Projektmallar

Anpassade mallar kan spara mycket tid åt ditt team eftersom du kan skapa standardiserade projekt för att effektivisera arbetsflödet. Med vårt förbättrade projektmallsverktyg får du en överblick över alla element och aspekter av dina och team ets projektmallar.

Med de nya projektmallarna kan du skapa anpassade, återanvändbara mallar som hjälper ditt team att starta nya projekt på några sekunder. Om du vill veta hur du skapar och använder projektmallar kan du kolla in artikeln Skapa och använda mallar

Genom att du nu kan skapa projektmallar från grunden kan du skräddarsy deras tillhörande uppgifter, medarbetare och tidslinjer så att de passar dig. Lär dig hur du sparar tid och standardiserar processer med anpassade mallar. Gå med i vår virtuella utbildning för att skapa grundläggande arbetsflöden i Asana nu.

Utforska anpassade projektmallar gratis. Påbörja en gratis provperiod med Asana i dag.

Lokalisera projektmallar 

För att hitta projektmallar, rulla till botten av startsidan för ditt team och välj den mall du vill använda.

templates.gif

Alternativt kan du också använda sökfältet för att söka efter en mall.

Skapa en projektmall från ett befintligt projekt

Guests
  1. Klicka på den nedrullningsbara pilen intill projekttiteln
  2. Klicka på Spara som mall.

Härifrån kan du namnge projektmallen och dela den med teamet. Du kan också anpassa sekretessinställningarna så att mallen kan delas med ditt team, ge ditt team redigeringsåtkomst eller göra den privat för projektmedlemmarna. När det är gjort klickar du på Skapa en ny mall

Guests

Din mall kommer nu att genereras, så att du kan börja utforma och skräddarsy den efter dina behov.

Guests

Här har du möjlighet att lägga till eller redigera mallens standard uppgiftertilldelade personer och slutdatum.

Ställa in projektdatum för en anpassad mall

Datum i projektmallar är relativa. Det gör det lättare att spåra uppgifter genom att visa hur många dagar som skiljer dem från projektets start- eller slutdatum.

Datum i projektmallar är nu relativa till start- eller slutdatumet för det projekt som skapats från mallen.

Från datumväljaren kan du ange start- och/eller slutdatum när du skapar en projektmall och Asana kommer att schemalägga alla tillhörande uppgifter enligt dessa valda valda datum. Endast relativa datum (t.ex. 3 dagar efter att projektet har startat) visas i den här väljaren.

Relative dates


Ställa in referensdatumet

När du schemalägger uppgifter i en anpassad projektmall har du förbättrade alternativ för att ange relativa slutdatum baserat på projektets tidslinje:

Efter projektets startdatum

Screenshot 2024-04-29 at 11.04 1.png

Ställ in uppgiftsdatum för att automatiskt justera baserat på projektets startdatum när det skapas från mallen. Du kan ange valfritt antal dagar före eller efter projektets startdatum.

Före projektets slutdatum

Screenshot 2024-04-29 at 11.03 2.png

Ställ in uppgiftsdatum så att de automatiskt anpassas till projektets slutdatum när det skapas från mallen. Med det här alternativet kan du ställa in uppgifter som ska utföras ett valfritt antal dagar före eller efter projektets slutdatum.

Du har också möjlighet att inte inkludera datum eller hoppa över helgdagar.

När du har valt datum har du också möjlighet att klicka på Lägg till tid i det nedre vänstra hörnet av datumväljaren. Då kommer du automatiskt att uppmanas att ange en sluttid med en motsvarande starttid.

Före och efter relativa slutdatum

Före och efter relativa förfallodagar fungerar tillsammans med den schematyp som beskrivs ovan. Du kan ange relativa slutdatum i anpassade projektmallar till valfritt antal dagar före eller efter projektets startdatum, eller valfritt antal dagar före eller efter projektets slutdatum.

Frame 629747.png

Anpassa mallen

Mallar kan skräddarsys och anpassas genom att gå till menyn Anpassa i mallens högra hörn.

Project content

Härifrån kan du anpassa efter fält, formulär, uppgiftsmallar och regler.

Dessutom kan du lägga till, redigera eller ta bort valfria fält. När du har bestämt uppgiftsdatum och de anpassade fält klickar du på Fortsätt till vänster om din projektmall.

Uppgifter som tilldelats i en projektmall visas inte i Mina uppgifter för tilldelad person.

Lär dig hur du sparar tid och standardiserar processer med anpassade mallar. Join vår Effektivisera arbetet virtuell utbildning nu.

Projektroller

Du kan nu lägga till roller i projektmallar. Roller skapar platshållare som automatiskt tilldelar uppgifter till rätt teamkollega när mallen används. Roller för projekt är tillgängliga på Asana AdvancedEnterprise och Enterprise+ -nivåer, samt och tidigare abonnemang på Business och Legacy Enterprise.

Lägga till roller i en projektmall:

Adding project roles

För att lägga till en roll i en projektmall skapar du först en ny projektmall eller klickar på Redigera i det övre högra hörnet i en befintlig mall.

Add role

Klicka på knappen + Lägg till roll i sidofältet för att börja lägga till projektroller.

Add roles
  1. Klicka på + Lägg till roll och ange relevant rollnamn; till exempel projekt ledare eller designer.
  2. Klicka på Skapa för att spara rollnamnet.

Redigera eller lägga till ytterligare projektroller:

Edit roles
  1. Klicka på Redigera roll under projekt roller i sidofältet
  2. Klicka på + Lägg till roll för att lägga till ytterligare en projektroll
  3. Klicka på en befintlig roll för att redigera eller göra ändringar

Så här tar du bort en projektroll:

Remove roles
  1. Klicka på Redigera roll
  2. Håll muspekaren över den roll du vill ta bort och klicka på x: et som visas och klicka sedan på Ta bort
  3. Klicka på Klar för att återgå till din mall

Tilldela projektroller:

Assign roles
  1. Klicka på Klar när du har redigerat din mall
  2. Klicka på Använd mall för att gå igenom det normala flödet för att namnge ditt projekt och klicka sedan på Fortsätt
  3. På nästa sida kan du välja tilldelade personer för varje roll i projektet. När du har tilldelats klickar du på Gå till projekt. Du kan också klicka på Hoppa över för att hoppa över det här steget, men det rekommenderas inte. Se Asana tipset nedan.

Observera att om detta steg hoppas över kan tilldelad person inte läggas till efteråt, vilket innebär att fältet för tilldelad person förblir tomt. Det rekommenderas därför att lägga till tilldelad person vid första skapandet.

Mallinställningar

Template settings

Från inställningar för mall har du möjlighet att:

  1. Redigera titeln på din mall
  2. Lägg till en mallbeskrivning
  3. Välj det team som har åtkomst till mallen
  4. Välj en sekretessinställning
  5. Välj medarbetare för projektmallar
  6. Lägg till projekt i portfolior
Settings

Ägare av en mall kan bestämma om medlemmarna kan redigera eller använda projektmallar.

 

Guests
  1. De som har behörigheten Kan ändra kan lägga till, ändra och ta bort allt i mallen.
  2. De som har behörigheten Kan använda kan använda mallen för att skapa projekt, men kan inte redigera något i mallen.
  3. Medlemmar kan beviljas åtkomst för att kunna ställas in som ny mallägare.
  4. Medlemmar kan också tas bort som mallmedlem.

Asana-beta-.png

 

Du kan också använda verktyget för att lägga till projekt i portfolior. Detta innebär att alla projekt som skapas av den här mallen läggs till i den valda portfolion. 

Skapa ett projekt från grunden med hjälp av projektmallar

Du kan också använda verktyget för att skapa en mall från grunden:

  1. Skapa ett nytt projekt.
  2. Välj Använd en mall
  3. Välj den mall du vill använda
  4. Klicka för att antingen använda eller redigera mallen

Obs: När ditt team har skapat sin första mall kan du också skapa från grunden på team -sidan i avsnittet mallar.

template1.gif

Ta bort en mall

Projektmallarna för ett visst team kan enkelt visas och identifieras genom att gå till teamsidan.

Härifrån kan du enkelt redigera och ta bort mallar genom att klicka på trepunktsikonen i mallens övre högra hörn.

Frame 630779.png

Samlingar i projektmallar

Tillgänglig på nivåerna Asana Enterprise och Enterprise+, samt på och tidigare abonnemang på Legacy Enterprise.

Gå till vår prissättningssida för mer information.

Användare kan lägga till samlingar i projektmallar via menyn Anpassa när de skapar ett projekt från en projektmall. Samlingar i projektmallar gör det möjligt för användare att standardisera och hantera sina projekt och arbetsflöden, även efter att ett projekt har skapats, vilket innebär att:

  • Paketet kommer att tillämpas för projekt som skapats med hjälp av projektmallen.
  • Uppdateringar som gjorts i paketet synkroniseras automatiskt med alla andra projekt och projektmallar som använder det paketet. När själva paketet uppdateras visas ändringarna överallt där paketet används

Så här lägger du till en bunt i din projektmall

  1. Börja skapa ett nytt projekt och välj Använd en mall för att välja en projektmall från biblioteket.
  2. Klicka på Redigera för att redigera projektmallen.
  3. Klicka på Anpassa och välj + Lägg till paket i menyn Anpassa.
  4. Du kan sedan välja mellan ett befintligt paket eller skapa ett nytt paket från galleriet Samlingar. 
  5. När du har skapat paketet ska du se till att tillämpa paketet på den projektmallen genom att välja den i kontrollpanelen för hantering av samlingar.

När du har skapat eller valt ett befintligt paket i galleriet måste du lägga till paketet i projektmallen från kontrollpanelen för hantering av samlingar för att mallen ska kunna ta emot paketet.

Tillämpa samlingar från kontrollpanelen för hantering av samlingar

Ett paket kan också tillämpas på en projektmall direkt från kontrollpanelen för hantering av samlingar enligt nedan.

  1. Klicka på knappen Anpassa i ditt projekt och bläddra ner till Samlingar.
  2. Klicka på det paket du vill använda och gå till fliken panel.
  3. Klicka på knappen + Lägg till i mitt arbete för att söka efter och välja relevant projektmall.

Visa projektmallar i kontrollpanelen för hantering av samlingar

  1. Klicka på knappen Anpassa i ditt projekt och bläddra ner till Samlingar.
  2. Klicka på det paket du vill visa och gå till fliken panel
  3. Under Arbetstyp ser du om varje objekt som listas är ett projekt eller en projektmall.

Anmärkningar om samlingar i projektmallar

  • När paketet bifogas projektmallen återspeglas ändringar som gjorts i paketet automatiskt i projektmallen.
  • Befintliga samlingar från samlingsgalleriet kan läggas till i en projektmall.
  • Användare kan se en lista över samlingar som har lagts till i projektmallen (detta är beroende av en användares projektbehörigheter).
  • Användare måste ha redigeringsåtkomst till en projektmall för att lägga till ett paket i mallen eller för att visa tidigare tillagda samlingar.

Gillar du det du ser? Börja med en gratis provperiod av Asana i dag. Prova gratis

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback