Asana-konton är gratis och personliga. Asana-konton ger tillgång till delade arbetsytor och organisationer för att användare ska kunna samarbeta med andra Asana-användare.
Med ett enda Asana-konto kan du skapa eller gå med i flera arbetsytor och organisationer, för att samarbeta med olika grupper av Asana-användare. De arbetsytor och organisationer du tillhör är separata enheter, var och en med sin egen unika uppsättning av personer, projekt och uppgifter.
Eftersom varje arbetsyta och organisation är separata enheter kan inte dina kollegor se vilka arbetsytor eller organisationer du tillhör. Du kan inte heller se vilka arbetsytor eller organisationer dina kollegor tillhör. Läs mer om sekretessen mellan de olika ytorna här.
Gillar du det du ser? Börja med en 30-dagars gratis Asana -provperiod i dag. Prova gratis
Vad är en arbetsyta?
En arbetsyta är en grupp personer som arbetar tillsammans med projekt och uppgifter. Alla grupper kan använda arbetsytor och de kräver inte en delad företags-e-postdomän vilket organisationer gör.
Personer som skapar ett Asana konto med en personlig e-postadress (t.ex. @gmail.com or @yahoo.com) börjar med en arbetsyta.
Om du har en företags-e-postdomän kan du i stället överväga att använda en organisation.
Personer i din arbetsyta
Det finns två typer av personer i en arbetsyta: medlemmar i arbetsytan och medlemmar med begränsad åtkomst. Medlemmar har full åtkomst till arbetsytan medan medlemmar med begränsad åtkomst bara kan komma åt de projekt, uppgifter och meddelanden som någon har delat med dem.
Medlemmar i arbetsytan
Medlemmar i arbetsytan har full åtkomst till alla öppna projekt, uppgifter och konversationer i arbetsytan.
Medlemmar i arbetsytan kan göra följande:
- Byta namn på arbetsytan.
- Uppgradera arbetsytan till ett betalabonnemang.
- Bli betalningsansvarig för en betalande arbetsyta.
- Bjuda in eller ta bort personer från arbetsytan.
- Omvandla personer till medlemmar eller medlemmar med begränsad åtkomst.
Medlemmar med begränsad åtkomst
Medlemmar med begränsad åtkomst är personer med begränsad åtkomst till arbetsytan. Medlemmar med begränsad åtkomst kan bara se de projekt du har delat. Du kan bjuda in leverantörer, kunder eller andra tredje parter som medlemmar med begränsad åtkomst, vilket ger dem åtkomst till relevanta projekt och uppgifter utan att ge dem åtkomst till allt i arbetsytan.
Medlemmar med begränsad åtkomst kan inte:
- Byta namn på arbetsytan.
- Uppgradera arbetsytan till ett betalabonnemang.
- Bli betalningsansvarig för den betalande arbetsytan.
- Bjuda in personer som fullvärdiga medlemmar i arbetsytan.
- Ta bort personer.
- Omvandla personer till medlemmar eller medlemmar med begränsad åtkomst.
Medlemmar med begränsad åtkomst kan:
- Skapa nya projekt och uppgifter.
- Göra ändringar i de projekt och uppgifter som de har tillgång till.
- Bjuda in andra medlemmar med begränsad åtkomst.
- Skriva meddelanden.
Gästens roll är inte tillgänglig i arbetsytor. Varje medlem i en arbetsyta räknas in i prenumerationens platsgräns.
Identifiera medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst
Från fliken medlemmar i vänster sidofält kan du:
- Få en översikt av medlemskapsstausen
- Välja medlemmar med begränsad åtkomst
- Välj Ta bort för att ta bort medlemmar
- Bjuda in medlemmar att gå med
Arbetsyta medlemmar kan också konvertera en medlem till en medlem med begränsad åtkomst, eller vice versa, från det här fönstret.
Skapa en arbetsyta
Skapa en arbetsyta när du vill samarbeta med andra personer i Asana.
Skapa en ny arbetsyta:
- Klicka på din profilbild och välj Mina inställningar... i den nedrullningsbara menyn.
- Klicka på fliken Konto
- Välj Skapa ny arbetsyta
Ett Asana konto kan gå med i eller skapa flera arbetsytor. Skapa arbetsytor för olika grupper av personer som du vill samarbeta med.
Omvandla din befintliga arbetsyta till en organisation
Om du behöver skapa flera team eller arbeta med olika avdelningar kan du omvandla en av dina befintliga arbetsytor till en organisation. Lär dig mer om skillnaderna mellan arbetsytor och organisationer här.
Du måste först lägga till företagets e-postadress till ditt Asana konto innan du kan omvandla en arbetsyta till en organisation.
För att få åtkomst till adminkonsolen i din arbetsyta:
- Klicka på din profilbild
- Klicka på Adminkonsol
Från adminkonsolen:
- Gå till fliken inställningar
- Klicka på Omvandla till organisation
På fliken Omvandla till organisation:
- Välj din jobb-e-postadress
- Verifiera användarvillkor
Om den här e-postdomänen inte redan används av en annan organisation uppmanas du att klicka på knappen Omvandla.
Om du befinner dig i en betalande arbetsyta kan endast den betalningsansvarig omvandla den till en organisation.
Ta reda på merHar du problem med att omvandla din arbetsyta?
Om du har problem med att omvandla en av dina befintliga arbetsytor till en organisation och du inte ser meddelandet om att din e-postdomän redan används, kan du kontakta Asana supportteam och inkludera följande information:
- Namnet på din organisation eller din största/mest aktiva företagsarbetsyta.
- Din e-postdomän
Vi kommer då att omvandla din största arbetsyta till en ny organisation.
Påskynda processen genom att kopiera den här texten:
Primary organization/workspace:
Email domain:
Om du har en delad universitet-e-postdomän (t.ex.
college.edu) krävs en separat underdomän (t.ex.staff.college.edu) för att skapa en organisation.
Arbetsytans adminkonsol
Öppna adminkonsolmenyn när du vill:
- Redigera arbetsytans namn
- Hantera personer och inbjudningar
- Hantera fakturering som gäller för dem som har uppgraderat till en betalande arbetsyta
Endast medlemmar i arbetsytan har åtkomst till adminkonsolen. Medlemmar med begränsad åtkomst kan inte.
I adminkonsolen får du tillgång till följande flikar: medlemmar, fakturering, inställningar, appar och resurser:
Medlemmar
I fliken medlemmar kan du:
- Se en lista med medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst i din arbetsyta
- Konvertera en medlem till en medlem med begränsad åtkomst, eller omvänt
- Ta bort en medlem eller medlem med begränsad åtkomst från din arbetsyta
- Bjud in nya personer till din arbetsyta
Inställningar
I fliken inställningar kan du:
- Ändra namnet på din arbetsyta
- Omvandla din arbetsyta till en organisation
Inaktivera en arbetsyta
När du lämnar en arbetsyta kommer projekten och uppgifterna inte att tas bort från arbetsytan eftersom arbetsytor är delade utrymmen.
Om arbetsytan inte längre behövs kan du inaktivera den genom att:
- Borttagning av alla uppgifter
- Ta bort alla projekt
- Ta bort alla andra medlemmar
När allt har tagits bort och du är den enda kvarvarande medlemmen kan du lämna arbetsytan.
Endast de som har bjudits in får åtkomst till en arbetsyta. Om alla medlemmar har tagits bort är arbetsytan inte längre tillgänglig.
Det går inte att arkivera arbetsytor.
Bli medlem i en befintlig arbetsyta
För att bli medlem i en befintlig arbetsyta måste en nuvarande medlem bjuda in dig.
Lämna en arbetsyta
Du kan lämna en arbetsyta om du inte längre samarbetar aktivt med medlemmarna i arbetsytan.
När du lämnar har du inte längre tillgång till projekten och uppgifterna i arbetsytan, och den kommer inte längre att synas när du klickar på din profilbild även om arbetsytan finns kvar.
Så här lämnar du en arbetsyta:
- Klicka på din profilbild längst upp till höger på skärmen
- Klicka på Mina inställningar...
