Quer você seja um membro novo da Asana ou já utilize a versão gratuita há algum tempo, o período de avaliação é a melhor maneira de explorar tudo o que os planos Asana Premium e Asana Business têm a oferecer. Os recursos Premium e Business podem ajudar a gerenciar os seus projetos e a se certificar de que tudo, das listas de afazeres mais simples às iniciativas mais ambiciosas, estará sempre em dia. Este artigo ajudará você a entender o poder dos recursos Premium e Business disponíveis durante a avaliação e como começar a usá-los.
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O que você precisa saber antes de começar a avaliação
Asana é uma das principais ferramentas de gerenciamento colaborativo do trabalho, criada para aperfeiçoar a produtividade, a colaboração e a coordenação entre equipes e organizações. Em vez de tentar processar tudo através de e-mails, mensagens, arquivos ou reuniões sem fim, a Asana lhe permite planejar, gerenciar e monitorar todo o seu trabalho em um só lugar. Além disso, integra-se com suas outras ferramentas colaborativas para que o trabalho permaneça conectado.
Para um início de avaliação bem sucedido, familiarize-se com os fundamentos básicos da Asana. Entre eles:
- Criar tarefas e projetos.
- Atribuir tarefas com datas de conclusão.
- Concluir tarefas e comentar nelas para atualizar o status.
- Adicionar colegas de equipe a tarefas e projetos.
- Usar diferentes visualizações de projeto, como visualização de lista, quadro, calendário e cronograma.
- Como visualizar arquivos, filtrar e ordenar as suas tarefas.
Certifique-se de convidar a sua equipe para que também possa experimentar e usar a Asana durante a avaliação.
Comece por um modelo
Usar a Asana para um projeto ou processo com que a sua equipe já esteja familiarizada é a maneira mais fácil de começar. O processo específico a testar depende da sua equipe, mas temos dezenas de modelos para ajudar a começar. Alguns dos nossos principais modelos são solicitações de trabalho, calendários de conteúdo e lançamentos de produtos.
Está a planear os seus trabalhos e projetos em folhas de cálculo? Experimente o nosso importador de CSV para inseri-lo na Asana com apenas alguns cliques.
Se você já usa a versão básica da Asana, poderá iniciar uma avaliação gratuita dos recursos Premium e Business nas tarefas e projetos já existentes. É uma boa ideia testar recursos específicos em determinados projetos e pensar em como você fará isso. Você pode, por exemplo, começar a usar campos personalizados de prioridade em projetos de solicitações de design ou dependências em planos de eventos. Em seguida, certifique-se de adicionar esses projetos a um portfólio para mantê-los todos sob controle.
Veja mais ideias de projetos da Asana, dicas e boas práticas para casos de uso, ou veja alguns exemplos práticos nos estudos de caso de clientes.
Principais recursos Business
Depois de escolher seu primeiro projeto, você já pode começar a tirar proveito da sua avaliação. Os recursos abaixo não apresentam tudo o que o Premium e o Business têm a oferecer, mas são fáceis de começar a usar de imediato e funcionam muito bem em conjunto.
Portfólios
Os Portfólios estão disponíveis para todos os clientes Asana Business e Enterprise.
Os Portfólios são a melhor forma de ficar a par de todos os projetos de uma equipe ou iniciativa específica a partir de um único lugar. Eles são uma forma simples de armazenar e organizar os projetos mais frequentemente acessados, e você pode ordená-los por prazo, proprietário, status, prioridade e outros.
Compartilhe portfólios copiando os links e enviando para qualquer usuário da Asana no mesmo domínio.
Gestão de recursos
A carga de trabalho do portfólio está disponível para todos os clientes Asana Business.
Os gerentes de projetos e líderes muitas vezes têm dificuldades para gerenciar as cargas de trabalho. Eles dependem de um sistema complexo ou reúnem manualmente informações de e-mails, documentos e reuniões, resultando em perda de tempo. A Gestão de recursos do portfólio proporciona uma visualização única e exata da capacidade e disponibilidade da sua equipe com base nos trabalhos atribuídos através da Asana.
A carga de trabalho do portfólio facilita as decisões informadas de alocação de pessoal, garantindo cargas de trabalho equilibradas e ajudando a manter as iniciativas no caminho certo.
Começar a usar a Gestão de recursos com nosso tutorial passo a passo.
Provas e anotações
As anotações estão disponíveis para todos os clientes Asana Business e Enterprise.
