Gerir projetos

Cada equipe usa a Asana para a gestão de projetos de forma um pouco diferente, mas estas dicas mostrarão a você o melhor ponto de partida para acertar as noções básicas e, ao mesmo tempo, darão uma visão rápida do que você pode fazer quando tem alguns projetos sob a sua alçada.

Criar um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa?

Sabemos que os clientes hesitam ao decidir se é melhor criar um projeto, uma tarefa ou subtarefas para incluir um trabalho na Asana. Vamos apresentar uma estrutura rápida e um infográfico para acelerar a tomada de decisão:

• Crie um projeto para as suas grandes iniciativas coordenadas que envolvam muitas etapas e participantes e requeiram diversos modos de apresentação para ver tudo isso (como uma campanha, lançamento/evento ou um calendário editorial/pipeline).
• Crie uma tarefa se você quiser captar um único afazer que uma pessoa possa concluir em questão de minutos ou em poucos dias de trabalho (por exemplo, uma publicação de blog ou a correção de um bug), o qual você também deseja observar usando diversos modos de visualização.
• Crie uma tarefa para repartir uma tarefa em partes menores ou dividir o trabalho (por exemplo, uma tarefa para verificar as palavras-chave de SEO do blog ou uma sondagem da frequência de bugs), a qual só precise ver na janela de tarefa. (Aja com cuidado se tiver mais de 5 subtarefas ou vários níveis de subtarefas!)

Leia mais dicas aqui se quiser uma explicação mais aprofundada da estrutura que apresentamos.

1. Criar um projeto

Ainda que não aprenda mais nada na Asana, a compreensão de como criar e usar um projeto fará uma grande diferença para a sua equipe deixar de lado as planilhas desatualizadas, trocas de e-mail confusas e longas reuniões feitas para tentar entender sempre as mesmas informações.

• Crie um projeto. Os projetos residem dentro das equipes da Asana e armazenam grupos de tarefas relacionadas entre si. Você pode usá-los para praticamente qualquer coisa, de iniciativas com prazos (como um lançamento) até processos permanentes (como a gestão de um calendário editorial) ou o acompanhamento de informações (como solicitações de design recebidas). É possível alternar entre as visualizações de lista, quadro, cronograma e calendário a qualquer momento.
• Economize tempo com um modelo. Os nossos modelos têm como base alguns dos fluxos de trabalhos mais testados e aprovados na Asana. Eles têm recomendações sobre como configurar um projeto e mover suas tarefas dentro do seu fluxo de trabalho. Você pode até criar o seu próprio.

2. Organize seu projeto

Depois de criado, estruture o projeto para mantê-lo organizado e fácil de visualizar.

• Agrupe as tarefas relacionadas por seção. Exemplos de uso para as seções são ordenar por prazo, fase do trabalho, tipo de tarefa e período de realização, mas prestam-se também para muitas outras coisas.
• Deixe claro quais são as responsabilidades, atribuindo tarefas e dando-lhes datas de conclusão. Desse modo, todos ficam sabendo as tarefas sob sua responsabilidade e para quando o trabalho precisa ficar pronto.
• Capturar mais detalhes da tarefa com os campos personalizados. Os campos personalizados são como colunas de planilhas. Eles monitoraram os detalhes de cada tarefa e permitem filtrar e ordenar usando essas informações. Você pode criar campos de status, prioridade, custo e muito mais.
• Ordene, filtre e salve a sua visualização de projeto. Não quer ver as tarefas já concluídas na sua lista de projetos? E que tal predefinir a visualização de calendário como padrão para um determinado projeto? Use a barra de ferramentas de projeto para filtrar, ordenar e salvar.

3. Crie um agendamento de projeto

Agora que o seu projeto foi criado, a Asana pode ajudar a criar um cronograma e um fluxo de trabalho para que a sua equipe possa fazer o trabalho fluir do início ao fim com clareza e sem problemas.

