Recursos de IA e controles administrativos da Asana

Disponível nas modalidades Asana StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+. Certos recursos de IA estão disponíveis nos níveis legados Premium, Business e Legacy Enterprise. Para mais informações, acesse a nossa página de preços.

Os recursos de IA da Asana usam inteligência artificial (IA) para classificar, filtrar, categorizar ou analisar dados e/ou conteúdos para ajudar os usuários da sua organização a otimizar o próprio trabalho.

Otimize com a IA da Asana

A IA da Asana se refere a dois conjuntos de recursos:

  • Desenvolvido pela Asana ML: este conjunto de recursos é desenvolvido pelos próprios modelos proprietários de machine learning da Asana.
  • Desenvolvido por parceiros de IA: este conjunto de recursos conta com IA generativa e modelos de linguagem grande (LLMs) desenvolvidos por terceiros (por exemplo, OpenAI, Anthropic).

Os clientes podem optar por ativar os recursos de IA da Asana para sua organização ou espaço de trabalho. Se os recursos de IA da Asana não estiverem habilitados:

  • Os usuários na organização/espaço de trabalho não terão acesso aos recursos de IA.
  • Os dados da organização/espaço de trabalho não serão processados para alimentar esses recursos.

Leia mais para saber mais sobre os recursos de IA da Asana e as proteções que implementamos para os nossos clientes.

Observação: os clientes que usam a oferta HIPAA da Asana podem ativar os recursos de IA da Asana com tecnologia Anthropic. Os recursos de IA da Asana baseados no OpenAI não estão disponíveis para clientes da HIPAA.

Dados usados para os recursos de IA da Asana com a tecnologia de ML da Asana

Os recursos de IA da Asana baseados em AM usam metadados da sua organização/espaço de trabalho para ajudar os usuários a otimizar o próprio trabalho com a IA.

Os metadados não incluem conteúdo gerado pelo utilizador (por exemplo, títulos de tarefas e descrições de tarefas).

Dados usados para recursos de IA da Asana desenvolvidos por parceiros de IA

Os recursos de IA da Asana desenvolvidos por parceiros de IA usam metadados e conteúdo gerado pelo usuário da sua organização/espaço de trabalho (por exemplo, conteúdo inserido na Asana, como títulos de tarefas e descrições de tarefas, que podem incluir nomes de usuários) para ajudar os usuários a otimizar o trabalho com IA.

Os parceiros de IA não usam os seus dados para treinar ou melhorar os seus modelos de IA. Os parceiros de IA são obrigados a configurar seus serviços para excluir imediatamente seus dados após a conclusão de qualquer consulta e/ou resposta.

Para saber como a Asana processa as suas informações, leia a Declaração de Privacidade da Asana.

Recursos baseados em IA administrados pelo (s) controle(s) administrativo (s) de IA da Asana

Os recursos abaixo podem ser ativados/desativados pelo botão de IA da Asana no painel do administrador.

  • Projetos recomendados: na guia Início, sob o widget Projetos, uma lista de projetos recomendados pode ser exibida. Essas recomendações são geradas por meio de um modelo de machine learning de filtragem colaborativa, que deduz as relações entre usuários e projetos com base nas interações entre os usuários e colaboradores frequentes de projetos da Asana. Se os recursos de IA da Asana estiverem desativados no Painel do administrador, os usuários receberão apenas uma lista genérica de projetos recomendados na Asana.

  • Caixa de entrada prioritária: na Caixa de entrada, é exibida uma nova opção Classificar para a atividade da Caixa de entrada. Esta funcionalidade permite que os utilizadores ordenem a sua caixa de entrada por Relevância.

  • Recomendações de tarefas: mostra aos usuários recomendações personalizadas de tarefas a serem priorizadas.

  • Equipes recomendadas: no Diretório de Equipes, usando a classificação Recomendada, uma lista de equipes recomendadas é exibida. Essas recomendações são geradas por meio de um modelo de machine learning de filtragem colaborativa, que deduz as relações entre usuários e equipes com base nos projetos da Asana com os quais um usuário e seus colaboradores frequentes interagem.

  • Principais projetos e portfólios: na barra lateral, ao usar a classificação superior na secção Projetos, os projetos e portfólios são apresentados numa lista de classificação. Esta lista é gerada com base nos projetos e portfólios com os quais um usuário interagiu. Se os recursos de IA da Asana estiverem desativados no Painel do administrador, os usuários receberão apenas uma lista genérica dos principais projetos na Asana.

Os seguintes recursos podem ser ativados/desativados pelo controle de parceiros Powered by AI no painel do administrador.

  • Editor inteligente: escreva respostas mais claras e atraentes com o tom certo.
  • Resumos inteligentes: disponíveis para tarefas, projetos e portfólios. Use resumos inteligentes de tarefas para obter itens de ação e destaques de conversas, tarefas e comentários sem precisar de outra reunião. Use resumos inteligentes de projetos e portfólios para se manter atualizado com um resumo facilmente digitalizável de todas as atividades recentes e destaques em um só lugar.
  • Campos inteligentes: organize projetos para apoiar a colaboração interdisciplinar com campos personalizados gerados automaticamente.
  • Status inteligente: identifique pontos cegos, perguntas em aberto e obstáculos para encontrar um caminho eficiente em direção aos seus objetivos com atualizações automáticas de status.
  • Respostas inteligentes: obtenha respostas e insights oportunos sobre projetos, identifique bloqueios e determine as próximas etapas.
  • Metas Smart: padronize e melhore a eficácia da definição de metas com metas Smart. As metas Smart analisam as metas existentes e oferecem sugestões de melhoria, incluindo a adição de critérios de sucesso, resumos de impacto, metas principais, submetas de apoio e atribuição de equipes responsáveis.
  • Projetos inteligentes: crie rapidamente projetos personalizados com projetos inteligentes. Os projetos inteligentes sugerem descrições, seções e campos personalizados com base no nome e na finalidade do projeto.
  • Regras inteligentes: crie regras com IA fornecendo instruções de linguagem simples e naturais por meio de prompts.

Ativar e desativar os recursos de IA da Asana 

Os superadministradores de organizações, responsáveis pelo faturamento e criadores de espaços de trabalho podem ativar ou desativar os recursos de IA da Asana da seguinte forma:

Optimize with Asana AI settings.png

  • Clique na foto do seu perfil na Asana e vá até o Painel do administrador
  • Clique no separador Definições 
  • Em Configurações de domínio, selecione Otimizar com a IA da Asana

Nesta janela, você pode ativar ou desativar o Machine Learning da Asana para toda a sua organização ou espaço de trabalho marcando ou desmarcando a caixa apropriada.

Ao desativar o Machine Learning da Asana, os dados da sua organização não serão usados para informar recursos de inteligência artificial, e essas experiências serão desativadas para toda a organização.

Se você é administrador de uma organização que não tem superadministradores, pode desativar esses recursos, mas não pode ativá-los novamente. Para habilitá-los, você precisará concluir o processo de verificação de superadministrador ou entrar em contato com a equipe de suporte. Um banner de aviso será exibido no produto antes que um administrador faça essa alteração. Isso também se aplica às divisões na Asana, pois elas não têm superadministradores. Para habilitar os recursos de IA da Asana para uma divisão, um administrador de divisão precisaria concluir o processo de verificação de superadministrador e se tornar um superadministrador da organização. 

Incorporações

Alguns recursos de IA da Asana exigem incorporações para funcionar, enquanto outros usam incorporações para melhorar o desempenho. O aproveitamento das incorporações geralmente funciona em duas fases principais:

  1. Como criar incorporações
  2. Gerando respostas

No momento, os domínios que habilitaram a opção de conformidade com a HIPAA da Asana ou que utilizam o EKM não são elegíveis para incorporações.

O que são incorporações?

As incorporações são representações numéricas do trabalho na Asana que capturam as semelhanças entre os objetos, independentemente de como eles são nomeados ou organizados. As incorporações ajudam os algoritmos da Asana a entender melhor as relações entre tarefas, projetos, portfólios, objetivos e todos os outros trabalhos na Asana. Isso produz resultados muito mais precisos e de alta qualidade para experiências que envolvem busca, recuperação e recomendações.

Como os embeddings são criados?

  1. Os dados do seu domínio são enviados para um modelo de incorporação criado pelo AWS OpenSearch, hospedado pela Asana. Apenas no caso de Campos Inteligentes, os dados são enviados para um modelo de incorporação criado e hospedado pela OpenAI.
    • O OpenAI é um subprocessador de IA que não armazena ou treina seus dados (os dados são usados apenas para gerar as incorporações).
  2. A Asana armazena os mapeamentos de incorporação no AWS OpenSearch, que a Asana consulta para proporcionar experiências semelhantes às de busca e recuperação de informações. Observação: o AWS OpenSearch é a mesma infraestrutura que impulsiona a pesquisa padrão da Asana atualmente.

Como as incorporações são usadas na prática para gerar respostas?

A Asana usará incorporações em diversos casos de uso que ajudarão os usuários a trabalhar de forma mais eficiente, como maior velocidade/precisão de busca, recomendações mais personalizadas e agrupamento lógico de objetos semelhantes. Um caso de uso específico relacionado à pesquisa pode ser encontrar e recuperar informações usando prompts de linguagem natural.

Por exemplo, um usuário pode pedir à Asana AI para “Encontrar todas as tarefas e subtarefas em que estou com John Doe, onde discutimos as diretrizes de branding para o nosso lançamento de marketing em setembro de 2024”. Consultas de pesquisa semântica como a expressa acima só são possíveis através do uso de embeddings.

