E-postaviseringar

Du kan ta emot e-postaviseringar eller använda dininkorg för att hålla koll på vad som händer i Asana .

Det finns fyra inställningar för e-postaviseringar:

Aktivitetsuppdateringar
Endast omnämningar
Dagliga sammanfattningar
Veckorapporter

Inställningar för avisering via e-post

Få åtkomst till inställningarna för e-postaviseringar:

Klicka på ditt profilfoto i det övre fältet och välj Mina inställningar...
Gå till fliken Aviseringar
Markera/avmarkera kryssrutorna för att aktivera/inaktivera dina e-postaviseringar.

Du kan också komma åt dina inställningar för e-postavisering från inkorgen:

Klicka på inkorgen i sidofältet
Klicka på trepunktsikonen till höger för att expandera menyn
Välj Hantera aviseringar

Inaktivera aviseringar

Om du inte vill få några e-postaviseringar kan du stänga av dem. Följ instruktionerna i ovan avsnitt och använd bara inkorgen för att hålla dig uppdaterad i Asana.

För att få färre aviseringar och minska antalet meddelanden i din inkorg:

Stäng av e-postaviseringar.
Ta bort dig själv som medarbetare på uppgifter, meddelanden eller projekt.
Anpassa aviseringarna för varje projekt i Mina inställningar.

Det går inte att stänga av aviseringar för borttagna team och borttagna projekt då de innehåller länkar som gör att du kan återställa dem.

Filtrera aviseringar

I inkorgen kan du filtrera aviseringar efter:

Tilldelat till mig
@Omnämnd
Tilldelat av mig
Endast olästa

Daglig sammanfattning

Vi skickar varje dag (mån-fre, inte helgdagar) ut en sammanfattning över det du behöver fokusera på i Asana. E-postmeddelandet innehåller ett eller flera av de här tre avsnitten:

Uppgifter som snart förfaller: Uppgifter som har tilldelats till dig och som förfaller inom de närmaste fem dagarna.

Nyligen tilldelade uppgifter: Uppgifter som nyligen har tilldelats till dig, oavsett om uppgiften har ett slutdatum eller inte.

Uppgifter som du har tilldelat till andra: I det här avsnittet visas uppgifter som du nyligen har tilldelat till andra, oavsett om uppgiften har ett slutdatum eller inte.

Försenade uppgifter visas inte i de dagliga e-postmeddelandena med en sammanfattning.

Om du inte har uppgifter som tillhör en av de här kategorierna kommer avsnittet inte att finnas med i e-postmeddelandet.

Aktivitetsuppdateringar

E-postaviseringar skickas ut för följande aktiviteter:

En uppgift har tilldelats till dig
Tilldelningen tas bort på en av dina uppgifter.
Ett slutdatum ändras för en uppgift som du har tilldelats
Du blir tillagd som medarbetare i en uppgift
En uppgift som du är medarbetare på har nya filer tillagda
En uppgift som du är medarbetare på har nya kommentarer
En uppgift som du är medarbetare på märks som slutförd.
En uppgift som du är medarbetare på får en liknande
Din kommentar gillas.
Din bilaga gillas.
Ditt slutförande av en uppgift gillas.
Ett meddelande påbörjas i ett team eller ett projekt som du är medlem i.
En kommentar läggs till i ett meddelande du följer.
Ett projekt som du är medlem i har nya uppgifter
Ett projekt som du är medlem i har en ny statusuppdatering.
Statusen för en uppgift som du har väntat på har ändrats.
En uppgift flyttas till en annan kolumn i ett tavelvyprojekt.
Du har blir tilldelad en uppgift att godkänna.

Aktivitetsaviseringar skickas bara för handlingar och ändringar som utförts av andra. Du kommer inte att få aviseringar om handlingar du själv har utfört.

Samarbeta eller ta bort dig själv som medarbetare på uppgifter och meddelanden för att ta emot eller sluta att ta emot inkorgsaviseringar.

Inkorgsaviseringar genereras automatiskt när du slutför eller vidtar åtgärder på uppgifter.

Svara på aviseringar

Svara på en e-postavisering för att:

Märka uppgiften som slutförd - svara på e-postmeddelandet genom att först skriva ”Complete” eller ”Done” i meddelandet.
Kommentera en uppgift - svara på e-postmeddelandet.
Tilldela uppgiften till en teamkollega - svara på e-postmeddelandet och lägg till din teamkollegas e-postadress i fältet Till:
Lägga till en teamkollega som medarbetare till en uppgift - svara på e-postmeddelandet och lägg till din teamkollegas e-postadress i fältet Kopia:

De här tipsen finns tillgängliga längst ned i dina e-postaviseringar.

Spara inte svarsadressen i din kontaktlista. Det kommer att ändras.

Veckorapport

E-postmeddelanden med veckorapporter är tillgängliga på Asana Advanced, Enterprise och Enterprise+ -nivåer, samt och tidigare abonnemang på Business och Legacy Enterprise.

Varje vecka skickar vi ett e-postmeddelande med projektuppdateringar av status från dina portfolior.

Du kan få högst 20 e-postmeddelanden med veckorapporter per vecka.

Batchuppdateringar

Om du får flera aviseringar inom en timme skapar Asana en så kallad batch av aviseringarna åt dig i ett e-postmeddelande. Viktiga aviseringar som tilldelningar av uppgifter kommer alltid att skickas individuellt, men uppdateringar om uppgifter som har skapats eller slutförts kommer att hopas i en batch.

Det går 30 sekunder innan vi skickar e-postaviseringar (för e-postaviseringar som inte innehåller händelser som kan samlas i en batch).

Gränsen på 30 sekunder för att ta emot e-postaviseringar gäller endast för viktiga aviseringar. Till exempel är en uppgift som du har tilldelats en kritisk avisering. Mindre viktiga aviseringar skickas till din e-post efter 60 minuter.

Om du arkiverar aviseringarna inom 30 sekunder skickar vi inte några e-postmeddelanden.

Batch-modeller

De olika aviseringstyperna omfattas av olika batch-modeller.

Batchade innebär att aviseringar samlas i ett enda e-postmeddelande för att undvika trassel och icke-batchade innebär att aviseringar skickas ut separat för varje enskild uppdatering.

Vad vi samlar i batcher:

Tilldelningsaviseringar till en tidigare tilldelad person (men inte till den nuvarande tilldelad person som får en viktig avisering).
Aviseringar om slutförda uppgift (med undantag för uppgifter som är milstolpar)

Vad vi inte samlar i batcher:

Ändrade anpassade fält (om de är aktiverade).
Kommentarer.
Aviseringar såsom ”X slutförde den sista uppgiften du väntade på”.
Aviseringar om nya filer.