Asana para Agile e Scrum

Apesar de ter raízes no desenvolvimento de softwares, o conceito Agile é agora uma forma de trabalhar para muitas outras equipes e até organizações inteiras. As equipes que adotam o Agile estão preparadas para trabalhar com rapidez em condições dinâmicas, ajudando as organizações a entrar no mercado mais rapidamente com um trabalho de melhor qualidade. Mas isso se dá apenas quando as equipes conseguem manter todos a par do que precisa ser feito, e de que forma é preciso trabalhar. A Asana é uma ferramenta flexível que ajuda a produzir mais rapidamente e apresentar resultados com mais frequência. Leia a seguir como traduzir o seu trabalho Agile nos processos da Asana.

Se está começando agora a usar a Asana, recomendamos a leitura do nosso guia de início rápido para compreender da melhor maneira os conceitos na Asana e traduzi-los com mais facilidade nos parâmetros Agile.

Como a Asana pode ajudar as equipes Agile?

Nem sempre as ferramentas específicas para Agile são úteis para organizações inteiras e entre as diferentes equipes. Elas podem trazer uma complexidade desnecessária para as equipes que não seguem os conceitos Agile. Tanto as equipes de produto como as de marketing podem executar processos Agile, mas a forma como o fazem pode variar significativamente. Para contornar essas diferenças as equipes podem contar com Asana para personalizar a sua aplicação do Agile e se manter flexíveis aos trabalhos que não seguem processos Agile.

Traduzindo os conceitos Agile e Scrum em termos da Asana

Um dos parâmetros mais populares do Agile é o Scrum. Explicamos a seguir como conceitos comuns do Scrum se traduzem em termos da Asana, incluindo também alguns exemplos úteis.

Como criar Épicos

Um Épico é um esforço geral em direção a um objetivo específico que pode ser dividido em partes menores. Na Asana, isso se traduz por projetos para os recursos e por tarefas para as histórias. Coisas como lançamentos importantes podem ser épicos, bem como uma série de eventos ou campanhas a serviço de uma meta mais abrangente (assim como mais vendas levam a um maior lucro).

Para criar um épico na Asana, crie um portfólio. Os portfólios permitem agrupar projetos relacionados e monitorá-los em conjunto. Você pode acompanhar a saúde do Épico com uma vista rápida e acompanhar com facilidade as atualizações de status dos diversos recursos, o que ajudará a realizá-lo.

Para criar um épico (Portfólio):

1. Abra a barra lateral e clique em Portfólios na parte superior esquerda.
2. Clique em Novo portfólio.

Ao clicar em um dos seus portfólios, você terá uma visão abrangente de todos os projetos que ele inclui.

Agora você está pronto para criar recursos para o seu Épico.

Como criar recursos e backlogs

Os recursos documentam as atividades mais amplas que ajudam a realizar os Épicos, enquanto que os Backlogs ajudam a manter o controle dos trabalhos que ainda não foram priorizados. Na Asana, tanto os recursos como os backlogs podem ser criados como projetos, mas também é possível incluir o seu backlog como uma seção dentro do seu projeto.

Portanto, para um épico relacionado ao seu maior lançamento de produto do ano, você pode criar projetos para pesquisa e feedback, desenvolvimento e para os planos de lançamento ou de vendas de marketing.

Para criar recursos e backlogs (projetos na Asana):

1. Primeiro assegure-se de ter criado uma equipe na Asana, para ter um lugar onde acolher os recursos que serão criados como projetos.
2. Clique no botão + laranja na barra superior para criar um projeto para cada recurso. Para um início rápido, clique na guia Modelos para ver se algum dos modelos criados por Asana se ajusta ao funcionamento do seu recurso.
3. Em seguida, adicione campos personalizados ao seu projeto para acompanhar itens como o tamanho do recurso, o custo, o tempo para conclusão, a meta de negócio ou o Épico ao qual está relacionado. Adicione campos personalizados a qualquer projeto clicando no link azul Adicionar campos personalizados na parte superior do projeto.
4. Agora que já criou os seus recursos, você pode decidir manter o seu backlog como uma seção do projeto do recurso, ou como um projeto separado para os itens gerais do backlog. Nesse caso, siga o processo de criação que foi descrito acima.

