Översikt
Avsnittet Översikt ger dig en djupgående bild av statusen för det projekt du arbetar med. Statusrapporter gör det enkelt att skapa omfattande, repeterbara och uppföljningsbara statusuppdateringar och dela ditt arbete med viktiga intressenter.
Projektöversikt ögonblicksbild
När du klickar på fliken Översikt i ett projekt får du en ögonblicksbild av dess aktuella förloppsstatus.
I översikten kan du även:
- Kontrollera om projektet är i fas, riskerar att bli fördröjt eller är slutfört
- Begär en statusuppdatering eller uppdatera projektstatusen
- Visa eller ändra projektroller
- Visa eller ändra projektslutdatumet eller datumintervallet
- Skicka meddelanden till medlemmar
Milstolpar, mål och nyckelresursöversikt
I fliken Översikt kan du även se milstolpar, mål och nyckelresurser som är kopplade till ditt projekt.
Från översikten kan du:
Du kan bara se portfolior som du har åtkomst till. Portfolior är tillgängliga för alla Business-användare.
Nyliga statusuppdateringar
I fliken Översikt kan du få en snabb översikt av tidigare statusuppdateringar med punktdiagrammet.
Från fliken Paneler kan användarna få tillgång till ett burnup-diagram, med vilket de kan spåra hur effektivt teamet har varit och är. Anpassa diagrammen för att se vilka uppgifter som är slutförda eller ej slutförda - och mycket mer. Läs den här artikeln för att se hur du kan visa mätvärden för projektförlopp eller lyfta fram problem.
Skapa en statusuppdatering
Alla projektmedlemmar kan ange en status för att informera andra projektmedlemmar om projektförloppet.
Den mallade blockstrukturen gör det möjligt att införliva det faktiska arbetet som utförs i Asana i ett narrativ som förklarar arbetets status.
Skapa en statusuppdatering
För att skapa en ny statusuppdatering:
- Klicka på ikonen Uppdatera status i projektförloppsvyn.
- Från alla projektvyer kan du även välja en ny status i den nedrullningsbara menyn genom att klicka på Ställ in status om projektet saknar status, eller genom att klicka på den befintliga statusen.
Möjligheten att lägga till anpassade fält i din statusuppdatering är en Business-funktion. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Se hur det fungerar i praktiken med en 30-dagars gratis Asana-provperiod. Prova gratis.
I statusuppdateringsfönstret kan du:
- Lägga till en titel
- Fylla i information i statusuppdateringen, inklusive förlopp, projektnamn, projektägare och projektdatum
- Välj vilka anpassade fält du vill inkludera i din uppdatering
- Lägg till ett nytt avsnitt
- Inkludera en sammanfattning
- Skissera nästa steg
- Redogöra för de viktigaste resultaten sedan din senaste uppdatering
- Dra höjdpunkter till uppdateringen för att skapa en berättelse
- När du har skapat en uppdatering klickar du på den blåa knappen Posta
Observera att du måste välja en av projektstatusarna i fas, riskerar att bli fördröjt, ur fas, pausat eller slutfört innan du kan uppdatera projektstatusen.
Lägga till höjdpunkter i en statusuppdatering
Du kan dra och släppa höjdpunkter, såsom slutförda milstolpar eller försenade uppgifter, till din statusuppdatering, för att förmedla din historia på ett enkelt sätt. Genom att lägga till höjdpunkter får du en visuell inblick i vad ditt team nyligen har uppnått eller potentiella hinder.
När du har lagt till höjdpunkterna och publicerat statusuppdateringen kommer Asana att minnas blockstrukturen och ordningsföljden för framtida uppdateringar.
Du kan också omorganisera din Sammanfattning, Vad vi har åstadkommit och Nästa steg genom att dra och släppa dem var du vill.
Lägga till diagram till en statusuppdatering
Du kan lägga till diagram i din statusuppdatering när du vill ge en visuell bild av det arbete som utförs.
Uppdatera statuspåminnelser
Varje projektägare kommer att få en veckouppgift varje torsdag om att uppdatera projektets status på fredagen. Om du som projektägare inte vill få dessa påminnelser kan du stänga av dem.
Så här stänger du av dessa statusuppdatering-påminnelser:
- Navigera till statusuppdateringsvyn
- Klicka på Påminn mig om att uppdatera statusen varje fredag
Statusuppdateringar kommer att visas i projektets översikt och meddelanden.
Skriva ut eller radera en statusuppdatering
För att skriva ut eller ta bort en statusuppdatering:
- Klicka på trepunktsikonen bredvid statusuppdateringen
- Klicka på Skriv ut statusuppdatering eller Ta bort statusuppdatering
Du kan bara radera din egen projektstatus, inte status som andra har lagt upp.
En anmärkning om att ta en ögonblicksbild
Statusuppdateringar är avsedda att vara en ögonblicksbild av projektstatusen vid en viss tidpunkt. Uppgifterna förblir därför oförändrade efter publicering. Det inkluderar bland annat projektnamn, anpassade fält, uppgiftsnamn, slutdatum och tilldelad person.
Det innebär att om namnet på en uppgift eller slutdatumet ändras efter publiceringen kommer uppgiften att se likadan ut i uppdateringen, så att du kan titta tillbaka och få en fullständig redogörelse för projektets status vid en viss tidpunkt.
Sekretess
Alla medarbetare i en statusuppdatering kan se allt innehåll, även om de inte har tillgång till det underliggande projektet.
Det innebär att de kan se alla uppgifter eller all text som ingår i rapporten. Men om de klickar på till exempel en uppgift eller milstolpe som ingår i ett projekt som de inte har behörighet till, ser de en sida för åtkomstbegäran men kan inte ta del av den underliggande informationen om de inte beviljas behörighet.
Slutföra ett projekt
Projekt kan slutföras, oavsett om det finns en befintlig projektstatus eller inte.
För att slutföra ett projekt:
- Klicka på trepunktsikonen och välj alternativet Slutfört i den nedrullningsbara menyn.
- Klicka på Ställ in status om projektet inte har någon befintlig status, eller klicka på den befintliga statusen och välj Slutförd i den nedrullningsbara menyn.
Slutförda projekt bör markeras som slutförda i statusuppdateringen i stället för att arkiveras. Vi rekommenderar att du slutför projekten innan du arkiverar dem. Genom att arkivera ett projekt kan du fokusera på mer aktiva projekt, men projektets status uppdateras inte.
Genom att märka ett projekt som slutfört blir det lättare att skilja slutförda projekt från projekt med andra statusar i en sammanfattning av projekt i portfolior och rapportering.
Märka ett projekt som ej slutfört
När ett projekt är slutfört kommer sidan Översikt att se ut så här:
Om du vill märka ett projekt som ej slutfört kan du klicka på Slutfört och välja en uppdaterad status från den nedrullningsbara menyn.
Användare kan också stänga av aviseringar för den här uppdateringen genom att markera kryssrutan i det övre högra hörnet.
Ett projekt som har slutförts och arkiverats kommer att visa statusen Slutförd och en banner med texten ”Det här projektet är arkiverat”.
