Regelintegreringar och widgetar

Översikt

Regler är en viktig del av många arbetsflöden, liksom integreringar. Nu kan du använda en regel för att integrera teamets favoritverktyg i ditt arbete i Asana och låta reglerna utföra det tunga jobbet automatiskt. Du kan ställa in specifika utlösare i dina Asana-projekt och lita på att regler automatiserar arbetsflödet när de valda kriterierna uppfylls.

Regelintegreringen Slack + Asana låter dig exempelvis skicka ett meddelande till en teamkollega eller kanal i Slack baserat på en utlösare, t.ex. slutförandet av en uppgift.

Regler är tillgängliga med Asana Premium, Business och Enterprise, liksom regelintegreringar.

Skapa en regel

Nedan visas ett exempel på hur man skapar en regel i ditt Asana-projekt genom att välja en utlösare, en åtgärd och ett regelnamn.

För att ta reda på mer om regler och om hur man kan använda dem för att automatisera det dagliga arbetet, gå till vår artikel om regler i Asanas hjälpcenter.

Gmail

Använd regler för att skicka ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto till mottagaren du valt när vissa parametrar uppfylls - allt inställt av dig på förhand. Välj bland många utlösare, t.ex. när en uppgift inte längre är blockerad eller när ett slutdatum närmar sig, och låt reglerna automatiskt skicka ett anpassat e-postmeddelande.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, till exempel Godkännande slutfört.
3. I fliken Åtgärder väljer du Skicka e-post.
4. Ange mottagarens e-postadress i fältet ”Till”.
5. Ange ett svar på e-postadress
6. Ange e-postmeddelandets ämne i fältet Ämne.
7. Skriv e-postmeddelandets text i fältet Skriv ett meddelande.

I det här exemplet godkänns en uppgift vilket utlöser regeln och en åtgärd vidtas; ett e-postmeddelande skickas från din e-postadress och du får automatiskt en hemlig kopia. Uppgiftslänken kommer också att ingå i e-postmeddelandet.

Twilio

För att kommunicera smidigt med dina kunder eller medarbetare kan du använda regler för att skicka ett SMS via Twilio, baserat på utlösare och kombinationer som du kan ställa in i förväg.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, t.ex. att värdet för det anpassade fältet Prioritet ändras till Hög.
3. Från fliken Åtgärder väljer du Skicka SMS
4. Välj Anslut till Twilio. Du ombeds ange ditt Twilio-kontots SID och autentiseringstoken. Du hittar dessa genom att logga in på ditt Twilio-konto och välja Account och din token finns under Auth tokens.
5. När du har anslutit ditt konto anger du ditt Twilio-telefonnummer.
6. Ange mottagarens telefonnummer i fältet Skicka till.
7. Skriv meddelandets innehåll i fältet Skriv ett meddelande.

I det här exemplet utlöses regeln och åtgärden vidtas när värdet Prioritet i det anpassade fältet är inställt på Hög; ett SMS skickas till den valda mottagaren.

PagerDuty

Använd regler för att meddela ditt incidenthanteringsteam via PagerDuty när en uppgift behöver uppmärksammas. De utlösare du har valt tillåter Asana att automatiskt ansluta till PagerDuty och skapa incidenter med sammanhang från uppgifter, oavsett tid på dygnet.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, t.ex. att värdet för det anpassade fältet Prioritet ändras till Hög.
3. Från fliken Åtgärder väljer du Skapa incident
4. Ange en titel för händelsen i fältet Titel.
5. Välj en service i servicefältet.
6. Välj hur brådskande det är i fältet Prioritet 
7. Ange en Incidentbeskrivning.

I det här exemplet utlöses regeln och åtgärden vidtas när värdet Prioritet i det anpassade fältet ställs in på Hög; en Pagerduty-incident skapas. Uppgiftsskaparens e-postadress och uppgiftslänk delas automatiskt i incidentbeskrivningen.

Google Kalender

I Asana-regler kan team gå från att schemalägga möten manuellt till att automatiskt skapa möten med medarbetare när en uppgift i ett projekt når en viss fas. Team kan till exempel använda den här regeln för att utlösa skapandet av en kalenderhändelse när en uppgift flyttas till ett ”schemalagt” avsnitt. Team kan också använda den här regeln för återkommande situationer, såsom en återkommande ”Skicka mötesagenda” -uppgift som skickar ut en mötesinbjudan när uppgiften är slutförd.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel
3. Välj Google Kalender från den vänstra kolumnen.
4. Välj en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel
5. Om du skapar en anpassad regel, lägg till ett namn och välj en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Google Kalender-regler
7. Logga in med ditt Google-konto och klicka på Tillåt.
8. Fyll i fälten för Google Kalender-händelsen
9. Alternativt kan du bjuda in uppgiftskollegor som evenemangsgäster

Dropbox

Med Asana-regler kan team automatiskt ladda upp bilagor till en specifik Dropbox-mapp för att effektivisera delning, lagring och samarbete. I stället för att överföra filer manuellt kan teamet välja utlösare som automatiskt och säkert laddar upp uppgiftsbilagor till Dropbox för enkel referens.

Teamen kan till exempel använda Asana för att arbeta med godkännanden av tillgångar och efter godkännande automatiskt ladda upp uppgiftsbilagan till en Dropbox-mapp för att säkerställa att de slutliga tillgångarna laddas upp till rätt plats.

Överväganden vid användning av den här integreringen:

• Regler som utlöses på uppgifter med fler än 10 bilagor kommer endast att ladda upp de senaste 10 bilagorna.
• Filuppladdningar där filen har samma namn som en befintlig fil i den associerade Dropbox-mappen kommer automatiskt att bytas namn och laddas upp.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel
3. Välj Dropbox från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel
5. Om du skapar en anpassad regel, lägg till ett namn och välj en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Dropbox-regler och följ stegen
7. Lägg till webbadressen till Dropbox-mappen som finns i webbappen

Box

Använd Asana-regler för att automatisera processen för att ladda upp innehåll till Box när vissa åtgärder äger rum i Asana. Team kan spara tid genom att ställa in utlösare som automatiskt överför bilagor från dina Asana-uppgifter till Box.

Till exempel kan designteam som arbetar med tillgångar skapa en regel för att ladda upp bilagan till Box när uppgiften flyttas till avsnittet ”Slutligt godkända tillgångar”.

Överväganden vid användning av den här integreringen:

• Regler som utlöses på uppgifter som har fler än 10 bilagor kommer endast att ladda upp de senaste 10 bilagorna.
• Försök att ladda upp filer med samma namn som en befintlig fil i mappen Box kommer att resultera i ett fel i regeln. För att åtgärda detta fel byter du namn på den befintliga filen, redigerar och sparar om regeln och utlöser uppladdningsåtgärden igen.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel
3. Välj ruta från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel
5. Om du skapar en anpassad regel, lägg till ett namn och välj en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till boxregler och följ stegen
7. Lägg till Box-mappens URL som finns i webbappen

Microsoft OneDrive

Med Asana-regler kan team automatiskt ladda upp bilagor till en specifik OneDrive-mapp för att effektivisera delning, lagring och samarbete och samtidigt minska det manuella arbetet.

Teamen kan till exempel använda Asana för att arbeta med godkännanden av tillgångar och efter godkännande automatiskt ladda upp uppgiftsbilagan till en OneDrive-mapp för att säkerställa att de slutliga tillgångarna laddas upp till rätt plats.

Observera att den här integreringen fungerar med OneDrive, inte Sharepoint.

Överväganden vid användning av den här integreringen:

• Regler som utlöses på uppgifter som har fler än 10 bilagor kommer endast att ladda upp de senaste 10 bilagorna.
• Filer som laddas upp där det finns en befintlig fil med samma namn i OneDrive-mappen kommer att ersätta den befintliga filen. Om detta inte är avsett, se till att filerna har olika namn.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till integreringen i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel
3. Välj OneDrive från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel
5. Om du skapar en anpassad regel, lägg till ett namn och välj en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till OneDrive-regler och följ stegen
7. Lägg till OneDrive-mappens URL som finns i webbappen och sökvägen. Sökvägen finns i Mer information om OneDrive-mappen. Mina filer ska uteslutas från sökvägen.

HubSpot

HubSpot + Asana-integreringen tillåter team att hålla reda på viktiga sammanhang från erbjudanden och marknadsföringskampanjer i olika appar. Spåra kampanjresultat och samarbeta med team på en plats, utan att behöva växla mellan verktygen.

Bifoga enkelt detaljer från HubSpot-erbjudanden direkt till en Asana-uppgift för att spåra relevant information som affärsbeloppet och affärens ägare.

Lägg snabbt till din valda kampanj från HubSpot genom att klicka på fältet HubSpot från din uppgiftsvy. Bifoga kampanjer som är relevanta för de uppgifter du följer i Asana, så att du kan se korrekta HubSpot-kampanjstatusar och mätvärden medan du arbetar med Asana-uppgifter

Så här bifogar du ett HubSpot-erbjudande eller en marknadsföringskampanj till en Asana-uppgift:

1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera HubSpot-widgeten.
2. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
3. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj +Lägg till app
4. Välj HubSpot
5. Klicka på Lägg till i projekt och följ stegen för att ansluta HubSpot till Asana
6. Länka en affär eller en marknadsföringskampanj till en uppgift genom att klicka på knappen Lägg till HubSpot-affär eller e-postmarknadsföring under fältet HubSpot högst upp i uppgiftsdetaljfönstret
7. Infoga URL till ditt relevanta HubSpot-erbjudande eller e-post
8. Bifogade HubSpot-uppgifter kommer att visas som en widget i uppgiftsfönstret

Obs! Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett HubSpot-konto för att komma igång.

HubSpot-widgeten är tillgänglig med en Asana Premium-, Business- eller Enterprise-prenumeration.

Notion

Med Notion + Asana-integreringen kan team effektivisera arbetet genom att automatiskt skapa Notion-sidor i Asana och lägga till Notion-sidor till Asana-uppgifter. I stället för att manuellt skapa Notion-sidor och länka dem till relevanta Asana-uppgifter kan du använda automatisering för att skapa en Notion-sida när vissa åtgärder sker i Asana, till exempel när en uppgift flyttas till ett avsnitt.

Till exempel kan team som genomför undersökningsintervjuer i Asana-uppgifter automatiskt skapa en Notion-sida för att göra anteckningar när uppgiften flyttas till avsnittet ”Intervju schemalagd”. Du kan också länka befintliga Notion-sidor till en Asana-uppgift så att medarbetare kan se relevant sammanhang från sidan, vilket effektiviserar samarbetet mellan flera appar. Med Notions integrering med Asana kan du också visa statusen för Asana-projekt och uppgifter som förhandsgranskningar av länkar i Notion.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel
3. Välj Notion från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel
5. Om du skapar en anpassad regel, lägg till ett namn och välj en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Notion och följ stegen
7. Klicka på Välj sidor för att ge Asana-åtkomst
8. Välj de sidor du vill att Asana ska komma åt och klicka på Tillåt åtkomst.
9. Klistra in webbadressen för den överordnade sidan eller databasen
10. Klicka på Skapa regel

Notion

Så här bifogar du en befintlig Notion-sida som en widget till en Asana-uppgift:

1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera Notion-widgeten.
2. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
3. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj +Lägg till app
4. Välj Notion-widget
5. Gå till en Asana-uppgift
6. Länka en befintlig notionssida till en uppgift genom att klicka på knappen Lägg till noteringssida under fältet Notion högst upp i uppgiftsfönstret.
7. Infoga URL för din relevanta Notion-sida
8. Bifogade noteringsdetaljer kommer att visas som en widget i uppgiftsfönstret, inklusive ägare, kommentarer och senaste ändringsdatum

Obs! Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett Notion-konto för att komma igång.

Notion-widgeten är tillgänglig utan ett betalt Asana-abonnemang.

MailChimp

Med Mailchimp + Asana-integreringen kan team övervaka viktiga kampanjdetaljer och rapporteringsstatistik från Mailchimp i Asana-uppgifter.

Till exempel kan team som planerar e-postkampanjer i Asana också lägga till en Mailchimp-kampanjwidget till en spårningsuppgift för att övervaka kampanjens prestanda. Du kan också använda regler för att utlösa att kampanjmätvärden läggs till som en kommentar till en länkad uppgift, så att uppgiftsmedarbetare meddelas om kampanjens status.

Steg för att konfigurera regelintegration

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel
3. Välj Mailchimp från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel
5. Om du skapar en anpassad regel, lägg till ett namn och välj en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera Mailchimp-widgeten.
7. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
8. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj +Lägg till app
9. Välj MailChimp
10. Klicka på Lägg till i projekt och följ stegen för att ansluta Mailchimp till Asana

Så här bifogar du en befintlig Mailchimp-kampanj som en widget till en Asana-uppgift:

1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera Mailchimp-widgeten.
2. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
3. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj +Lägg till app
4. Välj MailChimp
5. Klicka på Lägg till i projekt och följ stegen för att ansluta Mailchimp till Asana
6. Länka en befintlig Mailchimp-sida till en uppgift genom att klicka på knappen Lägg till Mailchimp-kampanj under fältet Mailchimp högst upp i uppgiftsfönstret.
7. Infoga URL till din relevanta Mailchimp-sida
8. Bifogade Mailchimp-uppgifter visas som en widget i uppgiftsfönstret, inklusive ägare, kommentarer och senaste ändringsdatum

Obs! Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett Mailchimp-konto för att komma igång.

Mailchimp-widgeten är tillgänglig med en Asana Premium-, Business- eller Enterprise-prenumeration.

Freshdesk

Integreringen Freshdesk + Asana gör det möjligt för team att följa statusen för kundtjänstärenden genom att koppla ihop appar. Team behöver inte längre använda flera olika appar separat, utan kan i stället få detaljer om Freshdesk-ärenden medan de arbetar i Asana.

Till exempel kan team som använder Asana för att spåra kundtjänstärenden lägga till ett Freshdesk-ärende till en uppgift i Asana för att snabbt få en överblick över status, ärendeägare och datum för ärendeförfrågan.

Så här bifogar du ett Freshdesk-kundtjänstärende till en Asana-uppgift:

1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera Freshdesk-widgeten.
2. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
3. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj + Lägg till app
4. Välj Freshdesk
5. Klicka på Lägg till i projekt och följ stegen för att ansluta Freshdesk till Asana
6. Navigera till en Asana-uppgift i projektet
7. Länka ett kundsupportärende till en uppgift genom att klicka på knappen Lägg till Freshdesk-ärende i fältet Freshdesk högst upp i uppgiftsfönstret.
8. Infoga URL för relevant Freshdesk-ärende
9. Bifogade Freshdesk-biljettdetaljer kommer att visas som en widget i uppgiftsfönstret

Obs! Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett Freshdesk-konto för att komma igång.

Intercom

Intercom + Asana-integreringen gör det möjligt för team att följa Intercom-konversationer och deras status i Asana. Team behöver inte längre använda flera olika appar separat, utan kan i stället visa Intercom-konversationsdetaljer direkt i Asana.

Till exempel kan supportteam som använder Asana för att spåra kundfeedback lägga till en Intercom-konversation till en uppgift i Asana för att snabbt få en överblick över status, ägare och datum för förfrågan.

Så här bifogar du ett Intercom-kundtjänstärende till en Asana-uppgift:

1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera Intercom-widgeten.
2. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
3. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj + Lägg till app
4. Välj Intercom
5. Klicka på Lägg till i projekt och följ stegen för att ansluta Intercom till Asana
6. Gå till en Asana-uppgift i projektet
7. Länka ett kundsupportärende till uppgiften genom att klicka på knappen Lägg till Intercom-biljett i Intercom-fältet högst upp i uppgiftsfönstret.
8. Infoga URL för relevant Intercom-biljett
9. Bifogade Intercom-biljettdetaljer kommer att visas som en widget i uppgiftsfönstret

Obs! Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett Intercom-konto för att komma igång.

Bynder

Bynder + Asana-integreringen gör det möjligt att lägga till Bynder-tillgångar till Asana-uppgifter så att medarbetare kan spåra relaterat arbete. I stället för att gång på gång kopiera och klistra in länkar mellan verktygen kan du koppla samman Asana och Bynder för mer synlighet och smidigare samarbete.

Om ett team till exempel använder Asana för att samarbeta om godkännanden av kampanjtillgångar, kan de efter ett godkännande lägga till Bynder-tillgången i Asana-uppgiften som en widget. Det här gör det enkelt för medarbetare att se tillgångens namn, datumet för den senaste ändringen och offentlig eller privat status samt att använda tillgångens länk - från en och samma plats i Asana.

Så här bifogar du en Bynder-resurs till en Asana-uppgift:

1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera Bynder-widgeten.
2. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
3. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj + Lägg till app
4. Välj Bynder
5. Klicka på Lägg till i projekt och följ stegen för att ansluta Bynder till Asana
6. Navigera till en Asana-uppgift i projektet
7. Länka en digital tillgång till uppgiften genom att klicka på knappen Lägg till Bynder-tillgång i Bynder-fältet högst upp i uppgiftsfönstret.
8. Infoga URL: en för den relevanta Bynder-tillgången
9. Bifogade Bynder-tillgångsdetaljer kommer att visas som en widget i uppgiftsfönstret

Obs! Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett Bynder-konto för att komma igång.

DocuSign

DocuSign + Asana-integreringen låter team hålla reda på DocuSign-kuvert genom att lägga till dem i Asana-uppgifter. I stället för att behöva kontrollera separata verktyg för att se statusen för ett kuvert, kan team se exakta kuvertdetaljer i Asana.

Till exempel kan team som använder Asana för sin kontraktsgodkännandeprocess lägga till ett DocuSign-kuvert till en Asana-uppgift för att spåra status, avsändare, mottagare och leveransdatum.

Så här bifogar du ett DocuSign-kuvert till en Asana-uppgift:

1. Logga in på Asana och välj projektet du vill använda för att aktivera DocuSign-widgeten.
2. Klicka på Anpassa i översta högra hörnet
3. Rulla nedåt till app-avsnittet och välj + Lägg till app
4. Välj DocuSign 
5. Klicka på Lägg till i projekt och följ stegen för att ansluta DocuSign till Asana
6. Gå till en Asana-uppgift
7. Länka ett kuvert till en uppgift genom att klicka på knappen Lägg till DocuSign-kuvert i fältet DocuSign högst upp i uppgiftsdetaljfönstret.
8. Infoga webbadressen till ditt relevanta DocuSign-kuvert
9. Bifogade DocuSign-kuvertdetaljer kommer att visas som en widget i uppgiftsfönstret

Obs! Den här integreringen är redan tillgänglig i Asana, men du behöver skapa ett DocuSign-konto för att komma igång.