria dos usuários da Asana tinha três opções ao decidir fazer upgrade para um plano pago. Só era possível pagar por um espaço de trabalho, equipes individuais dentro de uma organização ou uma organização inteira. Esta oferta funciona bem para empresas de pequeno e médio porte. No entanto, para empresas maiores, nem sempre é possível se comprometer totalmente com um plano de organização completo, e os planos de equipe, por outro lado, também não atendem às suas necessidades. Com um plano de divisão, agora é possível pagar por um subgrupo da sua empresa. Portanto, você tem visibilidade e controle sobre quais indivíduos você está pagando e quais dados isso inclui. Se você tiver interesse em criar uma divisão dentro da sua organização, por favor, entre em contato com a equipe de vendas.

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Acesso ao Painel do administrador de uma divisão

Access Admin Console

Para acessar o Painel do administrador da divisão na sua organização

  1. Clique na sua foto do perfil
  2. Selecione Painel do administrador no menu suspenso

Somente o responsável pelo faturamento de uma divisão tem acesso ao Painel do administrador da divisão, mas pode conceder acesso administrativo a outro membro de uma equipe da divisão.

Gerenciar todos os membros de uma divisão

Managing Members

Na guia Membros, é possível:

  1. Remover membros apenas da divisão, ou da organização inteira, passando o mouse sobre um nome e clicando em Remover
  2. Convidar novos membros para participar de uma equipe na sua divisão.

 

Remover um usuário da sua divisão

Os administradores de divisão podem remover utilizadores da sua divisão através do separador Membros do painel de administração da divisão. Remover um utilizador da divisão não desativará a conta do utilizador, nem esta ação removerá o utilizador da organização. A remoção de um membro da organização de uma divisão garantirá que o membro não ocupe um espaço em um plano pago. Os hóspedes podem ser removidos da mesma maneira.

Remover um usuário de uma divisão não o remove da organização ou de qualquer outra equipe ou divisão da qual ele faça parte. Consulte Desativar um membro da organização no Painel do administrador da divisão abaixo para obter instruções sobre como desativar um membro da organização.

Desativar um membro da organização através do painel de administração da divisão

Para remover uma pessoa da sua organização, vá até a guia Membros do Painel do administrador da divisão.

Encontre o nome da pessoa rolando a tela para baixo ou usando a barra de pesquisa. Assim que encontrar a pessoa, clique no ícone de três pontos e selecione Remover.

remove member 1
remove member 2

Na próxima aba, você poderá:

  1. Escolher o membro para o qual você quer reatribuir as tarefas
  2. Clicar em Remover para confirmar a desativação.

O membro desativado será exibido na sua lista de membros como Removido.

remove member 3

O que acontece com as tarefas de uma pessoa removida?

Ao remover uma pessoa da sua organização usando o Painel do administrador da divisão, todas as tarefas atribuídas a ela farão parte de um projeto privado gerado automaticamente. Tais tarefas podem ser atribuídas a você ou a outro membro da sua divisão. Isso permite atribuir com facilidade as tarefas que ficaram pendentes para a pessoa adequada.

Se necessário, uma solução simples para a delegação seria fazer a seleção múltipla das tarefas removidas, onde você pode fazer ações em massa e, até mesmo, atribuí-las a si mesmo ou a outros membros da divisão.

A hora da desativação aparecerá na coluna Última atividade.

Restaurar um membro inativado

Restaure um membro desativado encontrando o nome dele na aba Membros. Em seguida, clique no ícone de três pontos e selecione Restaurar.

restore 1

Na janela seguinte, clique em Restaurar.

restore 2

Caso a reativação não seja bem-sucedida, o administrador da sua divisão receberá uma tarefa solicitando que entre em contato com a nossa equipe de Suporte.

Filtrar por tipo de membro

Na guia Membros do painel do administrador, é possível filtrar a lista de membros por tipo de membro. Para isso, clique na seta do menu suspenso ao lado do filtro de tipo de membro e escolha entre TodosAdministradorMembroConvidadoConvidado ou Removido.

member type filter

Criar uma nova equipe numa divisão

É possível criar a qualquer momento uma nova equipe dentro de uma divisão diretamente no Painel do administrador.

Create Team 1

Como criar uma nova equipe numa divisão:

  1. Clique em Adicionar equipes na guia Equipes do Painel do administrador.
  2. Role até o final da lista e clique em Criar nova equipe
Create Team 2

Na caixa de diálogo de criação da equipe, é possível:

  1. Dar um nome à equipe
  2. Convide membros da equipe
  3. Defini-la como Privada ou Participação por solicitação, clicando em seguida no botão Criar equipe 

Administrar as equipes de uma divisão

O responsável pelo faturamento pode adicionar ou remover equipes da sua divisão a qualquer momento. Além disso, pode editar as configurações da equipe diretamente do Painel do administrador.

Os administradores de divisão não precisam ser membros de todas as equipes de suas divisões. Os administradores também têm a opção de adicionar às suas divisões qualquer equipe não pagante da organização.

Adicionar uma equipe à sua divisão

Adding Teams 1

Para adicionar equipes a uma divisão:

  1. Vá até a guia Equipes no Painel do administrador
  2. Selecionar Adicionar equipes

Não é possível adicionar uma equipe a uma divisão caso a equipe já esteja numa assinatura paga ou período de avaliação. Se for necessário remover a assinatura ou período de avaliação de uma equipe para movê-la a uma divisão, o responsável pelo faturamento terá de cancelar a assinatura ou período de avaliação. Se precisar de ajuda, não hesite em contactar a equipa de apoio.

Adding Teams 2

No pop-up Adicionar equipes:

  1. Selecione as equipes na sua organização que quer adicionar à divisão
  2. Em seguida, clique em Adicionar equipes

Não é possível ter uma equipe numa divisão que seja pública para a organização. As equipes em divisões são privadas ou têm participação por solicitação.

Remover uma equipe da sua divisão

Remove a team

Para remover uma equipe de uma divisão:

  1. Passe o mouse sobre uma equipe e clique no ícone de três pontos que é exibido
  2. Selecione Remover a equipe da divisão.

Você deve remover uma equipe de uma divisão antes que ela possa ser excluída.

Exportar os dados da equipe para um arquivo CSV

Os administradores de uma divisão podem exportar a lista das suas equipes para um arquivo CSV a partir da guia Equipes, no Painel do administrador.

export CSV

No painel do administrador:

  1. Navegue até a aba Equipes 
  2. Clique em Exportar CSV

Então, você receberá uma mensagem de e-mail com o link para download.

Múltiplos administradores

É possível definir mais de um administrador para as divisões. Os administradores das divisões podem designar outros membros como administradores e já não precisam fazer parte de todas as equipes da divisão.

Esta funcionalidade é ideal para grandes divisões que não queiram deixar toda a responsabilidade administrativa a cargo de uma única pessoa.

grant admin access 1

Para conceder o acesso de administrador:

  1. Clique em Editar configurações do perfil

Em seguida, selecione Administrador no item Participação e depois clique em Salvar alterações.

grant admin access 2

Atribuição de acesso administrativo na guia Segurança

Aqui você pode adicionar um administrador e consultar quem são os administradores da divisão.

admin access 2

Na guia Segurança do Painel do administrador:

  1. Navegue até Configurações adicionais
  2. Acesse Acesso administrativo e clique na seta
admin access 2

Aparecerá

uma janela pop-up que lhe permitirá Adicionar um administrador. Você será redirecionado para a janela de membros, onde poderá determinar a quem quer conceder os direitos administrativos.

Gerenciar o faturamento de uma divisão

Managing Billing

Na aba Faturamento, é possível:

  1. Visualizar ou editar os detalhes do seu plano
  2. Editar suas informações de pagamento
  3. Visualizar ou fazer download da sua fatura mais recente

Autogestão do faturamento

Os responsáveis pelo faturamento têm acesso total à manutenção dos faturamentos. Eles podem visualizar informações da conta, adicionar e remover vagas, editar detalhes e ainda têm autonomia para administrar a sua própria geração de faturas.

Também podem alterar a frequência da geração das faturas de mensal para anual e transferir a responsabilidade pelo faturamento.

Somente o responsável pelo faturamento pode atualizar o tamanho do plano e os detalhes de pagamento. Os administradores podem adicionar ou remover membros e adicionar ou remover equipes.

Como adicionar e remover vagas

Na seção de utilização de vagas, na página de faturamento, você pode: ver quantas vagas ainda restam na sua divisão e quantas vagas existem no seu plano, além de adicionar ou diminuir a quantidade de vagas.

Adicionar ou remover vagas em um plano pago com cartão de crédito

credit card

Adicionar ou remover vagas em um plano com faturamento gerado manualmente

manual plan

Nas informações de pagamento, na página de faturamento, você poderá consultar se o pagamento é feito de forma manual ou com cartão de crédito.

Como ajustar a frequência de cobrança das divisões que fazem autogestão do faturamento

Na aba Faturamento, você pode alternar para um plano anual. Para ajustar, basta clicar no botão Mudar para anual.

monthly-annual

Como transferir a responsabilidade pelo faturamento

A sequência abaixo possibilita que os responsáveis pelo faturamento transfiram esta função para outro usuário dentro da divisão. O novo responsável pelo faturamento precisará ser um membro da divisão. Convidados da organização não podem se tornar responsáveis pelo faturamento.

reassign bo

Na aba Faturamento, no Painel do administrador:

  1. Navegue até Responsável pelo faturamento e clique em Alterar responsável pelo faturamento
  2. Digite o nome ou o e-mail do novo responsável pelo faturamento ou selecione uma opção no menu suspenso
  3. Depois de fazer a sua escolha, clique em Alterar o responsável pelo faturamento para confirmar a ação
reassign bo
reassign bo

O antigo responsável pelo faturamento permanecerá sendo um administrador da divisão, mas não terá mais responsabilidade sobre quaisquer itens do faturamento do plano. Qualquer administrador da divisão pode remover permissões de outro administrador, se necessário.

SAML para divisões Enterprise

SAML é um padrão que permite que a Asana seja integrada a sistemas SSO (Single Sign-On), como Okta, OneLogin ou Microsoft Active Directory, controlados por nossos clientes. O SAML está disponível para organizações Enterprise e também pode ser habilitado ou exigido para os membros de um plano de divisão Enterprise. Se tiver um plano de divisão Enterprise e quiser habilitar o SAML, preencha o formulário disponível aqui.