Skrivskyddade länkar är länkar som går att dela och visa och som du kan skapa för tidslinje-, list-, kalender- och tavelvyer i öppna projekt inom Asana-organisationer, men är inte tillgängliga i arbetsytor. Skrivskyddade länkar återspeglar de senaste projektuppdateringarna och utgör en dynamisk referenskälla för alla tvärfunktionella team.
Skrivskyddade länkar är inte tillgängliga i arbetsytor.
Åtkomst till en delningsbar länk i tidslinjevyn
Klicka på ikonen Skapa länk i projektets tidslinjevy för att få åtkomst till en delningsbar länk.
Innehållet och URL: en som är kopplade till de skrivskyddade länkarna är inte sökbara eller registrerade i någon sökmotor.
Klicka sedan på Kopiera länk.
När du har skapat en länk kommer tidslinjen att visas som Länk aktiv. Du kan nu dela länken med vem du vill (även med användare som inte har Asana), och även förhandsgranska eller inaktivera den.
Användare med enbart kommentarsåtkomst eller projektgäster kan inte skapa skrivskyddade länkar.
Förhandsgranska en delningsbar länk
Förhandsgranska länken för att se hur den ser ut innan du skickar den.
Klicka på Förhandsgranska.
Ett fönster kommer att öppnas och visa en förhandsgranskning av länken.
Mottagare som är organisationsmedlemmar kan gå med i projektet för att se uppgiftsdetaljer, skapa nya uppgifter och samarbeta med team.
Inaktivera en delningsbar länk
Du kan inaktivera den delningsbara länken när som helst. Detta gör den otillgänglig för alla som har en länk.
Klicka först på Inaktivera länk.
Bekräfta sedan inaktiveringen.
Om den skrivskyddade tidslinjevyn skapas igen uppdateras länken. Det innebär att alla som har den gamla länken inte längre har åtkomst till den.
Åtkomst till en delningsbar länk i kalendervyn
Klicka på ikonen Skapa länk i din kalendervy för att få åtkomst till en delningsbar länk. Du kan därefter kopiera och dela länken.
Åtkomst till en delningsbar länk i tavelvyn
Skrivskyddade länkar är även tillgängliga i tavelvyn. Klicka på ikonen Skapa länk i tavelvyn för att få åtkomst till en delningsbar länk. Du kan därefter kopiera och dela länken.
Åtkomst till en delningsbar länk i listvyn
På samma sätt som i tidslinje-, tavel- eller kalendervyn kan du nu även skapa skrivskyddade länkar i listvyn.
Gå till det berörda projektet och klicka på Listvy för att få åtkomst till den delningsbara länken. Klicka på ikonen Skapa länk i det högra hörnet.
Den här länken kan ses av alla medarbetare, oavsett om de är Asana medlemmar eller inte.
När du klickar på Skapa länk kommer URL-inbäddningen att visas och kommer som standard att bli Länk aktiv.
Därefter har du möjlighet att:
- Förhandsgranska länken
- Inaktivera länken
- Kopiera länken
Förhandsgranskning av listvylänken
Om du förhandsgranskar länken kan du välja att gå med i projektet
Inaktivera en delningsbar länk i listvyn
Om du klickar på inaktivera länk kommer den skrivskyddade länken att tas bort permanent.
Aktivera och inaktivera behörigheter för länkdelning
Administratörer har åtkomst till behörigheter för länkdelning i fliken säkerhet i adminkonsolen.
Administratörer för organisation kan aktivera eller inaktivera skrivskyddade länkar direkt i adminkonsolen. Avdelningsadministratörer blir uppmanade att skicka in en supportförfrågan.
Den betalningsansvariga för team med betalabonnemang kan kontakta vårt supportteam om frågor skulle uppstå.
Åtkomstbehörigheter till skrivskyddade länkar
Åtkomstbehörigheter till skrivskyddade länkar är en funktion som gör det möjligt för superadministratörer och användare att begränsa åtkomsten till skrivskyddade länkar för personer inom organisationen.
Adminkontroller
Fördelen med den här funktionen är att superadministratörer kan implementera förbättrad datasäkerhet för sin domän. Superadministratörer på organisationer för Starter, Advanced, Enterprise , Enterprise+ och äldre nivåer Premium, Business och Legacy Enterprise kan fortfarande inaktivera funktionen för skrivskyddade länkar för hela domänen, vilket innebär att användare inte kan skapa eller dela skrivskyddade länkar.
Superadministratörer i Enterprise+ och Legacy Enterprise organisationer kan ställa in ett av två alternativ för åtkomstbehörighet till skrivskyddade länkar för hela domänen.
Alternativ 1: Begränsa åtkomsten till e-postadresser som är kopplade till organisationens domän
Varje ny och befintlig skrivskyddad länk i domänen kommer att få inställningen endast organisationen, vilket kräver autentisering innan åtkomst beviljas. Den autentiseringsmetod som krävs beror på vilken metod som superadministratören har ställt in för domänen (Google SSO, en SAML-identitetsleverantör såsom Okta eller ingen alls).
Om ingen autentiseringsmetod har ställts in måste alla som försöker få åtkomst till en skrivskyddad länk logga in på Asana eller registrera sig för Asana med sin e-postadress inom organisationen för att få åtkomst. Det här är det bästa alternativet om man vill begränsa åtkomsten till endast organisationsmedlemmar.
Den här inställningen innebär att användare inte har möjlighet att offentliggöra skrivskyddade vyer för personer utanför organisationen.
Om du ändrar inställningen till endast organisationen kan det störa befintliga skrivskyddade länkar som redan har delats utanför organisationen. Innan du gör ändringen rekommenderar vi att du meddelar teamledarna och ger dem lite tid för att granska och justera arbetsflöden vid behov.
Alternativ 2: Tillåt projektmedlemmar att ställa in skrivskyddsbehörigheter för delning av länkar
Baserat på de inställningar som konfigurerats av användare för enskilda projekt kan skrivskyddade länkar i domänen ställas in till offentliga, utan krav på autentisering, eller endast organisationen, med krav på autentisering, innan man får åtkomst till en skrivskyddad länk.
Det här är det bästa alternativet när användare i domänen har en blandning av interna och externa användningsområden för skrivskyddade länkar, såsom när de regelbundet behöver dela en skrivskyddad vy av sitt projekt med en extern partner, en konsult eller en potentiell klient.
Med det här alternativet inställt kommer behörigheterna för nya vyer att vara endast organisationen som standard, men projektmedlemmar kommer att ha möjlighet att göra vyer öppna om de vill.
Projektnivåkontroller
Användare med abonnemang på Starter, Advanced, Enterprise , Enterprise+ och äldre nivåer Premium, Business och Legacy Enterprise kan nu ställa in åtkomstbehörigheter för skrivskyddade länkar på projektbasis.
De här inställningarna är tillgängliga för användare om superadministratören har ställt in domänen så att medlemmarna kan ange delningsbehörigheter för skrivskyddade projektvyer.
Fördelen med den här funktionen är att projektmedlemmarna kan implementera ytterligare säkerhet i fall där skrivskyddade vyer innehåller känslig information eller är avsedda endast för internt bruk. Inställningen för standard behörighet för alla nyskapade vyer är personer i ditt företag.
Ange att den skrivskyddade länken ska vara tillgänglig för ”personer i ditt företag”.
När det här alternativet är valt kommer projektets skrivskyddade länk att endast vara intern, vilket innebär att mottagarna av en skrivskyddad länk måste autentisera sig innan de kan få åtkomst till den skrivskyddade vyn. Den autentiseringsmetod som krävs beror på vilken metod som superadministratören har ställt in för domänen (Google SSO, en SAML-identitetsleverantör såsom Okta eller ingen alls).
Om ingen autentiseringsmetod har ställts in måste alla som försöker få åtkomst till en skrivskyddad länk logga in på Asana eller registrera sig för Asana med sin e-postadress inom organisationen för att få åtkomst. Det här är det bästa alternativet om man vill begränsa åtkomsten till endast organisationsmedlemmar.
Ange att den skrivskyddade länken ska vara tillgänglig för Alla som har länken
När det här alternativet är valt är projektets skrivskyddade länk öppen och ingen autentisering krävs för att få åtkomst till den skrivskyddade vyn. Det här är det bästa alternativet om man vill dela skrivskyddade länkar externt, till exempel med kunder, leverantörer eller andra personer.
Autentisering för mottagare av skrivskyddade länkar
Mottagare av skrivskyddade länkar med behörighetsinställningar för organisationen kan få åtkomst till vyn genom att autentisera sig.
Personer i din organisation som har ett Asana konto kan autentisera sig genom att logga in på sitt Asana konto.
Personer i din organisation som inte har ett Asana -konto kan autentisera sig på ett av följande två sätt:
Se först till att personerna i din organisation har åtkomst till Asana via domänens identitetsleverantör (t.ex. Okta, Google SSO). När detta har ställts in kan personerna i din organisation autentisera sig med en skrivskyddad länk. Du behöver inte skapa ett Asana-konto. Mottagare av skrivskyddade länkar som autentiserar sig med identitetsleverantören för att få åtkomst till länken betraktas inte som fullvärdiga medlemmar och kan därför inte påverka faktureringen, om de inte går vidare och fullföljer registreringen.
-
Genom att registrera dig för ett Asana-konto med en e-postadress i företagets domän, om organisationen inte har en identitetsleverantör aktiverad.
Mottagaren av en skrivskyddad länk med alla som har behörighetsinställningen för länken kan få åtkomst till den skrivskyddade vyn utan autentisering.
Gillar du det du ser? Börja med en 30-dagars gratis Asana -provperiod i dag. Prova gratis.