Loading
Produkter
AI Platform
KAPACITETER
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Upprätta normer för ditt team

I den här artikeln

Vem kan använda den här funktionen?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesstidigare Enterprise

Gå till vår prissättningssida för mer information.

Att upprätta teamnormer i Asana hjälper alla att samarbeta mer effektivt. När ditt team följer konsekventa rutiner minskar ni förvirringen, förbättrar samarbetet och gör arbetet lättare att hitta och förstå.

Relaterade artiklar

Uppgiftskonventioner

Namnge uppgifter

  • Börja uppgiftsnamn med handlingsverb (t.ex. ”Granska budgetförslag” i stället för ”Budgetförslag”)
  • Använd tydliga och genomförbara namn så att alla kan förstå vad som behöver göras
  • Undvik vaga titlar såsom ”Uppföljning” eller ”Möte”

Skriva uppgiftsbeskrivningar

En uppgiftsbeskrivning bör ge den tilldelade personen all nödvändig information för att slutföra uppgiften. Här är några tips:

  • Länka till relevant arbete i uppgiftsbeskrivningen genom att @omnämna relaterade personer, uppgifter, projekt eller meddelanden.
  • Lägg till länkar och bilagor för att inkludera externt arbete och centralisera information.
  • Märk en uppgift som beroende av en annan så att teamkollegor börjar med uppgiften när den föregående uppgiften är slutförd.
  • Använd rik text i uppgiftsbeskrivningar för att tydliggöra ditt budskap med formaterad text och listor.

Ställa in slutdatum

Fastställ realistiska slutdatum för dina teamkollegor så snart du har tillräcklig information, eller lägg till ett beräknat slutdatum som en grov vägledning. Slutdatum säkerställer att arbetet prioriteras och att deadliner hålls.

Lägg till startdatum så att det blir tydligt när arbetet måste börja om det ska hinna slutföras innan deadlinen.

Kommentarer och uppdateringar

  • Lägg till teamkollegor och relevanta intressenter som medarbetare så att de kan hålla sig uppdaterade om uppgiftens förlopp.
  • Kommunicera i uppgiftskommentarer för att hålla konversationerna kopplade till arbetet
  • Använd projektmeddelanden för viktiga uppdateringar som påverkar alla projektmedlemmar
  • Ersätt ”skicka ett e-postmeddelande till mig” med ”tilldela mig en uppgift” för bättre spårning

Uppdatera uppgifter som har tilldelats till dig

När någon har tilldelat en uppgift till dig är det du som ansvarar för att arbetet går framåt.

  • Gilla uppgiften så att personen som tilldelade uppgiften vet att du har sett den.
  • Om du har frågor eller uppdateringar kan du kommentera direkt i uppgiften.
  • Om du ändrar slutdatumet kan du lägga till en kommentar för att förklara varför.
  • Fäst den mest relevanta kommentaren högst upp. Det gör den enklare att hitta utan att behöva läsa igenom varje kommentar.
  • Om du inte har kapacitet att ta dig an arbetet kan du tilldela uppgiften tillbaka till den som skapade den eller använda @omnämning för att fråga teamkollegor om de kan ta över den.
  • Om uppgiften har anpassade fält fyller du i dem och fortsätter att uppdatera dem allteftersom arbetet fortskrider.

Namnge malluppgifter

När du skapar mallar bör namnet på projektet/uppgiften signalera för teamkollegorna att det är en mall (t.ex. ”Mall” eller ”Duplicera mig”). Det gör också uppgiften eller projektet lättare att hitta genom sökning.

Projektnormer

Projekt gör det möjligt för dig att organisera alla uppgifter relaterade till ett specifikt initiativ, mål eller viktigt jobb på ett och samma ställe. Precis som med uppgifter, kan vem som helst skapa ett projekt.

Namnge projekt

  • Använd beskrivande namn som tydligt identifierar arbetet
  • Inkludera tidsramar för tidsbegränsade projekt (t.ex. ”Produktlansering första kvartalet 2025” i stället för ”Produktlansering”)
  • Överväg att använda avdelnings- eller teamprefix för bättre organisation

Projektkonfiguration

  • Skapa projekt i teamet där det mesta av arbetet sker
  • Gör projekt offentliga som standard om de inte innehåller känslig information
  • Utforma projektöversikten så att dina teamkollegor alltid kan hitta projektsammanfattningen och se projektroller
  • Bestäm vilka som kan lägga till personer i projekt och fastställ riktlinjer

Projektstruktur

  • Välj lämpliga projektvyer (lista, tavla, tidslinje, kalender) baserat på arbetstyp
  • Använd avsnitt för att organisera uppgifter inom projekten
  • Använd milstolpar för att markera viktiga moment i förloppet
  • Anslut relaterade projekt med portföljer
  • Skapa en anpassad mall eller använd en Asana-skapad mall för att standardisera gemensamma arbetsflöden och projekt. Mallar hjälper dig att snabbt starta upp projekten och se till att du inte har missat några viktiga steg.

