Besök vår prissättningssida för mer information.
Med anpassade fält kan du lägga till ytterligare information till uppgifterna i Asana-projekten. Du kan skapa fält för faser, prioritet, kostnad eller något annat som är viktigt för ditt arbetsflöde, team och företag. Det gör det möjligt för användare att få klarhet i arbetet som pågår i hela organisationen.
Du kan skapa två typer av anpassade fält i Asana:
- Lokala anpassade fält är specifika för ett projekt eller en portfolio.
- Globala anpassade fält läggs till i organisationens fältbibliotek, vilket innebär att de kan återanvändas i hela organisationen.
Gå med i vår virtuella utbildning i Asana och lär dig hur man spårar, kategoriserar och filtrerar arbete med hjälp av anpassade fält. Registrera dig nu.
Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Se hur det fungerar i praktiken med en 30-dagars gratis Asana -provperiod. Prova gratis
Skapa ett globalt anpassat fält som hela din organisation kan använda
För att skapa ett globalt anpassat fält klickar du på knappen Lägg till fält om du behöver lägga till fält i projektet.
I fliken Lägg till anpassat fält kan du göra följande:
- Lägg till en fälttitel
- Välja fälttyp
- Lägg till en beskrivning
- Lägga till fältet i organisationens fältbibliotek så att det kan återanvändas i hela organisationen (globalt)
Skapa ett lokalt anpassat fält för ett specifikt projekt eller en portfolio
För att skapa ett lokalt anpassat fält klickar du på plus-ikonen högst upp till höger om du behöver lägga till fält i projektet.
I fliken Lägg till anpassat fält kan du göra följande:
- Lägg till en fälttitel
- Välja fälttyp
- Lägg till en beskrivning
- Inte lägga till fältet i organisationens fältbibliotek eftersom det är specifikt för ditt projekt (lokalt)
- Ta bort hela fältet
- Spara dina ändringar
Typer av fält och begränsningar
Det finns flera olika fälttyper att välja mellan, varav vissa har ytterligare alternativ:
| Fält | Ytterligare alternativ |
|---|---|
| Enkelval | Nedrullningsbara punkter, ett enda val per fält |
| Multi-val | Nedrullningsbara punkter, flera val per fält tillåts |
| Text | |
| Datum | Välja ett datum som inte är uppgiftens slutdatum |
| Personer | Välja en person inom organisationen (detta kommer också att lägga till dem som en medarbetare) |
| Siffror | Decimaler |
| Procent | Decimaler |
| Valuta | Decimaler |
| Välja ett alternativ från biblioteket | Visa de senaste fälten i din organisation |
- För tillfället är det möjligt att ha 100 fält i ett projekt.
- En uppgift kan ha upp till 60 fält (om du lägger till en uppgift i flera projekt).
- Ett nedrullningsbart anpassat fält kan ha upp till 500 fältvärdealternativ.
- Regler kan också användas för att uppdatera innehållet i ett anpassat textfält eller ett numeriskt anpassat fält.
Anpassade fält med multival gör det möjligt att välja flera olika värden samtidigt i ett enda anpassat fält. Om du väljer typen anpassade fält med multival kan du lägga till alla relevanta alternativ i fönstret Redigera fält. Om du vill använda det anpassade fältet med multival i projektet, bläddrar du till det fält du vill redigera och väljer helt enkelt alla tillämpliga alternativ.
Välja ett befintligt fält från ditt bibliotek
Du kan göra anpassade fält tillgängliga för hela organisationen så att du och dina kollegor kan använda dem i flera olika projekt (globala fält). Du har också möjlighet att skapa lokala fält som är specifika för ett projekt eller en portfolio.
Du kan välja globala anpassade fält från organisationens fältbibliotek.
Navigera till menyn Anpassa i verktygsfältet och klicka på Lägg till fält.
Härifrån:
- Klicka på Välj från biblioteket
- Välj det fält du vill lägga till i projektet genom att använda ifyllnadsförslagen.
Asana-skapade anpassade fält
Det finns en lista med Asana-skapade fält här.
Fälten läggs bara till i din organisation om du skapar ett projekt med en Asana -mall som innehåller de fälten.
Se anpassade fält i ett projekt
Du kan se dina anpassade fält som kolumner i projektet:
I projektets listvy:
Anpassade fält kommer att visas som kolumner i uppgiftslistan i huvudfönstret.
Du kan även se de anpassade fälten i en uppgift:
Du kan se anpassade fält i uppgiftsdetaljfönstret till höger.
Om en uppgift hör till flera projekt som har olika anpassade fält, kommer alla fälten att synas i uppgiftsdetaljfönstret.
Fält på visningsnivå
Med visningsnivåfält kan du visa olika anpassade fält för tavel- och listvyer av samma projekt.
Genom att klicka på rullgardinsmenyn Visa fält för list- eller tavelvy, kan du dra och släppa anpassade fält för att ordna om dem i den menyn, och växla synligheten för fält på och av.
Dessa ändringar sparas endast automatiskt för den vyn, vilket innebär att du kan ha olika fält som visas för list- och tavelvyn för samma projekt. Du kan redigera fälten för en vy utan att påverka den andra.
Skärmdumparna nedan visar hur listan över anpassade fält skiljer sig mellan list- och tavelvyn för samma projekt.
Listvy
Tavelvy
Om du klickar på Hantera anpassade fält kommer du till Anpassa-menyn för ditt projekt, där du kan lägga till anpassade fält, ändra ordningen som fälten visar i uppgiftsfönstret och mer.
Redigera fält
Du kan redigera ett anpassat fält genom att använda verktygsfältet eller kolumnrubrikerna.
Klicka på pennikonen bredvid fältnamnet för att redigera fältet.
Du kan även redigera anpassade fält genom att använda kolumn rubrikerna. Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid det anpassade fältet och välj Redigera fält.
Om du redigerar ett globalt anpassat fält i din organisation kommer ändringarna att gälla för alla projekt där du har använt fältet.
Ta bort ett fält permanent
För att ta bort ett fält permanent:
- Klicka på pennikonen bredvid fältnamnet
- Klicka på Ta bort fält
- Lägg in fältnamnet
- Klicka på Ta bort
Redigera nedrullningsbara fält
När du redigerar ett nedrullningsbart fält kan du göra följande:
- Ändra fältalternativets färg
- Ta bort ett alternativ från fältet
- Lägga till ett nytt alternativ
- Ta bort hela fältet
Omorganisera nedrullningsbara alternativ
Dra och släpp de olika alternativen för att omorganisera dina anpassade fält.
Om du tar bort ett av de nedrullningsbara värdena från ditt fälts värdealternativ, kommer de uppgifter som använder värdet att behålla det borttagna värdet. Det går sedan att ändra fältet till ett annat värde, men inte återställa ett borttaget värde.
Redigera nummerfält
När du redigerar ett nummerfält kan du göra följande:
- Ändra fältet efter valuta, nummer, procentandel, anpassad etikett eller oformaterad.
- Ändra antalet decimaler som visas
- Ta bort hela fältet
Om du minskar decimalerna behåller fältet alla nuvarande värden, men avrundar dem uppåt eller nedåt. Om du ökar decimalerna återgår fältvärdet till det ursprungliga.
Ta bort anpassade fält från ett projekt
Ta bort ett fält från ett projekt om du inte längre behöver eller kan använda det.
Du kan även välja alternativet Ta bort fält från projekt genom att klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid det anpassade fältet i kolumn rubriken.
Genom att ta bort ett fält tar du bara bort det från det nuvarande projektet, det försvinner inte helt. Om fältet förekommer i andra projekt i din organisation finns det kvar och är tillgängligt för andra projekt.
