Asana för agila team och Scrumteam

Även om det har sina rötter i mjukvaruutveckling är Agile numera även ett sätt att arbeta för många fler team och till och med hela organisationer. Agila team är bättre utrustade för att jobba snabbt under förändringar, de får organisationer att snabbare nå ut på marknaden med arbete av högre kvalitet. Men detta lyckas bara om teamen kan hålla alla ajour om vilket arbete som måste göras och på vilket sätt. Asana är ett flexibelt verktyg som är utrustat att hjälpa dig att bygga snabbt och leverera ofta. Så här översätter du ditt agila arbete till Asana.

Om du är helt ny i Asana rekommenderar vi att du läser vår snabbstart så att du kan förstå Asana-koncepten och lättare översätta dem till agila ramverk.

Hur kan Asana hjälpa agila team?

Agile-specifika verktyg är inte alltid användbara för hela organisationer och mellan olika team. De kan medföra onödig komplexitet för icke-agila team. Produkt- och marknadsföringsteam kan driva agila processer, men sätten de gör det på kan vara väldigt olika. I stället kan teamen förlita sig på Asana och anpassa det till teamets smak för Agile, och samtidigt vara flexibla med arbete som kanske inte följer agila processer.

Översätta Agile- och Scrum-koncept till Asana-termer

Ett av de mest populära agila ramverken är Scrum. Så här kan vanliga Scrum-koncept översättas till Asana, inklusive några användbara exempel.

Skapa epics

Något episkt är ett stort arbete som rör sig mot ett specifikt mål som kan brytas ned i mindre delar. I Asana innebär detta projekt och uppgifter för funktioner respektive berättelser. Saker som stora lanseringar kan vara episka, liksom en serie evenemang eller kampanjer i syfte att uppnå ett större mål (t.ex. fler försäljningsleads eller intäkter).

För att skapa en episk upplevelse i Asana skapar du en portfolio. Med portfolior kan du gruppera relaterade projekt och övervaka dem tillsammans. Du kan se det episka i en översikt och enkelt se statusuppdateringar om de funktioner som hjälper dig att uppnå det.

Skapa något episkt (Portfolio):

1. Öppna sidofältet och klicka på Portfolior uppe till vänster.
2. Klicka på Ny portfolio.

När du klickar på en av dina portfolior får du en helhetsbild över alla projekt den innehåller.

Nu är du redo att skapa funktioner för ditt epos.

Så här skapar du funktioner och eftersläpningar

Funktioner dokumenterar de större aktiviteter som hjälper dig att uppnå dina episka mål, och eftersläpningar hjälper dig att hålla reda på arbete som du ännu inte har prioriterat. I Asana kan både funktioner och backloggar skapas som projekt, men du kan också inkludera din backlog som ett avsnitt i ditt projekt.

Så om du vill göra årets största produktlansering till ett epos kan du skapa projekt för forskning och feedback, utveckling och marknadsföringslanseringen eller försäljningsplanerna.

För att skapa funktioner och backloggar (Asana-projekt):

1. Se först till att du har skapat ett team i Asana så att du har en plats för dina funktioner som kommer att skapas som projekt.
2. Klicka på den orangea + -knappen i det övre fältet om du vill skapa ett projekt för varje funktion. För att komma igång snabbt kan du klicka på fliken Mallar vilket visar om det finns Asana-skapade mallar som matchar arbetet i din funktion.
3. Lägg sedan till anpassade fält i ditt projekt så att du kan spåra saker som funktionsstorlek, kostnad, tid för slutförande, affärsmål eller episka händelser som det är kopplat till. Lägg till anpassade fält i alla projekt genom att klicka på den blå länken Lägg till anpassade fält högst upp i varje projekt.
4. Nu när du har skapat dina funktioner kan du bestämma om du vill ha din eftersläpning i ett avsnitt av funktionsprojektet, eller om du vill ha ett separat projekt  för eftersläpningsartiklar i allmänhet. Följ samma process för projektskapande som ovan.

Därefter lär du dig hur du delar upp dina funktioner i berättelser.

Skapa berättelser och lägga till dem i sprintprocessen

En berättelse är en genomförbar del av arbetet som hjälper dig att dela upp en funktion i mindre, genomförbara delar. I Asana innebär detta att du lägger till uppgifter till ditt projekt. Så för ett epos om en omformning kan du ha en funktion för webbplatslansering med berättelser som ”utkast till webbtext” och ”optimera för mobil”.

Skapa berättelser (Asana-uppgifter):

1. Lägg till berättelser till din funktion genom att skapa uppgifter i ditt projekt. Ange sedan bara det genomförbara steget som uppgiftstitel och tryck på enter efter varje steg.
2. I uppgiftsbeskrivningen kan du lägga till dina acceptanskriterier och andra relevanta detaljer.
3. Fyll i alla anpassade fält som du har lagt till i projektet för att klargöra saker som storlek och tid.
4. Tilldela uppgiften till den person som är ansvarig för att slutföra arbetet och ange ett start- och slutdatum för att underlätta planeringen.
5. När du har skapat dina berättelser som uppgifter kan du fortsätta att dela upp dem i uppgifter, som i Asana skulle betraktas som underuppgifter. Underuppgifter är hur du delar upp arbetet i ännu mindre bitar och fördelar ansvaret.

När du väl har skapat berättelser kan du överväga att skapa ett sprintplaneringsprojekt för att fånga upp de arbetsmoment som du kommer att ta itu med under en sprint. Kolla in vår sprintplaneringsblogg för att lära dig hur du bygger upp och hanterar sprintplanering.

Nu har du byggt upp ett grundläggande Scrum-ramverk med Asana.

Vi vet att det finns mer än ett sätt att köra agila processer. Om du är nyfiken på hur andra team gör, eller om du vill anpassa den process som vi har beskrivit här, kan du fråga Asana-communityn, starta en diskussion, få svar och komma i kontakt med andra team.

Hantera agilt arbete med Asana

Nu när du har byggt upp din grundläggande Scrum-struktur och lagt till arbete i ditt sprintprojekt vill vi ge dig tips om hur du kan hantera arbetet i Asana.

Hantera din eftersläpning

Genom att  ha eftersläpningsavsnitt eller projekt i Asana får du en uppdaterad, löpande lista över alla objekt i eftersläpningen. Genom att använda anpassade fält kan du filtrera uppgifter i din backlog vilket gör det lättare att komma fram till vad som bör prioriteras härnäst. Dessutom kan du enkelt flytta uppgifter till och från eftersläpningen.

Lägga till nya objekt i eftersläpningen:

1. För att göra det enkelt att lägga till objekt i backloggen kan du  skapa en backlog-malluppgift. På så sätt får  varje eftersläpningsobjekt samma mängd information innan det läggs till. Om du sedan bestämmer dig för att implementera det har du all kontext du behöver.
2. Använd uppgiftsbeskrivningen för att ange vilken information som behöver tillhandahållas innan en uppgift läggs till i eftersläpningen.

• Du kan kopiera en malluppgift genom att klicka på knappen... i det övre högra hörnet av uppgiften och välja Kopiera uppgift...

3. När en uppgift är klar att arbeta med under sprinten klickar du på knappen... och lägger till den i det aktuella sprintprojektet. Genom att använda den här processen får du de startdetaljer du behöver utan att det kräver extra arbete!

Hur man bestämmer vad man ska prioritera från eftersläpningen

1. Om du lägger till anpassade fält som prioritet, storlek, antal timmar kvar att slutföra osv. i ditt backlog-projekt kan det hjälpa dig att sortera projektet senare när du vill hitta vilket arbetet som är bäst att prioritera i det.
2. Klicka på Filtreringsikonen i det övre högra hörnet av ditt projekt och sortera efter önska anpassat fält.

• Om du till exempel vet att det finns tid för ingenjörsarbete under den kommande sprinten kan du leta efter uppgifter som har hög prioritet och som passar in i den tilldelade kategorin ”tid för slutförande”.

Hantera din agila sprint

När ditt sprintplaneringsprojekt har skapats kan du börja lägga till ditt sprintarbete i det och hantera det i Asana. Här finns tips om hur du kan föra arbetet framåt och hålla intressenterna uppdaterade.

