Integrações de regras para produtividade e comunicação

As regras e as integrações funcionam em conjunto para automatizar as tarefas habituais e definir fluxos de trabalho nas ferramentas favoritas da sua equipe. Este artigo detalha as melhores regras e integrações para produtividade na sua organização.

Consulte Como criar uma regra para obter dicas sobre como começar a usá-la.

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Gmail

Utilize as regras para enviar e-mails da sua conta Gmail para um destinatário específico quando determinados parâmetros forem alcançados, tudo isso definido previamente por você. Escolha um dentre vários desencadeadores, por exemplo, quando uma tarefa estiver liberada para execução ou quando um prazo estiver se aproximando, e deixe que as regras enviem e-mails automaticamente com uma mensagem personalizada.

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Etapas para configurar a integração de regras

  1. No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito da tela e, na lista suspensa, selecione Adicionar regra.
  2. Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, Aprovação concluída.
  3. Na guia Ações, selecione Enviar e-mail.
  4. Escreva o endereço de e-mail do destinatário no campo Para 
  5. Digite um endereço de e-mail de resposta
  6. No campo Assunto, informe o assunto do e-mail.
  7. Escreva o corpo do e-mail no campo Escreva uma mensagem.

Neste exemplo, quando a tarefa é aprovada, a regra é acionada e a ação é tomada; um e-mail será enviado a partir do seu endereço de e-mail e enviará automaticamente um Bcc para você no e-mail. O link da tarefa também constará no e-mail.

Esta ação Enviar e-mail também suporta o uso de variáveis. Acesse este artigo para saber mais sobre como usar variáveis com a integração de regras do Gmail na Asana.

Google Agenda

Com as Regras Asana, as equipes podem agendar reuniões manualmente e criar automaticamente uma reunião com os colaboradores do projeto quando uma tarefa atingir um determinado estágio. Por exemplo, as equipes podem usar esta regra para desencadear a criação de um evento no calendário de uma equipe quando uma tarefa for movida para uma seção "Agendada". As equipes também podem usar isso para cenários de tarefas recorrentes: você pode ter uma tarefa recorrente "Enviar pauta para reunião" que envia um convite de evento quando a tarefa é concluída.

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Etapas para configurar a integração de regras

  1. Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
  3. Selecione o Google Agenda na coluna à esquerda.
  4. Selecione uma regra predefinida ou clique em Criar regra personalizada.
  5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
  6. Autenticar clicando em Conectar às Regras do Calendário do Google
  7. Faça isso com a sua conta do Google e clique em Permitir
  8. Preencha os campos para o evento do Google Agenda
  9. Opcionalmente, convidar colaboradores da tarefa como convidados do evento

Calendário do Outlook

Com as Regras Asana, as equipes podem agendar reuniões manualmente e criar automaticamente uma reunião com os colaboradores do projeto quando uma tarefa atingir um determinado estágio. Por exemplo, as equipes podem usar esta regra para desencadear a criação de um evento no calendário de uma equipe quando uma tarefa for movida para uma seção "Agendada". As equipes também podem usar isso para cenários de tarefas recorrentes: você pode ter uma tarefa recorrente "Enviar pauta para reunião" que envia um convite de evento quando a tarefa é concluída.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Etapas para configurar a integração de regras

  1. Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
  3. Selecione Calendário do Outlook na coluna à esquerda.
  4. Selecione uma regra predefinida ou clique em Criar regra personalizada.
  5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
  6. Autenticar clicando em Conectar às Regras do Calendário do Outlook
  7. Iniciar sessão com a sua conta Microsoft * e clicar em Permitir
  8. Preencha os campos do evento do Calendário da Microsoft
  9. Opcionalmente, convidar responsáveis e colaboradores da tarefa como convidados do evento, incluir anexos da tarefa ou gerar automaticamente um link de reunião do Teams

* Ao fazer login com sua conta da Microsoft, pedimos que você conceda o consentimento para a permissão relevante do Calendário do Outlook. Se você não tiver permissão para conceder esse consentimento por conta própria, entre em contato com seu Administrador da Microsoft e peça que ele concorde com o Calendars.ReadWrite no Microsoft Entra (também conhecido como Microsoft Azure).

E-mail do Outlook

Utilize as regras para enviar e-mails da sua conta Outlook para um destinatário específico quando parâmetros específicos forem alcançados, tudo isso definido previamente por você. Escolha um dentre vários desencadeadores, por exemplo, quando uma tarefa estiver liberada para execução ou quando um prazo estiver se aproximando, e deixe que as regras enviem e-mails automaticamente com uma mensagem personalizada.

How to create an Outlook Email rule.png

Etapas para configurar a integração de regras

  1. No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito da tela e, na lista suspensa, selecione Adicionar regra.
  2. Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, Aprovação concluída.
  3. Na guia Ações, selecione Enviar e-mail.
  4. Escreva o endereço de e-mail do destinatário no campo Para
  5. Digite um endereço de e-mail de resposta
  6. No campo Assunto, informe o assunto do e-mail.
  7. Escreva o corpo do e-mail no campo Escreva uma mensagem.

Neste exemplo, quando a tarefa é aprovada, a regra é acionada e a ação é tomada, um e-mail será enviado a partir do seu endereço de e-mail e será automaticamente enviado para você no e-mail. O link da tarefa também constará no e-mail.

Esta ação Enviar e-mail também suporta o uso de variáveis. Acesse este artigo para saber mais sobre como usar variáveis com a integração de regras do Gmail na Asana.

Notion

A integração do Notion com a Asana permite às equipes agilizar o trabalho criando automaticamente páginas do Notion na Asana e adicionando páginas do Notion às tarefas da Asana. Em vez de criar manualmente as páginas do Notion e vinculá-las às tarefas relevantes da Asana, você pode usar a automatização para criar uma página do Notion quando determinadas ações ocorrerem na Asana, como quando uma tarefa for movida para uma seção.

Por exemplo, as equipes que realizam entrevistas de pesquisa em tarefas Asana podem criar automaticamente uma página de Notion para fazer anotações quando a tarefa for movida para a seção "Entrevista agendada". Você também pode vincular as páginas existentes do Notion a uma tarefa da Asana para que os colaboradores possam ver o contexto relevante a partir da página, agilizando a colaboração em vários aplicativos. A integração do Notion com a Asana também permite que você visualize o status dos projetos e tarefas da Asana como visualizações de links no Notion.

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Etapas para configurar a integração de regras

  1. Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
  3. Selecione Notion na coluna à esquerda.
  4. Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
  5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
  6. Autentique clicando em Conectar ao Notion e seguindo as etapas
  7. Clique em Select pages (Selecionar páginas) para permitir o acesso à
  8. Selecione as páginas às quais deseja que a Asana acesse e clique em Permitir acesso.
  9. Cole o URL da página principal ou do banco de dados
  10. Clique em Create Rule (Criar regra)

Notion

Veja como anexar uma página existente do Notion como um widget a uma tarefa da Asana:

  1. Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget Notion.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito
  3. Role até a seção de Aplicativos, depois selecione +Adicionar aplicativo
  4. Selecionar o widget de Notion
  5. Ir para uma tarefa Asana
  6. Vincule uma página de Notion existente a uma tarefa clicando no botão Adicionar página de Notion no campo Notion na parte superior do painel de detalhes da tarefa
  7. Insira o URL para a sua página de Notion relevante
  8. Os detalhes da Noção anexada aparecerão como um widget no painel da tarefa, incluindo proprietário, comentários e data da última modificação

Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta Notion para começar.

O widget Notion está disponível sem uma assinatura paga da Asana.

DocuSign

A integração DocuSign + Asana permite que as equipes acompanhem os envelopes DocuSign adicionando-os às tarefas da Asana. Em vez de ter que verificar ferramentas separadas para ver o status de um envelope, as equipes podem ver detalhes precisos do envelope na Asana.

Por exemplo, as equipes que usam a Asana para o processo de aprovação de contratos podem adicionar um envelope DocuSign a uma tarefa da Asana para monitorar o status, o remetente, os destinatários e a data de entrega.

DocuSign

Veja como anexar um envelope DocuSign a uma tarefa da Asana:

  1. Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget DocuSign.
  2. Clique em Personalizar no canto superior direito
  3. Role até a seção de Aplicativos, depois selecione + Adicionar aplicativo
  4. Selecionar DocuSign 
  5. Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar o DocuSign à Asana
  6. Ir para uma tarefa Asana
  7. Vincule um envelope a uma tarefa clicando no botão Adicionar envelope DocuSign no campo DocuSign na parte superior do painel de detalhes da tarefa
  8. Insira o URL do seu envelope DocuSign relevante
  9. Os detalhes do envelope DocuSign anexados aparecerão como um widget no painel da tarefa

Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta DocuSign para começar. 

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