Bibehållna värden
Du tar inte bort fältvärdena från ett projekt om du tar bort ett fält från ditt projekt.
Om fältet är ifyllt kan du fortfarande se det anpassade fältet och dess värde i det högra fönstret i uppgiftsdetaljerna.
Om fältet inte är ifyllt kommer du inte längre att se det anpassade fältet i det högra fönstret i uppgiftsdetaljerna.
Dölja ett anpassat fält
Du kan dölja ett anpassat fält genom att klicka på fliken Anpassa i verktygsfältet och sedan trycka på växlingsknappen.
Sortera efter anpassade fält
I projektets verktygsfält
Sortera ditt projekt efter anpassade fält i listvyn.
För att sortera ditt projekt efter anpassade fält:
- Klicka på sorteringsikonen i projektets verktygsfält
- Välj ett anpassat fält
Om du vill spara den här vyn som en standard kan du klicka på den nedåtgående pilen bredvid projektnamnet och välja ”Spara layout som standard”.
Sortera med pilen i kolumnrubriken
Du kan även använda pilen i projektrubriken för att sortera efter anpassade fält.
När du justerar värdet för ett anpassat fält i en uppgift blir projektet automatiskt omsorterat.
Anpassat fält och sökvyer
Använd sökvyer för att söka efter uppgifter med samma anpassade fält i flera projekt.
Börja med att klicka i sökfältet för att komma till Avancerad sökning. Klicka på Lägg till filter och välj Lägg till anpassade fält.
Du måste lägga till det anpassade fältet i organisationens fältbibliotek för att det ska synas i en avancerad sökning.
Valuta- och procentfält
Du kan skapa numeriska anpassade fält för valutor eller procentsatser.
I projektlistvyn:
- Klicka på ikonen Anpassa i verktygsfältet
- Klicka på Lägg till fält
I fliken Lägg till anpassat fält:
- Lägg till fälttitel
- Lägg till fälttyp
- Lägg till enheter, decimaler eller förhandsgranska
- Välj fältbehörigheter för redigeringsbehörigheter i ditt fält
- Skapa fält
Beräkna summeringsvärden
Genom att klicka på Summa i slutet av en kolumn kan du beräkna:
- Summan
- Genomsnittet
- Minimumvärden
- Maximivärden
- Antal summeringar
Behörigheter
Ändra de anpassade fälten i ett projekt
I ett team, en avdelning eller en organisation med AsanaStarter, Advanced, Enterprise eller Enterprise+ kan alla med åtkomst till ett projekt lägga till, redigera eller ta bort dess anpassade fält, förutsatt att de har åtkomst till redigerare och inte kommenterare i projektet. Detta gällde även användare med ett team, en division eller en organisation på äldre nivåer Premium, Business och Legacy Enterprise.
I privata projekt: projektägaren och projektmedlemmarna kan se och ändra projektfälten.
Öppna projekt i ett team där medlemskap sker genom förfrågan eller privata team: projektägaren, projektmedlemmarna och medlemmarna i projektets team kan se och ändra projektfälten.
Öppna projekt i ett öppet team: projektägaren, projektmedlemmarna, medlemmarna i projektteamet och alla organisationsmedlemmarna kan se och ändra projektfälten.
Gäster i en organisation (de som inte har en företags-e-postadress) kan inte skapa, redigera eller ta bort anpassade fält. De kan heller inte söka efter dem med verktyget Avancerad sökning. De kan bara ange eller redigera värden i redan befintliga fält.
Lås anpassade fält
Kunder på nivåerna Asana Advanced, Enterprise och Enterprise+, samt på och tidigare abonnemang Business och Legacy Enterprise, har möjlighet att låsa anpassade fält när de skapar ett fält eller när de redigerar ett befintligt fält.
När du går in i inställningarna för ett anpassat fält kan du välja att göra det anpassade fältet redigerbart för alla medlemmar eller att begränsa redigeringsbehörigheterna till att bara gälla dig själv.
Personen som spärrade upp det anpassade fältet samt en Asana administratör är de enda som kan spärra upp det. Om du vill låsa upp ett anpassat fält som administratör kan du kontakta vårt support team.
Använda anpassade fält
Med anpassade fält kan du spåra arbetet efter teamets behov. Du kan fritt välja namn och värde på fälten, möjligheterna är nästan oändliga. Här är några exempel som visar olika typer av fält i olika arbetsflöden:
Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Se hur det fungerar i praktiken med en 30-dagars gratis Asana -provperiod. Prova gratis
Prioritet
Du kan använda anpassade fält för att ange prioritetsnivå. Till exempel kan ett tekniskt team som använder Asana för att spåra buggar skapa ett nedrullningsbart fält och ställa in prioritetsnivån (låg, medel, hög) för buggarna.
När inställningarna är gjorda kan du filtrera uppgifterna i listvyn och välja att fokusera på uppgifter med ett visst fältvärde. Klicka på Filtrera högst upp i uppgiftslistan och sedan på Anpassat filter. Du kan nu till exempel bara se uppgifter som har prioriteten ”hög”.
Använd färger för att särskilja de olika nedrullningsbara fältalternativen. Röd kan till exempel betyda hög prioritet.
Godkännanden
Godkännanden är tillgängliga på Asana Advanced, Enterprise och Enterprise+ nivåer, samt och tidigare abonnemang på Business och Legacy Enterprise. Besök vår prissättningssida för mer information.
Med hjälp av den här processen går arbetsflödescykeln snabbare. En godkännare kan utföra en av tre åtgärder: godkänna, begära ändringar eller avvisa.
Skapa ett godkännande
- Klicka på trepunktsikonen i uppgiftsfönstret
- Klicka på Märk som godkänd
Du kan även gå till Slutföra ett godkännande och identifiera ett godkännande
Sök
Om du bara vill se uppgifter som är märkta med ett visst fält i flera olika projekt kan du göra en avancerad sökning efter just den fälttiteln. Till exempel kan chefen för innehållsmarknadsföring göra en avancerad sökning efter uppgifter märkta med ”Utkast” för att förstå mängden av nytt innehåll som hela teamet måste arbeta med.
Tidsåtgång
Ett annat sätt att använda anpassade fält är att spåra jobbförfrågningar och uppskatta tidsåtgången. Ett team som arbetar med design kan till exempel arbeta med en mall som gör det möjligt att skicka in designförfrågningar. De skulle kunna lägga till ett nummerfält så att de som gör en förfrågan kan fylla i hur lång tid de förväntar sig att arbetet ska ta. Designerna kan sedan prioritera sin tid därefter och avgöra om de kan ta sig an arbetet eller inte.
Flermarkera uppgifter med nummerfält för att lägga ihop summan:
När du har flermarkerat uppgifter med numeriska fält som du vill lägga till, kommer följande fönster att visas längst ned på skärmen med information om antalet valda uppgifter och vilka numeriska fält som ingår. Det kommer även innehålla möjligheten att:
- Flytta uppgifter mellan avsnitt
- Redigera ett projekt eller ett avsnitt
- Kopiera uppgiftslänkar
- Ta bort uppgifter
- Klicka på trepunktsikonen för ytterligare alternativ.
Informationsspårning
Om du använder Asana för uppföljning av kandidater eller konton kan du använda ett textfält för att lägga in specifik information såsom e-postadress, telefonnummer, företag eller adress.
Användning av taggar vs anpassade fält
Med taggar och anpassade fält kan du kategorisera, filtrera och ange information i Asana. Vanligtvis är anpassade fält bäst för standardanvändning i en organisation, medan taggar är mer informella. Vi förespråkar användningen av anpassade fält, som är mer robusta och synliga än taggar. Beroende på arbetsflödet kan det hända att ditt team använder dem på olika sätt, men här följer några scenarier som kan hjälpa dig att välja:
Använd anpassade fält om du:
- Vill lägga till specifika data till alla uppgifter i ett projekt
- Behöver ge ytterligare sammanhang för att gruppera liknande uppgifter och därmed underlätta granskningen. Mer informellt och utan samma grad av detaljrikedom som med anpassade fält
- Har standardinformation som behövs för att spåra uppgifter i olika projekt (t.ex. prioritetsnivå, tidsåtgång, arbetsfas)
- Vill säkerställa att dina teamkollegor fyller i viss information för varje uppgift i ett projekt
- Behöver sortera eller söka med specifika datafält
Använd taggar om du:
- Behöver en tillfällig taggning, har obegränsade alternativ eller inte vet riktigt vad du behöver tagga när du skapar uppgiften
- Måste kunna se taggen i Mina uppgifter
- Endast behöver märka ett fåtal uppgifter i ett projekt
- Vill märka malluppgifter.
Använda anpassade fält i underuppgifter
Observera att underuppgifter inte automatiskt ärver projekttillhörighet, taggar eller de tilldelade personerna eller medarbetarna från sina överordnade uppgifter, även om du ser namnet på det överordnade projektet högst upp i underuppgiftens detaljfönster.
Den första nivån av underuppgifter ärver automatiskt de anpassade fälten i den överordnade uppgiften. För att kunna hämta anpassad fältinformation måste nästa nivå av underuppgifter (underunderuppgifter) läggas till i projektet med hjälp av flik+P för att öppna projektfältet, eller genom att klicka på de tre punkterna i det övre högra hörnet av underuppgiftsfönstret och välja Lägg till i projekt.
Spåra URL-länkar med anpassade fält
Du kan spåra länkar i anpassade fält när du använder ett textfält. Om du lägger in en url-länk i textfältet kan du sedan komma åt länken direkt i uppgiftsfönstret. När du klickar på en länk i ett anpassat fält öppnas sidan i ett nytt fönster eller i en ny flik.
För att spåra en URL-länk med ett textfält:
- Lägg in url: en i textfältet
- Klicka på ikonen Besök länk direkt i huvudfönstret eller i uppgiftsfönstret till höger.
Aviseringar för anpassat fält hjälper till med att hålla alla i projektet uppdaterade om i vilken fas arbetet befinner sig och vad som behöver göras. De gör godkännandeprocessen mellan de olika faserna mer effektiv och säkerställer att du når dina deadliner.
Personen som ändrar i ett anpassat fält kommer inte att få någon avisering.
Aviseringar om anpassat fält
Det är möjligt att aktivera aviseringar för anpassade fält när som helst, oavsett om det gäller nya eller befintliga nedrullningsbara fält.
Kryssa i rutan Aviseringar när du skapar ett nytt nedrullningsbart fält för att meddela uppgifts medarbetare när fältvärdet har ändrats.
Aktivera aviseringar för ett befintligt fält:
- Klicka på Anpassa fil
- Klicka på fliken Fält
- Klicka på pennikonen för att redigera fältinställningarna och kryssa i rutan för aviseringar.
Aviseringar för anpassat fält är endast tillgängliga för nedrullningsbara fält.
När du är en uppgiftsmedarbetare får du en inkorgsavisering varje gång ett fältvärde ändras.
Vem får aviseringar för anpassade fält?
Om ett anpassat fält är offentligt för organisationen eller teamet och någon kryssar i aviseringsrutan, kommer alla som för närvarande använder fältet att få aviseringar varje gång fältvärdet ändras. Man måste vara uppgiftsmedarbetare för att få aviseringar när ett fältvärde ändras för en viss uppgift.
Medlemmar i projekt får endast aviseringar för anpassade fält om de följer uppgiften där fältvärdet har ändrats.
Vill du lära dig mer? Upptäck alla funktionerna i anpassade fält i Asana.