Asana för Gmail-tillägg

Använd Asana för Gmail-tillägget för att omvandla e-postmeddelanden till uppgifter, tilldela ansvar, ställa in slutdatum och synkronisera till projekt. Detta tillägg måste laddas ner från Gmail-tilläggets marknadsplats och fungerar med Gmail-appen på Android och iOS.

Vid behov kan du även välja vilken e-postbilaga du vill lägga till i Asana-uppgiften.

Om du är administratör för din domän kan du installera tillägget för hela organisationen. Observera att det kan ta upp till sju dagar för tillägget att visas när administratören har installerat det.

Dessutom kräver Google nu att administratörer anger ett OAuth2-klient-id för att skydda appen. Asana OAuth2-klient-id är: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Öppna ett e-postmeddelande och klicka på Asana logotypen i sidofältet. Logga in med dina kontouppgifter för Asana.
  • Om du precis har installerat tillägget kanske det inte visas omedelbart. Om det skulle hända kan du uppdatera sidan, logga ut och sedan in igen och/eller öppna flera e-postmeddelanden. Det kan ibland ta några sekunder att ladda Google-tillägg.
gmail add-on logo
 
  • När du har loggat in kommer du att se alternativet att skapa en ny uppgift och att söka efter en uppgift från din e-post.

Skapa en Asana -uppgift från ett e-postmeddelande

gmail add-on create a task

När du skapar en uppgift kan du:

  1. Ändra uppgiftsnamnet
  2. Lägg till en tilldelad person
  3. Ställ in ett slutdatum
  4. Lägg till en uppgiftsbeskrivning
  5. Lägga till uppgiften till ett projekt

Synkronisering av e-post

Med synkronisering av e-post kan du synkronisera framtida e-postsvar till uppgifter i Asana. Det innebär att du inte längre behöver skapa flera uppgifter i Asana varje gång du får ett nytt e-postsvar och tar bort "mellannamannen" genom att se till att e-postkontexten delas med alla medarbetare som bidrar till samma uppgift eller projekt.

När du skapar en ny uppgift med hjälp av Gmail-tillägget kan du aktivera funktionen Synkronisera framtida svar på den här uppgiften. Alla framtida svar i den här e-posttråden synkroniseras automatiskt med Asana -uppgiften som kommentarer.

När en uppgift har synkroniserats med en e-posttråd kan du lägga till medarbetare till uppgiften för att dela e-postkontexten utan att behöva uppdatera uppgiften regelbundet varje gång ett nytt e-postsvar tas emot.

Inställning och autentisering av synkronisering av e-post

  1. Öppna Gmail och gå till den e-post du vill skapa en uppgift från.
  2. Öppna fliken Asana via den högra sidopanelen.
  3. Logga in på Asana genom att klicka på Logga in.
  4. Följ autentiseringsflödet som visas i GIF: n ovan.
  5. När du har loggat in kan du skapa uppgifter från e-postmeddelanden.

Synkroniserar framtida svar på e-postmeddelanden

  1. Öppna fliken Asana via den högra sidopanelen.
  2. Under Alternativ kommer alternativet att synkronisera framtida svar på den här uppgiften att kontrolleras som standard. Detta kommer att uppdatera Asana uppgiften varje gång ett nytt e-postsvar tas emot. 
  3. Om du inte vill synkronisera framtida e-postsvar avmarkerar du den här rutan. 

För att stoppa e-postsynkronisering

Synkronisering av e-post kan stoppas på två sätt:

  1. I Asana kan du ta bort e-postbilagan genom att välja Ta bort bilaga. Detta stoppar synkroniseringen. Om du vill ta bort de tidigare synkroniserade e-postmeddelandena kan användare med redigeringsbehörighet göra det manuellt. 
  2. I Gmail-tillägget navigerar du tillbaka till den e-posttråd som du vill ta bort synkroniseringen från. Klicka på knappen Stoppa synkronisering.

Synkronisering av e-post för mobil

Synkronisering av

e-post är också tillgängligt i Gmail-mobilappen. Installera e-postsynkronisering på mobilen:

  1. Öppna ett e-postmeddelande och bläddra ned till avsnittet Asana för Gmail-tillägget.
  2. Att skapa en uppgift härifrån ger också möjlighet att synkronisera framtida svar från ett e-postmeddelande till de skapade uppgifterna.

Observera att det här alternativet endast är tillgängligt via mobilen om det tidigare har installerats i Gmail-webbappen. 

Vanliga frågor om synkronisering av e-post

Vem kan se synkroniserade e-postmeddelanden?

Alla användare som läggs till i uppgiften som synkroniseras med en e-posttråd kan se de synkroniserade e-postmeddelandena.

Jag vill synkronisera en e-posttråd med fler än 5 meddelanden. Varför visas de senaste fem meddelandena från e-posttråden i synkroniseringen när jag skapar uppgiften?

När du skapar en uppgift och vill synkronisera en e-posttråd med mer än 5 meddelanden dras endast de senaste 5 meddelandena in i uppgiften. Eventuella framtida e-postmeddelanden synkroniseras dock från och med den tidpunkten. 

Stöds HTML-e-post?

Tyvärr inte, HTML konverteras till text när den visas i Asana.

Jag kan inte se alternativet ”Synkronisera framtida svar”. Vad ska jag göra?

Det kan bero på att en användare har loggat in med fel e-postadress. E-postadressen som används för att logga in på Gmail måste matcha den e-postadress som används för att slutföra autentiseringsprocessen för Asana för Gmail-tillägget.

Letar du efter ett bättre sätt att hantera ditt arbete? Börja med en gratis provperiod av Asana. Prova gratis.

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback