Skrivskyddade länkar

Skrivskyddade länkar är länkar som går att dela och visa och som du kan skapa för tidslinje-, list-, kalender och tavelvyer i projekt med endast team och som delas med organisationens sekretessinställningar inom Asana -organisationer. De är inte tillgängliga i arbetsytor. Skrivskyddade länkar återspeglar de senaste projektuppdateringarna och utgör en dynamisk referenskälla för alla tvärfunktionella team.

access link
 
Innehållet och URL: en som är kopplade till de skrivskyddade länkarna är inte sökbara eller registrerade i någon sökmotor.

Skapa en delningsbar länk

Skrivskyddade länkar är tillgängliga för lista, tavla, kalender och tidslinjevy.

Gå till det berörda projektet och klicka på önskad vy för att få åtkomst till den delningsbara länken. 

  1. Klicka på ikonen Skapa länk i det högra hörnet.
  2. När du klickar på Skapa länk kommer URL-inbäddningen att visas och kommer som standard att bli Länk aktiv. Den här länken kan nu delas med vem som helst (även icke-Asana-användare).
list
 
Användare med enbart kommentarsåtkomst eller projektgäster kan inte skapa skrivskyddade länkar.

link active

Därefter har du möjlighet att:

  1. Förhandsgranska länken
  2. Inaktivera länken
  3. Kopiera länken

Förhandsgranska en delningsbar länk

Förhandsgranska länken för att se hur den ser ut innan du skickar den.

Klicka på Förhandsgranska.

preview link 1

Ett fönster kommer att öppnas och visa en förhandsgranskning av länken. Om du förhandsgranskar länken kan du välja att gå med i projektet.
 
preview link 2
 
Mottagare som är organisationsmedlemmar kan gå med i projektet för att se uppgiftsdetaljer, skapa nya uppgifter och samarbeta med team.

Inaktivera en delningsbar länk

Du kan inaktivera den delningsbara länken när som helst. Detta gör den otillgänglig för alla som har en länk.

Klicka först på Inaktivera länk.

deactivate link 1
Bekräfta sedan inaktiveringen genom att klicka på Inaktivera länk.
 
 
deactivate link 2
 
Om den skrivskyddade vyn skapas igen uppdateras länken. Det innebär att alla som har den gamla länken inte längre har åtkomst till den.

Aktivera och inaktivera behörigheter för länkdelning

Administratörer har åtkomst till behörigheter för länkdelning i fliken säkerhet i adminkonsolen.

admin console 1
admin console 2

Administratörer för organisation kan aktivera eller inaktivera skrivskyddade länkar direkt i adminkonsolen. Avdelningsadministratörer blir uppmanade att skicka in en supportförfrågan.

 

Den betalningsansvariga för team med betalabonnemang kan kontakta vårt supportteam om frågor skulle uppstå.

Åtkomstbehörigheter till skrivskyddade länkar

Den här funktionen gör det möjligt för superadministratörer och användare att begränsa åtkomsten till skrivskyddade länkar för personer inom organisationen.

Adminkontroller

Fördelen är att superadministratörer har möjlighet att implementera förbättrad datasäkerhet för sin domän. Superadministratörer för organisationer för Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+ och äldre nivåer Premium, Business och Legacy Enterprise kan fortfarande inaktivera funktionen för skrivskyddade länkar för hela domänen, vilket innebär att användare inte kan skapa eller dela skrivskyddade länkar.

Superadministratörer i Enterprise, Enterprise+ och Legacy Enterprise organisationer kan ställa in ett av två alternativ för åtkomstbehörighet till skrivskyddade länkar för hela domänen.

read_only_link_1

Alternativ 1: Begränsa åtkomsten till e-postadresser som är kopplade till organisationens domän

Nya och befintliga skrivskyddade länkar kommer att sättas till endast organisationen, vilket kräver autentisering innan åtkomst beviljas. Den autentiseringsmetod som krävs beror på vilken metod som superadministratören har ställt in för domänen (Google SSO, en SAML-identitetsleverantör såsom Okta eller ingen alls).

Om ingen autentiseringsmetod har ställts in måste alla som försöker få åtkomst till en skrivskyddad länk logga in på Asana eller registrera sig för Asana med sin e-postadress inom organisationen för att få åtkomst. Det här är det bästa alternativet om man vill begränsa åtkomsten till endast organisationsmedlemmar.

Användare har inte möjlighet att offentliggöra skrivskyddade vyer för personer utanför organisationen.

Om du ändrar inställningen till endast organisationen kan det störa befintliga skrivskyddade länkar som redan har delats utanför organisationen. Innan du gör ändringen rekommenderar vi att du meddelar teamledarna och ger dem lite tid för att granska och justera arbetsflöden vid behov.

Alternativ 2: Tillåt projektmedlemmar att ställa in skrivskyddsbehörigheter för delning av länkar

Baserat på de inställningar som konfigurerats av användare för enskilda projekt kan skrivskyddade länkar i domänen ställas in till offentliga, utan krav på autentisering, eller organisation, med krav på autentisering, innan man får åtkomst till en skrivskyddad länk.

Det här är det bästa alternativet när användare i domänen har en blandning av interna och externa användningsområden för skrivskyddade länkar, såsom när de regelbundet behöver dela en skrivskyddad vy av sitt projekt med en extern partner, en konsult eller en potentiell klient.

Med det här alternativet inställt kommer behörigheter för nya vyer att vara endast organisationen som standard, men projektmedlemmar har möjlighet att göra vyer öppna.

Projektnivåkontroller

Användare med Starter-, Advanced-, Enterprise -, Enterprise+ - och äldre nivåer Premium, Business och Legacy Enterprise -abonnemang kan ställa in åtkomstbehörigheter för skrivskyddade länkar på projektbasis.

Användare kan komma åt de här inställningarna om superadministratören aktiverar delningsbehörigheter för domänövergripande skrivskyddade projektvyer för medlemmar.

Den här funktionen ger projektmedlemmarna möjlighet att implementera ytterligare säkerhet i fall där skrivskyddade vyer innehåller känslig information eller är avsedda endast för internt bruk. Inställningen för standard behörighet för alla nyskapade vyer är personer i ditt företag.

read_only_link_2

Personer i ditt företag

När det här alternativet är valt kommer projektets skrivskyddade länk att vara intern, vilket innebär att mottagarna av en skrivskyddad länk måste autentisera sig innan de kan få åtkomst till den skrivskyddade vyn. Den autentiseringsmetod som krävs beror på den metod som ställts in för domänen (Google SSO, en SAML-identitetsleverantör såsom Okta eller ingen alls).

Om ingen autentiseringsmetod har ställts in måste alla som försöker få åtkomst till en skrivskyddad länk logga in på Asana eller registrera sig för Asana med sin e-postadress inom organisationen för att få åtkomst. Det här är det bästa alternativet om man vill begränsa åtkomsten till endast organisationsmedlemmar.

Alla som har länken

När det här alternativet är valt är projektets skrivskyddade länk öppen och ingen autentisering krävs för att få åtkomst till den skrivskyddade vyn. Det här är det bästa alternativet om skrivskyddade länkar delas externt, till exempel med kunder, leverantörer eller andra personer.

Autentisering för mottagare av skrivskyddade länkar

Mottagare av skrivskyddade länkar med behörighetsinställningar för organisationen kan få åtkomst till vyn genom att autentisera sig.

Personer i din organisation som har ett Asana konto kan autentisera sig genom att logga in på sitt Asana konto.

Personer i din organisation som inte har ett Asana -konto kan autentisera sig på ett av följande två sätt:

  • Se först till att personerna i din organisation har åtkomst till Asana via domänens identitetsleverantör (t.ex. När detta har ställts in kan de autentisera sig med en skrivskyddad länk. Du behöver inte skapa ett Asana-konto. Mottagare av skrivskyddade länkar som autentiserar sig med identitetsleverantören för att få åtkomst till länken betraktas inte som fullvärdiga medlemmar och kan därför inte påverka faktureringen, om de inte går vidare och fullföljer registreringen.

  • Genom att registrera dig för ett Asana-konto med en e-postadress i företagets domän, om organisationen inte har en identitetsleverantör aktiverad.

Mottagaren av en skrivskyddad länk med alla som har behörighetsinställningen för länken kan få åtkomst till den skrivskyddade vyn utan autentisering.

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback