Uppgiftsbehörigheter

I Asana är det kontexten som definierar åtkomsten till en uppgift och det finns många olika omständigheter som påverkar vem som kan få åtkomst till en uppgift:

I den här artikeln kommer vi att förklara:

• Hur du identifierar behörigheter för uppgiften
• Vem som kan se din uppgift
• Hur du ger åtkomst till din uppgift
• Hur du begränsar åtkomst till din uppgift

Privat uppgift

 

Verifiera att en uppgift är privat och inte i ett projekt:

1. Ovanför uppgiftens namn visas en banner som förklarar att uppgiften är privat för dig och för eventuella uppgiftsmedarbetare.
2. Projektfältet i uppgiftsdetaljfönstret anger om uppgiften tillhör ett projekt eller inte.

Uppgifter skapade i Mina uppgifter är som standard privata uppgifter som inte tillhör något projekt eller inte har medarbetare.

Vem kan se den här uppgiften?

Åtkomst till en privat uppgift som inte tillhör något projekt:

Det är bara medarbetare som har åtkomst till privata uppgifter som inte hör till ett projekt.

Hur ger jag åtkomst till den här uppgiften?

Dela en privat uppgift som inte tillhör ett projekt:

1. Göra uppgiften öppen — att göra uppgiften öppen gör den öppen för alla organisationsmedlemmar, men de måste söka efter den för att få åtkomst.
2. Lägga till en uppgift i ett projekt — att lägga till en uppgift i ett projekt ger alla projektmedlemmar och teammedlemmar åtkomst till en uppgift.
3. Lägga till en medarbetare — att lägga till en medarbetare ger den personen åtkomst till uppgiften.

Innan du lägger till en uppgift i ett projekt är det viktigt att ta del av projektbehörigheterna.  

Hur begränsar jag åtkomst till den här uppgiften?

För att begränsa åtkomst till en uppgift som inte tillhör något projekt kan du:

1. Göra uppgiften privat för dess medarbetare
2. Ta bort alla medarbetare och göra uppgiften privat för dig.

Ta inte bort dig själv som uppgiftsmedarbetare, eftersom du då förlorar åtkomst till uppgiften.

Öppen uppgift

Verifiera att en uppgift är öppen och inte tillhör ett projekt:

1. Ovanför uppgiftens namn visas en banner som förklarar att uppgiften är synlig för alla inom [namnet på organisationen]
2. Projektfältet i uppgiftsdetaljfönstret anger om uppgiften tillhör ett projekt eller inte.

Vem kan se den här uppgiften?

Vem som kan se en öppen uppgift som inte tillhör ett projekt:

1. Alla organisationsmedlemmar
2. Uppgiftsmedarbetare

Hur ger jag åtkomst till en uppgift som inte hör till ett projekt?

1. Lägga till någon som en uppgiftsmedarbetare — Om du lägger till någon som en uppgiftsmedarbetare får den personen åtkomst till den här uppgiften. Om det handlar om en organisationsmedlem har personen redan åtkomst till uppgiften via sökning.
2. Lägga till en uppgift i ett projekt — att lägga till en uppgift i ett projekt ger alla projektmedlemmar åtkomst till en uppgift.

Innan du lägger till en uppgift i ett projekt är det viktigt att ta del av projektbehörigheterna och vilka som är projektmedlemmar.  

Hur begränsar jag åtkomsten till en öppen uppgift som inte hör till ett projekt?

1. Ta bort personer som uppgiftsmedarbetare — Genom att ta bort alla uppgiftsmedarbetare, utom dig själv, kommer organisationsmedlemmar inte längre att få uppgiftsaviseringar, men kan fortfarande komma åt uppgiften genom att söka efter den.
2. Göra uppgiften privat — Klicka på åtgärdsknappen i uppgiftsdetaljfönstret och välj Gör privat. Eftersom uppgiften inte tillhör något projekt kommer den bara att vara synlig för dig och eventuella uppgiftsmedarbetare.

Uppgifter i ett öppet projekt

Verifiera en uppgift i ett öppet projekt:

1. Projektfältet i uppgiftsdetaljfönstret anger det projekt som uppgiften tillhör. Klicka på projektnamnet för att ladda projektet.
2. När projektet är laddat kommer sidhuvudet visa att projektet är Öppet för [teamnamn].

Vem kan se den här uppgiften?

Vem kan se uppgifter i ett öppet projekt:

1. Projektmedlemmar
2. Uppgiftsmedarbetare
3. Teamkollegor

Hur ger jag åtkomst till uppgifter i ett öppet projekt?

1. Lägga till någon som en uppgiftsmedarbetare — att lägga till någon som en uppgiftsmedarbetare innebär att de får uppdateringar om uppgiften. Om det handlar om en projektmedlem eller teammedlem har personen redan åtkomst till uppgiften.
2. Lägga till en projektmedlem — att lägga till en projektmedlem ger dem åtkomst till alla uppgifter i projektet. Om de är teammedlemmar har de redan åtkomst till uppgiften.

Hur begränsar jag åtkomst till den här uppgiften?

• Ta bort uppgiftsmedarbetare: de kommer inte längre att få uppgiftsaviseringar. Om de är projektmedlemmar eller teammedlemmar har de fortfarande åtkomst till uppgiften.
• Ta bort projektmedlemmar: de kommer inte längre att få uppgifts- och projektaviseringar. Om de däremot även är medlemmar i ett team där projektet ingår kan de se uppgiften och andra uppgifter i projektet eftersom det är öppet.
• Ta bort uppgiften från projektet: projektmedlemmar kommer inte längre att ha åtkomst till uppgiften, men uppgiftsmedarbetare har fortfarande åtkomst till uppgiften.
• Göra projektet privat: teammedlemmar kommer inte längre att ha åtkomst till uppgiften eller det övergripande projektet, men projektmedlemmar och uppgiftssamarbetare har fortfarande åtkomst till uppgiften.

Uppgifter i ett privat projekt

Verifiera en uppgift i ett privat projekt:

1. Projektfältet i uppgiftsdetaljfönstret anger det projekt som uppgiften tillhör. Klicka på projektnamnet för att ladda projektet.
2. När projektet är laddat kommer sidhuvudet visa att projektet är privat för projektmedlemmar. Alternativt kan projekthuvudet också visa Privat för dig om projektet bara är synligt för dig.

Du kan se ett gult fält ovanför projektfältet i uppgiftsdetaljfönstret om åtkomsten till uppgiften är begränsad till en grupp personer. Det gula fältet visar exakt vem som har tillgång till uppgiften.

Vem kan se den här uppgiften?

Vem kan se uppgifter i ett privat projekt:

1. Projektmedlemmar
2. Uppgiftsmedarbetare

Hur ger jag åtkomst till uppgifter i ett privat projekt?

1. Lägga till en uppgiftsmedarbetare — att lägga till en uppgiftsmedarbetare ger dem åtkomst till just den uppgiften. Om det handlar om en projektmedlem har personen redan åtkomst till uppgiften.
2. Lägga till någon som projektmedlem — Om du lägger till någon som projektmedlem får den personen åtkomst till alla uppgifter i projektet.
3. Göra projektet öppet — att göra projektet öppet ger åtkomst för alla medlemmar i det team där projektet ingår.

Hur begränsar jag åtkomst till den här uppgiften?

• Ta bort uppgiftsmedarbetare: de kommer inte längre att ha åtkomst till uppgiften. Om de däremot även är projektmedlemmar kan de få åtkomst till uppgiften i projektet, men de kommer inte längre att få några uppgiftsaviseringar.
• Ta bort projektmedlemmar: de kommer inte längre att ha åtkomst till uppgiften eller några uppgifter i projektet såvida de inte fortfarande är medarbetare i uppgiften.
• Ta bort uppgiften från projektet: projektmedlemmar kommer inte längre att ha åtkomst till uppgiften, men uppgiftsmedarbetare har fortfarande åtkomst till uppgiften.

Begära åtkomst till en privat uppgift

Du kan kontakta personen som har fått den privata uppgiften tilldelad till sig för att begära åtkomst. Så här gör du:

1. Klicka på länken till den privata uppgiften du vill ha åtkomst till. På skärmen kommer det att stå att du inte har åtkomst till uppgiften.
2. Klicka på Begär åtkomst för att be den tilldelade personen om åtkomst.
3. Den tilldelade personen kommer att se att en uppgift har skapats med en begäran om åtkomst och kan då välja att lägga till dig som medarbetare.

Godkänna eller avvisa begäran om att lägga till medarbetare till en privat uppgift

Om du inte har åtkomst till en privat uppgift kan du begära att läggas till som medarbetare. Innan du får åtkomst till uppgiften måste begäran först godkännas.

• När du begär åtkomst till en privat uppgift får den tilldelade personen en uppgift om att åtkomst efterfrågas. Den tilldelade personen kan då lägga till dig i projektet för att ge dig åtkomst.
• Om ingen har fått uppgiften tilldelad till sig är det uppgiftsskaparen som ansvarar för att godkänna eller neka åtkomst, om den personen fortfarande har redigeringsåtkomst för uppgiften.
• Om ingen har fått uppgiften tilldelad till sig och uppgiftsskaparen inte längre har redigeringsåtkomst, är det den första medarbetaren för den uppgiften med redigeringsåtkomst som får uppgiften att godkänna eller neka åtkomst.
• Om projektmedlemmar har åtkomst till uppgiften är det projektägaren som ansvarar för att godkänna eller neka åtkomst. Om projektet inte har någon ägare är det en medlem med redigeringsåtkomst i projektet som ansvarar för att godkänna eller neka åtkomst.

Letar du efter ett bättre sätt att hantera ditt arbete? Börja med en 30-dagars gratis Asana-provperiod. Prova gratis