Hantera projekt

Alla team använder Asana för projekthantering på lite olika sätt, men de här tipsen ger dig den bästa utgångspunkten för att lära dig grunderna, samtidigt som de ger dig en uppfattning om vad du kan göra när du har slutfört några projekt.

Till projekt, uppgift eller underuppgift?

Innan du börjar skapa något... kunder undrar ibland om de borde skapa ett projekt, en uppgift eller en underuppgift. Ta hjälp av den här strukturen och bilden när du lägger till jobb i Asana:

• Skapa ett projekt för dina stora koordinerade insatser med många steg och intressenter och behovet av att se dem i olika vyer (t.ex. en kampanj, en lansering/ett evenemang eller en redaktionell kalender/pipeline).
• Skapa en uppgift, med varaktighet från några minuter till flera dagar - till exempel att skriva ett blogginlägg eller åtgärda ett fel - för en individuell medarbetare.
• Skapa en underuppgift för att dela in en uppgift i mindre delar eller dela in arbetet (till exempel en underuppgift för att kontrollera SEO-nyckelord för bloggen och en för att undersöka buggfrekvensen) och se dem i uppgiftsvyn. (Men var uppmärksam om du har fler än 5 underuppgifter eller flera lager av underuppgifter!)

Läs fler tips här om du vill ha en mer ingående förklaring av den här strukturen.

1. Skapa ett projekt

Även om du inte lär dig något mer i Asana, kommer förståelsen av hur man skapar och använder ett projekt att innebära en stor förbättring för teamet eftersom ni slipper föråldrade kalkylblad, förvirrande e-posttrådar och långa möten avsedda för återkommande information.

• Skapa ett projekt. Projekt ingår i team i Asana och lagrar grupper av relaterade uppgifter. Du kan använda projekt för i princip allt - allt från tidsbegränsade projekt (till exempel en lansering), pågående processer (till exempel hantering av en redaktionell kalender) eller spårning av information (till exempel inkommande designförfrågningar). Du kan när som helst växla mellan  list-, tavel-, tidslinje- och kalendervy.
• Spara tid med en mall. Våra mallar är utformade utifrån några av de mest beprövade arbetsflödena i Asana. De innehåller rekommendationer kring att konfigurera ett projekt och flytta uppgifter genom arbetsflödet. Du kan till och med skapa din egen.

2. Organisera ditt projekt

När du har skapat projektet kan du lägga till en struktur för att hålla det organiserat och lätt att överblicka.

• Gruppera relaterade uppgifter med avsnitt. Exempel på avsnitt kan vara deadline, fas, tidsram eller uppgiftstyp.
• Tydliggör ansvarsområden genom att tilldela uppgifter och ge dem slutdatum. Då vet alla vad de faktiskt är ansvariga för att utföra och när det ska vara slutfört.
• Ange fler uppgiftsdetaljer med anpassade fält. Anpassade fält är som kolumner i ett kalkylblad. De registrerar detaljer för varje uppgift, samtidigt som du kan filtrera och sortera efter dem. Du kan skapa fält för bland annat status, prioritet och kostnad.
• Sortera, filtrera och spara din projektvy. Vill du inte se slutförda uppgifter i din projektlista? Vill du ha kalendervyn som förval varje gång du öppnar ett projekt? Använd projektverktygsfältet för att filtrera, sortera och spara.

3. Skapa ett projektschema

Nu när du har skapat ditt projekt kan Asana hjälpa dig att göra en projektplan och ett arbetsflöde, så att teamet kan ta arbetet från början till slut på ett tydligt och smidigt sätt.

Så här gör du:

• Utforma projektplaner med tidslinjen och se dem i en Gantt-vy som hjälper dig att planera och visualisera varje steg i projektet. Du kan enkelt se varaktighet, deadline och beroenden för varje uppgift och enkelt flytta runt saker för att undvika överlappningar och konflikter.
• Se till att arbetet börjar vid rätt tidpunkt genom att använda uppgiftsberoenden. Om du väntar på att en teamkollega ska bli klar med sitt arbete hjälper Asana dig att spåra statusen, så att du kan påbörja din del när din kollega är klar. Det innebär att du ägnar mindre tid åt att hålla kolla på uppgiften och slipper sitta och vänta på att den ska bli klar. Ställ enkelt in uppgiftsberoenden med Tidslinje.
• Dela upp arbetet i underuppgifter (om du vill). Många kunder frågar varför det bara går att tilldela uppgifter till en person. Anledningen till det är att tydliggöra ansvaret. Men om en uppgift kräver förarbete eller extra steg, eller om du behöver ställa en snabb fråga behöver till en teamkollega innan du kan slutföra uppgiften, kan du med hjälp av underuppgifter dela upp den i mer lätthanterliga delar och klargöra vem som är ansvarig under processen.
• Skapa en projektöversikt för att kunna dela projektbeskrivningen till ditt team direkt där planerna och uppgifterna är, och klargöra projektrollerna.

4. För arbetet framåt

När ditt team börjar samarbeta blir Asana ännu mer effektivt som projekthanteringsverktyg. Du kan enkelt ge statusuppdateringar i samband med det arbete som ditt team utför. Och du får bara aviseringar om det som är viktigast för dig.

Så här gör du:

• I takt med att uppgifter fortskrider (eller stöter på hinder) kan du kommentera uppgifterna för att uppdatera följarna om hur arbetet går, eller för att besvara frågor och ge feedback.
• Ge statusuppdateringar med projektdata för burnup-diagram och förlopp. Du kan också @omnämna teamkollegor, uppgifter och projekt i uppdateringen om du smidigt vill kunna hänvisa till dem och ge beröm. Alla projektmedlemmar kommer att bli meddelade och kan kommentera uppdateringen.
• Skapa uppgiftsmilstolpar för att markera viktiga projektmål och belysa viktiga projektfaser. På så sätt vet teamet vilka mål de måste uppnå, och projektledarna kan se projektutvecklingen i förhållande till milstolparna.
• Effektivisera granskningar och godkännanden med vårt arbetsflöde för godkännanden. Om visuella tillgångar är en del av ditt projekt kan du göra det enklare att spåra feedback med hjälp av kvalitetskontroll.
• Lägg till regler för att automatisera manuella steg, till exempel att tilldela uppgifter, uppdatera anpassade fält eller flytta slutförda uppgifter. Du sparar därigenom tid och kan vara säker på att ni följer rätt process.
• Övervaka uppdateringar i flera projekt med portfolior. Portfolior är perfekta för alla som vill hantera flera projekt eller övervaka framstegen i specifika initiativ i en enda vy, i realtid.

5. Förbereda inför nästa projekt

Snyggt jobbat! Du har hanterat ett projekt i Asana. Men innan du går vidare med nästa projekt bör du reflektera en stund över det slutförda projektet.

Så här gör du:

• Kom ihåg att ditt team kommer att upptäcka fler fördelar och utveckla användningen av Asana i takt med att vi fortsätter att lansera nya funktioner och förbättra appen - det är inte bara normalt, utan rent av idealt!
• Ta med dig eventuella lärdomar från projektet och införliva dem i en mall. Då kan du förbättra din plan inför nästa gång och undvika att göra om samma misstag.
• Arkivera projektet. Nu när du är klar med projektet kan du arkivera det och i stället fokusera på aktuella prioriteringar. Arkivering av ett projekt raderar ingen information, utan tar bara bort det från projektlistan.
• Fira med ditt team. Du kan uttrycka tacksamhet i Asana med uppskattningar och gillningar.

Resurser för projekthantering

Vill du ha fler tips? Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur användare som du hanterar sina projekt? Kolla in de här resurserna: