Förstå uppgifter

 

Vad är uppgifter?

Uppgifter representerar genomförbara steg eller att göra-listor för att klargöra vem som är ansvarig för vad och när - men de kan även representera idéer och referensobjekt. Om du är van vid att skicka e-postmeddelanden varje gång du behöver något från en teamkollega kan du prova en uppgift i stället.

Du kan till exempel ha till uppgift att animera en video för en kommande kampanj, som en annan teamkollega ansvarar för att göra tillgänglig. Dessa uppgifter kan spåras i ett kampanjhanteringsprojekt.

Uppgifter lagrar alla filer, kommentarer och instruktioner som är relaterade till uppgiften. Då har du all information samlad på ett och samma ställe. Uppgifter är vanligtvis en del av ett projekt, vilket gör dem lätta att hitta och synliga för dina teamkollegor. Kolla in asana.com/apps för mer.


Skapa uppgifter

GIF of task creation in Asana

Det finns tre huvudsakliga sätt att skapa uppgifter på:

  1. Från den orange knappen Snabbinfoga i det övre fältet.
  2. Från knappen Lägg till uppgift i ett projekt.
  3. Klicka på en uppgiftslista, tryck på enter och börja skriva.

Du kan också skapa uppgifter från e-postmeddelanden, Slack-meddelanden och andra externa appar. Du kan integrera Asana med de bästa verktygen för att spara tid och göra det enklare att hantera dina uppgifter.


Tilldelad person

En uppgift kan ha endast en tilldelad person men den kan ha många medarbetare.

Både den tilldelade personen och medarbetare kan se uppgiften, och även redigera den enligt uppgiftens behörighetsinställningar.

Tilldelad till-fältet anger den person som utför arbetet.

Alla uppgifter som har tilldelats till en användare kommer att visas i den användarens Mina uppgifter.


Uppgiftsmedarbetarna får aviseringar när uppgiften uppdateras.

Uppgiftsskaparen och den tilldelade personen läggs automatiskt till som uppgiftsmedarbetare.


För att tilldela en uppgift:

  1. Klicka på fältet Tilldelad i uppgiftsdetaljfönstret.
  2. Börja skriva personens namn eller e-postadress
  3. Välj personen från resultatet i det automatiska kompletteringsfältet.

Använd tab+M för att tilldela en uppgift till dig själv.


För att ta bort tilldelning för en uppgift:

Gå till fältet Tilldelad och klicka på X-ikonen som visas


Tilldela duplicerade uppgifter

Om du vill skapa flera likadana uppgifter för flera personer kan du enkelt tilldela flera uppgifter till enskilda personer eller ett helt team i din organisation.

För att tilldela flera kopior av en uppgift:

  1. Klicka på fältet Tilldelad i uppgiftsdetaljfönstret.
  2. Välj Tilldela duplicerade uppgifter i den nedrullningsbara menyn.
  3. Välj vem från listan du vill tilldela en kopia av uppgiften till
  4. Klicka på Tilldela kopia

Du får ett meddelande längst ner på skärmen där det står x kopierades.

Att tilldela kopior innebär inte att den ursprungliga uppgiften tilldelas till flera personer - man skapar flera kopior av uppgiften och tilldelar dem till varje person.

Uppgiftsmedarbetare

Bli medarbetare på en uppgift för att hålla dig informerad om följande ändringar av uppgiften:

  • En bilaga bifogas till den här uppgiften.
  • En ny kommentar publiceras i uppgiften.
  • Någon gillar uppgiften
  • När uppgiften är märkt som slutförd.

Så här lägger du till en medarbetare till en uppgift:

Klicka på + -knappen bredvid Medarbetare för att lägga till eller ta bort medarbetare


Medarbetare kommer att ta emot aviseringar i inkorgen och kan ta emot aviseringar via e-post beroende på vilka inställningar de har.

Om du får aviseringar om en uppgift som du inte längre är intresserad av kan du ta bort dig själv från uppgiftsmedarbetarna.

För att lämna en uppgift:

Klicka på knappen Lämna uppgift 

Så här tar man bort en medarbetare:

Härifrån kan du antingen:

  1. Ta bort en medarbetare genom att hålla muspekaren över medarbetarens namn och sedan klicka på X-ikonen 
  2. Lägga till en medarbetare genom att skriva in namn eller e-postadress och välja personen i det automatiska kompletteringsfältet

Om du @nämner en annan person i en uppgiftsbeskrivning eller i kommentarerna till en uppgift kommer den personen automatiskt att läggas till som medarbetare för uppgiften.

Tips och bästa praxis för
uppgifter

De här tipsen lär dig hur du skapar en uppgift och hur du bemöter uppgifter som du har fått tilldelade till dig.


Skapa en uppgift

  1. Välj tydliga namn som uppmanar till handling. Du kanske till exempel vill säga ”Slutför första utkastet av blogginlägg” i stället för ”Blogginlägg”.
  2. Tilldela uppgiften till dig själv eller till en teamkollega. Uppgifter har endast en tilldelad person så att det inte uppstår någon förvirring kring vem som är ansvarig för arbetet.
  • Du kan dela upp en uppgift i underuppgifter om flera personer behöver bidra till att slutföra den.
  1. Lägg till startdatum och slutdatum när du vill visa varaktighet och slutdatum för en uppgift. Teamkollegorna kan då planera sin tid mer effektivt och veta när den bör vara klar.
  2. Använd uppgiftsbeskrivningen för att tillhandahålla fler detaljer, instruktioner eller sammanhang för uppgiften, så att den som har fått uppgiften tilldelad till sig har all information hen behöver för att påbörja och slutföra arbetet. Du kan omnämna en teamkollega eller ett projekt, formatera din uppgiftsbeskrivning med rik text och lägga till media från till exempel YouTube och Figma, som sedan visas som en interaktiv förhandsgranskning i uppgiftsbeskrivningen.
  3. Bifoga nödvändiga filer. Asana integrerar med Google Drive, Dropbox, OneDrive och Box för att göra det enkelt att bifoga filer från de verktyg du redan använder.
  4. Vissa uppgifter kan vara beroende av att andra arbeten slutförs först. Ställ  in uppgiftsberoenden så att arbetet sker i rätt ordning och vid rätt tidpunkt.
  5. Slutligen kan du lägga till medarbetare i uppgiften (det är som att skicka en kopia av ett e-postmeddelande till dem). De får då meddelanden om all aktivitet i uppgiften. Du kan när som helst lägga till eller ta bort medarbetare.
  6. När du har slutfört en uppgift klickar du på krysset bredvid uppgiftens namn. Skriv en kommentar så att teamkollegorna förstår vad du har åstadkommit.

Du kan också skapa milstolpar som representerar större projektmål, t.ex. att nå ett intäktsmål eller större arbetsmoment som frigör nästa fas såsom att bekräfta en evenemangsplats.

Skapa ett projekt, en uppgift eller underuppgift?

Många kunder har den här frågan, och svaret är oftast att det beror på vad du vill uppnå och hur du vill se informationen. Se vår struktur nedan, tillsammans med några tips som hjälper dig att välja rätt tillvägagångssätt för dig:

IMAGE of Asana hierarchy from organization to team to project to task to subtask with examples of each
  Skapa ett projekt... Skapa en uppgift... Skapa en underuppgift... Exempel
Insatsnivå Det är krävande att hantera en grupp intressenter som arbetar mot ett mål över tid, eller så vill du ha en central plats för att spåra arbetet. Du vill skapa en enskild, snabbt genomförbar uppgift och tilldela den till en person. Flera personer bidrar till att slutföra en uppgift. Projekt: redaktionell kalender
Uppgift: Publicera blogg
Underuppgift: Samla in kundcitat till bloggen
Vyer Du vill se projektet och dess uppgifter i olika vyer (lista, tavla, tidslinje, kalender) och rapportera om dem med portfolior och panelens diagram. Du vill att arbetet ska vara synligt i tidslinje-, panel- eller arbetsbelastningsvyn (underuppgifter visas inte automatiskt här). Du behöver inte se underuppgifterna i tidslinje-, panel- eller arbetsbelastningsvyn. Projekt: Produktlansering
Uppgift: Utför marknadsundersökningar
Underuppgift: Skriv en forskningsöversikt för marknadsföring
Komplexitet Det du gör innehåller många steg, faser, intressenter eller lager. Du vill kommunicera med en del av intressenterna om en specifik del av arbetet (och inte om hela projektet). Du försöker bryta ner en uppgift i mer lätthanterliga portioner. (Men om du har fler än fem underuppgifter tilldelade till olika intressenter bör du fråga dig om det inte är ett projekt i förklädnad.) Projekt: Nyårskampanj
Uppgift: Slutför kampanjmeddelanden
Underuppgift: Granska kampanjmeddelanden


Svara på och samarbeta kring uppgifter

Vem som helst i ditt Asana-utrymme kan skapa och tilldela uppgifter. Gör samarbetet extra smidigt med de här tipsen:

  • Om någon tilldelar en uppgift till dig kan du bekräfta den med en gillning för att visa att du har sett den och kan arbeta med den.
  • Om du inte är rätt person för uppgiften kan du omtilldela den eller starta en konversation i uppgiftskommentarerna.
  • Under arbetet med uppgiften kan du göra uppdateringar med uppgiftskommentarer så att uppgiftsmedarbetare kan svara och följa med i utvecklingen.
  • Om en kommentar innehåller viktiga detaljer eller formulerar en viktig insikt kan du fästa den högst upp för att göra den lättare att hitta.
  • Om du vill uppmärksamma någon på en uppgift eller kommentar kan du använda @omnämnande. De blir informerade och kan snabbt navigera till den specifika uppgiften. Om du @omnämner någon i en uppgift blir personen automatiskt tillagd som samarbetspartner och får en inkorgsavisering.
  • Du kan också @omnämna namnen på projekt, uppgifter, meddelanden och team för att koppla ihop ditt arbete och göra det lätt att referera till det.

Type @ in a comment or description field and then the name of a teammate to @mention them

Fler resurser för att hantera uppgifter

Lär du dig bättre med visuella medel eller vill du ha en mer djupgående utbildning ? Kolla in de här resurserna:

Resurser Länk
Asana-kurser Lär dig grunderna för uppgifter på 5 minuter
Videohandledning för uppgifter Se hur man använder Asana
Kurs om hantering av uppgifter på begäran Registrera dig för Asana Academy
Anslut till gemenskapen Delta i en kommande utbildning eller starta en tråd i vårt forum om uppgifter