Hantera ditt sprintschema

Genom att hantera ditt sprintschema med Tidslinje slipper du använda kalkylark och separata verktyg för planering och hantering av sprintar.

1. För varje funktion, berättelse och/eller uppgift som läggs till i din sprintplanering bör du säkerställa att de har start- och slutdatum så att du kan se hur ditt schema passar ihop i tidslinjen. Klicka på fliken Tidslinje högst upp i ett Asana-projekt. (Du kan göra det här  även för funktionsprojekt.)
2. I tidslinjen kan du se alla dina sprintuppgifter i en Gantt-liknande vy som gör det enkelt att fastställa beroenden. En dra-och-släpp-funktion gör det lättare att vid behov flytta runt arbete.

Hålla sig ajour med sprintuppdateringar

Istället för att försöka jobba med separata kalkylark eller skicka ständiga meddelanden till teamkollegor med frågor om hur det går med arbetet, klickar du helt enkelt på ditt sprintplaneringsprojekt.

1. I takt med att arbetet fortskrider under sprinten bör du se till att teamkollegorna märker uppgifter för berättelser och uppgifter som slutförda, samt bifogar allt relevant arbete till den slutförda uppgiften så att det blir tydligt att arbetet är slutfört och andra teamkollegor kan få tillgång till resultaten.
2. Visa hur långt du har kommit med relevanta uppgifter för berättelser genom att dra dem till rätt kolumn i ditt sprintprojekt. På så sätt kan alla som behöver veta hur det går med arbetet enkelt klicka på projektet.
3. Lägg till alla relevanta intressenter eller chefer som projektmedlemmar i sprintplaneringsprojektet. Klicka på projektets sidhuvudavsnitt med ansikten och lägg till alla som behövs. Du kan ge dem enbart kommenteringsrättigheter så att de inte kan ändra något.
4. Använd förloppsvyn för att kommunicera regelbundna uppdateringar under sprinten. Använd @ omnämning för att omnämna uppgifter eller projekt med relevant arbete. @omnämn teamkollegor för att ge beröm eller låta andra veta vem som leder ett projekt och vem de kan ställa ytterligare frågor till.
5. Inför dagliga standup-möten är det praktiskt att kunna ta en titt på Mina uppgifter och se vilket arbete som behöver tas itu med i dag, vilket arbete som har slutförts och lättare kunna identifiera problem.
6. Om någon har fastnat kan teamkollegor använda uppgiftskommentarer för att få mer information eller hjälp från teamkollegor. De kan även lägga till uppgiftsföljare för att skapa mer synlighet.

Genomföra en effektiv återblick i Asana

Återblickar är en viktig del av den agila processen. De hjälper teamet att smälta vad som har åstadkommits och avgöra vad som kan förbättras eller utvecklas i framtiden. Här beskriver vi hur du kan använda Asana för att ge dina återblickande möten en extra skjuts, vilket brukar leda till användbara insikter.

1. I slutet av en sprint kan du använda ditt sprintplaneringsprojekt för att se vad som har uppnåtts och vad som återstår att göra.

• Summera hur många funktioner som färdigställdes så att du bättre kan planera inför nästa sprint. Använd det anpassade fältet ”tid för slutförande” så utförs summeringen åt dig!
• Flytta alla ofullständiga funktioner och berättelse till eftersläpningen, eller lägg till dem i nästa sprint om de kommer att fortsätta.

2. Använd förloppsvyn för att lägga upp en statusuppdatering med de slutliga sprintresultaten och dela med dig av framgångarna.
3. Om någon återblicksfeedback kan omvandlas till åtgärdspunkter kan du skapa en uppgift och tilldela den till den person som ska genomföra den eller informera andra team om den.
4. Arkivera ditt sprintprojekt så att endast det aktuella sprintprojektet finns som referens. Du kommer fortfarande att kunna komma åt projekten i Asana.
5. Skapa ett nytt sprintprojekt och upprepa processen!

Även om det finns många aspekter och delar av det agila arbetet som bidrar till teamets framgång, är det utan tvekan förmågan att enkelt spåra, hantera och planera arbete på ett och samma ställe som ger resultat.