Asana para equipes de operações

As equipes de operações podem contar com a Asana para criar, dimensionar e agilizar seus projetos e processos. Este artigo destina-se às equipes que já conhecem os conceitos básicos dos projetos Asana e querem ter mais eficiência e testar os recursos pagos. Use os links de âncora acima para ver casos de uso específicos ou comece já com as dicas gerais a seguir.

Se os projetos Asana são novos para você, comece com um modelo de projetos de operações para ter uma ideia de como organizá-los. Outra opção é importar uma planilha na qual você já esteja planejando o trabalho de operações para mapear rapidamente o projeto na Asana.

Dicas gerais para projetos de operações

Essas dicas são úteis em vários tipos de projetos operacionais para facilitar a gestão de planos, cronogramas, atualizações de status e prioridades.

Gerencie e monitore grupos de projetos, cronogramas e disponibilidade das equipes com os Portfólios

• Os Portfólios ajudam a monitorar o status de grupos de projetos para ver o que requer a sua atenção. Por exemplo, você pode criar um portfólio de todas as implementações de softwares para monitorar o seu desempenho.
• Certifique-se de que os gerentes de projetos e líderes publiquem atualizações de status com frequência para que sejam exibidas no portfólio.
• Se quiser ver os agendamentos do projeto em um cronograma, adicione-os a um portfólio e use a aba do Cronograma para ver se não há sobreposições. Você também pode usá-lo como o seu principal calendário de operações para o trimestre ou o ano em questão.
• Gerencie a disponibilidade da equipe e tome decisões informadas de alocação de pessoal adicionando os projetos ativos da sua equipe a um Portfólio e, em seguida, vá para a guia Gestão de recursos para ver os cronogramas.

Priorize e organize tarefas

• Os campos personalizados ajudam a reunir informações em cada tarefa de forma consistente com campos de texto, numéricos ou suspensos. Por exemplo, você pode criar campos para acompanhar o progresso das tarefas, os custos ou a prioridade.
• Ordene projetos por campos personalizados para agrupar as tarefas por campo (como ao ordenar por coluna em uma planilha) ou use os campos para criar relatórios que ajudam a ver o que pode estar em risco.
• As dependências garantem que as tarefas sejam realizadas na sequência correta para que ninguém se antecipe ou fique se perguntando quando poderá dar início à sua parte.
• Defina regras em qualquer projeto para automatizar o seu trabalho. Por exemplo, é possível ter uma regra para ajudar a priorizar as novas tarefas adicionadas a um projeto de solicitação de operações ou para adicionar colaboradores quando uma tarefa atingir um determinado estágio.

Dicas para propostas de projetos e projetos de solicitações

Sua equipe de operações recebe muitas solicitações, dúvidas e propostas de trabalho de outras equipes? Estas dicas ajudam a avançar as solicitações de forma mais rápida ao ter todos os detalhes disponíveis desde o início e agilizar as aprovações finais.

• Padronize as solicitações com os formulários. Em vez de perder tempo para obter os requisitos necessários para uma solicitação, crie um formulário que possa ser preenchido por qualquer pessoa e que forneça à equipe os detalhes certos.
• Poupe o tempo da sua equipe atribuindo solicitações com datas de conclusão e definindo um campo personalizado de prioridade somente quando a tarefa tiver uma prioridade específica. Dessa forma, sua equipe não será bombardeada com perguntas ou solicitações aleatórias nem terá dúvidas sobre como priorizá-las em relação aos demais trabalhos.

Dicas para fazer a integração de fornecedores

Se a sua equipe de operações for responsável por selecionar ou integrar um novo fornecedor, ela poderá executar tudo, desde a aprovação do fornecedor até a implementação na Asana. Veja como:

• Transforme os e-mails em itens realizáveis durante a escolha e o processo de integração do fornecedor usando as integrações entre a Asana e o Gmail e o Outlook, para que nada seja perdido.
• Crie um projeto de integração para que a sua equipe possa definir um plano de implementação claro. Você pode usar o projeto para comunicações e perguntas, mantendo tudo num único lugar.
• Convide os terceirizados a participar da Asana para que vejam a sua parte e respondam às perguntas da sua equipe diretamente no projeto de integração.

Dicas para planejar objetivos

As equipes de operações geralmente são responsáveis por planejar os objetivos e metas da equipe ou da empresa. Facilite o planejamento interdisciplinar com este fluxo de planejamento de objetivos, seja para o trimestre ou para o ano todo.

• Economize tempo com os modelos. Os objetivos e metas costumam ser definidos em intervalos regulares. Comece em pouco tempo com todas as etapas necessárias usando um modelo criado pela Asana ou salve um novo.
• Deixe as aprovações claras e simplificadas criando uma tarefa de aprovação. O aprovador pode deixar qualquer feedback sobre a tarefa. Depois de concluído, você tem um registro claro da aprovação (ou não) e do motivo.
• Depois de definir os seus objetivos, crie um Portfólio onde poderá acompanhar os principais projetos que contribuem para os objetivos e ver os respectivos progressos e cronogramas. Garanta que os gerentes de projetos e líderes de equipes forneçam atualizações de status frequentes a respeito dos objetivos pelos quais são responsáveis.

Como criar uma tarefa de aprovação na Asana.

Mais recursos para as equipes de operações

Mais de um aprendiz visual? Quer saber como os nossos clientes simplificam as operações com a Asana? Confira estes recursos: