I Asana är det sammanhanget som definierar åtkomsten till ett team och det finns några olika behörighetsinställningar som påverkar vem som kan få åtkomst till ett team, dess öppna projekt och teammeddelanden.
En person som tillhör ett team har åtkomst till alla teammeddelanden och öppna projekt i det teamet.
Gäster i en organisation måste tillhöra ett team för att få åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden. Om gästerna inte tillhör teamet har de inte åtkomst till det och kan inte heller begära att gå med i teamet, oavsett vilka behörighetsinställningar teamet har.
| Team: | Tillgänglig för: | Kan begära att gå med: |
|---|---|---|
| Medlemskap genom förfrågan | Teamkollegor | Ja |
| Privat | Teamkollegor | Nej |
| Öppet för organisation | Team- och organisationsmedlemmar | Ja |
Alternativen öppet team och privat team är endast tillgängliga i Premium-, Business- och Enterprise-versionen av Asana. Läs mer här!
Identifiera ett teams behörighetsinställningar
För att identifiera vem som tillhör ett team i Asana och vem som kan se teamets projekt måste du gå in på teamets teaminställningar.
För att komma åt teaminställningar:
Håll muspekaren över teamets namn i sidofältet, klicka på trepunktsikonen och välj Redigera teaminställningar.
Vem har åtkomst till ett team?
Team som kräver medlemskap genom förfrågan
Innan en användare kan få åtkomst till öppna projekt och teammeddelanden i ett team som kräver medlemskap genom förfrågan måste ansökan om medlemskap godkännas av en aktiv teammedlem eller en teamadministratör. Endast teammedlemmar kan få åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden för medlemskap genom förfrågan. Du kan se en lista över alla teammedlemmar i teaminställningarna under fliken Medlemmar.
Privat team
Endast teammedlemmar har åtkomst till ett privat teams öppna projekt och teammeddelanden. Du kan se en lista över alla teammedlemmar i teaminställningarna under fliken Medlemmar.
Öppet team
I ett öppet team kan tekniskt sett endast teammedlemmar ha åtkomst till offentliga projekt och teammeddelanden. Dock kan organisationsmedlemmar bli medlemmar utan att behöva godkännande och därmed få åtkomst till de öppna projekten och teammeddelandena.
Vem kan begära att gå med i ett team?
Team som kräver medlemskap genom förfrågan
Team som kräver medlemskap genom förfrågan är sökbara för alla medlemmar i en organisation. Alla medlemmar i en organisation kan begära att gå med i ett team som kräver medlemskapsförfrågan.
För att ansöka om att gå med i ett team som kräver medlemskapsförfrågan:
- Rulla till botten av sidofältet och välj Bläddra bland fler team
- Leta efter ett team som du vill gå med i och klicka på Ansök om medlemskap.
Innan en användare kan få åtkomst till öppna projekt och teammeddelanden i ett team som kräver medlemskap genom förfrågan måste ansökan om medlemskap godkännas av en aktiv teammedlem.
Privat team
Det enda sättet att få åtkomst till ett privat team är att bli inbjuden av en av teamets medlemmar.
Användare kan inte upptäcka privata team som de inte har åtkomst till. Därför kan de inte ansöka om medlemskap eller se ett privat team i sidofältet.
Öppet team
Alla medlemmar i en organisation kan se öppna team i sidofältet och gå med i dem utan godkännande.
För att gå med i ett öppet team:
- Rulla till botten av sidofältet och välj Bläddra bland fler team
- Leta efter ett team som du vill gå med i och klicka på Gå med.
Du kan gå med i ett öppet team utan godkännande, så att du får åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden omedelbart efter att du har gått med.
Organisationsgäster kan inte se team som de inte har åtkomst till i sidofältet. Därför kan de inte ansöka om medlemskap eller ens se ett öppet team i sidofältet.
Dela ett team
Team som kräver medlemskap genom förfrågan
Det finns två sätt att dela ett team som kräver medlemskap genom förfrågan:
- Bjuda in nya teammedlemmar - om du bjuder in någon till ett team som kräver medlemskap genom förfrågan får den personen åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden.
- Ändra så att teamet blir öppet - att ändra teamet till öppet innebär att alla organisationsmedlemmar automatiskt får åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden utan att behöva godkännas. Organisationsgäster kan inte gå med i eller ens se ett öppet team i sidofältet.
Det finns två sätt att bjuda in någon till ett team som kräver medlemskapsförfrågan:
- Klicka på + -ikonen i sidhuvudet.
- Klicka på + -ikonen i sidofältet och klicka på Bjud in teamkollegor
För att byta till ett öppet team:
Gå till fliken Inställningar i teaminställningarna, välj Öppet för organisation och klicka sedan på knappen Uppdatera team.
Privat team
Det finns tre sätt att dela ett privat team:
- Bjuda in nya teammedlemmar - om du bjuder in någon till ett privat team får den personen åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden.
- Ändra till ett team som kräver medlemskapsförfrågan - att ändra till ett team som kräver medlemskapsförfrågan innebär att alla organisationsmedlemmar kan begära att gå med i teamet från sidofältet, men deras ansökan måste godkännas innan de kan få tillgång till teamets öppna projekt och teammeddelanden. Organisationsgäster kan inte ansöka om medlemskap eller se team som kan ansöka om medlemskap i sidofältet.
- Ändra så att teamet blir öppet - att ändra teamet till öppet innebär att alla organisationsmedlemmar automatiskt får åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden utan att behöva godkännas. Organisationsgäster kan inte gå med i eller ens se ett öppet team i sidofältet.
Det finns två sätt att bjuda in någon till ett privat team:
- Klicka på + -ikonen i sidhuvudet.
- Klicka på + -ikonen i sidofältet och klicka på Bjud in teamkollegor
Så här ändrar du till ett team som kräver medlemskap genom förfrågan:
Gå till fliken Inställningar i teaminställningarna, välj Medlemskap genom förfrågan och klicka sedan på knappen Uppdatera team.
För att byta till ett öppet team:
Gå till fliken Inställningar i teaminställningarna, välj Öppet för organisation och klicka sedan på knappen Uppdatera team.
Öppet team
Alla medlemmar i en organisation kan söka efter och gå med i öppna team utan godkännande. Organisationsgäster måste få en inbjudan till ett öppet team för att få åtkomst till det.
- Bjuda in organisationsgäster - om du bjuder in en organisationsgäst till ett öppet team får gästen åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden.
Det finns två sätt att bjuda in någon till ett öppet team:
- Klicka på + -ikonen i sidhuvudet.
- Klicka på + -ikonen i sidofältet och klicka på Bjud in teamkollegor
Begränsa åtkomst till ett team
Begränsa åtkomst till ett team som kräver medlemskap genom förfrågan
Det finns fyra sätt att begränsa åtkomst till ett team som kräver medlemskap genom förfrågan:
- Neka någons begäran om att gå med i teamet.
- Ta bort en befintlig teammedlem - om du tar bort någon från ett team som kräver medlemskap genom förfrågan förlorar den personen åtkomst till teamets projekt, både öppna och privata, samt teammeddelanden.
- Ändra så att teamet blir privat - om du ändrar till ett privat team innebär det att andra organisationsmedlemmar inte längre kan ansöka om att gå med i det teamet från sidofältet.
- Kräv teamadministratörsgodkännande - en teamadministratör kan kräva att alla inbjudningar till teamet först måste godkännas. Detta är endast tillgängligt för Asana Enterprise-kunder.
För att neka åtkomst:
Navigera till Teaminställningar från teamets namn i sidofältet. Om någon har ansökt om att gå med i teamet kommer Godkänn väntande medlemmar att visas.
Klicka på Neka för att neka personen åtkomst till teamet.
Så här tar du bort en teammedlem:
Gå till fliken Medlemmar i teaminställningar, håll muspekaren över teammedlemmens namn och klicka på knappen Ta bort.
För att byta till ett privat team:
Gå till fliken Inställningar i teaminställningarna, välj Privat och klicka sedan på knappen Uppdatera team.
Privat team
Det finns två sätt att begränsa åtkomst till ett privat team eftersom åtkomst till privata team endast ges till de som har bjudits in.
- Ta bort teammedlemmar - om du tar bort någon från ett privat team förlorar den personen åtkomst till teamets projekt, både öppna och privata, samt teammeddelanden.
- Kräv teamadministratörsgodkännande - en teamadministratör kan kräva att alla inbjudningar till teamet först måste godkännas. Detta är endast tillgängligt för Asana Enterprise-kunder.
Så här tar du bort en teammedlem:
Gå till fliken Medlemmar i teaminställningar, håll muspekaren över teammedlemmens namn och klicka på knappen Ta bort.
Öppet team
Det finns fyra sätt att begränsa åtkomst till ett öppet team:
- Ta bort organisationsgäster - om du tar bort organisationsgäster från ett öppet team förlorar de åtkomst till teamets projekt (både öppna och privata) och teammeddelanden.
- Ändra till ett team som kräver medlemskapsförfrågan - att ändra till ett team som kräver medlemskapsförfrågan innebär att alla organisationsmedlemmar kan ansöka om att gå med i det teamet från sidofältet, men deras ansökan måste godkännas innan de kan få tillgång till teamets öppna projekt och teammeddelanden.
- Ändra till ett privat team - om du ändrar till ett privat team innebär det att andra organisationsmedlemmar inte längre kan ansöka om att gå med i det teamet från sidofältet eller ens söka efter teamet.
- Kräv teamadministratörsgodkännande för gäster - en teamadministratör kan kräva att alla gästinbjudningar till teamet först måste godkännas. Detta är endast tillgängligt för Asana Enterprise-kunder.
Så här tar du bort en teammedlem:
Gå till fliken Medlemmar i teaminställningar, håll muspekaren över teammedlemmens namn och klicka på knappen Ta bort.
Tekniskt sett kan du ta bort en organisationsmedlem från ett öppet team, men eftersom teamet är öppet går det att helt enkelt bli medlem igen utan att behöva godkännande för åtkomst till teamets öppna projekt och teammeddelanden.
Så här ändrar du till ett team som kräver medlemskap genom förfrågan:
Gå till fliken Inställningar i teaminställningarna, välj Medlemskap genom förfrågan och klicka sedan på knappen Uppdatera team.
För att byta till ett privat team:
Gå till fliken Inställningar i teaminställningarna, välj Privat och klicka sedan på knappen Uppdatera team.