As anotações permitem que as partes interessadas deixem feedback específico e prático nas imagens. As provas na Asana facilitam aos avaliadores comentar diretamente nos ativos para que o feedback seja proporcionado dentro do contexto. Cada comentário se transforma numa subtarefa interativa que o criador pode então decidir como incorporar.
A revisão simplifica o processo de feedback, permitindo que os revisores expressem suas ideias com clareza e que os criadores decidam se as incorporam, além de manter um registro centralizado.
Formulários
Talvez a sua equipe esteja acostumada a enviar solicitações e descrever os requisitos do projeto por meio de documentos e e-mails. No entanto, esta informação muitas vezes é desorganizada e incompleta, resultando em confusão, atrasos ou até tarefas negligenciadas. É possível criar formulários para padronizar o processo de solicitação. Os formulários enviados são diretamente vinculados a projetos específicos, capturando informações essenciais antecipadamente e permitindo um rastreamento fácil em um único local.
Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana. Basta enviar-lhes o link do formulário. Depois de preenchido, os detalhes do formulário transformam-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada. Prepare um formulário seguindo os passos detalhados aqui.
Principais recursos Premium
Campos personalizados
Os campos personalizados ajudam a acompanhar detalhes específicos de forma uniforme em cada tarefa ou em um projeto de um portfólio, como nas colunas de uma planilha. Você pode usá-los para filtrar e ordenar um projeto ou portfólio e gerar relatórios sobre trabalhos em risco, aprovações e muito mais.
Os nomes e valores dos campos são personalizáveis para que possa criar campos para etapas, prioridades, custos, ou qualquer dado que seja importante para o seu fluxo de trabalho, equipe e empresa. Você também pode receber notificações quando os campos personalizados forem alterados para manter o ritmo do trabalho e deixar as aprovações claras.
Os clientes Asana Business também podem bloquear campos personalizados para se certificar de que todos usam os campos adequados e mantê-los consistentes.
Modelos
Use modelos criados pela Asana ou crie e salve os seus próprios modelos personalizados para padronizar os processos frequentes de sua equipe. Com isso você economiza o tempo de configurar o projeto e assegura-se de seguir sempre os mesmos passos, para que nada fique para trás. Veja aqui a nossa galeria completa de modelos.
Você também pode usar o nosso importador de CSV para transformar as planilhas existentes em um projeto com apenas alguns cliques.
Datas de início
As datas de início mostram quando você deve começar o trabalho para cumprir com os prazos, para evitar deixar para a última hora. Elas também ajudam a planejar projetos com prazos específicos para se certificar de que o agendamento levará em conta quaisquer eventualidades.
Use as datas de início nas tarefas que precisam ser feitas em um período determinado, como o rascunho de uma postagem de blog ou a filmagem de um vídeo.
Dependências de tarefas
Marque uma tarefa como à espera de outra para manter projetos complexos em curso e assegurar que os trabalhos corretos sejam realizados no tempo certo. As dependências são ótimas para elaborar um processo claro e evitar confusões. As dependências também poupam o seu tempo, eliminando a necessidade de verificações constantes com os indivíduos em relação ao seu progresso ou ao status de conclusão de uma tarefa.
Use dependências nas tarefas que precisam ser feitas em sequência, como revisar o primeiro rascunho depois deste ter sido escrito, ou publicar uma página da Internet depois que foi feito o seu controle final de qualidade.
Cronograma
Crie uma visualização atraente e dinâmica de como as peças do seu trabalho se juntam, para começar os projetos da melhor forma e cumprir todos os prazos. Com o cronograma você pode ver, compartilhar e adaptar seus planos do projeto em questão de minutos.
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Obtenha respostas às suas perguntas
Você tem mais dúvidas ao começar a usar o plano Premium ou Business? Confira estes recursos:
- Acesse a Central de Ajuda da Asana para obter informações detalhadas sobre os recursos e instruções passo a passo.
- Receba um treinamento detalhado sob demanda com o curso Premium da Asana Academy ou participe de um treinamento próximo de você.
- Entre em contato com a Comunidade Asana para obter respostas rápidas no fórum da comunidade.
- Mas não terminam aqui! Confira todos os recursos Premium ou Business.
- Contate a equipe de vendas se tiver dúvidas específicas sobre associação, faturamento ou o período de avaliação ou entre em contato com a nossa equipe de suporte.