I Asana är det sammanhanget som definierar åtkomsten till ett projekt och det finns många olika omständigheter som påverkar vem som kan få åtkomst till ett projekt och dess uppgifter.
En person som har åtkomst till ett projekt har åtkomst till alla uppgifter och meddelanden inom det projektet.
| Projekt: | Tillgänglig för: |
|---|---|
| Privat projekt | Projektmedlemmar |
| Öppet projekt med förfrågan om medlemskap eller i ett privat team | Team- och projektmedlemmar |
| Öppet projekt i ett öppet team | Organisations-, team- och projektmedlemmar |
I den här artikeln kommer vi att förklara:
- Identifiera behörigheter för ett projekt
- Vem som kan se ett projekt
- Dela ett projekt
- Begränsa åtkomsten till ett projekt
Projekt med enbart kommenteringsrättigheter är tillgängliga för team och organisationer med Premium-, Business- och Enterprise-abonnemang.
Privata projekt
Identifiera ett privat projekt:
Ett privat projekt kommer att visa Privat för projektmedlemmar i projektets sidhuvud.
Om ett projekt är privat för endast dig kommer projektets sidhuvud att visa Privat för dig i stället.
Vem kan se ett privat projekt?
Projektmedlemmar kan se ett privat projekt. Endast personer som är inbjudna till projektet kan se det.
Hur delar man ett privat projekt?
- Klicka på delningsknappen i projektvyn
- Klicka på alternativet "Dela med teamet"
Göra ett privat projekt öppet:
Klicka på knappen Hämta länk i det nedre högra hörnet av skärmen Dela.
Om du ändrar ett projekt till öppet blir projektet tillgängligt för alla medlemmar i teamet där projektet finns.
Hur begränsar man åtkomsten till ett privat projekt?
Du kan hantera alla aviseringar från det här popup-fönstret för delning.
Du kan avgöra om projektmedlemmar är projektadministratörer, redigerare eller bara kan lägga till kommentarer. Du kan också ändra projektets ägare eller ta bort en medlem från projektet.
Ge medlemmar åtkomst till ett projekt eller ta bort en medlem från ett projekt:
- Mittemot varje medlems namn finns en nedrullningsbar meny med fyra alternativ
- Från den här menyn kan du ge medlemmar vissa rättigheter genom att välja ett av alternativen.
När du tar bort en projektmedlem från ett privat projekt förlorar personen åtkomst till projektets uppgifter och meddelanden.
Hantera aviseringar
Du kan hantera alla aviseringar från det här popup-fönstret för delning.
Bredvid projektmedlemmarna klickar du på Hantera aviseringar i popupfönstret för delning.
Därefter visas popup-fönstret Inställningar för medlemsaviseringar där du kan skicka statusuppdateringar, konversationer och uppgiftsaviseringar som läggs till i Asana till varje projektmedlem.
Öppna projekt
Identifiera ett öppet projekt:
Håll muspekaren över Dela-knappen där projektet kommer att visa Delat med [teamnamn] för att identifiera ett öppet projekt. Öppna projekt kan nås av projektmedlemmar och av alla teammedlemmar.
I öppna team kan även organisationsmedlemmar som inte ingår i teamet se öppna projekt inom teamet. Kontrollera ditt teams behörigheter om du vill se huruvida andra organisationsmedlemmar kan se det här öppna projektet eller inte.
Dela ett öppet projekt
Om du vill dela ett öppet projekt klickar du på knappen Dela där du har möjlighet att:
- Bjud in medlemmar via namn eller e-post
- Aktivera en länk för att dela projektet med någon i organisationen
Hur begränsar man åtkomsten till ett öppet projekt?
Begränsa åtkomsten till ett öppet projekt genom att:
- Ta bort projektmedlemmar - om någon också är medlem i det team där projektet finns kommer de fortfarande att ha åtkomst till projektet.
- Ändra till privat projekt - Om du ändrar projektet till privat projekt kommer endast projektmedlemmar ha åtkomst till projektet. Teammedlemmar kommer då inte längre att ha åtkomst till projektet.
Ta bort projektmedlemmar
Så här tar du bort en projektmedlem från projektet:
- Klicka på rullgardinsmenyn för behörighetsnivå
- Välj Ta bort från projektet
Ändra till ett privat projekt:
Klicka på rullgardinsmenyn Sekretess för projekt och välj sedan alternativet Privat för medlemmar
Begär åtkomst till ett privat projekt
Du kan kontakta ägaren till ett privat projekt för att begära åtkomst enligt följande:
- När du försöker komma åt ett privat projekt kommer du att landa på en sida som anger att du inte har åtkomst.
- Klicka på knappen Begär åtkomst för att begära åtkomst från projektägaren.
- Projektägaren kommer att meddelas om att du har begärt åtkomst till det projektet.
Det är inte möjligt att begära åtkomst till projekt med enbart kommenteringsrättigheter.
Godkänn eller avvisa förfrågningar om att lägga till medlemmar i ett projekt
Personer som inte har åtkomst till ett privat projekt har möjlighet att begära åtkomst till det. Deras begäran måste först godkännas innan de får åtkomst till projektet.
- När någon begär åtkomst till ett privat projekt tilldelas projektägaren en uppgift som talar om att en person har begärt åtkomst. Projektägaren kan sedan ge personen åtkomst genom att lägga till den i projektet.
- Om projektet saknar ägare tilldelas uppgiften om att godkänna/avvisa åtkomst till projektets skapare.
- Om projektet saknar ägare och om projektets skapare inte har administratörsbehörighet får projektets första medlem med redigeringsbehörighet en förfrågan och kan godkänna/avvisa åtkomst till projektet.
Behörigheter med endast kommenteringsrättigheter
Enbart kommenteringsrättigheter i projekt gör det möjligt för användare att visa och kommentera projekt utan att de har behörighet att ändra något. Det här gör det enklare att dela projektinformation med alla som behöver den, samtidigt som man förhindrar oavsiktliga eller onödiga ändringar av informationen. Samla in feedback om projekt och uppdatera intressenter, samtidigt som projektens struktur bibehålls. Enbart kommenteringsrättigheter är en perfekt lösning för företagets wikier, mallar, referenspunkter och processer som har konsoliderats och inte bör ändras.
Endast kommenteringsbehörigheter är tillgängliga för Asana Premium-, Business- och Enterprise-kunder.
Ändra behörigheter till enbart kommenteringsrättigheter
För att få åtkomst till behörighetsinställningarna klickar du på delningsknappen på projektsidan.
Endast projektmedlemmar med projektadministratörs- eller redigeringsbehörigheter kan ändra ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter. De som inte är projektmedlemmar kan fortfarande ha åtkomst till projektet eller till en av de enskilda uppgifterna inom projektet, men har då enbart kommenteringsrättigheter.
Så här ändrar du behörighetsinställningarna för ett projekt till ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter:
- Navigera till delningsknappen högst upp till höger i ditt projekt.
- Under Medlemmar högst upp i listan ser du teamet som projektet delas med. Klicka på den nedrullningsbara pilen för att välja **Kommentator * * i menyn.
Här kan du också välja att dela ett projekt med hela teamet eller göra det privat för projektmedlemmar, och begränsa vad de här medlemmarna kan göra med projektet.
När du har ändrat inställningen kommer ditt öppna projekt att vara ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter för personer som ingår i ditt team, din avdelning eller din organisation, men inte för projektmedlemmarna. Ändringen kommer inte att påverka åtkomstinställningarna för befintliga projektmedlemmar.
Ändra behörighetsinställningarna för enskilda projektmedlemmar
Projektägaren och projektmedlemmar med projektadministratörs- eller redigeringsbehörigheter kan ge andra projektmedlemmar redigeringsbehörigheter genom att ändra enskilda behörighetsinställningar till projektadministratör eller redigerare.
Så här ändrar du en projektmedlems behörighetsinställningar:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid namnet på projektmedlemmen som du ändrar behörighetsinställningarna för
- Välj Projektadministratör för att ge dem fullständiga projektbehörigheter, inklusive att ta bort projektet, Redigerare för att ge dem redigeringsbehörigheter eller Kommenterare för att begränsa behörigheter till endast kommenteringsrättigheter
- Projektägaren kan tilldela projektägarskap till en annan projektmedlem
- Stäng menyn för att spara dina ändringar
Projektmedlemmar kan se vilka behörigheter de har i uppgiftsvyn, i projektnamnet i en banner.
Projektbehörigheter för enskilda användare
Det är möjligt att ge enskilda behörigheter till projektmedlemmar, oavsett projektets standardinställning. På projektnivå kan medlemmar som enbart har kommenteringsrättigheter eller har tilldelats en uppgift med enbart kommenteringsrättigheter, endast lägga upp projektmeddelanden och projektstatusuppdateringar.
Tabellen nedan beskriver behörigheterna för projektmedlemmar med behörigheterna Projektadministratör, Redaktör och Kommentator. Kommentatorer kan också tilldelas uppgifter, vilket ger dem ytterligare behörigheter för de specifika uppgifterna.
| Åtgärd | Projektadministratör | Redigerare | Kommentator | Kommentera och som har en tilldelad uppgift |
| Ta bort eller arkivera projekt | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Byt namn på projektet | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Ändra projektsekretess eller team | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Skapa / ta bort delningslänkar och skrivskyddade länkar | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Anpassa behörigheter | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Lägg till eller ändra projektöversikt | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Ändra aviseringar för alla medlemmar | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Lägga till eller ändra projektsammanfattning | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Dela projekt och hantera medlemskap | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Lägg till och ändra uppgifter, inklusive underuppgifter, beroenden och multihoming | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ändra projektutseende som standardvy, ikon och färg för alla | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Lägg till och ändra arbetsflödesfunktioner som anpassade fält, regler, formulär, uppgiftsmallar, samlingar, automatisk växling av slutdatum och integreringar | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Slutför uppgifter, ändra tilldelad person eller slutdatum | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Ställ in projektstatus | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Skicka ett meddelande till projektet | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Lämna in formulär | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ändra anpassat fält-värden | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Lägga till / ta bort bilagor | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Kommentera uppgifter eller meddelanden | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gilla uppgifter eller kommentarer | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Om du har enbart kommenteringsrättigheter och blir tilldelad en uppgift, måste du även bli tilldelad underuppgifterna till uppgiften för att du ska kunna hantera den. I det här fallet har du enbart kommenteringsrättigheter till underuppgifterna.
Uppgifter som tillhör flera projekt
Om en uppgift har flera hem kommer de projektmedlemmar som har tillgång till alla projekt som uppgiften tillhör att få flest behörigheter.
De som till exempel har full redigeringsåtkomst till en uppgift i ett projekt kommer inte att förlora den åtkomsten om uppgiften även läggs till i ett annat projekt där de enbart har kommenteringsrättigheter. Det innebär att du inte kommer att förlora redigeringsbehörigheter till uppgifter om de läggs till i projekt där du har kommenteringsrättigheter.
Det här innebär också att alla som har kommenteringsrättigheter till ett projekt får redigeringsåtkomst till uppgifter som har lagts till i andra projekt som de har redigerings- eller projektadministratörsrättigheter till.
Anpassa projektbehörigheter
I Enterprise kan projektadministratörer anpassa sina projektbehörigheter för att lägga till ytterligare begränsningar. Dessa inställningar finns i menyn "Granska projektbehörigheter" intill projektnamnet.
Endast projektadministratörer kan anpassa behörigheter för ett projekt.
Projektadministratörer kan begränsa redigerare från att ändra arbetsflöden eller ändra projektutseende. Detta begränsar redigerare från att lägga till eller ändra:
- Anpassat fält
- Integreringar
- Regler
- Uppgiftsmallar
- Formulär
- Standardarbetsflöden
- Samlingar
- Automatisk växling av slutdatum
- Spara layout som standard
- Projektikon och färg för alla