A seguir, você aprenderá a dividir os seus recursos em histórias.

Como criar histórias e adicioná-las ao seu Sprint

Uma história é um fragmento de trabalho atuável que ajuda a subdividir um recurso em partes menores e atuáveis. Na Asana, isso significa adicionar tarefas ao seu projeto. Por exemplo, para um Épico sobre um redesign, você pode ter um recurso de lançamento de website com histórias como “elaborar textos do site” e “otimizar para dispositivos móveis”.

Para criar histórias (tarefas da Asana):

1. Adicione histórias ao seu recurso criando tarefas no seu projeto. Basta digitar o passo a ser feito como o título da tarefa e pressione Enter, uma após a outra.
2. Na descrição da tarefa você pode adicionar os critérios para aceitação e outros detalhes relevantes.
3. Preencha todos os campos personalizados que tiver adicionado ao seu projeto, como sobre o tamanho e o tempo para conclusão.
4. Atribua a tarefa à pessoa responsável por realizar o trabalho e defina uma data de início e de conclusão para que ela possa se organizar.
5. Depois de criadas as histórias como tarefas, divida-as em tarefas, que na Asana são consideradas subtarefas. Subtarefas são a forma de dividir o trabalho em etapas ainda menores e distribuir as responsabilidades.

Depois de criar histórias, considere criar um projeto de planejamento de Sprint para reunir os trabalhos práticos que serão realizados num Sprint. Confira o nosso blog de planejamento de Sprint para aprender a criar e a gerenciar um planejamento de Sprint.

Pronto, você acaba de criar uma estrutura Scrum básica com a Asana.

Sabemos que não há apenas uma maneira de realizar os processos Agile. Se você quer saber como outras equipes o fazem ou quer personalizar o processo que esboçamos mais acima, pergunte à Comunidade Asana para obter respostas e se conectar com outras equipes.

Gerenciando trabalhos Agile com a Asana

Agora que sua estrutura Scrum básica já está pronta e você já adicionou os trabalhos ao seu projeto de sprint, vamos lhe dar algumas dicas de como gerenciar os trabalhos na Asana.

Como gerenciar o seu backlog

Ao manter as seções ou os projetos do backlog na Asana, você terá uma lista atualizada e dinâmica de todos os itens no backlog. Ao usar campos personalizados você pode filtrar as tarefas no seu backlog para ajudar a decidir o que deve priorizar em seguida. Além disso, você pode facilmente mover as tarefas de e para o backlog.

Como adicionar novos itens ao seu backlog:

1. Para tornar mais fácil a adição de itens ao backlog, você pode criar uma tarefa modelo de backlog. Dessa forma, cada item de backlog possuirá o mesmo nível de informações ao ser adicionado. Se, posteriormente, decidir utilizá-lo, já contará com o contexto necessário.
2. Utilize a descrição da tarefa para explicar as informações que precisam ser fornecidas antes de adicionar uma tarefa ao backlog.

• O modelo de tarefa pode ser duplicado clicando no botão... no canto superior direito da tarefa e selecionando Duplicar tarefa...

3. Quando uma tarefa estiver pronta para ser iniciada durante o Sprint, adicione-a ao seu projeto de Sprint clicando no botão... e adicionando-a ao seu projeto de Sprint atual. Desta forma, você terá os detalhes iniciais de que necessita sem com isso criar trabalho adicional.

Como decidir o que deve ser priorizado no backlog

1. Adicionar campos personalizados como prioridade, tamanho, horas para conclusão etc. ao seu projeto de backlog pode ajudar posteriormente a classificar o seu projeto para identificar os trabalhos que devem ser priorizados.
2. Clique no ícone de filtragem no canto superior direito do seu projeto e ordene pelo campo personalizado desejado.

• Por exemplo, se você ficou sabendo que haverá tempo de engenharia desaproveitado no Sprint seguinte, pode procurar por tarefas de alta prioridade que se encaixem na categoria de "tempo para conclusão" atribuída.

Como gerenciar o seu Sprint Agile

Depois de criado o seu projeto de planejamento de Sprint, você já pode começar a adicionar os seus trabalhos de Sprint a ele e a gerenciá-lo através da Asana. Aqui estão dicas de como levar o seu trabalho adiante e manter todos os envolvidos a par do progresso.

Como gerenciar o calendário do seu Sprint

Ao gerenciar o calendário do Sprint com o Cronograma, você não precisará usar planilhas e ferramentas separadas para o planejamento e para o gerenciamento do Sprint.

1. Para cada recurso, história e tarefa que for adicionado ao seu plano de Sprint, certifique-se de que inclui datas de início e de conclusão para ver como os prazos se encaixam no Cronograma. Clique na aba Cronograma na parte superior de qualquer projeto da Asana. (Também poderá utilizá-lo nos projetos de recursos.)
2. Com o Cronograma você poderá ver todas as tarefas do Sprint numa visualização ao estilo Diagrama de Gantt, com fácil definição de dependências e com a funcionalidade de arrastar e soltar para mover os trabalhos com facilidade conforme a necessidade.

Ficar a par das atualizações do Sprint

Em vez de tentar manter uma planilha separada ou consultar seus colegas para saber o andamento do trabalho, você só precisa acessar o projeto de planejamento do Sprint.

1. À medida que os trabalhos avançam no Sprint, certifique-se de que seus colegas de trabalho estão marcando as tarefas das histórias e as tarefas concluídas, anexando trabalhos relevantes à tarefa concluída para deixar claro que o trabalho está pronto e para os outros colegas de trabalho poderem acessar os resultados.
2. Mostre o progresso das histórias rumo às tarefas relevantes arrastando-as até a coluna apropriada no seu projeto de Sprint. Com isso, qualquer pessoa que precise saber como está o trabalho só precisará clicar no projeto.
3. Acrescente os participantes ou gerentes relevantes como membros do seu projeto de planejamento de Sprint. Clique na seção do cabeçalho do projeto que mostra os rostos e adicione as pessoas necessárias. Você pode conceder acesso somente para comentar, para que não possam modificar nada.
4. Use a visualização do progresso para comunicar as atualizações regulares durante o Sprint. Use as @menções para vincular as tarefas ou projetos que contêm trabalhos relacionados ou relevantes. @mencione também colegas de equipe para agradecer ou informar quem está dirigindo o projeto, e a quem se pode fazer perguntas diretamente.
5. Para as recapitulações diárias os membros podem usar a página de Minhas tarefas para ficar a par do trabalho do dia, os trabalhos que foram concluídos e identificar os possíveis bloqueios.
6. Se alguém está com dificuldades, os colegas podem usar os comentários das tarefas para comunicar entre si, solicitar ajuda ou mais informações. Eles também podem adicionar seguidores da tarefa para obter a visibilidade necessária.

Conduzindo uma retrospectiva eficaz na Asana

As retrospectivas são uma parte importante dos processos ágeis. Ajudam as equipes a processar o que já foi alcançado, e a determinar o que precisa ser aperfeiçoado ou reforçado no futuro. Veja como você pode usar a Asana para potencializar as suas retrospectivas e levar a ações concretas.

1. Ao final de um Sprint, use o projeto de planejamento do Sprint para ver o que foi alcançado e o que ficou por fazer.

• Calcule quantos recursos foram concluídos a plena capacidade para planejar o próximo Sprint. Você pode usar o campo personalizado “tempo para conclusão” para agilizar o cálculo!
• Mova os recursos e histórias não concluídos para o backlog, ou adicione-os ao próximo Sprint se tiverem continuação.

2. Use a visualização de progresso para publicar uma atualização de status com os resultados finais do Sprint e compartilhar as realizações.
3. Se alguns dos feedbacks retrospectivos motivarem à ação, crie uma tarefa e atribua-a à pessoa que cuidará da sua implementação ou do debate com outras equipes.
4. Arquive o seu projeto de Sprint para que não seja confundido com os projetos de Sprint futuros. Sempre é possível acessá-lo a qualquer momento na Asana.
5. Agora só falta criar um novo projeto de Sprint e repetir o processo desde o começo!

Apesar de haverem muitos aspectos e etapas do trabalho Agile determinantes para o sucesso da equipe, a capacidade de monitorar, gerenciar e planejar os trabalhos com facilidade a partir de um único lugar conduz, sem dúvida, ao sucesso dos resultados.