Antes de criar um fluxo de trabalho na Asana, é importante definir as bases para que ele funcione conforme o esperado. Este artigo é a segunda parte dentre uma série de três. Para conferir o primeiro artigo, clique aqui.
Componentes do fluxo de trabalho
Organização
As organizações conectam todos os funcionários da sua empresa que usam a Asana em um único lugar, com base no endereço de domínio do e-mail da sua empresa, que é comum a todos.
Equipes
Dentro de uma organização, você e os seus colegas se dividem em equipes para colaborar nos seus projetos e tarefas. Cada utilizador na sua organização faz parte de, pelo menos, uma equipa, mas pode fazer parte de várias equipas.
Projetos
Os projetos lhe permitem organizar todas as tarefas relacionadas com uma iniciativa específica, objetivo ou conjunto de trabalhos. Nos projetos, usará seções para organizar as suas tarefas.
Tarefas
As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana.
Subtarefas
Use subtarefas para dividir o trabalho em partes menores ou para redistribuir o trabalho entre várias pessoas.
Comentários
Comente em uma tarefa para fazer perguntas, acrescentar informações ou dar a sua opinião.
Decisões para a criação de um fluxo de trabalho
Em seguida, para garantir que o fluxo de trabalho funcione corretamente, você precisará tomar um conjunto de decisões importantes.
Decisão 1: projeto ou tarefa
A pergunta mais comum que as equipes fazem é se elas abrigam ou não o fluxo de trabalho dentro de um projeto ou tarefa.
Recomendamos começar com um projeto para abrigar o fluxo de trabalho geral.
Um projeto oferece um lugar central para se coordenar com as partes interessadas. Adicione tarefas e subtarefas para representar o trabalho a realizar. Tarefas muito vagas, como “Promoção”, são difíceis de executar. Divida o trabalho para que as tarefas sejam realizáveis.
Segunda decisão: como usar seções
Para decidir como usar as seções do projeto, é importante entender as duas maneiras que fazem o trabalho avançar por um fluxo: as sequências e os estágios.
Sequências
As sequências são como listas de verificação: o trabalho é concluído em uma ordem específica que resulta no entregável final. Planejamento de eventos e integração de funcionários são bons exemplos de fluxos sequenciais. Em casos como esses, é interessante aplicar a visualização em lista no projeto e utilizar seções para agrupar as tarefas por categoria ou cronograma.
Estágio
As etapas são como funis: um único entregável se move por uma série de etapas até a conclusão. Os processos de solicitação ou de desenvolvimento de produto são ótimos exemplos de fluxos de trabalho estagiados. Em casos como esses, é interessante aplicar a visualização em quadro no projeto e utilizar seções para indicar cada estágio. As tarefas representarão cada entregável, que será movido de uma seção para a seguinte conforme os estágios avançarem.
Terceira decisão: quais campos personalizados adicionar
É importante pensar nos campos personalizados com antecedência. A forma de organizar, automatizar e relatar o fluxo de trabalho depende dos campos que são adicionados.
Organizar
Como você precisa organizar as tarefas no seu fluxo de trabalho? Crie campos para categorias específicas.
Automatizar
Como você quer automatizar o seu fluxo de trabalho? É possível criar regras específicas para os campos adicionados.
Relatórios
O que você precisa relatar no seu fluxo de trabalho? Os gráficos disponibilizados no painel do projeto dependem dos campos personalizados.
Quarta decisão: quando usar subtarefas
Às vezes, uma tarefa ou entregável precisa ser dividida em etapas sequenciais menores. Use subtarefas em tais casos.
Atenção ao criar fluxos de trabalho constituídos apenas de tarefas e subtarefas. Isso pode causar problemas futuros, caso você decida adicionar automatizações, utilizar a visualização em cronograma ou gerar relatórios de trabalhos.
Utilidades comuns para as subtarefas
Se a tarefa de nível mais alto é uma solicitação, pense no uso de subtarefas para reunir as etapas de acompanhamento.
Caso seja necessária a aprovação de várias pessoas para uma tarefa principal, adicione as solicitações de aprovação como subtarefas.
Alguns fluxos de trabalho possuem ações que dependem de certas condições para acontecerem. Por exemplo, uma equipe gestora de solicitações pode precisar de mais informações antes de avançar com uma solicitação em determinadas situações. Nesse caso, utilize uma regra para adicionar subtarefas quando uma tarefa chegar ao estágio pertinente.
Sabia que é possível criar seções em subtarefas? Basta pressionar o atalho “Tab + N” no teclado.
De modo geral, se você for adicionar mais de 10 subtarefas, avalie se não seria melhor criar um novo projeto com tarefas.
Quinta decisão: um projeto ou vários?
Às vezes, o fluxo de trabalho é tão grande que pode requerer vários projetos.
Use múltiplos projetos caso:
O seu fluxo de trabalho tem contato com outra equipe que já usa o próprio projeto. Por exemplo, uma equipe pode acompanhar as suas publicações de histórias em um projeto, enquanto outra equipe pode precisar discutir o mesmo item numa próxima reunião. Assim, as equipas adicionam as tarefas relevantes a ambos os projetos.
As fases do seu fluxo de trabalho envolvem um volume tão alto de tarefas que criaria muito barulho para que tudo existisse em um projeto. Por exemplo, uma equipe pode usar um projeto para gerenciar uma caixa de entrada de solicitações, mas recebe um grande volume. Assim, eles criam um projeto separado para atender às solicitações assim que elas estiverem em andamento. Eles usam regras personalizadas para automatizar esse processo.
Sexta decisão: como configurar as permissões do projeto?
O funcionamento
As permissões somente para comentários só estão disponíveis para equipes e organizações com Asana Premium.
Saiba mais
Na maioria dos fluxos de trabalho, será necessário fornecer permissão de edição aos membros do projeto para que executem suas próprias tarefas. Recomendamos a permissão “pode comentar” caso: O projeto precise ficar visível a várias partes interessadas que não são responsáveis por qualquer uma das tarefas. Você queira evitar modificações indesejadas em um projeto com informações importantes.
Acesse esta página para saber mais detalhes sobre permissões.
Após estabelecer as bases do seu fluxo de trabalho, é hora de dar movimento a ele. Confira o próximo artigo desta série