As equipes de operações podem contar com a Asana para criar, dimensionar e agilizar seus projetos e processos. Este artigo destina-se às equipes que já conhecem os conceitos básicos dos projetos Asana e querem ter mais eficiência e testar os recursos pagos. Use os links de âncora acima para ver casos de uso específicos ou comece já com as dicas gerais a seguir.
Se os projetos Asana são novos para você, comece com um modelo de projetos de operações para ter uma ideia de como organizá-los. Outra opção é importar uma planilha na qual você já esteja planejando o trabalho de operações para mapear rapidamente o projeto na Asana.
Dicas gerais para projetos de operações
Essas dicas são úteis em vários tipos de projetos operacionais para facilitar a gestão de planos, cronogramas, atualizações de status e prioridades.
Gerencie e monitore grupos de projetos, cronogramas e disponibilidade das equipes com os Portfólios
- Os Portfólios ajudam a monitorar o status de grupos de projetos para ver o que requer a sua atenção. Por exemplo, você pode criar um portfólio de todas as implementações de softwares para monitorar o seu desempenho.
- Certifique-se de que os gerentes de projetos e líderes publiquem atualizações de status com frequência para que sejam exibidas no portfólio.
- Se quiser ver os agendamentos do projeto em um cronograma, adicione-os a um portfólio e use a aba do Cronograma para ver se não há sobreposições. Você também pode usá-lo como o seu principal calendário de operações para o trimestre ou o ano em questão.
- Gerencie a disponibilidade da equipe e tome decisões informadas de alocação de pessoal adicionando os projetos ativos da sua equipe a um Portfólio e, em seguida, vá para a guia Gestão de recursos para ver os cronogramas.
Priorize e organize tarefas
- Os campos personalizados ajudam a reunir informações em cada tarefa de forma consistente com campos de texto, numéricos ou suspensos. Por exemplo, você pode criar campos para acompanhar o progresso das tarefas, os custos ou a prioridade.
- Ordene projetos por campos personalizados para agrupar as tarefas por campo (como ao ordenar por coluna em uma planilha) ou use os campos para criar relatórios que ajudam a ver o que pode estar em risco.
- As dependências garantem que as tarefas sejam realizadas na sequência correta para que ninguém se antecipe ou fique se perguntando quando poderá dar início à sua parte.
- Defina regras em qualquer projeto para automatizar o seu trabalho. Por exemplo, é possível ter uma regra para ajudar a priorizar as novas tarefas adicionadas a um projeto de solicitação de operações ou para adicionar colaboradores quando uma tarefa atingir um determinado estágio.
Dicas para propostas de projetos e projetos de solicitações
Sua equipe de operações recebe muitas solicitações, dúvidas e propostas de trabalho de outras equipes? Estas dicas ajudam a avançar as solicitações de forma mais rápida ao ter todos os detalhes disponíveis desde o início e agilizar as aprovações finais.
- Padronize as solicitações com os formulários. Em vez de perder tempo para obter os requisitos necessários para uma solicitação, crie um formulário que possa ser preenchido por qualquer pessoa e que forneça à equipe os detalhes certos.
- Poupe o tempo da sua equipe atribuindo solicitações com datas de conclusão e definindo um campo personalizado de prioridade somente quando a tarefa tiver uma prioridade específica. Dessa forma, sua equipe não será bombardeada com perguntas ou solicitações aleatórias nem terá dúvidas sobre como priorizá-las em relação aos demais trabalhos.
Dicas para fazer a integração de fornecedores
Se a sua equipe de operações for responsável por selecionar ou integrar um novo fornecedor, ela poderá executar tudo, desde a aprovação do fornecedor até a implementação na Asana. Veja como:
- Transforme os e-mails em itens realizáveis durante a escolha e o processo de integração do fornecedor usando as integrações entre a Asana e o Gmail e o Outlook, para que nada seja perdido.
- Crie um projeto de integração para que a sua equipe possa definir um plano de implementação claro. Você pode usar o projeto para comunicações e perguntas, mantendo tudo num único lugar.
- Convide os terceirizados a participar da Asana para que vejam a sua parte e respondam às perguntas da sua equipe diretamente no projeto de integração.

Dicas para planejar objetivos
As equipes de operações geralmente são responsáveis por planejar os objetivos e metas da equipe ou da empresa. Facilite o planejamento interdisciplinar com este fluxo de planejamento de objetivos, seja para o trimestre ou para o ano todo.
- Economize tempo com os modelos. Os objetivos e metas costumam ser definidos em intervalos regulares. Comece em pouco tempo com todas as etapas necessárias usando um modelo criado pela Asana ou salve um novo.
- Deixe as aprovações claras e simplificadas criando uma tarefa de aprovação. O aprovador pode deixar qualquer feedback sobre a tarefa. Depois de concluído, você tem um registro claro da aprovação (ou não) e do motivo.
- Depois de definir os seus objetivos, crie um Portfólio onde poderá acompanhar os principais projetos que contribuem para os objetivos e ver os respectivos progressos e cronogramas. Garanta que os gerentes de projetos e líderes de equipes forneçam atualizações de status frequentes a respeito dos objetivos pelos quais são responsáveis.
Como criar uma tarefa de aprovação na Asana.
Mais recursos para as equipes de operações
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