Lägga till anpassade fält

Konfigurera anpassade fält så att du kan spåra all nödvändig information om varje uppgift som skapas i projektet.

  • Använd anpassade fält för hela organisationen för att säkerställa enhetlighet
  • Vanliga användbara fält är prioritet, avdelning och förloppsstatus
  • Spara fält som används ofta i ditt bibliotek med anpassade fält

Skicka statusuppdateringar

Statusuppdateringar tydliggör hur projektet fortskrider. Projektägaren eller en utsedd teamkollega bör skicka regelbundna uppdateringar av projektstatusen.

  • Skapa förväntningar på regelbundna uppdateringar av projektstatus
  • Bestäm vem som ska tillhandahålla uppdateringar och hur ofta
  • Använd statusuppdateringar för att hålla intressenterna informerade och minska antalet frågor om framsteg

Slutföra och arkivera projekt

Slutförda projekt bör märkas som Slutfört i statusuppdateringen. Vi rekommenderar att du slutför projekten innan du arkiverar dem. Endast projektadministratörer kan arkivera.

Hantera ett projekt

När du skapar ett projekt blir du projektägare som standard. Du kan ändra projektägaren i förloppsvyn.

  • När nya uppgifter skapas bör du vara noga med att uppgifterna har en tilldelad person och ett slutdatum, att de flyttas till lämpliga avsnitt och att anpassade fält uppdateras.
  • Lägg till projektregler för att automatisera arbetsflöden och spara tid.
  • Sätt upp milstolpar för att hålla koll på viktiga framstegsmått.
  • Om du hanterar flera projekt kan du lägga till dem i en portfolio för att organisera och bevaka dem.

E-postnormer

Använda meddelanden

Vi rekommenderar att du använder meddelanden för att kommunicera med dina kollegor inom Asana och enkelt länka till relevant arbete i stället för att använda e-post för all intern kommunikation. Påminn dina teamkollegor om att använda Asana istället för e-post när det behövs.

Använda e-postaviseringar

Asana skickar e-postaviseringar vid nya aktiviteter, så att teamkollegor som inte använder Asana hela tiden hålls informerade.

Vi rekommenderar att du låter e-postaviseringarna vara aktiverade tills du och dina teamkollegor har vant er vid att regelbundet kolla Asana. Du kan aktivera och inaktivera dem i Mina inställningar.

Minska e-postanvändningen inom teamet

E-postmeddelanden är bra för att nå någon utanför din organisation, men de är inte byggda för att planera, hantera och prioritera arbete.

Med våra tillägg Asana för Gmail och Asana för Outlook-appen kan du snabbt omvandla e-postmeddelanden till åtgärder direkt från din e-postinkorg. Att använda dessa e-postintegreringar kan vara ett enkelt sätt att få ditt team att vänja sig vid att flytta arbete från e-post till Asana utan att ändra sitt arbetssätt.

Slack + Asana

Du kan enkelt vidta åtgärder på uppgifter från Slack med Slack + Asana-integreringen utan att ständigt växla mellan verktyg.

Skapa era normer

Steg 1: Samla information

  • Möt ditt team för att diskutera nuvarande problemområden
  • Identifiera områden där inkonsekvens orsakar problem
  • Få stöd från teammedlemmarna som kommer att använda de här normerna

Steg 2: Dokumentera besluten

  • Skapa ett projekt för att lagra teamets konventioner
  • Gör det lättillgängligt för alla teammedlemmar
  • Inkludera exempel på bra och dåliga metoder
  • Lägg till nya teammedlemmar i projektet under introduktionen

Steg 3: Kommunicera och utbilda

  • Dela konventioner med hela teamet
  • Tillhandahåll utbildning om nya praxis
  • Skapa snabba referensguider för vanliga scenarier
  • Ta itu med frågor och problem när de uppstår

Steg 4: Genomdriva och upprepa

  • Granska regelbundet hur bra konventionerna fungerar
  • Gör justeringar baserat på feedback från teamet
  • Fira när teammedlemmarna följer normerna väl
  • Omdirigera varsamt när konventioner inte följs

Ytterligare resurser

 

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Så här etablerar du teamnormer | Asanas hjälpcenter