Como fazer isso:

• Mapeie os planos do projeto com o Cronograma para obter uma visualização no estilo Diagrama de Gantt, planejar e prever cada etapa do seu projeto. Você pode ver com facilidade a duração, o prazo e as dependências de cada tarefa para modificar o que for necessário e evitar conflitos e sobreposições.
• Certifique-se de que o trabalho começa na hora certa com as dependências das tarefas. Se você está esperando que um colega de equipe termine o seu trabalho, Asana pode ajudar a monitorar o status para que você possa fazer a sua parte no momento certo. Isso também significa que você não perderá tempo conferindo se a tarefa já está pronta, ou sem saber que ela já foi concluída. Defina facilmente as dependências das tarefas com o Cronograma.
• Divida o trabalho em subtarefas (se necessário). Muitos clientes perguntam por que as tarefas podem ter apenas um responsável. Isso é para garantir que as responsabilidades estejam claras. Mas se uma tarefa implicar em trabalho prévio, etapas extras ou você precisar de um pedido rápido de outro colega de equipe para concluí-la, as subtarefas ajudam você a dividi-la em partes mais gerenciáveis e mostrar propriedade no processo.
• Crie uma visão geral do projeto para que você possa compartilhar o brief do projeto com sua equipe exatamente onde os planos e tarefas estão e esclareça as funções do projeto para facilitar a consulta a qualquer momento.

4. Faça avançar o trabalho

Quando sua equipe começa a colaborar, a Asana se torna ainda mais poderosa no gerenciamento de projetos. Você pode facilmente fornecer atualizações de status de acordo com o trabalho que sua equipe está fazendo. E você só será notificado sobre o que é mais importante para você.

Como fazer isso:

• À medida que as tarefas progridem (ou sofrem bloqueios), faça comentários para fornecer atualizações e deixar os seguidores a par do andamento dos trabalhos ou para responder às perguntas e proporcionar feedback.
• Forneça atualizações de status usando dados do projeto para gráficos comparativos e indicadores de progresso. Também é possível @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos na atualização para referenciar e agradecer com facilidade. Todos os membros do projeto serão notificados e poderão comentar na atualização.
• Crie marcos de tarefas para assinalar os objetivos principais do projeto e mostrar as fases essenciais ao progresso do projeto. Assim, sua equipe sabe que objetivos devem ser alcançados e os gerentes do projeto podem mapear os avanços em relação aos marcos.
• Agilize as avaliações e aprovações com o nosso fluxo de trabalho para aprovações. Se o projeto contar com ativos visuais, simplifique o monitoramento do feedback por meio das anotações.
• Adicione regras para automatizar trabalhos manuais, como atribuir tarefas, atualizar campos personalizados, mover tarefas concluídas e muito mais. Você poupará tempo e terá a confiança de que se está seguindo o processo correto.
• Monitore as atualizações nos diversos projetos com os Portfólios. Os portfólios são ideais para aqueles que querem monitorar vários projetos, ou o progresso rumo a iniciativas específicas, numa única tela e em tempo real.

5. Prepare-se para seu próximo projeto

Viva! Você gerenciou com sucesso um projeto na Asana. Mas antes de ir para o próximo projeto, reserve um momento para refletir sobre este.

Como fazer isso:

• Lembre-se de que, à medida que a Asana continua a lançar novos recursos e a melhorar o aplicativo, a sua equipe também fará novas descobertas e repetirá como usa a Asana, o que é normal e, na verdade, ideal!
• Leve todo o aprendizado do projeto e o incorpore em um modelo. Dessa forma, você evita repetir os mesmos erros e deixa o seu planejamento ainda mais robusto para a próxima vez.
• Arquive o projeto. Agora que está concluído, arquive-o para se concentrar nas prioridades atuais. Arquivar um projeto não significa excluir as informações, apenas o remove de sua lista de projetos.
• Comemore com a sua equipe. Há muitos pequenos gestos que servem para você expressar gratidão na Asana, como  celebrações e curtidas.

Recursos para a gestão de projetos

Quer mais dicas? Mais um aprendiz visual? Quer saber como outros clientes como você gerenciam os projetos? Confira estes recursos: