Asana-konton är gratis och knutna till individer; Asana-konton ger tillgång till delade arbetsytor och organisationer för att användare ska kunna samarbeta med andra Asana-användare.
Med ett enda Asana-konto kan du skapa eller gå med i flera arbetsytor och organisationer, för att samarbeta med olika grupper av Asana-användare. De arbetsytor och organisationer du tillhör är separata enheter, var och en med sin egen unika uppsättning av personer, projekt och uppgifter.
Eftersom varje arbetsyta och organisation är separata enheter kan inte dina kollegor se vilka arbetsytor eller organisationer du tillhör. Du kan inte heller se vilka arbetsytor eller organisationer dina kollegor tillhör. Läs mer om sekretessen mellan de olika ytorna här.
Vad är en organisation?
Organisationer för samman alla anställda på ditt företag som använder Asana till en enda plats, baserat på ditt företags gemensamma e-postdomän.
Inom organisationen kan du och dina kollegor dela upp er i team för att samarbeta på projekt och uppgifter.
Om varken du eller ditt företag har en en unik e-postdomän kan ni samarbeta i en arbetsyta i stället.
Personer i din organisation
Inom organisationer finns det olika typer av personer: organisationsmedlemmar, organisationsgäster och medlemmar med begränsad åtkomst. Anställda är medlemmar i din organisation och externa medarbetare är gäster.
Till exempel, michael @ dittföretag.com är medlem i organisationen dittföretag.com. De som har en annan e-postadress (såsom @gmail.com eller @ annatföretag.com) är gäster i organisationen dittföretag.com.
Du kan inte omvandla en organisationsmedlem till en gäst. Det är e-postadressen som avgör hur medlemskapet för en person ser ut i en organisation.
Organisationsmedlemmar
Medlemskapet i en organisation baseras på den domän som är associerad med din e-postadress. För att bli medlem i en organisation måste du ha en e-postadress i en av organisationens godkända e-postdomäner.
Personer som registrerar sig i Asana med en e-postadress i en av organisationens godkända e-postdomäner läggs automatiskt till i din organisation.
En organisationsmedlem kan:
- Skapa nya team
- Se en fullständig lista över team som de kan begära att gå med i inom organisationen
- Se namn och e-postadresser för andra medlemmar och gäster i organisationen via sina teaminställningar. Administratörer i Premium-organisationer har möjlighet att se en fullständig lista med medlemmar och gäster i organisationen i sina organisationsinställningar.
- Komma åt projekt och uppgifter som är öppna för organisationen.
Medlemmar som automatiskt har gått med i din organisation måste själva begära att gå med i, eller bli inbjudna till, ett av dina team för att kunna samarbeta med projekt och uppgifter som du inte uttryckligen har ställt in som öppna. Läs mer här.
Organisationsgäster
Du kan samarbeta med klienter, entreprenörer, kunder eller vem som helst som inte har en e-postadress på en godkänd e-postdomän som är ansluten till organisationen (t.ex. @gmail.com eller @yahoo.com). De blir då organisationsgäster. Som gäster har de begränsad åtkomst till din organisation och kan bara se det som någon uttryckligen har delat med dem.
Organisationsgäster måste bli inbjudna för att kunna gå med i ett team. De kan inte skapa, visa eller skicka in en förfrågan om att gå med i ett annat team.
Organisationsgäster kan bjuda in andra gäster till din organisation genom att dela de projekt och uppgifter de har åtkomst till.
Identifiera medlemmar och gäster
Gäster har en jordglobsikon intill sina namn i söklistan eller medlemslistan.
Medlemmar med begränsad åtkomst
Varje team har sina egna medlemmar och projekt. De som inte har åtkomst till alla projekt i ditt team visas som medlemmar med begränsad åtkomst under fliken Medlemmar i teaminställningarna.
Medlemmar med begränsad åtkomst kan se projekt och uppgifter som de är tillagda i, men inte konversationer eller andra projekt i teamet.
Om du bestämmer dig för att uppgradera ett team inom din organisation till Asana Premium måste du även räkna med medlemmarna med begränsad åtkomst i abonnemanget.
Bli medlem i en befintlig organisation
Det finns två sätt att gå med i en organisation som någon annan i ditt företag har skapat:
- Registrera dig hos Asana med din företags-e-postadress. Du kommer då automatiskt att gå med i organisationen.
- Be någon i organisationen bjuda in dig till ett team.
- Om du redan använder Asana, men med en annan e-postadress, kan du lägga till din företags-e-postadress i ditt Asana-konto för att automatiskt gå med i organisationen.
Skapa en organisation
Skapa en organisation i Asana på något av följande sätt. Vissa användare måste kontakta oss för support genom att använda alternativet Kontakta oss.
Att skapa en organisation påverkar alla i Asana som använder en e-postadress som matchar ditt företags e-postdomän.
Bli den första från företaget att registrera sig
Registrera dig för ett nytt Asana-konto med din företags-e-postadress så skapar vi automatiskt en organisation åt dig. Detta baseras på din e-postdomän.
I vissa fall kan du registrera dig på det här sättet och i slutändan skapa en arbetsyta i stället för en organisation. Om det händer kan du konvertera din arbetsyta till en organisation.
Skapa ytterligare organisationer
Det är möjligt att skapa och ansluta sig till fler än en organisation från ett konto. Om du har ytterligare en företags-e-postadress kan du lägga till den till ditt konto och följa de här stegen för att skapa en ny organisation.
Varje organisation måste vara associerad med en unik e-postdomän. Endast de som har din företags-e-postdomän kopplad till sitt Asana-konto blir medlemmar i organisationen.
Lägga till eller ändra din organisations e-postdomän
Om du vill lägga till en godkänd e-postdomän för din organisation (till exempel om ditt företag byter från acme.com till acmestaff.com) kan du lägga till din nya e-postadress på ditt Asana-konto innan du kontaktar vårt supportteam.
Lägg först till företagets nya e-postadress till ditt konto och använd sedan detta supportformulär så att vi kan hjälpa dig att göra motsvarande ändringar i din organisation.
De flesta förfrågningar behandlas inom 3 arbetsdagar. En medlem av vårt team kommer att kontakta dig när din organisation har uppdaterats eller om vi behöver ytterligare information.
Kontakta oss så snart du vet att du ska byta e-postdomän. Det är enklast att byta när både den gamla och den nya e-postdomänen är aktiva samtidigt.
Bjuda in personer till din organisation
Du kan lägga till personer i din organisation genom att bjuda in dem till ett av dina team.
Delningsbara inbjudningslänkar
Delningsbara inbjudningslänkar gör det enkelt att bjuda in flera personer till ett team eller projekt. Användare kan dela länken genom många olika kanaler (via e-post, Slack, text, etc.). De kan även lägga upp länken på teamsidan eller i ett Google Dokument.
Den delningsbara inbjudningslänken är till för medlemmar medan e-postinbjudan är till för gäster.
Bjuda in till ett projekt med en länk
För att dela ett projekt:
- Klicka på ikonen Dela i projektet.
- Kopiera länk
När någon går med i ett projekt via en delningsbar inbjudningslänk får de standardbehörigheter för att redigera/kommentera i projektet.
Bjuda in till ett team med en länk
Bjuda in till ett team:
- Klicka på knappen + Skapa snabbinfoga och välj Bjud in
- Gå till fliken Bjud in via länk
- Välj ett team i den nedrullningsbara listan
- Klicka på Kopiera länk för att bjuda in personer till ditt team genom att dela länken med dem
Bjuda in gäster
Använd funktionen Bjud in via e-post om du vill bjuda in gäster till ditt projekt/team.
Organisationsgäster kan inte gå med i team eller projekt med en delningsbar inbjudningslänk - endast organisationsmedlemmar med en e-postadress som matchar organisationens domän kan gå med med en delningsbar länk. Välj Bjud in via e-post för gäster.
Inaktivera länk
Om du klickar på Inaktivera kommer länken att bli permanent inaktiverad. Ingen kommer att kunna använda länken igen.
Lämna en organisation
För att lämna en organisation:
- Klicka på din profilbild
- För muspekaren över Mer i den nedrullningsbara menyn.
- Välj Ta bort mig från den här organisationen
När du lämnar en organisation kommer du inte längre att ha tillgång till dess projekt och uppgifter.
Om du är en organisationsmedlem kommer din organisations-e-postadress att tas bort från ditt Asana-konto. Innan du lämnar ska du först lägga till en personlig e-postadress för att kunna fortsätta använda ditt Asana-konto.
Genom att ta bort en företags-e-postadress från ditt konto förlorar du åtkomst till organisationen.
Ta bort någon från en organisation
Du kan ta bort alla användare från din organisation och se till att de inte längre har åtkomst till dess projekt och uppgifter.
När en person tas bort från din organisation kommer uppgifterna, projekten, meddelandena, filerna och kommentarerna som personen skapade fortfarande att finnas kvar. De tilldelade uppgifterna kommer däremot inte längre att vara tilldelade.
För att säkerställa att alla uppgifter är tilldelade kan du gå till personens Mina uppgifter och omtilldela personens uppgifter innan du avprovisionerar personen.
Observera att avprovisionering av en användare från din organisation kommer att leda till att användarens företags-e-postadress tas bort från användarens konto. Om e-postadressen läggs till igen på användarens konto kommer användaren återigen att synas i din organisation. Om användaren inte har en alternativ e-postadress kopplad till sitt Asana-användarkonto kan avprovisionering av användaren från din organisation leda till att användaren låses ute från Asana.
För att kunna ta bort någon från en organisation måste följande villkor uppfyllas:
- Du måste vara en organisationsmedlem.
- Du och personen du vill ta bort måste tillhöra samma team.
Om ni inte tillhör samma team, eller om ni redan har tagit bort någon från teamet, kan du bjuda in personen till ett team och därefter ta bort personen från din organisation.
Följ de här instruktionerna för att ta bort din senaste teammedlem från organisationen:
- Håll muspekaren över teamnamnet i sidofältet.
- Klicka på pilikonen.
- Välj Bjud in teammedlemmar
- Gå till fliken Medlemmar
- Klicka på den nedrullningsbara pilen intill Medlem intill namnet på den användare du vill ta bort
- Välj Ta bort från team (den här knappen visas också som Avbryt inbjudan om användaren inte har accepterat sin inbjudan ännu)
- Välj Ta bort åtkomst för att ta bort dem från teamet
- Klicka på Avprovisionera för att ta bort dem från organisationen
I Premium-organisationer är det enbart administratörer som kan avprovisionera medlemmar.
Godtagbara användarvillkor för gäster
Gäster omfattas av avsnitt 2.4(b) (Villkor för godtagbar användning) i Asanas abonnemangsvillkor. Gästkonton är avsedda att användas för att samarbeta med klienter, leverantörer eller kunder. Kunder som använder Asanas tjänster har inte rätt att ge anställda eller anställda i dotterbolag gäståtkomst till dessa tjänster i stället för att teckna ett slutanvändarabonnemang för de berörda.
Organisationer för universitet och utbildningsinstitutioner
Det är för närvarande inte möjligt att skapa en organisation med en elevs e-postadress. För att skapa en organisation behöver du en unik företags-e-postadress för företaget eller en e-postadress som tillhör en underdomän. Eftersom medlemskap i organisationen definieras av e-postdomänen, skulle skapandet av en organisation under en bred universitetsdomän leda till att alla studenter, lärare, administration etc. som registrerar sig för Asana läggs till i organisationen. Du kan dock skapa en organisation om du kan skaffa en universitetsunderdomän för en viss avdelning (t.ex. @staff.domain.edu).
Adminkonsol
Användare med en betald prenumeration har åtkomst till adminkonsolen för att göra ändringar i sin prenumeration, hantera fakturering, få insikter i organisationen och hantera medlemmar.
Uppgradera din organisation för att få åtkomst till adminkonsolen.