Vad är ett team?
Team är grupper av personer i din organisation som samarbetar med varandra i projekt. Varje team har sina egna medlemmar, teamadministratörer, projekt, meddelanden och kalendrar.
Användare som går med i en organisation läggs inte automatiskt till i team inom den organisationen. Varje medlem måste skapa ett team eller gå med i team inom organisationen.
En organisationsmedlem kan tillhöra flera team samtidigt.
Hitta team
Om du är medlem i en organisation hittar du två listor över dess team i sidofältet. Den första visar de team som du är medlem i och den andra visar de team som du kan bläddra bland och gå med i, eller skicka en förfrågan om att gå med i.
Om du är medlem med åtkomst till ett specifikt projekt i en organisation kommer ditt sidofält att innehålla en lista över de team du har åtkomst till. Medlemmar med åtkomst till ett specifikt projekt kan inte se andra team i organisationen.
Fån sidofältet kan du:
- Visa team som du är medlem i och öppna teamets sida
- Skapa ett nytt team
- Bläddra och gå med i andra team i organisationen
- Du kan också skapa ett team med hjälp av snabbinfoga-knappen
Om du inte ser team i sidofältet kan det betyda att du befinner dig i en arbetsyta. Lär dig hur man skapar en organisation.
Teamsida
Teamsidan är en central samlingsplats där du kan få åtkomst till hela teamets arbete. Teamsidan har tre flikar: Översikt, Meddelanden och Kalender.
Översikt
I fliken Översikt kan du:
- Visa en teambeskrivning
- Visa en medlemslista och hantera medlemmar
- Få åtkomst till teamets projekt och skapa nya projekt
- Få åtkomst till projektets mallar och skapa nya mallar.
Meddelanden
Använd meddelanden när du vill dela med dig av någon nyhet till hela teamet, fira viktiga framgångar eller tala om flera projekt samtidigt.
I fliken Meddelanden kan du:
- Skicka ett nytt meddelande till medlemmar
- Visa tidigare meddelanden.
Kalender
Teamkalendrar ger en översikt över alla uppgifterna i teamprojekten. De är ett utmärkt sätt att hålla sig informerad om vad teamet arbetar med under de kommande dagarna och veckorna.
I fliken Kalender kan du:
- Klicka på den nedrullningsbara pilen för att visa en annan månad eller ett annat år
- Klicka på I dag för att gå tillbaka till nuvarande vecka eller månad
- Klicka på ikonen Helger för att aktivera och inaktivera helger i kalendern.
Teamkalendrar är skrivskyddade och det går därför inte att lägga till uppgifter i dem. Du måste lägga till uppgifterna i ett projekt för att de ska visas i teamkalendern.
Skapa ett team
Skapa ett nytt team när du vill börja samarbeta med dina kollegor i en organisation.
Du kan göra det här från adminkonsolen, sidofältet eller snabbinfoga-knappen.
Så här skapar du ett team via adminkonsolen:
- Gå till Teams i sidofältet i adminkonsolen
- Klicka på knappen Skapa team i det övre högra hörnet
- Ett popup-fönster för att skapa ett nytt team kommer att be dig att lägga till ditt teams namn
- Du kan sedan lägga till en beskrivning för ditt team
- Lägg till medlemmar
- Välj teamets sekretessinställningar
- Klicka på ”Create team”
Bjud in flera personer till ett team samtidigt genom att kopiera e-postadresser från en CSV-fil och klistra in dem i inbjudningsfönstret.
Så här skapar du ett team via snabbinfoga-knappen:
- Klicka på snabbinfoga-knappen
- Välj team
Fyll i alla fält i popup-fönstret och klicka på Skapa team
När du skapar ett team blir du automatiskt teamadministratör för det teamet. Efter att du har skapat teamet kan du alltid justera teamets behörighetsinställningar via teaminställningarna.
Gå med i ett team
Du kan söka efter andra team i din organisation med hjälp av sökfältet och skicka en förfrågan om att gå med i ett team när du vill få åtkomst till teamets projekt och samarbeta med andra teammedlemmar.
Du kan också få en inbjudan till ett team via ett e-postmeddelande eller en delbar länk som ger dig åtkomst till teamet.
När du har skickat en förfrågan om att gå med i ett team måste en befintlig teammedlem godkänna din förfrågan. För öppna team läggs du automatiskt till utan godkännande.
Som standard får alla teammedlemmar en e-postavisering vid en ny förfrågan om att gå med i teamet. Vilken medlem som helst kan klicka för att godkänna. En teamadministratör kan dock begränsa dessa e-postaviseringar till att endast gå till teamadministratörer.
För att godkänna en förfrågan om medlemskap:
Klicka på trepunktsikonen intill teamets namn och välj Godkänn väntande medlemmar.
I fönstret för medlemsförfrågningar kan du välja Godkänn eller Neka bredvid en persons namn.
Organisationsgäster kan inte bläddra bland team som de inte är medlemmar i.
Teaminställningar
Gå till teaminställningarna när du vill ändra teamets namn, justera teambehörigheter, hantera teammedlemmar, ändra godkännandeaviseringar eller ta bort teamet.
Så här öppnar du ett teams inställningar:
- Håll muspekaren över teamets namn och klicka på trepunktsikonen
- Välj Redigera teaminställningar
Endast teammedlemmar har åtkomst till teaminställningarna.
Fönstret Teaminställningar har tre flikar:
- Allmänt
- Medlemmar
- Avancerad
Allmänt
Medlemmar
I fliken Medlemmar kan du:
- Visa en lista över alla medlemmar och medlemmar med åtkomst till specifika projekt i teamet
- Håll muspekaren över namn för att ta bort andra medlemmar eller dig själv från teamet
- Ge fullständig teamåtkomst till medlemmar som för närvarande bara har åtkomst till specifika projekt i teamet
- Bjuda in nya medlemmar till teamet
Som teammedlem kan man:
- Få åtkomst till alla öppna projekt i ditt team
- Justera teamets behörighetsinställning.
- Bjuda in medlemmar till teamet.
- Ta bort medlemmar från teamet.
- Byta namn på teamet.
- Se alla teammeddelanden
- Få åtkomst till teamkalendern.
En teamadministratör kan begränsa några av de här teammedlemmarnas förmågor. Läs mer om teamadministratörskontroller här.
När medlemmar tas bort från ett team i en organisation har de fortfarande åtkomst till sina tilldelade uppgifter. Det är först när de tas bort från organisationen som deras uppgifter läggs in i ett projekt för administratören.
Avancerad
I fliken Avancerat kan du:
- Hantera teamets redigerings- och medlemskontroller (endast teamadministratörer)
- Aktivera Harvest-integrationen
- Ta bort teamet
Om teamet som du vill ta bort är del av en avdelning, måste det först tas bort från avdelningen.
Om ett team tas bort kommer alla teammedlemmar att få en e-postavisering om att teamet har tagits bort. Personen som tog bort teamet får en länk för att kunna återställa teamet.
Om du använder Asana-mål bör du se till att alla mål som tilldelats till teamet omtilldelas till ett annat lämpligt team innan teamet tas bort. På så sätt kommer du att kunna filtrera målen med hjälp av det nytilldelade teamet vilket underlättar navigeringen.
Om du raderar ett team raderas alla dess projekt, inklusive projekt som är märkta som privata och som du kanske inte kan se.
Flytta projekt till ett annat team
Du kan bara flytta ett projekt till team som du är medlem i.
Flytta ett projekt till ett annat team:
- Klicka på den nedrullningsbara pilen.
- Välj Flytta till ett annat team
- Välj målteamet (kryssmarkeringen visar vilket team projektet för närvarande tillhör).
Du kan också flytta projekt mellan olika team genom att dra och släppa dem i sidofältet.
Gillar du det du ser? Börja med en 30-dagars gratis Asana-provperiod i dag. Prova gratis