Um exemplo de fluxo de dados com incorporações ativadas pode ser o seguinte:

  1. A Asana recebe uma pergunta de um usuário.
  2. A Asana reformula a pergunta para obter respostas ideais de vários sistemas.
  3. A pergunta reformulada é passada para um modelo de incorporação, que encontra uma lista de objetos relevantes com base na pergunta e envia uma resposta para a Asana.
  4. As respostas são analisadas pela Asana.
  5. A Asana exibe a resposta relevante ao usuário.

Cada etapa pode invocar uma chamada para os nossos subprocessadores.

Como os meus dados são protegidos?

Você pode saber mais sobre as práticas de segurança e privacidade da Asana na nossa Central de Confiança.

Vocês podem saber mais sobre as práticas de segurança do OpenSearch aqui e sobre a AWS aqui.

AI proativa

O que é IA proativa?

A IA proativa é um recurso que mostrará os recursos da IA aos usuários relevantes no momento ideal, sem que eles precisem solicitá-la manualmente. Um exemplo de IA proativa é enviar uma visão resumida inteligente do projeto aos membros do projeto quando ocorrerem certos tipos de atividade relevante, sem que eles precisem solicitá-la explicitamente.

A IA proativa usará dados da sua organização - incluindo metadados e conteúdo gerado pelo usuário - para identificar o momento certo para exibir recursos e insights da IA e os usuários certos para exibi-los.

Como funciona a IA proativa?

Há uma variedade de recursos de IA da Asana que são proativos, mas o fluxo geral é:

  1. Os usuários criam e editam conteúdo de trabalho (como tarefas ou projetos) durante o uso regular da Asana. Essas atividades são agregadas e analisadas para identificar padrões de alto nível sobre como o trabalho está progredindo.
  2. Quando determinados padrões são reconhecidos ou as condições são atendidas, a IA da Asana determina o momento ideal para acionar um recurso de IA proativo e identificar os usuários mais relevantes aos quais o recurso deve ser apresentado.
  3. Os usuários são informados sobre o recurso de IA proativa por meio de uma notificação ou elemento da interface do usuário.
  4. Eles podem optar por tomar uma ação de acompanhamento recomendada, se inscrever para resultados recorrentes semelhantes de forma contínua e/ou descartar a IA proativa.

Por exemplo, um usuário pode receber um insight proativo de resumo inteligente de projeto dentro da Asana porque o projeto atende a determinadas condições, como alcançar uma certa quantidade de atividades recentes. O (s) usuário(s) que recebe (m) o insight proativo é (são) selecionado (s) com base em uma variedade de fatores de relevância, como usuários adicionados recentemente ao projeto ou administradores do projeto, para garantir que os recursos proativos sejam relevantes para as pessoas certas no momento certo.

Depois de experimentar o recurso de IA proativa, o usuário pode optar por realizar uma ação de acompanhamento, como optar por esse insight regularmente ou copiar o insight para compartilhá-lo com outras pessoas.

As saídas desencadeadas pela IA proativa contarão para o meu limite de uso de IA?

Não - os resultados gerados por recursos ou insights proativos de IA não contarão para o uso de IA da sua organização. No entanto, alguns recursos proativos recomendarão ações de acompanhamento ou permitirão que os usuários optem por esse recurso de forma contínua. Se um usuário realizar uma ação de acompanhamento em um recurso de IA proativa, a saída proativa inicial contará para o uso da IA, e quaisquer saídas de acompanhamento geradas a partir do opt-in recorrente também contarão para o seu uso da IA.

Como os meus dados são protegidos com IA proativa?

A IA proativa utiliza as mesmas práticas de segurança e privacidade que o restante dos recursos de IA da Asana. Não há alterações nas proteções de IA da Asana que temos em vigor em relação aos seus dados.

Você pode saber mais sobre as práticas de segurança e privacidade da Asana na nossa Central de Confiança.

Detalhamento de recursos por provedor

Recurso Provedor
Respostas inteligentes - faça perguntas Anthropic
Respostas inteligentes - perguntas sugeridas OpenAI
Status inteligente Anthropic
Campos inteligentes OpenAI
Smart editor OpenAI
Resumos inteligentes sobre tarefas OpenAI
Resumos inteligentes sobre projetos Anthropic
Resumos inteligentes em portfólios Anthropic
Metas Smart Anthropic
Projetos inteligentes OpenAI
Regras inteligentes

OpenAI

Chat por IA

Antrópico e OpenAI

Há limites de IA na Asana;

Acesse o nosso artigo dedicado para obter uma visão detalhada sobre os limites da IA na Asana.

As proteções de IA da Asana

Comprometemo-nos a ser abertos e claros sobre as nossas parcerias, segurança, recolha de dados, proteção de dados e práticas de gestão. Nossos parceiros de IA seguem as seguintes diretrizes: 

  • Eles não treinam nem melhoram os modelos de IA usando os seus dados.
  • Eles devem configurar seus serviços para excluir imediatamente seus dados após a conclusão de qualquer consulta e/ou resposta.

Os clientes da Asana podem saber mais na Central de Confiabilidade da Asana, que inclui a Ficha Informativa sobre IA.

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