Funktionen Behörigheter för åtkomst till formulär gör det möjligt för superadministratörer att begränsa åtkomsten till formulär till personer som har en e-postadress kopplad till organisationens domän.
Adminkontroller
Super-administratörer kan ställa in behörigheter för åtkomst till formulär för hela domänen på nivåerna A sana Enterprise och Enterprise+, samt på och tidigare abonnemang på Legacy Enterprise.
Så här anger du behörigheter för åtkomst till formulär:
- Klicka på din profilbild
- Välj Adminkonsol
I fliken säkerhet kan du:
- Gå till Adminkontroller
- Klicka på Behörigheter för formuläråtkomst
Från behörigheter för åtkomst av formulär kan du göra följande:
- Tillåt projektmedlemmar att ställa in behörigheter för att dela formulärlänkar. Formulären i domänen kan vara öppna och utan krav på autentisering eller endast för internt bruk med krav på autentisering innan man visar eller skickar in ett formulär, baserat på de inställningar som användarna har konfigurerat för enskilda projekt.
- Begränsa åtkomst till e-postadresser kopplade till organisationens domän.
Att tillåta projektmedlemmar att ställa in behörigheter för att dela formulärlänkar rekommenderas när formulären används både internt och externt.
När man begränsar åtkomsten till e-postadresser som är kopplade till organisationens domän kommer alla nya och befintliga formulär i domänen att vara endast för internt bruk, med krav på autentisering innan man kan visa eller skicka in ett formulär.
Autentiseringsmetoden beror på vad administratören har aktiverat för domänen (Google enkelkörning, SAML eller ingen autentiseringsmetod). Om ingen autentiseringsmetod har aktiverats måste mottagare av formuläret logga in eller registrera sig för att se formuläret.
Om du ändrar inställningen till endast organisation kan det störa befintliga formulär och arbetsflöden. Innan du gör ändringen, rekommenderar vi att du meddelar teamledarna så att de kan granska och justera sina arbetsflöden efter behov.
Projektnivåkontroller
Att ställa in åtkomstbehörigheter för formulär för projekt är tillgängligt på Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+ nivåer, samt på äldre nivåer Premium, Business och Legacy Enterprise.
Behörigheter för åtkomst till formulär är tillgängliga för användare när administratörsinställningen för domänen är inställd på Tillåt projektmedlemmar att ställa in behörigheter för att dela formulärlänkar.
För att ställa in behörigheter för åtkomst till formulär måste projektmedlemmar göra följande:
- Klicka på Dela formulär
- Välj Alla med en länk för att ställa in formuläret som öppet, utan krav på autentisering för att visa eller skicka in ett formulär. Det här gör det möjligt att dela formuläret externt.
- Välj endast organisation för att bara dela den med organisationsmedlemmar. Mottagaren av länken måste autentisera sig för att visa eller skicka in formuläret.
- Klicka på Klar
Autentisering för mottagare av formulär
Mottagare av ett formulär, med en åtkomst som är begränsad till endast organisationen aktiverad, har åtkomst till formuläret.
För medlemmar som inte använder Asana
Medlemmar som inte använder Asana kan autentisera sig med identitetsleverantören för domänen för att få åtkomst till formuläret. De kommer inte att faktureras om de inte slutför registreringen för Asana. För domäner med lösenordsinloggning måste icke-medlemmar i Asana logga in eller registrera sig för Asana för att få åtkomst till formuläret.
För Asana-medlemmar
De får åtkomst till formuläret när de loggar in på sina Asana-konton.