Formulär är tillgängliga för alla Premium-, Business- och Enterprise-kunder. Vissa funktioner i formulären, t.ex. förgrening, anpassning av sidhuvud, flera formulär per projekt och bekräftelsemeddelanden, är endast tillgängliga för Business- och Enterprise-användare.
Formulär standardiserar hur arbetet startas upp för ditt team, samlar in nödvändig information som du behöver och säkerställer att inget arbete glöms bort. Ni kan använda formulär med interna och externa team för att samla in och förena information, minimera krångel och slippa kommunikation fram och tillbaka.
Skicka in och hantera jobbförfrågningar på ett ställe. Börja med en 30-dagars gratis Asana Business-provperiod. Prova gratis
Så här skapar man ett formulär
Formulär är en del av Asana-projekt. När någon fyller i formuläret blir det inlämnade formuläret en ny uppgift i det projekt som det är kopplat till.
Så här skapar du ett formulär:
- Öppna ett projekt och gå till fliken Anpassa
- Klicka på Lägg till formulär
Du kan nu skapa, redigera och dela formulär. Formuläret kommer att ha samma namn som projektet det är kopplat till, men du kan döpa om formuläret och lägga till en beskrivning för att ge anvisningar eller information till den som har skickat in formuläret.
Formulären har två standardfrågor, namn och e-postadress, så att du alltid får kontaktuppgifterna till de personer som begär arbete från ditt team. Du kan välja att ta bort de här frågorna när du skapar ditt formulär.
Standardisera hur arbetet startas med formulär. Gå med i vår Skapa grundläggande arbetsflöden i Asana virtuell utbildning för att lära dig hur. Registrera dig nu.
Om du tar bort frågan om e-post innebär det att de som skickar in ett bidrag inte får någon e-postbekräftelse för sitt bidrag.
I fönstret för att skapa ett formulär kan du:
- Lägg till ett namn
- Lägga till en e-postadress
- Skapa ytterligare en fråga
Lägga till rubriker i dina formulär
Lägg till rubriker i dina formulär för att organisera dina frågor i avsnitt.
Så här lägger du till en rubrik:
- Klicka på fliken Formulärinnehåll
- Rulla nedåt till innehållsavsnittet och klicka på Rubrik
- Dra och släpp din rubrik dit du vill att den ska placeras
Du kan också hålla muspekaren över formuläret och klicka på + Lägg till en rubrik.
Du kan se hur rubrikerna ser ut i förhandsgranskningen.
Formulärwidget på startsidan
Du kan nu komma åt formulär direkt från startsidan med formulärwidgeten.
- Widgeten visar dina senaste formulär och favoritformulär, och du kan skapa ett nytt formulär direkt från widgeten via knappen + Lägg till ny.
- Du kan lägga till widgetar till din startsida genom att klicka på knappen Anpassa i det övre högra hörnet.
Lägg till den som skickar in formuläret som medarbetare
Involvera den som lämnat in formuläret genom att automatiskt lägga till personen som medarbetare på den uppgift som skapats av deras inlämnade formulär.
Aktivera/inaktivera inställningen i formulärinställningsmenyn.
Formulärförgrening
Formulärförgrening är en Business-funktion.
Med formulärförgreningar kan du skapa uppföljningsfrågor som är kopplade till vissa svar på nedrullningsbara frågor eller frågor med flera alternativ.
Välj antingen en nedrullningsbar fråga eller fråga med flera alternativ från frågelistan när du skapar formuläret. Observera att du själv måste lägga till dina frågor.
Du kan ha upp till fem nivåer av förgreningar inom förgreningar.
Anpassa ett formulär
När formuläret är skapat kan du lägga till fler frågor via det högra sidofältet.
Formulärinställningar
I fliken Formulärinställningar kan du:
- Välja ett frågesvar som rubrik för uppgiften
- Utse en standardmottagare för varje inlämnat formulär
- Aktivera och inaktivera alternativet att kopiera alla svar till uppgiftsbeskrivningen
- Lägga till ett anpassat bekräftelsemeddelande
- Inkludera en knapp så att de som lämnar in ett formulär enkelt kan fylla i ett till formulär.
Möjligheten att lägga till en standardmottagare och ett anpassat bekräftelsemeddelande är en Business-funktion.
Mappa anpassade fält
Med mappning av anpassade fält kan du koppla svaren på frågorna i formuläret direkt till anpassade fält i projektet.
Du kan också skapa ett nytt anpassat fält från fönstret Kopplat till.
Mappa datumfält
Även datumfrågor kan ha svaren på formulärfrågorna kopplade till följande datumtyper:
- En dag
- Datumintervall
En dag
När Enda dag är valt kommer datuminmatningsfältet att vara Förfallodatum.
Datumintervall
När datumintervallet är valt kommer det att finnas ett fält för inmatning av startdatum och slutdatum.
Obligatoriska fält
Klicka på Obligatoriskt för att göra datumet till ett obligatoriskt fält i formuläret.
Anpassa sidhuvud
Header-anpassning är en Business-funktion.
Klicka på ikonen Lägg till omslagsbild högst upp i formuläret för att lägga till en omslagsbild.
Bildmåtten för sidhuvudet är 800 x 120 pixlar.
Varumärkning av formulär
Enterprise-användare som har laddat upp en logotyp till Asana via sin adminkonsol kan visa logotypen på sina formulär.
Ladda upp din företagslogotyp för att varumärka formuläret. Du kan göra detta via fliken Inställningar i din adminkonsol.
Gå sedan till formuläret och klicka på namnet / formulärbeskrivningen. Klicka sedan på Visa din organisations logotyp på det här formuläret.
Lägga till bilagor i ett formulär
Du kan också lägga till bilagor i ett formulär, för att göra det möjligt för de som skickar in formuläret att bifoga kreativa sammanfattningar, bilder, dokument, PDF-filer med mera. Alla bilagor i formuläret hamnar i den genererade uppgiften i motsvarande projekt efter inskickning.
Om du vill lägga till en bilaga klickar du på ikonen Bilaga under frågelistan.
När du har lagt till din fråga kan du:
- Ändra eller redigera frågans namn och lägg till en beskrivning av frågan
- Tillåt att flera bilagor läggs till
- Aktivera eller inaktivera fältet Krav.
Förhandsgranska ett formulär
Du kan alltid förhandsgranska ett formulär medan du skapar det, för att se hur det kommer att se ut.
Från vyn Formulär i projektet:
- Klicka på Visa formulär
Dela ett formulär
Formulär är som standard privata för din organisation. Detta kan ändras i inställningarna för formuläret.
Kontrollera vem som har åtkomst till formuläret genom att välja ett av tre alternativ: Alla har åtkomst, Endast organisationen eller Inaktiverad.
När formuläret är redo att delas kan du klicka på knappen Kopiera länk så att länken kopieras till ditt klippbord. Du kan dela länken med dina teamkollegor i Asana, samt med alla som inte har ett Asana-konto, så att de kan fylla i formuläret.
När formuläret är ifyllt får den som har skickat in formuläret ett bekräftelsemeddelande, och formuläret hamnar som en ny uppgift i motsvarande projekt.
Den som skickar in formuläret får även en e-postbekräftelse efteråt.
Formuläret måste innehålla en fråga om en e-postadress, och den som skickar in det måste uppge sin e-postadress för att kunna skicka det.
Om den som skickar in formuläret är en del av ditt Asana-utrymme kan du lägga till personen som en medarbetare till uppgiften. Om de inte är del av ditt Asana-utrymme och du vill att de ska följa med kan du skicka en inbjudan till ditt utrymme.
Du kan sedan lägga till medarbetare, prioritera arbete, ändra uppgiftsdetaljer för att få arbetet att komma igång och se till att uppgiften slutförs.
Bädda in formulär på interna eller externa webbplatser
Formulär kan nu bäddas in var som helst. På så sätt kan du koppla inlämningar direkt till ditt arbetsflöde, vilket minskar onödigt arbete.
Om du vill bädda in ett formulär klickar du på Dela formulär.
Klicka på Kopiera kod för att kopiera kodavsnittet för inbäddningen och klistra in den på den webbplats där du vill dela formuläret.
Inbäddning på en öppen webbplats
När du bäddar in ett formulär på en öppen webbplats ska du se till att behörigheterna för formuläret är inställda på Alla har åtkomst.
Om du vill veta mer om behörigheter för formulär kan du läsa vår artikel om behörigheter för åtkomst till formulär.
Inaktivera inbäddningsfunktionen för formulär
Enterpise-superadministratörer kan inaktivera inbäddningsfunktionen för sin domän från adminkonsolens säkerhetsflik.
Inaktivera inbäddningsfunktionen för formulär:
- Gå till din adminkonsol och klicka på fliken Säkerhet
- Klicka på Behörigheter för åtkomst av formulär
Här kan du aktivera eller inaktivera alternativet Tillåt medlemmar att bädda in formulär.
Formulär som en mall
Asana-skapade projektmallar inkluderar formulär.
Så här skapar man en formulärmall:
- Klicka på Kreativa förfrågningar i Välj en projektmall
- Klicka på knappen Använd mall när du navigerar till formulärmallen.
Från projektmallarna blir du omdirigerad till ett formulär för kreativa förfrågningar som samlar in alla kreativa förfrågningar och organiserar dem åt teamet.
När du väljer Använd mall kan du döpa om mallen och komma igång med det nya projektet i formulärmallen.
Flera formulär per projekt
Flera formulär per projekt är en Business-funktion
Eftersom varje projekt har olika syfte och funktion är det viktigt att konsolidera olika typer av intag och information så att projekten används effektivt. Det är nu möjligt att skapa flera formulär per projekt för att stödja olika typer av jobbförfrågningar inom ett visst projekt. Möjligheten att skapa flera formulär kan vara till stor hjälp för användare och team när det gäller att samla in och införliva olika typer av viktig information på samma ställe. Det kan vara till hjälp för att effektivisera arbetsflöden och minimera ”jobb om jobb” som ofta kan öka användarens arbetsbelastning.
Skicka in och hantera jobbförfrågningar på ett ställe. Börja med en 30-dagars gratis Asana-provperiod. Prova gratis
Kopiera ett formulär
Att kopiera formulär kan hjälpa till med att spara tid när du itererar intagningsprocessen.
Klicka på trepunktsikonen i det övre högra hörnet och välj Kopiera formulär för att kopiera ett formulär.
Härifrån kan du ändra formulärets namn och klicka på Kopiera formulär.
När du befinner dig i det kopierade formuläret kan du klicka på Ändra för att aktivera formulärlänken. I dina formulärinställningar väljer du vem som kan få åtkomst till formuläret.
I menyn Anpassa kan du visa alla dina formulär.
Du kan ha högst fem formulär i ett projekt.
När du kopierar ett projekt har du också möjlighet att kopiera ditt formulär. Markera helt enkelt kryssrutan Formulär när du kopierar det önskade projektet.
Formulär dupliceras automatiskt via Asana-skapade mallar, anpassade mallar och API: et.
Kopiera en fråga i ett formulär
Klicka på + -ikonen för att kopiera en fråga. Därefter kan du redigera den kopierade frågan och dess förgreningar.
Rapportera missbruk i ett formulär
Om du vill rapportera missbruk i ett formulär klickar du på Rapportera missbruk. Asanas säkerhetsteam kommer att meddelas och sedan vidta åtgärder.
