För många ideella organisationer är volontärer är en viktig drivkraft för att de ska kunna utföra sina uppdrag. Med Asana kan du ge volontärerna den information och den introduktion de behöver för att lyckas, samtidigt som du ger det interna teamet insyn i deras framsteg och projekt.
I den här artikeln visar vi hur man skapar och hanterar två typer av volontärprojekt: ett för att behandla volontäransökningar och ett för att introducera dem. Därefter följer några allmänna tips för att effektivt hantera volontärer och deras arbete.
Granska och godkänna volontäransökningar i Asana
Innan det är möjligt att arbeta som volontär måste man vanligtvis ansöka och bli godkänd. Med ett projekt för intag av volontärer kan man skapa ett ansökningsformulär för volontärer, godkänna ansökningar och kontrollera volontärpipelinen - allt på ett ställe.
Börja med att skapa ett projekt från grunden eller importera ett kalkylark som du för närvarande använder för att spåra arbetet. Skapa kolumner i en tavla för Nya inlämningar, Under granskning, Godkänd och Nekad.Det här gör det enkelt att följa varje kandidat genom processen och se var deras ansökan befinner sig.
Lägg till en kolumn för Nomineringar så att vem som helst i organisationen kan lägga till en passande volontär i listan. Du kan även flytta hit de sökande som nekats men som kanske skulle passa in i framöver.
1. Gör det enkelt att spåra fler detaljer och organisera dem med anpassade fält
Behovet av volontärarbete kan variera. Genom att lägga till anpassade fält i projektet kan du spåra kandidaternas färdigheter, intressen och tillgänglighet för att säkerställa att de matchar organisationens behov.
Du kan till
De här fälten motsvarar de fält du kommer att använda i ansökningsformuläret för volontärer i nästa steg!
2. Skapa ett formulär för att skicka in ansökningar för volontärer
För att börja spåra volontäransökningar kan du skapa ett formulär som de ska fylla i. På så sätt får du redan från början den information du behöver för att utvärdera deras ansökan.
- Gå till fliken Formulär högst upp i projektet.
- Anpassa formuläret så att det innehåller alla fält som skapades i det sista steget och skapa ytterligare fält som hjälper dig att avgöra om de uppfyller behoven. Du kanske till exempel vill ha ett fält för bilagor för att de ska kunna lägga till ett cv eller ett personligt brev. Du kan också lägga till ett fält med datumväljare för att kunna uppskatta tillgängligheten.
- När formuläret är klart kan du aktivera det och dela länken med de sökande, eller lägga upp den på en webbplats. Vem som helst kan skicka in ett Asana-formulär även om de inte har något konto.
- När formuläret har skickats in omvandlas det till en uppgift i projektet för intag av volontärer.
- Nu är det upp till teamet att granska och godkänna ansökan. Tilldela uppgiften till den ansvarige och sätt en deadline. Se till att personen drar uppgiften till rätt kolumn så att det är tydligt i vilken fas granskningen befinner sig i.
Försök att ställa in regler för att automatisera delar av inlämningsprocessen. Du kan till exempel automatiskt tilldela nya inlämningar till en teamkollega för granskning. Om en sökande anger att en av hans eller hennes färdigheter är sociala medier, kan du automatiskt lägga till ansökningsuppgiften i det motsvarande projektet för att teamet ska få tillgång till ansökan.
När en volontär blir godkänd är det dags för introduktionen! Följ med till nästa avsnitt.
Introducera volontärer
1. Använd en introduktionsmall för volontärer
Volontärer behöver ta till sig mycket information för att lyckas. Genom att skapa en introduktionsmall kan du effektivisera och skala upp processen. Bjud in volontärer till din domän som gäster för att ge dem tillgång till allt de behöver och få dem att känna sig stöttade redan från början.
Starta upp projektet med vår introduktionsmall och anpassa den efter dina behov och spara den som din egen anpassade mall.
2. Ersätt e-postmeddelanden och dela nyheter med konversationer
Massutskick som går ut till alla volontärer kan snabbt bli rörigt och viktig information kan försvinna - för att inte nämna tiden som teamet förlorar på att kopiera meddelanden och svara på e-postmeddelanden. Använd i stället Konversationer och Status i Asana.
- Teamkonversationer är ett bra sätt att dela viktig information med hela teamet, fira stora framgångar eller tala om flera projekt samtidigt.
- Statusuppdateringar gör det möjligt för alla att veta hur arbetet fortskrider genom att visa de uppgifter som redan har slutförts, kommande uppgifter eller milstolpar, samt möjliga hinder. Du kan också använda dem för att berömma teamkollegor! Bara @omnämn dem.
Uppdateringarna visas i inkorgen där alla kan svara. Du kan också fästa viktiga kommentarer högst upp i en diskussion för att göra den mest relevanta informationen lätt att hitta.
3. Utbilda volontärerna i grunderna för Asana
Många organisationer har sina egna Asana-normer och introduktionsprocesser. Om så inte är fallet kan det vara bra att de nya volontärerna registrerar sig för ett webbinarium med liveutbildning för att snabbt komma igång.
De kan också titta på korta videohandledningar eller läsa Asana-guiden (där du befinner dig nu) för att lära sig i sin egen takt.
Hantera volontärernas insatser och arbetskapacitet
Nu när volontärerna är med i Asana kan du följa volontärprojekten på ett och samma ställe.
Portfolior är en central plats där du kan organisera och övervaka arbetet i flera projekt. I portfolior kan du även få en tydlig bild av teamkapaciteten med hjälp av Arbetsbelastning. Börja med att skapa en portfolio och lägg sedan till de projekt du vill gruppera.
Det är därför det är viktigt att ha regelbundna uppdateringar - dina uppdateringar visas här i en enkelvy, vilket gör det lätt att hålla koll och se om något är fel.