Produção criativa

Este artigo ajudará você a implementar um fluxo de trabalho de produção criativa. Saiba como acompanhar solicitações de criação, gerenciar a capacidade da equipe, bem como desenvolver e entregar ativos dentro do prazo e do orçamento.

Passo 1: criar um projeto de solicitação de criação

Use o projeto para gerenciar solicitações de criação ad-hoc (recursos visuais para redes sociais) e briefings criativos para projetos maiores (iniciando uma campanha).

Crie um projeto de pedidos de criação de várias maneiras:

  1. Criar um novo projeto de recebimento para solicitações de criação. Saiba mais sobre a criação de projetos eficazes na Asana aqui.
  2. Use o modelo de projeto de solicitações de criação. Este modelo facilita e simplifica o gerenciamento de pedidos, priorização e distribuição de tarefas.

Considere usar a visualização de quadro para acompanhar as solicitações. A visualização em quadro dá aos solicitantes mais clareza sobre o andamento da solicitação.

Criar um formulário de recebimento

Que tal criar um formulário para receber pedidos de criação? Os formulários são diretamente conectados ao seu projeto e garantem que a sua equipe comece com todas as informações de que necessita, nos termos que ela entende. Qualquer pessoa pode preenchê-los, mesmo quem não usa a Asana, por meio do link do formulário.
Depois de preenchido, o formulário cria uma nova tarefa no seu projeto para que possa ser priorizada e atribuída. O responsável tem todas as informações necessárias para começar, pois as respostas do formulário são incluídas na descrição da tarefa. 

Os formulários permitem a comunicação direta com o remetente do formulário por meio de uma tarefa da Asana, reduzindo a alternância de contexto e economizando tempo. Se receber o pedido de uma iniciativa grande, multidisciplinar ou complexa, basta converter a tarefa num projeto para gerenciar com mais eficácia.

Automatize o seu fluxo de trabalho utilizando regras

Para maximizar o tempo gasto na produção criativa, tente automatizar as tarefas para mantê-las em movimento durante o processo criativo. Quando uma solicitação é priorizada e o trabalho é iniciado, uma regra pode notificar automaticamente o solicitante de que o trabalho começou.

Adicionar regras ao seu projeto para que as tarefas sejam atribuídas às pessoas certas por padrão, sejam concluídas automaticamente, ou sejam movidas para as seções corretas à medida que avançam.

As integrações de regras permitem que uma regra desencadeada na Asana realize uma ação em outro aplicativo. Outras equipes (por exemplo, marketing) podem passar grande parte do dia no MS Teams. Nesse caso, você pode configurar uma automação para enviar uma mensagem a um canal de equipe e notificá-lo assim que um ativo for aprovado e estiver pronto para ser lançado.

Centralize o trabalho com tarefas de hospedagem múltipla

Hospedagem múltipla significa adicionar a mesma tarefa a múltiplos projetos na Asana. Evita a duplicação ao centralizar o trabalho; mantendo várias equipes informadas sem a necessidade de atualizações individuais.

Cada alteração feita na tarefa, como comentários ou alterações de data de conclusão, é refletida em cada projeto, eliminando a necessidade de atualizar a tarefa em cada projeto individualmente.

Economize tempo com os modelos de projetos e tarefas

Crie projetos padronizados com modelos para simplificar seu fluxo de trabalho e economizar uma quantidade significativa de tempo.

Os modelos de tarefa facilitam a padronização de tarefas no seu projeto, permitindo configurar as mesmas tarefas sempre que necessário. Isso permite que você crie fluxos de trabalho repetíveis que não precisam ser criados do zero a cada vez.

Passo 2: fazer avançar o trabalho

Priorizar e filtrar os pedidos com os campos personalizados

Depois de criar um projeto de entrada e preparar um formulário, os campos personalizados ajudam a priorizar os pedidos que chegam e a ordená-los por categoria.

Economize tempo ao usar a IA da Asana para organizar as solicitações nos diversos estágios. Os campos inteligentes podem gerar automaticamente campos personalizados, facilitando a priorização e a atribuição de solicitações aos membros da equipe de criação.

Adicionar um campo de Equipe ao seu formulário significa que você pode mapeá-lo ao mesmo campo personalizado no seu projeto. Com o envio de um novo pedido, a tarefa criada especificará a equipe que precisa ajudar com o pedido, o que permitirá avaliar rapidamente o seu âmbito.

Um campo personalizado de prioridade pode ajudar o produtor ou gerente a priorizar os pedidos em relação aos demais trabalhos para manter a equipe em dia.

Tarefas de aprovação

Quando um ativo criativo estiver pronto para revisão, configure tarefas de aprovação para que toda a equipe tenha clareza sobre se o ativo foi aprovado ou se foram solicitadas alterações.

Utilize integrações para centralizar o feedback, economizar tempo na troca de contexto e garantir que nenhum comentário seja perdido. Com o Figma, a sua equipe de criação pode incorporar os designs diretamente a uma tarefa ou a projetos da Asana, para que a sua equipe consiga consultar as peças de design mais atuais em contexto e junto dos documentos do projeto. 

Ao contrário do que ocorre com as capturas de tela, as integrações dinâmicas são atualizadas em tempo real, espelhando, assim, as alterações realizadas nos arquivos de design e eliminando os esforços relacionados à procura dos respectivos arquivos e à atualização das imagens.

Manter os requisitos para as criações e os detalhes dos pedidos no contexto dos designs com a integração com a Adobe Creative Cloud. Depois que o trabalho já começou, pode ser difícil manter os detalhes fundamentais, os requisitos e os feedbacks à mão quando os designers estão trabalhando nos ativos em programas como Adobe Photoshop CC, Illustrator CC ou InDesign CC. Em vez de perder tempo alternando entre as ferramentas e o contexto relevante, basta manter a tarefa da Asana aberta no aplicativo da Adobe Creative Cloud.

Etapa 3: relatar o progresso

Portfólios

Configure um portfólio de produção criativa para manter todos os projetos de trabalho criativo e solicitações de entrada em um só lugar. Os líderes de equipe de criação podem reunir todos os projetos que acompanham os seus entregáveis em um portfólio para que possam ter uma visão geral de como o trabalho está progredindo rapidamente.

Gestão de recursos

Depois de criar seu portfólio, use a carga de trabalho para visualizar a capacidade de sua equipe de criação com base nas tarefas atribuídas. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para gerenciar a largura de banda e manter o trabalho em dia. Acesse este artigo da Central de Ajuda para saber como usar a carga de trabalho para criar relatórios e implementar as práticas recomendadas para uma gestão eficaz da carga de trabalho.

Painéis e relatórios

Um painel é uma representação visual dos dados do projeto. Configurar um painel de projeto permite reunir dados com facilidade para manter outras equipes informadas sobre o progresso do projeto e responder a perguntas que possam ter, especialmente em relação a solicitações e gargalos regionais.

A geração de relatórios permite consultar e converter dados em um formato visual e facilmente assimilável. Use os relatórios para relatar solicitações por equipe, em todas as regiões ou em campos personalizados que sua equipe está usando para organizar as solicitações. Isso pode ajudar a identificar tendências ao longo do tempo.

Mantenha as partes interessadas informadas com atualizações de status

Mantenha sua equipe por dentro do progresso do projeto publicando atualizações de status regulares sobre as estatísticas de entrega de ativos ou as métricas alcançadas pelo público-alvo. Use a IA para acelerar esse processo com o status Smart. A IA da Asana elaborará atualizações de status para ajudar a identificar pontos cegos, perguntas em aberto, obstáculos e um caminho eficiente em direção aos seus objetivos. Acesse este artigo para obter mais dicas sobre como criar uma atualização de status excelente. 

Também pode usar resumos inteligentes para ver as atividades mais recentes da sua equipa de criação e ajudá-lo a recolher informações para as suas atualizações. O resumo resumirá todas as atividades recentes, como discussões, decisões e trabalhos concluídos, em um só lugar, para que seja facilmente digitalizável e forneça informações valiosas para sua atualização.

Monitorar o tempo gasto nos trabalhos para faturamento ou planejamento de recursos

Muitas equipes de criação precisam ter uma noção clara de quantas horas gastam no trabalho, especialmente agências, freelancers ou gerentes que tentam alocar os projetos em conformidade. Em vez de adivinhar ou complicar demais o monitoramento, os criativos podem usar o recurso de monitoramento de tempo nativo da Asana  para estimar o tempo necessário para concluir uma tarefa, bem como registrar o tempo real gasto e até comparar os dois.

Recursos adicionais

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