Bidragsspårning

Så här skapar man ett pipelineprojekt för bidragsansökningar i Asana

Man kan skapa en pipeline för bidragsansökningar på olika sätt. För att komma igång snabbt:

1. Kom igång med vår pipelinemall för bidragsansökningar och anpassa den till din organisations behov.
2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att spåra bidrag.

Komma åt alla Asana-mallar

Om du föredrar att skapa ditt egna pipelineprojekt från grunden eller vill få tips om bästa praxis för Asana-projekt kan du börja här.

Hanterar du flera aktiva bidragsansökningar samtidigt?

Om du använder vår mall:

1. Kopiera [EXEMPELUPPGIFTEN] i mallen, byt namn på den och omvandla den till ett projekt.
2. Lägg sedan till de här projekten i en portfolio som hjälper dig att hantera och spåra alla dina bidrag på ett och samma ställe.

Tips för att hantera ditt projekt för bidragsansökningar

Nu när du har skapat projektet hjälper de här tipsen dig att hantera projektet när du lägger till bidrag till din pipeline.

1. Organisera ditt projekt med avsnitt för olika steg i ansökningsprocessen

Tydliggör var i rörledningens steg bidragen befinner sig genom att skapa sektioner. Med hjälp av avsnitt kan du se olika steg i din ansökningsprocess, t.ex. ”Bedömning”, ”Ansökan”, ”Pågående” osv. och kategorisera uppgifterna därefter.

I takt med att du gör framsteg med din ansökan, kan du dra uppgifterna från ett avsnitt till ett annat och därigenom signalera deras status.

2. Planera tidsplanerna för ansökningar och bidragscykler med Tidslinjen

När du lägger till ett bidrag i din pipeline bör du vara noggrann med att tilldela det ett slutdatum så att du kan skicka in ansökan eller förnya det i tid. Arbeta dig sedan bakåt från deadline för att fastställa realistiska start- och slutdatum för varje steg i processen. Du kan använda tidslinjen för att visualisera ditt schema, justera det så att det är realistiskt och enkelt fastställa beroenden mellan uppgifter så att arbetet sker i rätt ordning. Om du behöver flytta något är det enkelt att använda tidslinjen för att dra och släppa till nya deadliner.

3. Registrera nya bidragsmöjligheter genom att samla dem i ett formulär

Nya bidragsmöjligheter kan komma från var som helst, och med hjälp av formulär kan du snabbt registrera och granska dem. Skapa ett formulär som samlar in de uppgifter du behöver för att utvärdera bidragsmöjligheten och godkänna den. När formuläret har skickats in förvandlas det till en uppgift i ditt pipelineprojekt.

Dela formulärlänken i hela din organisation eller på din webbplats för att göra det lättare att ansöka och upptäcka bidragsmöjligheter. Vem som helst kan fylla i formuläret även om de inte använder Asana.

4. Tydliggör prioriteringar, godkännanden och viktiga detaljer med hjälp av anpassade fält

Om du har flera bidrag i din pipeline vill du säkerställa att du kan se vilka som har högsta prioritet, hur mycket finansiering du förväntar dig, och mer. Anpassade fält tydliggör uppgifterna så att man snabbt får en överblick och de kan också användas för att filtrera och sortera ditt projekt (som kolumner i ett kalkylark). Du kan skapa fält för finansieringsbelopp, prioritet, steg eller godkännanden - vad du än behöver för att fånga upp viktiga detaljer.

Spåra godkännanden med aviseringar för anpassade fält

Ansökningar om bidrag går vanligtvis igenom ett par omgångar av feedback, och arbetsflödet med anpassade fält för godkännanden gör det enkelt att se om något är godkänt eller inte. Lägg helt enkelt till ett anpassat fält för godkännande i ditt projekt och aktivera aviseringar. På så  vis får alla uppgiftsföljare en avisering om fältet ändras, och informeras när ansökningar godkänns eller har fått feedback.

Tips för att rapportera om förloppet i bidragspipelinen

Publicera regelbundna statusuppdateringar på ett och samma ställe med Förloppsvy

Du