Avdelningar

 

Tidigare hade de flesta Asana-användare tre valmöjligheter när de bestämde sig för att uppgradera till ett betalabonnemang. De kunde betala för antingen en arbetsyta, enskilda team inom en organisation eller för en hel organisation. Detta fungerade bra för små och medelstora företag. Men för större företag är det inte alltid möjligt att satsa på ett abonnemang för hela organisationen och teamabonnemang motsvarar inte heller riktigt deras behov. Nu finns dock även avdelningar som gör det möjligt att betala för bara en del av företaget. Det ger god insyn och kontroll över vilka individer du betalar för och vilka data som ingår. Om du är intresserad av att inrätta en avdelning inom din organisation kan du kontakta försäljningsavdelningen.

 

 

Åtkomst till adminkonsolen för avdelningar

Access Admin Console

För att få åtkomst till avdelningens adminkonsol i din organisation

  1. Klicka på din profilbild
  2. Välj Adminkonsol i den nedrullningsbara menyn.

Endast den betalningsansvarig i en avdelning kan få åtkomst till avdelningens adminkonsol, men den betalningsansvariga kan ge admin-åtkomst till en annan medlem i ett team inom avdelningen.

Hantera alla medlemmar i en avdelning

Managing Members

I fliken Medlemmar kan du göra följande:

  1. Ta endast bort medlemmar från din avdelning, eller hela organisationen, genom att hålla muspekaren över ett namn och klicka på Ta bort
  2. Bjuda in nya medlemmar att gå med i ett team i din avdelning.

 

Ta bort en användare från din avdelning

Divison-administratörer kan ta bort användare från sin avdelning via fliken medlemmar i avdelningens adminkonsol. Att ta bort en användare från avdelningen kommer inte att inaktivera användarens konto, och inte heller kommer denna åtgärd att ta bort användaren från organisationen. Att ta bort en organisationsmedlem från en avdelning kommer att se till att medlemmen inte tar upp ett utrymme på ett betalt abonnemang. Gäster kan tas bort på samma sätt.

Att ta bort en användare från en avdelning tar inte bort användaren från organisationen, eller andra team eller avdelningar som de är en del av. Se Inaktivera en organisationsmedlem via avdelningens administratörskonsol nedan för instruktioner om hur man inaktiverar en organisationsmedlem istället.

Inaktivera en organisationsmedlem via avdelningens administratörskonsol

Gå till fliken Medlemmar i adminkonsolen om du vill ta bort en person från din organisation med adminkonsolen för avdelningar.

Sök efter namnet genom att bläddra i listan eller använda sökfältet. När du har hittat personen klickar du på trepunktsikonen och väljer Ta bort.

remove member 1
remove member 2

I nästa flik kan du:

  1. Välja en medlem som du på nytt tilldelar uppgiften till
  2. Klicka på Ta bort för att bekräfta inaktivering

Den inaktiverade medlemmen kommer nu att visas i medlemslistan som Borttagen

remove member 3

Vad händer med uppgifterna när en medlem blir inaktiverad?

När du har inaktiverat någon från din organisation via administratörskonsolen för avdelningar, kommer ett privat projekt som innehåller deras tidigare tilldelade uppgifter att automatiskt genereras. Du kan tilldela dessa uppgifter till dig själv eller en annan medlem i din avdelning. Detta gör att du enkelt kan tilldela väntande uppgifter till rätt person att hantera.

Ett annat enkelt sätt att delegera är att välja flera avprovisionerade uppgifter samtidigt, där du kan vidta massåtgärder eller masstilldela uppgifter till  dig själv eller andra medlemmar i avdelningen.

Du kan se tidpunkten för inaktiveringen i kolumn Senaste aktiviteten.

Återställa en inaktiverad medlem

Gå till fliken Medlemmar och sök efter namnet på en inaktiverad medlem för att återställa den. Klicka sedan på trepunktsikonen och välj Återställ.

restore 1

I nästa fönster väljer du Återställa.

restore 2

Om du misslyckas med återställningen kommer avdelningsadministratören att få en uppgift om att kontakta vår supportteam.

Filtrera efter typ av medlem

I fliken medlemmar i adminkonsolen kan du filtrera medlemslistan efter medlemstyp. För att göra detta klickar du på den nedåtgående pilen bredvid filtret för medlem <mmt:gls_c:3>styp och väljer mellan AllaAdministratörmedlemgästInbjuden eller Borttagen.

member type filter

Skapa ett nytt team i en avdelning

Du kan när som helst skapa ett team i en avdelning direkt från adminkonsolen.

Create Team 1

Så här skapar du ett nytt team i en avdelning:

  1. Klicka på Lägg till team på fliken Team i adminkonsolen.
  2. Rulla till slutet av listan och klicka på Skapa nytt team
Create Team 2

I dialogrutan för att skapa ett nytt team kan du:

  1. Ange ett team namn
  2. Bjud in team medlemmar
  3. Ställa in team som antingen Privat eller medlemskap genom förfrågan och sedan klicka på knappen Skapa team 

Hantera team i en avdelning

Den betalningsansvarig kan när som helst lägga till eller ta bort team från sin avdelning. De kan också redigera varje team inställningar direkt från adminkonsolen.

Avdelningsadministratörer behöver inte vara medlemmar i alla team i en avdelning. Administratörer har också möjlighet att lägga till team från sin organisation till avdelningen.

Lägga till ett team till din avdelning

Adding Teams 1

Om du vill lägga till team i en avdelning:

  1. Gå till fliken team i adminkonsolen
  2. Välj Lägg till team

Det går inte att lägga till ett team till en avdelning om ett team redan har ett betalabonnemang eller en påbörjad provperiod. För att kunna ta bort teamets provperiod eller abonnemang och flytta det till en avdelning måste den betalningsansvariga först avbryta provperioden eller abonnemanget. Kontakta gärna vårt supportteam om du behöver hjälp.

Adding Teams 2

I popupfönstret Lägg till team:

  1. Välj de team i din organisation som du vill lägga till i avdelningen
  2. När du har valt teamen klickar du på Lägg till team

Det är inte möjligt att lägga till ett team som är öppet för organisationen i en avdelning. Team i avdelningar är antingen privata eller kräver medlemskap genom förfrågan.

Ta bort ett team från din avdelning

Remove a team

Om du vill ta bort ett team från en avdelning:

  1. Håll muspekaren över ett team och klicka på trepunktsikonen som visas
  2. Välj Ta bort team från avdelningen

Du måste ta bort ett team från en avdelning innan det kan raderas.

Exportera teamdata till CSV

Avdelningsadministratörer kan exportera listan över team till CSV i adminkonsolen i fliken team.

export CSV

Från din adminkonsol:

  1. Gå till fliken team 
  2. Klicka på Exportera CSV

Du kommer att få ett e-postmeddelande med länken till filen att ladda ned.

Flera administratörer

Avdelningar kan ha flera olika administratörer. Avdelningsadministratörer kan göra andra medlemmar i avdelningen till administratörer och behöver inte längre vara med i varje team i avdelningen.

Den här funktionen är särskilt bra för stora avdelningar där man vill undvika att lägga allt administratörsansvar på en enda person.

grant admin access 1

Om du vill ge admin-åtkomst:

  1. Klicka på Redigera profilinställningar

Välj sedan Administratör under medlemskap och klicka på Spara ändringar.

grant admin access 2

Tilldela admin-åtkomst från fliken Säkerhet

Här kan du lägga till en administratör och visa avdelningens administratörer.

admin access 2

Från fliken säkerhet i adminkonsolen:

  1. Navigera till Ytterligare inställningar
  2. Gå till Admin-åtkomst och klicka på pilen
admin access 2

Ett popupfönster visas där du kan lägga till en administratör. Härifrån skickas du vidare till medlemslistan där du kan bestämma vem du vill ge admin-åtkomst till.

Hantera fakturering för en avdelning

Managing Billing

I fliken Fakturering kan du göra följande:

  1. Visa eller redigera dina abonnemangsuppgifter
  2. Redigera din betalningsinformation
  3. Visa eller ladda ner din senaste faktura

Självfakturering

Betalningsansvariga har fullständig åtkomst till faktureringsunderhåll. De kan visa kontoinformation, lägga till platser, ta bort platser, redigera detaljer och själva hantera sina fakturor.

De kan också ändra faktureringens frekvens från månatlig till årlig och omtilldela rollen som betalningsansvarig.

Den betalningsansvarig är den enda som kan uppdatera abonnemangsstorlek och betalningsuppgifter. Administratörer kan lägga till eller ta bort medlemmar och lägga till eller ta bort team.

Hur man lägger till eller minskar antalet platser

Från avsnittet Platsutnyttjande på faktureringssidan kan du se hur många plats som återstår i din avdelning, se hur många platser ditt abonnemang har, samt lägga till fler eller minska antalet platser.

Lägga till eller ta bort platser på ett kreditkortsabonnemang

credit card

Lägga till eller ta bort platser i ett manuellt abonnemang

manual plan

Betalningsinformationen på faktureringssidan visar om du har en manuell faktura eller om du betalar med kreditkort.

Justera faktureringsfrekvensen i avdelningar med självfakturering

På fliken Fakturering kan du byta till ett årsabonnemang. Du klickar helt enkelt på knappen Byt till årligt.

monthly-annual

Omtilldela betalningsansvarig

Det här flödet gör det möjligt för betalningsansvariga att omtilldela sin roll som betalningsansvarig till en annan medlem inom avdelningen. Den nya betalningsansvariga måste vara medlem i avdelningen. Organisationsgäster kan inte vara betalningsansvariga.

reassign bo

Från fliken Fakturering i adminkonsolen:

  1. Gå till Betalningsansvarig och klicka på Ändra betalningsansvarig.
  2. Ange namn eller e-postadress för nästa betalningsansvarig eller välj en person från den nedrullningsbara menyn
  3. Klicka på Ändra betalningsansvarig för att bekräfta.
reassign bo
reassign bo

Den föregående betalningsansvarig förblir administratör för avdelningen men är inte längre ansvarig för abonnemanget. Avdelningsadministratörer kan vid behov ta bort behörigheter från andra avdelningsadministratörer.

SAML för Enterprise-avdelningar

Tillgänglig på nivåerna Asana Enterprise och Enterprise+, samt på och tidigare abonnemang på Legacy Enterprise.

Besök vår prissättningssida för mer information.

SAML är en standard som gör det möjligt att integrera Asana med företagsägda system för enkel inloggning som Okta, OneLogin eller Microsoft Active Directory. SAML är tillgängligt för organisationer och kan aktiveras eller krävas för medlemmar i ett Enterprise, Enterprise+ eller Legacy Enterprise -avdelningsabonnemang. Om du har ett avdelningsabonnemang på någon av dessa nivåer och vill aktivera SAML är det bara att fylla i formuläret här.

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback