Upprätta konventioner för ditt team

Relaterade artiklar

Konventioner för uppgift

Asana är som kraftfullast när enskilda personer kan bidra med idéer och föra åtgärdspunkterna framåt. Den här artikeln hjälper dig att bli mer bekväm med att tilldela uppgifter.

Namnge uppgifter

Vi rekommenderar att uppgiftsnamnen ska vara specifika, tydliga och åtgärdsbaserade. Använd ett verb där det är möjligt. I stället för att döpa en uppgift till ”blogginlägg” kan du till exempel döpa den till ”Skriv [titel] blogginlägg” och skapa en andra uppgift som heter ”Publicera [titel] blogginlägg”. 

Skriva uppgiftsbeskrivningar 

En uppgiftsbeskrivning ska ge tilldelad person all nödvändig information för att slutföra uppgiften. Här kommer några tips:

  • Länka till relevant arbete i uppgiftsbeskrivningen genom att @omnämna relaterade personer och hyperlänka relevanta uppgifter, projekt eller meddelanden.
  • Lägg till länkar och bilagor för att inkludera externt arbete, centralisera information.
  • Märk en uppgift som beroende av en annan, så att teamkollegor börjar med uppgiften när den föregående uppgiften är klar.
  • Använd rik text i uppgiftsbeskrivningar för att förtydliga ditt budskap med formaterad text och listor. 

Lägga till start- och slutdatum

Fastställ realistiska slutdatum för dina teammedlemmar så snart de är kända, eller lägg till ett beräknat slutdatum som en grov guide. Förfallodatum ser till att arbetet prioriteras och slutdatum uppfylls.

Lägg till startdatum så att det är tydligt när arbetet måste börja om det ska hinna slutföras innan deadline.

Lägg till medarbetare

Lägg till teamkollegor och relevanta intressenter som medarbetare så att de kan hålla sig uppdaterade om uppgiftens förlopp.

Medarbetare kommer att ta emot aviseringar i inkorgen och kan ta emot aviseringar via e-post, beroende på vilka inställningar de har.

Uppdatera uppgifter som har tilldelats till dig

När någon har tilldelat en uppgift till dig ansvarar du för att arbetet går framåt.

  • Gilla uppgiften så att den som begär uppgiften vet att du har sett den.
  • Om du har några frågor eller uppdateringar kan du kommentera uppgiften direkt. 
  • Om du ändrar slutdatumet kan du lägga till en kommentar för att förklara varför.
  • Fäst den mest relevanta kommentaren högst upp; detta gör det enklare att hitta, utan att läsa igenom varje kommentar.
  • Om du inte har bandbredd för att ta över arbetet kan du tilldela uppgiften tillbaka till den som skapade den eller använda den
  • @nämner att fråga teamkollegor om de kan ta över den.
  • Om uppgiften har anpassade fält fyller du i dem och fortsätter att uppdatera dem allteftersom arbetet fortskrider.

Använda underuppgifter

När du tilldelar en underuppgift, bör du se till att tilldelad person får tillräckligt med sammanhang från den överordnade uppgiften eller från beskrivningen av underuppgiften. Undvik att begrava underuppgifter under för många lager. Du kan alltid konvertera underuppgifter till uppgifter.

Namnge malluppgifter

Duplicera en malluppgift eller ett projekt för repeterbara och återkommande arbetsflöden. När du skapar mallar ska du namnge uppgiften eller projektet på lämpligt sätt så att det blir tydligt för teammedlemmarna att det är en mall (t.ex. "Mall" eller "Duplicera mig"). Detta gör också uppgiften eller projektet lättare att hitta genom sökning.

Projektnormer

Skapa och namnge nya projekt

Med projekt kan du organisera alla uppgifter relaterade till ett specifikt initiativ, mål eller viktigt arbete på ett och samma ställe. Precis som med uppgifter, kan vem som helst skapa ett projekt.

Ge projekt ett kortfattat namn och håll namnet i överensstämmelse med tidigare projekt av liknande karaktär, vilket gör dem mer sökbara för ditt team. T.ex. skulle FY24 innehåll produktion Kalender följas av FY25 innehåll produktion Kalender.

Använda projektmallar

Skapa en anpassad mall eller använd en mall som skapats av Asana för att standardisera gemensamma arbetsflöden och projekt. Mallar hjälper till att få igång projekten snabbt och ser till att du inte har missat några viktiga steg.

Lägga till anpassade fält

Konfigurera anpassade fält så att du kan spåra all nödvändig information om varje uppgift som skapats i projektet.

När du fastställer konventioner ska du definiera de standardiserade anpassade fälten som ditt team ska använda i olika projekt.

Skicka statusuppdateringar

Uppdateringar av status förtydligar hur projektet fortskrider. Projektägaren eller en dedikerad teammedlem bör skicka regelbundna projektstatusuppdateringar

  • Ställ in statusen för ditt projekt för att hålla intressenterna informerade om huruvida projektet är i fas eller i riskzonen.
  • Teamkollegor kan svara på statusuppdateringar när de har frågor och feedback eller vill skapa en uppföljningsuppgift.
  • Projektägaren kan aktivera en påminnelse om att uppdatera projektstatusen varje vecka.

Slutföra och arkivera projekt

Slutförda projekt bör markeras som slutförda i statusuppdateringen. Vi rekommenderar att du slutför projekten innan du arkiverar dem. Arkivering är endast möjlig för projektadministratörer.

Fler projekttips

  • Ange en projektbeskrivning med mål så att teammedlemmarna påminns om vad varje projekt syftar till.
  • Utforma projektöversikten så att dina teamkollegor alltid kan hitta projektbeskrivningen och se projektroller.
  • Organisera ditt projekt genom att lägga till avsnitt och avgränsa olika faser och kategorier.

Hantera ett projekt

När du skapar ett projekt blir du projektägare som standard. Du kan ändra projektägaren i förloppsvyn. 

  • När nya uppgifter skapas bör du vara noga med att uppgifterna har en tilldelad person och ett slutdatum, att de flyttas till lämpliga avsnitt och att de anpassade fälten uppdateras.
  • Lägg till projektregler för att automatisera arbetsflöden och spara tid.
  • Ställ in milstolpar för att hålla koll på viktiga framstegsmarkörer.
  • Om du hanterar flera projekt kan du lägga till dem i en portfolio och därigenom organisera och övervaka dem.

Bästa praxis för samarbete

Skapa ett kongressprojekt för ditt team

Skapa ett referensprojekt med en lista över konventioner och bästa praxis för att använda Asana. På så sätt hålls alla samordnade och vem som helst kan hänvisa till normerna för ditt team.

Ett kongressprojekt kommer också att bli en värdefull introduktionsresurs för att snabbt uppdatera nyanställda om hur ditt team använder Asana.

E-postnormer

Använda meddelanden

Vi rekommenderar att du använder meddelanden för att  kommunicera med dina kollegor i Asana och enkelt länka till relevant arbete i stället för e-post för all intern kommunikation. Påminn dina teamkollegor om att använda Asana istället för e-post när det behövs. Du kan skicka meddelanden till personer, team och projekt.

Använda e-postaviseringar

Asana skickar e-postaviseringar vid nya aktiviteter, så att teamkollegor som inte använder Asana hela tiden hålls informerade.

Vi rekommenderar att du låter e-postaviseringarna vara aktiverade tills du och dina teamkollegor har vant er vid att regelbundet kolla Asana. Du kan aktivera och inaktivera dem via Mina inställningar.

Minska e-postanvändningen inom teamet

En e-post är bra för att nå någon utanför din organisation, men den är inte byggd för att planera, hantera och prioritera arbete.

Med våra tillägg Asana för Gmail och Asana för Outlook kan du snabbt omvandla e-postmeddelanden till åtgärder direkt från din e-postinkorg. Att använda dessa e-postintegreringar kan vara ett enkelt sätt att få ditt team att vänja sig vid att flytta arbete från e-post till Asana utan att ändra sitt arbetssätt.

Slack + Asana

Du kan enkelt vidta åtgärder på uppgifter från Slack med Slack + Asana -integreringen utan att behöva byta verktyg hela tiden. 

Ytterligare resurser

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback