Översikt
Anpassade mallar kan spara mycket tid åt ditt team eftersom du kan skapa standardiserade projekt för att effektivisera arbetsflödet. Med vårt förbättrade projektmallsverktyg får du en överblick över alla element och aspekter av dina och teamets projektmallar.
Med de nya projektmallarna kan du skapa anpassade, återanvändbara mallar som hjälper ditt team att starta nya projekt på några sekunder.
Genom att du nu kan skapa projektmallar från grunden kan du skräddarsy deras tillhörande uppgifter, medarbetare och tidslinjer så att de passar dig.
Lär dig hur du sparar tid och standardiserar processer med anpassade mallar. Gå med i vår Skapa grundläggande arbetsflöden i Asanas virtuella utbildning nu.
Skapa ett projekt med hjälp av projektmallar från ett befintligt projekt
- Klicka på den nedrullningsbara pilen intill projekttiteln
- Klicka på Spara som mall.
Härifrån kan du namnge projektmallen och dela den med teamet. Du kan också anpassa sekretessinställningarna så att mallen kan delas med teamet, ge teamets redigeringsåtkomst eller göra den privat för projektmedlemmarna. När det är gjort klickar du på Skapa en ny mall.
Din mall kommer nu att genereras, så att du kan börja utforma och skräddarsy den efter dina behov.
Här har du möjlighet att lägga till eller redigera mallens standarduppgifter, tilldelade personer och slutdatum.
Ställa in projektdatum för en anpassad mall
Datum i projektmallar är relativa. Det gör det lättare att spåra uppgifter genom att visa hur många dagar som skiljer dem från projektets start- eller slutdatum.
Datum i projektmallar är nu relativa till start- eller slutdatumet för det projekt som skapats från mallen.
Från datumväljaren kan du ange start- och/eller slutdatum när du skapar en projektmall och Asana kommer att schemalägga alla tillhörande uppgifter enligt dessa valda valda datum. Endast relativa datum (t.ex. 3 dagar efter att projektet har startat) visas i den här väljaren.
Ställa in referensdatumet
När du ställer in ett schema kan du:
Välj antingen Från projektets startdatum om du vill att alla uppgiftsdatum ska relateras till projektets startdatum när det skapas från mallen.
-
Eller välj Från projektets slutdatum om du vill att alla uppgiftsdatum ska relateras till projektets slutdatum när det skapas från mallen.
Du har också möjlighet att inte inkludera datum eller hoppa över helgdagar.
När du har valt datum har du också möjlighet att klicka på Lägg till tid i det nedre vänstra hörnet av datumväljaren. Du kommer automatiskt att uppmanas att ange en sluttid med en motsvarande starttid. Anpassa din mall
Mallar kan skräddarsys och anpassas genom att gå till fliken Anpassa i mallens högra hörn.
Härifrån kan du anpassa efter fält, formulär, uppgiftsmallar och regler.
Dessutom kan du lägga till, redigera eller ta bort valfria fält. När du har bestämt uppgiftsdatum och de anpassade fält klickar du på Fortsätt till vänster om din projektmall.
Uppgifter som tilldelats i en projektmall visas inte i den tilldelade personens Mina uppgifter.
Lär dig hur du sparar tid och standardiserar processer med anpassade mallar. Gå med i vår strömlinjeformade virtuella arbetsträning nu.
Projektroller
Du kan nu lägga till roller i projektmallar. Roller skapar platshållare som automatiskt tilldelar uppgifter till rätt teamkollega när mallen används. Projektroller är tillgängliga med en Asana Business- eller Enterprise-prenumeration.
Lägga till roller i en projektmall:
För att lägga till en roll i en projektmall skapar du först en ny projektmall eller klickar på Redigera i det övre högra hörnet i en befintlig mall.
Klicka på knappen + Lägg till roll i sidofältet för att börja lägga till projektroller.
- Klicka på + Lägg till roll och ange relevant rollnamn, till exempel projektledare eller designer.
- Klicka på Skapa för att spara rollnamnet.
Redigera eller lägga till ytterligare projektroller:
- Klicka på Redigera roll under Projektroller i sidofältet
- Klicka på + Lägg till roll för att lägga till ytterligare en projektroll
- Klicka på en befintlig roll för att redigera eller göra ändringar
Så här tar du bort en projektroll:
- Klicka på Redigera roll
- Håll muspekaren över den roll du vill ta bort och klicka på x: et som visas och klicka sedan på Ta bort
- Klicka på Klar för att återgå till din mall
Tilldela projektroller:
- Klicka på Klar när du har redigerat din mall
- Klicka på Använd mall för att gå igenom det normala flödet för att namnge ditt projekt och klicka sedan på Fortsätt
- På nästa sida kan du välja tilldelade personer för varje roll i projektet. När du har tilldelats klickar du på Gå till projekt. Du kan också klicka på Hoppa över för att hoppa över det här steget, men det rekommenderas inte. Se Asana-tipset nedan.
Observera att om detta steg hoppas över kan den tilldelade personen inte läggas till efteråt, vilket innebär att fältet för den tilldelade personen förblir tomt. Det rekommenderas därför att lägga till den tilldelade personen vid första skapandet.
Mallinställningar
Från mallinställningar har du möjlighet att:
- Redigera titeln på din mall
- Lägg till en mallbeskrivning
- Välj det team som har åtkomst till mallen
- Välj en sekretessinställning
- Välj projektmallmedarbetare
Mallens ägare kan bestämma om medlemmarna kan redigera eller använda projektmallar.
- De som har behörigheten Kan ändra kan lägga till, ändra och ta bort allt i mallen.
- De som har behörigheten Kan använda kan använda mallen för att skapa projekt, men kan inte redigera något i mallen.
- Medlemmar kan beviljas åtkomst för att kunna ställas in som ny mallägare.
- Medlemmar kan också tas bort som mallmedlem.
Skapa ett projekt från grunden med hjälp av projektmallar
Du kan också använda verktyget för att skapa en mall från grunden:
- Skapa ett nytt projekt.
- Välj Använd en mall
- Rulla ned till avsnittet med anpassade mallar.
- Klicka på + Ny mall
Obs: När teamet har skapat sin första mall kan du också skapa andra från grunden på teamsidan i avsnittet Mallar.
Ta bort en mall
Projektmallarna för ett visst team kan enkelt visas och identifieras genom att gå till teamsidan.
Härifrån kan du enkelt redigera och ta bort mallar genom att klicka på trepunktsikonen i mallens övre högra hörn.
Gillar du det du ser? Kom igång med en 30-dagars gratis Asana Business-provperiod i dag. Prova gratis