Com a Asana, você pode organizar seu trabalho acadêmico e administrar sua empresa, clube ou outras atividades extracurriculares. É possível armazenar informações importantes sobre a organização, notas e listas de afazeres na Asana, o que facilita a colaboração antes, durante e depois das suas reuniões e atividades. À medida que você adicionar novos membros ou antigos membros já formados, ficará fácil manter tudo e todos em um só lugar.
Criar um espaço de trabalho
- Crie um novo espaço de trabalho para a sua organização ou clube. É nele onde você armazenará todas as tarefas e informações pertinentes ao seu grupo para que todos vocês possam colaborar juntos na Asana.
- Convide os líderes da organização para o espaço de trabalho. Nele, você poderá decidir como você deseja criar projetos para os diferentes aspectos de sua organização na Asana.
- Criar um projeto. Pode criar projetos para a sua contabilidade, pautas e notas de reuniões, uma angariação de fundos, eventos futuros, planeamento de eventos e muito mais - as possibilidades são quase infinitas.
Convidar outros membros
- Quando você já tiver criado alguns projetos, convide o restante dos membros de sua organização. Você pode convidá-los clicando no botão + na barra superior. Assim que eles se cadastrarem, você poderá realizar uma reunião inicial para apresentar a Asana a eles e assegurar que todos estão participando.
- Peça aos membros que contribuam nos projetos e tarefas existentes, e incentive-os depois a criar seus próprios projetos e tarefas. Quando todos adicionarem sua entrada, vocês podem começar a colaborar na Asana.
- Incentive os membros a continuar concluindo e adicionando tarefas, bem como a adicionar comentários e iniciar conversas para fazer perguntas, obter atualizações de status ou fornecer informações para manter todos atualizados. Quando todos começarem a atualizar suas tarefas, você não precisará passar muito tempo em atualizações simples durante as reuniões semanais e com e-mails - em vez disso, você receberá atualizações instantâneas na Asana.
Verifique com seus membros se eles têm dúvidas sobre como usar a Asana e como eles podem usá-la. Leia nosso artigo da Central de Ajuda sobre como criar e manter a dinâmica para obter dicas.
Administre suas reuniões com a Asana
- Crie um projeto para a pauta da reunião. Use seções para organizar sua pauta e criar tarefas para cada item da pauta. Você pode dar um prazo para cada tarefa que corresponda à data da reunião para assegurar que sejam abordadas.
- Adicione todos os participantes da reunião como membros do projeto para que possam adicionar itens de discussão como tarefas antes da reunião.
- Antes da reunião, peça ao líder da organização que revise os tópicos da pauta (as tarefas do projeto) e as organize em ordem de prioridade. Basta arrastar e soltar as tarefas na ordem que você precisar.
- Use a Asana durante a reunião e consulte seu projeto da pauta da reunião para que todos saibam o que está sendo discutido. Você pode usar o modo de foco (basta digitar
Tab + X) para exibir cada tarefa em um monitor grande para que todos vejam. - Atribua as próximas etapas durante a reunião. Marque as tarefas à medida que elas são discutidas. Atribua tarefas ao membro do clube correto se houver algum trabalho de acompanhamento. Você também pode criar novas tarefas durante a reunião para que todos saibam o que fazer depois.
Administrar sua organização e reuniões na Asana faz com que seja fácil que todos saibam quem está fazendo o quê e para quando, e com isso você pode maximizar o tempo da reunião juntos. Em vez de desperdiçar tempo conferindo as atualizações de status e tentando entender o que precisa ser discutido, você pode ir direto ao trabalho, e isso terá um impacto no campus.