- Gå till fliken Konto
- Välj Ta bort mig från den här arbetsytan längst ner på sidan
När du lämnar en arbetsyta kommer du inte längre att ha tillgång till dess projekt och uppgifter.
Hantera medlemmar i arbetsytan och medlemmar med begränsad åtkomst
Som medlem i en arbetsyta kan du använda adminkonsolen när du vill:
- Bjuda in andra medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst
- Avbryta inbjudningar
- Omvandla medlemmar till medlemmar med begränsad åtkomst, eller omvänt
- Ta bort medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst.
Öppna fliken medlemmar via adminkonsolen
- Klicka på ditt profilfoto och välj Adminkonsol från den nedrullningsbara menyn.
- Gå till fliken medlemmar
Här kan du även se antalet medlemmar i arbetsytan och medlemmar med begränsad åtkomst högst upp i menyn. Uppgradera din arbetsyta om du vill lägga till fler personer efter att du nått din gräns.
Omvandla medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst
Du kan omvandla medlemmar till medlemmar med begränsad åtkomst om du vill begränsa deras åtkomst, eller konvertera medlemmar med begränsad åtkomst till medlemmar om du vill ge dem åtkomst till alla öppna projekt i din arbetsyta.
Så här konverterar du en medlem till en medlem med begränsad åtkomst, eller omvänt:
- Gå till fliken medlemmar i adminkonsolen för arbetsytan
- Klicka på trepunktsikonen till höger om personens namn och klicka på medlem (eller medlem med begränsad åtkomst) för att växla mellan de två.
Bjud in personer
Bjud in personer från fliken Medlemmar i din adminkonsol
Du kan bjuda in personer till arbetsytan från fliken medlemmar i adminkonsolen.
För att bjuda in från adminkonsolen:
- Gå till fliken medlemmar
- Klicka på knappen Bjud in medlemmar
- Ange personens e-postadress
- Du kan välja ett projekt från den nedrullningsbara menyn
- Klicka på knappen Skicka
Du kan konvertera en användare i en arbetsyta till en medlem med begränsad åtkomst genom att klicka på trepunktsikonen bredvid personens namn på fliken medlemmar i adminkonsolen.
Bjuda in personer från ett projekt
Du kan också bjuda in personer från ett projekt på följande sätt:
- Välj det projekt du vill bjuda in någon till från sidofältet eller sökfältet
- Klicka på ikonen för medlemmar högst upp i projektet för att öppna ett delat projektfönster.
- Bjud in användare genom att lägga till projektmedlemmar via e-post eller namn. Bjud in användare
Du får en avisering när du bjuder in någon till projektet som ännu inte ingår i din arbetsyta.
Avbryta inbjudningar
Så här avbryter du en inbjudan från adminkonsolen:
- Gå till fliken medlemmar i adminkonsolen
- Härifrån hittar du den användare vars inbjudan du vill avbryta
- Klicka på trepunktsikonen
- Du kommer att se ett alternativ för att avbryta inbjudan - klicka på detta för att avbryta inbjudan
Den person vars inbjudan du avbryter kommer fortfarande att få sitt e-postmeddelande med inbjudan, men om de följer länken kommer de inte längre att få åtkomst till din arbetsyta eller projekt. I stället visas felmeddelandet ”Tyvärr har du inte åtkomst”.
Ta bort medlemmar och medlemmar med begränsad åtkomst.
Ta bort medlemmar eller medlemmar med begränsad åtkomst från arbetsytan om du inte längre vill att de ska ha tillgång till arbetsytans projekt och uppgifter.
Så här tar du bort personer från din arbetsyta:
- Klicka på trepunktsikonen intill medlemmens namn i fliken medlemmar
- Klicka på Ta bort
När en person tas bort från din arbetsyta kommer uppgifterna, projekten, meddelandena, bilagor och kommentarerna som personen skapade fortfarande att finnas kvar. De tidigare tilldelade uppgifterna kommer nu däremot inte längre att vara tilldelade.
För att säkerställa att alla uppgifter är tilldelade kan du gå till personens Mina uppgifter och omtilldela deras uppgifter innan du tar bort dem.