Regler

Anpassade regler med villkor, utlösaren för ändrad status för godkännanden och åtgärden Lägg till kommentar är tillgängliga på nivåerna Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+, samt och tidigare abonnemang Business och Legacy Enterprise. 

Du kan också använda kombinationer av utlösare och/eller villkorlig logik och flera åtgärder för att automatisera rutinuppgifter så att ditt team slipper tänka på dem.

Du kan använda acton som utförs av en regel för att utlösa en annan.

Ytterligare utlösare och åtgärder

Användning av andra utlösare och åtgärder:

1. När statusen för ett godkännande ändras kan du ange vilken åtgärd som ska vidtas som en följd av det
2. Skapa en kommentar som kommer att publiceras i Asana när en vald utlösare inträffar.
   
   

Utlösare: slutdatum närmar sig

Kunder på nivåerna Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+, samt och tidigare abonnemang Business och Legacy Enterprise kan skapa en anpassad regel i dialogrutan Regler och hitta slutdatum närmar sig i listan över utlösare.  Du kan välja mellan ett par förinställda alternativ eller klicka på Anpassad om du vill ha fler alternativ.

Med alternativet Anpassad kan du ange hur många minuter, timmar, dagar eller veckor före slutdatum som regeln ska utlösas.

Utlösare: Försenad uppgift

Kunder på Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+ nivåer, samt och tidigare abonnemang på Business och Legacy Enterprise kan hitta utlösaren för uppgift är försenad när de skapar en anpassad regel. Du kan välja mellan ett par förinställda alternativ eller klicka på Anpassad om du vill ha fler alternativ.

Med alternativet Anpassad kan du ange hur många minuter, timmar, dagar eller veckor efter att uppgiften har blivit försenad som regeln ska utlösas.

Om du väljer dagar eller veckor när du konfigurerar utlösaren kommer den att ignorera sluttider och endast utlösas baserat på slutdatum. Om du däremot väljer minuter eller timmar kommer den att respektera sluttider.

Ytterligare anteckningar om att slutdatum närmar sig och att utlösare för att uppgiften är försenad

• Dessa utlösare aktiveras i det ögonblick då en uppgift förfaller eller försenas, inte bara för att en uppgift förfaller eller försenas.
• Utlösarna aktiveras inte retroaktivt när regeln skapas för alla befintliga uppgifter i projektet som motsvarar kriterierna. De aktiveras endast för förfallna händelser som inträffar efter att regeln har skapats.
• Utlösarna aktiveras endast för ej slutförda uppgifter.
• Regler med dag- eller veckoprecision kommer inte att utföras exakt vid midnatt. Dessa regler kommer snarare att utföras i fönstret mellan 00:00 och 01:00.

Åtgärd: Skapa uppgift

Med ett Asana Starter, Advanced, Enterprise eller Enterprise+ -abonnemang, eller ett abonnemang på äldre nivåer Business eller Legacy Enterprise, kan du använda regler för att automatiskt skapa uppgifter, milstolpar och godkännanden i ditt projekt. Välj en utlösare eller kombination av utlösare så skapar Asana uppgiften när regeln körs. Du kan i förväg bestämma uppgiftens namn, tilldelad person, relativt slutdatum med mera.

Skapa en uppgift med en regel:

1. Gå till Anpassa längst upp till höger i projektet.
2. Klicka på + Lägg till regel och sedan på Skapa anpassad regel
3. Välj en utlösare eller en kombination av utlösare.
4. Klicka på fliken Åtgärder när du har valt utlösare.
5. Under Skapa nytt väljer du uppgift

Åtgärd: Skapa underuppgift

Kunder på Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+ nivåer, samt och tidigare abonnemang Business och Legacy Enterprise kan skapa en anpassad regel i dialogrutan Regler och hitta underuppgifter i listan över åtgärder.

Med Underuppgifter kan du automatiskt lägga till en fördefinierad lista med underuppgifter till en uppgift.

Om du vill lägga till en underuppgift:

1. Klicka på underuppgifter.
2. Skriv in namnet på underuppgiften.
   
   

Så snart en underuppgift har lagts till kan regeln skapas.

Du kan skapa upp till 20 underuppgifter.

Om du vill redigera en regel klickar du på penn-ikonen bredvid regeln i sidofältet. Ändringarna sparas automatiskt.

Åtgärd: Ta bort uppgift från projekt

Tidigare kunde du använda regler för att lägga till uppgifter i ett projekt. Du kan nu också ta bort uppgifter från projekt med hjälp av åtgärden Ta bort uppgift från projekt och låsa upp fler alternativ för att automatisera åtgärder i dina projekt. 

Så här använder du Ta bort uppgift från projektåtgärd:

1. Gå till Anpassa längst upp till höger i projektet.
2. Klicka på + Lägg till regel och sedan på Skapa anpassad regel
3. Välj en utlösare eller en kombination av utlösare.
4. Klicka på fliken Åtgärder när du har valt utlösare.
5. Välj Ta bort uppgift från projektet under avsnittet Flytta uppgift
   
   

Åtgärd: Ange uppgiftstitel och -beskrivning

Du kan nu använda en regel för att ställa in en uppgiftstitel och -beskrivning. Dessa regelåtgärder finns på fliken Åtgärder i regelverktyget under avsnittet Ändra uppgiftsfält till….

Åtgärd: Ställ in uppgiftstitel till

Så här ställer du in en uppgiftstitel:

1. Gå till fliken Åtgärder i regelverktyget
2. Välj Ställ in uppgiftstitel till
3. Ange uppgiftsrubriken i rutan som finns under uppgiftsnamn
4. Klicka på Skapa regel

Exemplet i skärmbilden ovan använder utlösaren uppgift läggs till i det här projektet. I det här fallet får alla uppgifter som läggs till i projektet automatiskt den titel du angav under uppgiftsnamn när du skapade regeln.

Åtgärd: Ställ in uppgiftsbeskrivning till

Så här ställer du in en uppgiftsbeskrivning:

1. Gå till fliken Åtgärder i regelverktyget
2. Välj Ställ in uppgiftsbeskrivning till
3. Ange uppgiftsbeskrivningen i rutan under beskrivning
4. Klicka på Skapa regel

Exemplet i skärmbilden ovan använder utlösaren uppgift läggs till i det här projektet. I det här fallet kommer alla uppgifter som läggs till i projektet automatiskt att få den beskrivning du angav under Beskrivning när du skapade regeln.

Obs! Beskrivningen som tillhandahålls när du bygger den här regeln kommer att ersätta alla befintliga uppgiftsbeskrivningar när regeln körs.

Lägga till variabler när du ställer in en uppgiftstitel eller beskrivning

Funktionen Ange uppgiftstitel och -beskrivning stöder också dynamiska värden, vilket innebär att du kan låta uppgiftstiteln eller -beskrivningen referera till en specifik variabel som en uppgift, en person, ett datum eller ett anpassat fält. Till exempel: "Nytt arbete behövs från [tilldelad person]".

Inkludera variabler i din uppgiftstitel

1. Choose Ställ in uppgiftstitel till som din regelåtgärd.
2. Klicka på + -ikonen till höger om textfältet.
3. Välj bland variablerna uppgift, personer, datum eller anpassade fält.

Inkludera variabler i uppgiftsbeskrivningen

1. Choose Ställ in uppgiftsbeskrivning till som din regelåtgärd.
2. Klicka i textfältet och klicka sedan på ikonen + i det nedre vänstra hörnet.
3. Välj Variabel och välj bland variablerna uppgift, personer, datum eller anpassade fält.

Uppdaterar text och numeriska anpassade fält

Du kan också använda regler för att uppdatera innehållet i ett anpassat textfält eller ett numeriskt anpassat fält. Det här innebär att du kan välja värdena för ett anpassat textfält eller numeriskt anpassat fält baserat på en tidigare utlösare.

Text anpassat fält: 

När utlösaren för en uppgift som flyttas till ett avsnitt är inställd på Att schemaläggas kan du lägga till åtgärden att ställa in det anpassade fältet för innehåll <mmt:gls_c:3>skanal till "Blogg".

Numeriskt anpassat fält:

När utlösaren för innehåll (QGEC) är inställd på I vänteläge kan du ställa in åtgärden för att välja den beräknade tiden.

Regeltyper

Det maximala antalet regler per projekt är satt till 50, oavsett planstorlek eller nivå.

Anpassade regler

Utlösare

• Du kan lägga till upp till 20 utlösare per anpassad regel.
• Du kan välja utlösaren fler än en gång.
• Du kan inte välja slutdatum närmar sig eller uppgift är försenad utlösare för underuppgifter. Om du vill använda någon av dessa utlösare måste du ändra regeln till Körs på uppgifter.

Flera åtgärder

• När en eller flera utlösare inträffar kan du välja upp till 5 resulterande åtgärder.
• Du kan inte lägga till samma åtgärd fler än en gång.

Kolumn- eller avsnittsbaserade utlösare

Kolumn eller avsnittsbaserade utlösare är avsedda för projekt med tavlor eller projekt som har uppdaterats för att använda de nya, minimerbara sektionerna.

Regler för
anpassade fält

Regler för anpassade fält är tillgängliga i alla projekt med anpassade fält. Anpassade fält för personer stöds också.

För att låsa upp de här reglerna måste du först lägga till ett anpassat fält i ditt projekt.

Utlösande regler

Du kan utlösa en regel varifrån som helst (webb, mobil, externa integreringar). Om du uppdaterar något i en uppgift kontrollerar vi om uppgiften finns i projekt med regler och om din åtgärd är utlösande för någon av reglerna.

Projekt som du inte har tillgång till

Du kan aktivera regler för projekt som du inte har tillgång till, men den gula blixtikonen visas då inte för att indikera att en regel körs.

Vem som helst kan utlösa en regel, inklusive gäster.

Behörigheter: några överväganden

Regler kan nu, precis som anpassade fält, redigeras av andra medlemmar i projektet som standard. Regler som gör det möjligt att lägga till uppgifter i andra projekt är nu synliga i menyn Anpassa. De här reglerna kan pausas direkt från respektive projekt.

• Du har nu möjlighet att låta andra med redigeringsbehörighet redigera regler. Nu kommer regler som skapas att vara redigerbara som standard.
• Endast ägaren till en regel kan ta bort en regel.
• Personer som redigerar regler i projekt och mallar måste ha rätt behörigheter för att kunna spara alla reglerna. Om till exempel regeln lägger till uppgifter i ett annat projekt måste personen som redigerar även ha redigeringsbehörighet i det andra projektet.
• När en regel kopieras efter att ett projekt har kopierats blir den som har utfört kopieringen ägare med otillräckliga privilegier. I det här fallet inaktiveras regeln, men ägaren har fortfarande redigeringsbehörigheter.
• Reglerna är utformade för att fortsätta att köras även när ägarens åtkomstbehörigheter ändras. Om en regel till exempel har ställts in för att lägga till uppgifter i ett projekt och du senare förlorar åtkomsten till det projektet, kommer regeln att fortsätta att köras.
• När en regel kopieras eller dupliceras via projektmallar (nya och äldre versioner) blir användaren av mallen ägare till regeln. Regeln inaktiveras endast om den som kopierar mallen har otillräckliga åtkomstbehörigheter för regeln. Du kan till exempel inte redigera ett projekt som regeln vill lägga till uppgifter i.
• Om en användare lämnar ett projekt bryts inte regeln. Om det inte finns några andra användare som interagerar med projektet kommer regeln dock att inaktiveras.

Vem kan aktivera eller inaktivera en regel?

Alla användare med redigeringsbehörighet till ett projekt där en regel körs kan aktivera eller inaktivera en regel som skapats av någon annan.

Användare med redigeringsåtkomst är de enda som kan se ändringshistoriken.

En användare med redigeringsbehörighet kan pausa eller aktivera en regel, men endast ägaren kan redigera utlösare och åtgärder.

Regelägaren är fortfarande den enda person som kan redigera eller ta bort en regel.

Avprovisionering

När du avprovisionerar någon som använder regler, pausar vi regeln och överlåter äganderätten för alla regler i projektet till projektägaren.

Om det inte finns någon projektägare är det administratören som avprovisionerade användaren som tar över äganderätten. Endast den nya ägaren av en regel kan återaktivera regeln för att fortsätta köra den.

När en regelägare inaktiveras och den nya ägaren har tillräckliga behörigheter innebär det att regeln fortsätter att köras och att den nya ägaren kan redigera den.

Uppdateringar om felkonfigurerade regler

Om en regel blir felkonfigurerad (till exempel: ”Märkt som slutförd” > Flytta till kolumn ”Slutförd” och någon raderar din ”Slutförd” kolumn), kommer vi att skicka ett e-postmeddelande till ägaren av regeln för att informera om att det bör åtgärdas.

• Vi skickar ett e-postmeddelande till dig första gången en regel utlöses men inte kan aktiveras på grund av att den är felkonfigurerad. Vi kommer inte att skicka e-post till dig igen förrän regeln har korrigerats och körts minst en gång innan den felkonfigureras igen.

• Alla användare med läsbehörighet till regeln i fråga kan se regelns status.

• Varningarna försvinner när du har uppdaterat regeln till en korrekt konfiguration och sparat uppdateringarna.

Regelintegreringar

Regler är en viktig del av många arbetsflöden, liksom integreringar med tredjepartstjänster (t.ex. Slack). Nu kan du använda en regel för att integrera teamets favoritverktyg i ditt arbete i Asana och låta reglerna utföra det tunga jobbet automatiskt. Du kan ställa in specifika utlösare i dina Asana-projekt och lita på att regler automatiserar arbetsflödet när de valda kriterierna uppfylls.

Regelintegreringen Slack + Asana låter dig exempelvis  skicka ett meddelande till en teamkollega i Slack, utlöst av slutförandet av en uppgift eller ett projekt.

