Para muitas organizações sem fins lucrativos, os voluntários são uma força motriz fundamental ao alcance de sua missão. Com a Asana, você pode se assegurar de que estará fornecendo aos voluntários as informações e o processo de integração necessários para que obtenham bom êxito, enquanto disponibiliza à sua equipe interna dados concretos sobre o progresso e os projetos.
Este artigo mostrará como você pode criar e gerenciar dois tipos de projetos de voluntariado: um para processar inscrições de voluntários e outro para integrá-los. Em seguida, obtenha algumas dicas gerais para gerir de forma eficaz os voluntários e o seu trabalho.
Analisar e aprovar as candidaturas de voluntários na Asana
Geralmente, antes de ser voluntário, é necessário se candidatar e ser aprovado para isso. Com um projeto de entrada de voluntários, você consegue criar um formulário de candidatura de voluntários, aprovar as candidaturas e conferir todas as etapas do projeto de voluntariado de um só lugar.
Comece criando um projeto do zero ou importando uma planilha onde esteja atualmente monitorando este trabalho. Crie colunas em um quadro para "Novos envios", "Em análise", "Aprovado" e "Recusado"." Isso facilita a movimentação de cada candidato pelo processo e a visualização da situação de sua candidatura.
Insira uma coluna de “Tentativa” para que qualquer membro da sua organização possa inserir na lista um voluntário que talvez seja um bom candidato. Nesta lista também podem ser incluídos os candidatos que não tenham sido aprovados, mas que apresentem chance de aprovação futura.
1. Facilite o monitoramento de mais detalhes e organize-os em campos personalizados
Como as necessidades de trabalho voluntário podem ser bastante diferentes, ao adicionar campos personalizados ao seu projeto você consegue monitorar as habilidades, as disponibilidades e os seus interesses específicos de cada candidato, assegurando-se, assim, de que correspondam às necessidades da sua organização.
Por exemplo, você pode criar um campo referente às “habilidades”, com opções baseadas nas necessidades atuais, como design gráfico, mídias sociais, angariação de fundos, etc. Para que você consiga organizar o cronograma com antecedência, também é possível criar um campo correspondente ao total de horas de trabalho que cada voluntário poderá oferecer por semana.
Esses campos correspondem aos campos que serão exibidos no formulário de candidatura de voluntário (explicado na próxima etapa).
2. Crie um formulário de candidatura para os voluntários
Para começar a monitorar os candidatos a voluntário, crie um formulário que eles deverão preencher. Assim, você já inicia o processo com todas as informações necessárias para avaliar a candidatura.
- Vá para a aba Formulários na parte superior do seu projeto.
- Personalize o seu formulário para que inclua os campos requeridos, criados na etapa anterior, e crie campos adicionais para ajudar a avaliar se os candidatos são adequados às funções. Por exemplo, talvez seja útil incluir um campo para a inserção de anexos, caso os candidatos queiram disponibilizar um currículo ou carta de apresentação. Outra possibilidade seria criar um campo de seleção de datas, para avaliar a disponibilidade desses candidatos.
- Quando o seu formulário estiver pronto, ative-o e compartilhe o link com os possíveis candidatos ou divulgue-o no seu site. Qualquer pessoa pode preencher um formulário da Asana, mesmo que não seja registrada.
- Depois de preenchido, o formulário se transformará em uma tarefa dentro do seu projeto de entrada de voluntários.
- Agora cabe à sua equipa analisar e aprovar a candidatura. Atribua a tarefa à pessoa responsável e defina um prazo. Certifique-se de que eles arrastem a tarefa para a coluna apropriada para que fique claro em que estágio da revisão ela está.
Tente configurar regras para automatizar partes do processo de envio. Por exemplo, você pode atribuir automaticamente qualquer novo envio a um colega de equipe para análise. Ou se um candidato indicar que uma das suas competências são as redes sociais, pode colocar automaticamente a sua tarefa de candidatura nesse projeto para que esteja no radar dessa equipa.
Assim que um voluntário for aprovado, você está pronto para ajudar a integrá-lo! Continue acompanhando.
Como fazer a integração de voluntários
1. Use um modelo de integração de voluntários
Os voluntários precisam ter acesso a muitas informações para obter êxito. Ao definir um modelo de integração, você poderá simplificar e escalar esse processo. Adicione voluntários como convidados no seu domínio para que eles possam começar com tudo de que necessitam e para se sentir assistidos desde o primeiro dia.
Comece o seu projeto com o nosso modelo de integração, personalize-o de acordo com as suas necessidades e salve-o como seu próprio modelo personalizado.
2. Substitua o e-mail e compartilhe as informações por meio de conversas
E-mails enviados em massa a todos os voluntários podem ficar rapidamente desorganizados, e as informações principais podem se perder facilmente - isso sem mencionar o tempo que a sua equipe perde repetindo as comunicações e respondendo a e-mails. Em vez disso, use os recursos de conversas e status na Asana.
- As conversas de uma equipe são uma excelente forma de transmitir informações a todos os seus membros, comemorar grandes conquistas ou abordar diversos projetos de uma só vez.
- As atualizações de status permitem que todos saibam como as coisas estão indo, destacando o trabalho já concluído, as próximas tarefas ou marcos, bem como possíveis obstáculos. Você também pode usá-los para dar parabéns aos companheiros de equipe! Apenas @mencione-os.
Essas atualizações aparecerão na Caixa de entrada, na qual todos poderão responder. Você também pode afixar quaisquer comentários importantes na parte superior de uma conversa para que seja fácil encontrar as informações mais relevantes.
3. Treine os seus voluntários nos conceitos básicos da Asana
Muitas organizações têm suas próprias convenções para o uso da Asana e o seu próprio processo de integração, mas pode ser interessante fazer com que os novos voluntários se inscrevam para participar de um webinário de treinamento ao vivo para se prepararem rapidamente.
Eles também podem assistir a breves tutoriais em vídeo ou ler o Guia Asana (onde estamos agora) para aprender no seu próprio ritmo.
Gerenciar os esforços, a capacidade e a capacidade dos voluntários
Agora que os seus voluntários já estão na Asana, você pode conferir os projetos deles em um único lugar.
Os portfólios oferecem um espaço central para organizar e monitorar o trabalho em diversos projetos. Com os portfólios, você também consegue ter uma ideia clara da disponibilidade da equipe por meio da Gestão de recursos. Comece criando um portfólio e, então, adicione projetos que você deseje agrupar.
É por isso que adquirir o hábito de fazer atualizações de status regularmente é importante. Suas atualizações de status aparecerão aqui em uma visualização, o que facilita acompanhar e ver se há algo errado.