Asana för verksamhetsteam

Verksamhetsteam kan förlita sig på Asana för att skapa, skala och effektivisera sina projekt och processer. Den här artikeln riktar sig till team som redan är bekanta med grunderna för Asana-projekt och som vill bli effektivare genom att prova betalfunktioner. Använd direktlänkarna ovan för att komma till specifika användarexempel eller kom igång med allmänna tips här nedanför.

Om Asana-projekt är nytt för dig kan du börja med en mall för verksamhetsprojekt för att få en uppfattning om hur de kan organiseras. Eller importera ett kalkylark där du redan planerar verksamhetsarbetet för att snabbt kartlägga projektet i Asana.

Allmänna tips för verksamhetsprojekt

De här tipsen är användbara för olika typer av verksamhetsprojekt för att hjälpa dig att lättare hantera projektplaner, tidslinjer, statusuppdateringar och prioriteringar.

Hantera och övervaka grupper av projekt, tidslinjer och teamets arbetskapacitet med portfolior

• Portfolior hjälper dig att övervaka status för grupper av projekt för att förstå var din uppmärksamhet behövs. Du kan till exempel skapa en portfolio av alla implementeringar av programvaror och övervaka hur det går för dem.
• Se till att projektledare och teamledare lägger upp regelbundna statusuppdateringar så att de visas i portfolion.
• Lägg till projektscheman till en portfolio om du vill se dem på en tidslinje och använd sedan fliken Tidslinje för att se till att de inte överlappar varandra. Du kan också använda den som din kvartalsvisa eller årliga huvudkalender för verksamheten.
• Hantera teamets arbetskapacitet och fatta välgrundade personalbeslut genom att lägga till teamets aktiva projekt till en portfolio. Gå sedan till fliken Arbetsbelastning för att se scheman.

Prioritera och organisera uppgifter

• Anpassade fält hjälper dig att samla in information på ett konsekvent sätt för varje uppgift med nedrullningsbar meny, numeriska fält eller textfält. Du kan till exempel skapa fält för att spåra en uppgifts förlopp, kostnad eller prioritet.
• Sortera projekt efter anpassade fält för att gruppera uppgifter efter fält (såsom att ordna en kolumn i ett kalkylark) eller använda fält för att skapa rapporter som kan hjälpa dig att se vad som riskerar att bli fördröjt.
• Beroenden ser till att arbetsuppgifterna utförs i rätt ordning så att ingen startar i förväg eller undrar när de kan börja med sin del.
• Ställ in regler i valfritt projekt för att automatisera ditt arbete. Du kan till exempel ha en regel som hjälper dig att prioritera nya uppgifter som läggs till i ett projekt för verksamhetsförfrågningar eller att lägga till följare när en uppgift når ett visst skede.

Tips for projektförslag eller projektförfrågningar

Får ditt verksamhetsteam många förfrågningar, frågor och förslag till jobb från andra team? De här tipsen hjälper dig att komma vidare med förfrågningar snabbare genom att börja med alla detaljer i förväg och effektivisera de slutliga godkännandena.

• Standardisera förfrågningar med formulär. I stället för att skicka en förfrågan och dess krav fram och tillbaka kan du skapa ett formulär som vem som helst kan fylla i så att teamet har alla detaljer som behövs.
• Skydda teamets tid genom att tilldela förfrågningar till teamkollegor med slutdatum och ställ endast in ett anpassat fält för prioritet när uppgiften är prioriterad. Då behöver inte teamet bli bombarderad med vilken slumpmässig fråga eller förfrågan som helst eller undra över hur den ska prioriteras i förhållande till annat arbete.

Tips för introducering av leverantörer

Om ditt verksamhetsteam är ansvarigt för att välja ut eller introducera en ny leverantör kan de sköta allt från godkännande av leverantörer till lansering i Asana så här:

• Gör e-postmeddelanden genomförbara under processen för val och introduktion av leverantörer genom att använda Asana för Gmail- eller Outlook-integreringar så att inget går förlorat.
• Skapa ett introduktionsprojekt så att teamet kan lägga upp en tydlig plan för genomförande. Du kan använda projektet för kommunikation och frågor för att hålla allt på ett ställe.
• Bjud in entreprenörer som gäster till Asana så att de kan se sina genomförbara uppgifter och svara på teamets frågor direkt i introduktionsprojektet.

Tips för målplanering

Verksamhetsteam är ofta ansvariga för att planera mål och avsikter för team eller företag. Förenkla den tvärfunktionella planering med det här flödet för målplanering, oavsett om den sker kvartalsvis eller årligen.

• Spara tid med mallar. Mål och avsikter fastställs vanligtvis med jämna mellanrum. Kom snabbt igång med alla steg du behöver med en Asana-skapad mall eller genom att spara en egen anpassad mall.
• Gör godkännanden tydliga och effektiva genom att skapa en uppgift för godkännande. Den som godkänner kan lämna feedback på uppgiften. När uppgiften är klar har du en tydlig dokumentation om huruvida den är godkänd (eller inte) och varför.
• När du satt upp dina mål kan du skapa en portfolio där du kan spåra viktiga projekt som bidrar till målen för att se förlopp och tidslinjer. Se till att projektledare och teamledare regelbundet ger statusuppdateringar om de mål som de ansvarar för.

Hur man skapar en uppgift för godkännande i Asana.

Mer resurser för verksamhetsteam

Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur våra kunder effektiviserar sina verksamheter med Asana? Kolla in de här resurserna: