Os pedidos e ideias para projetos vêm de todas as direções numa organização, e com isso o trabalho pode acabar perdido ou sobrecarregar as equipes. Em vez de tentarem dar conta de tudo ou adicionar a um backlog que cai no esquecimento, as equipes podem criar um projeto de pedidos de trabalhos.
Como criar um projeto de pedidos de trabalhos
Você pode usar este processo para gerenciar de um só lugar os pedidos ad hoc (como a correção de um erro ortográfico ou uma pergunta que você não pode responder de imediato) e os envios de novos briefs de projetos. Para começar rapidamente, você pode:
- Comece com o modelo de pedidos de trabalho.
- Importe uma planilha existente onde esteja atualmente monitorando as solicitações recebidas.
Como acessar todos os modelos Asana
Se usar um plano gratuito, preferir criar um projeto de pedidos do zero, ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por estas instruções para criação de projetos.
Dicas para gerenciar e concluir pedidos
Agora que você já criou o seu projeto, estas dicas podem ajudar a gerenciá-lo à medida que se realizam os trabalhos.
1. Faça modelos dos pedidos para processá-los mais rapidamente com a ajuda dos formulários
Perder tempo com detalhes básicos dos pedidos ou não começar com um brief de projeto claro atrasa o trabalho. Em vez disso, crie formulários para reunir os detalhes certos todas as vezes para qualquer briefing de projeto ou pedidos ad hoc. Os formulários são diretamente vinculados ao seu projeto de solicitação e ajudam a assegurar que a sua equipe comece com toda a informação de que necessita, apresentada nos termos que ela espera.
Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta enviar o link do formulário. Depois de preenchido, o formulário transforma-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada e atribuída a um colega de equipe já com todas as informações necessárias.
Prepare um formulário seguindo os passos detalhados aqui. Adicione regras de projeto para atribuir automaticamente as tarefas de envio de formulário a um produtor de criação ou líder de equipe e se certificar de que elas sejam priorizadas após o envio.
Se entrar o pedido de uma iniciativa ou projeto grande, multidisciplinar ou complexo, você pode converter a tarefa num projeto para gerenciar com mais eficácia.
2. Manter os pedidos em conversas e nos e-mails processáveis
Se você recebe muitos pedidos por mensagem ou por e-mail, pode enviar ao solicitante um link para o seu formulário, mas também tem a opção de usar integrações para atuar rapidamente na conversa.
Para e-mails, use os complementos da Asana para Gmail, Outlook ou outros clientes de e-mail. Para o chat, experimente a integração entre a Asana e o Slack.
Se receber mensagens ou e-mails com perguntas ou trabalho processável, pode adicioná-los à Asana sem sair da sua caixa de entrada ou mensagem para atribuí-los como tarefas, adicionar ao projeto de pedidos, e outros.
3. Priorizar e organizar os pedidos com os campos personalizados
Depois de preparar um formulário, os campos personalizados ajudam a priorizar os pedidos que chegam e a ordená-los nas categorias. Se você costuma usar planilhas, provavelmente já faz isso ao filtrar e ordenar as colunas.
Por exemplo, um gerente de projeto pode usar um campo personalizado de "prioridade" para que o responsável entenda o quão urgente é, ao mesmo tempo em que garante que as solicitações em geral sejam priorizadas de forma realista.
4. Cumpra os prazos com avaliações e aprovações mais claras
Conseguir dar e incorporar mais facilmente o feedback da campanha pode fazer a diferença entre alcançar ou não os objetivos do projeto. Siga estes passos para fazer avançar o trabalho pelas diversas etapas de aprovação com clareza e rapidez:
- Adicione regras de projeto para que as tarefas sejam automaticamente atribuídas às pessoas certas, concluídas, ou movidas para seções diferentes do projeto à medida que avançam.
- Use notificações de campos personalizados para manter os participantes informados sobre o progresso. Eles serão notificados quando os campos forem atualizados de “Feedback requerido” para "Aprovado", por exemplo.
Dicas para gerar relatórios de pessoal e solicitações de pessoal
Monitore o progresso do projeto e gerencie a alocação de pessoal com os Portfólios e a Gestão de recursos
Para compreender o progresso do projeto e avaliar a disponibilidade da equipe os coordenadores geralmente precisam reunir as informações das reuniões, e-mails e planilhas, um processo que pode ser muito lento e impreciso. No lugar disso você pode criar um portfólio de projetos que inclua todos os projetos principais e um projeto de solicitação ad hoc para acompanhar o progresso em tempo real, os prazos e as prioridades de um único lugar.
Em seguida, use a aba de Gestão de recursos para visualizar a capacidade de sua equipe com base nas tarefas atribuídas na Asana. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões informadas de alocação de pessoal para manter as cargas de trabalho balanceadas e os trabalhos importantes em dia.
A Gestão de recursos controla por padrão o número de tarefas, mas sabemos que cada tarefa pode ser diferente. Você pode definir campos personalizados de esforço para diversos projetos de um portfólio e ter uma ideia melhor do total de horas ou nível de esforço requerido por cada tarefa.
Recursos para monitoramento de pedidos
Mais de um aprendiz visual? Quer saber como nossos clientes gerenciam as operações? Confira estes recursos:
| Recursos | Vincular |
|---|---|
| Modelo de pedidos de trabalho | Usar modelo |
| Tutorial em vídeo | Assista a Como usar a Asana |
| Webinário sobre estudo de caso | Veja como a New Relic gerencia os pedidos com a Asana |
| Estudo de caso | Leia e descubra como a Barfoot & Thompson, maior empresa imobiliária privada da Nova Zelândia, gerencia suas atividades com a Asana |
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