Du kan skapa en regel som meddelar en specifik kanal i Microsoft team baserat på villkor som till exempel att ett anpassat fältvärde ändras.

Eller skapa nya ärenden i Jira Cloud och Jira Server när en uppgift läggs till i ett särskilt projektavsnitt.

Nyligen lanserade regelintegreringar stöder också åtgärder inom Gmail, PagerDuty och Twilio. Läs mer om hur du konfigurerar deras respektive regelintegreringar här.

Regler som använder integreringar  kräver korrekta apphanteringsinställningar och användarautentisering med tredjepartstjänsterna.

Utlösa åtgärder inom appar

Det finns tre typer av utlösare för regler, detta gäller även när åtgärder utlöses med regelintegreringar.

Utlösare av typen Uppgift tillagd

• Uppgift tillagd i ett avsnitt
• Uppgift tillagd i det här projektet

Utlösare av typen Uppgift uppdaterades

• Baserat på godkännandestatus
• Baserat på slutförandestatus
• Baserat på tilldelad person
• Baserat på slutdatum
• Baserat på bifogade bilagor
• Baserat på tillagda kommentarer

Utlösare av typen uppgiftstidsfrister

• Uppgiften är inte längre blockerad
• Slutdatumet närmar sig
• Uppgiften är försenad

Formulär

När uppgifter skapas från formulär kan de utlösa någon av följande utlösare:

Uppgift tillagd i ett projekt.

Den här utlösaren gäller alla uppgifter som läggs till i ett projekt, inte bara från formulär.

Anpassat fält inställt

För varje nedrullningsbart anpassat fält i projektet visas en utlösare och en åtgärd. Om ditt projekt har anpassade fält för ”Prioritet” och ”Steg”, visas ”Prioritet fastställd” och ”Steg fastställt” som utlösare. Du väljer vilket värde i det anpassade fältet som ska utlösa en regel.

Exempel: Om du har ett nedrullningsbart anpassat fält i ditt formulär för typ av förfrågan, med alternativen ”Blogg” och ”Webbplats”, kan du ställa in en regel för projektet som lyder: ”När ’Typ av förfrågan‘ är inställd på ’Blogg’ läggs uppgiften till i projektet ’Bloggförfrågningar’”.

Det här fungerar bara för nedrullningsbara anpassade fält i projektet. De nedrullningsbara menyerna i vissa formulär är inte anpassade fält.

Utlösare för formulärinlämningar

Med utlösare för formulärinlämning kan du automatiskt flytta dina formulär till en ny process utan att behöva prioritera dem manuellt. Utlösare för inlämning av formulär kan hjälpa dig att standardisera din intagningsprocess och automatisera formulär i dina arbetsflöden.

Så här ställer du in utlösaren för formulärinlämning

1. På fliken Utlösare klickar du på Till ett projekt
2. Välj Formulärinlämningar som källa
3. Välj ett formulär
4. Välj en åtgärd

När du har ställt in utlösaren kan du se regeln i menyn Anpassa.

Varje gång ett formulär skickas in får du en avisering. Du kan också hålla reda på det inskickade formulärets historik i uppgiftsdetaljfönstret.

Behörigheter för gäst

Gäster kan inte skapa eller äga regler, men däremot utlösa dem.

Prissättning

Regler, inklusive verktyg för anpassade regler, är tillgängliga på nivåerna Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+, samt och tidigare abonnemang på nivåerna Business och Legacy Enterprise.

En del av reglerna är tillgängliga för kunderna på den äldre nivån Premium:

• Flytta till kolumn/avsnitt > Märk som slutförd
• Märk som slutförd > Flytta till kolumn/avsnitt
• Anpassat fält ändrat > Flytta till kolumn/avsnitt
• Flytta till kolumn/avsnitt > Ange anpassat fält
• Anpassat fält ändrades > Märk som slutförd
• Märk som slutförd > Ställ in anpassat

Omvända åtgärder för regler

Omvända åtgärder är tillgängliga på nivåerna Asana Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+, samt på och tidigare abonnemang på nivåerna Business och Legacy Enterprise

Omvända åtgärder är ett komplement till befintliga regler som nu gör det möjligt för användare att återställa eller ta bort data. Omvända åtgärder för regler innebär bättre mappning av strukturen, kvaliteten och effektiviteten i arbetsflödena.

Tillgängliga omvända åtgärder:

• Ta bort tilldelning av uppgift
• Flytta uppgift till ett annat projekt
• Rensa slutdatum
• Märk uppgiften som ej slutförd
• Ta bort medarbetare

Med hjälp av funktioner för omvänd åtgärd kan du omtilldela, återställa eller flytta uppgifter från ett projekt till ett annat.