IT-support

Skapa ett projekt för IT-förfrågningar

Det finns några olika sätt att skapa ditt projekt. För att komma igång snabbt:

1. Börja med vår mall för IT-support och anpassa den efter teamets behov.
2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att spåra förfråg

Du kan skapa ett privat projekt som bara IT-teamet kan se, vilket lämpar sig för känsliga IT-problem.

Komma åt alla Asana-mallar

Om du är gratisanvändare, föredrar att skapa ditt egna helpdesk-projekt från grunden eller vill få tips om bästa praxis för Asana-projekt kan du börja här.

Tips för att spåra IT-förfrågningar

1. Fånga in förfrågningar på samma sätt och agera snabbare med formulär

Att behöva bearbeta grundläggande förfrågningsdetaljer fördröjer arbetet. I stället kan du skapa formulär för att samla in rätt uppgifter för varje IT-förfrågan. Formulär är anslutna direkt till ditt förfrågningsprojekt för att se till att teamet börjar med den information de behöver, samtidigt som det gör det enkelt för dem som gör en förfrågan att ge den information du behöver.

Alla kan skicka in formulär - även de som inte använder Asana - om du skickar formulärlänken till dem. Besvarade formulär blir en ny uppgift i motsvarande projekt där teamet kan prioritera uppgiften och tilldela den till en teamkollega med all information som behövs.

Skapa ett formulär genom att följa de steg som beskrivs här. Lägg till projektregler för att automatiskt tilldela uppgifter för formulärinlämningar till en IT-teamkollega för att säkerställa att förfrågningar prioriteras efter att ha skickats in.

2. Se till att förfrågningar i konversationer och e-postmeddelanden är genomförbara

Om du får många förfrågningar via chatt- eller e-postmeddelanden kan du alltid skicka länken till ditt formulär till personen som skickat förfrågan, men du har även alternativet att använda integreringar för att snabbt kunna agera på konversationen.

Om du får chatt- eller e-postmeddelanden med genomförbart arbete eller frågor, kan du lägga till dem i Asana direkt från inkorgen eller meddelandet för att tilldela dem som en uppgift, lägga till i dem i ditt förfrågningsprojekt och mer.

För e-postmeddelanden kan du använda tilläggen Asana för Gmail, Outlook eller andra e-postklienter. För chatt kan du prova Asana-integreringen för Slack.

3. Prioritera och organisera förfrågningar med anpassade fält

När du har skapat ett formulär hjälper anpassade fält dig att prioritera inkommande förfrågningar och sortera dem i kategorier. Om du är van att använda kalkylark kan du göra det här genom att filtrera och sortera kolumner. Anpassade fält är ett mer kraftfullt sätt att göra detta på eftersom de spårar den här informationen i arbetskontexten (i stället för på en plats som bara en projektledare eller teamledare kan se).

Om du lägger till ett fält för ”typ av förfrågan” i ditt formulär kan du mappa det till samma anpassade fält i ditt projekt. När ett formulär skickas in kommer den nya uppgiften att ange om någon arbetar med att felsöka ett tekniskt problem eller införskaffar ny hårdvara.

4. Förhindra dubbelarbete genom att spåra förfrågningar i fler än ett projekt

Det är vanligt att en IT-förfrågan kopplas till större IT-arbeten och -initiativ. I stället för att skapa två separata uppgifter kan du lagra uppgifter i flera projekt för att spåra arbetet i båda projekten. Arbetet kopieras inte och du får tillgång till rätt information i rätt sammanhang.

1. Skriv Tab + P i en uppgift och sedan namnet på ytterligare projekt där du vill lägga till en uppgift.

Till exempel kan IT-teamet ha ett privat projekt för att spåra lånedatorer. Om en ny begäran om att låna en dator kommer in kan du lagra uppgiften i IT-förfrågningar och projektet för lånedatorer, men hålla resten av projektet privat.

5. Missa aldrig en deadline

För tidskänsliga förfrågningar kan du använda sluttider för att se till att alla problem är lösta innan presentationen, demon eller affärsresan. Välj en tid genom att klicka på slutdatumet i en uppgift och välja Lägg till ett slutdatum.

Om en viss uppgift behöver utföras med jämna mellanrum kan du ställa in den som återkommande för att säkerställa att du aldrig missar att förnya ett konto eller en månatlig beställning.

Tips för rapporter och förfrågningar om bemanning

Bevaka projektförlopp och hantera IT-personal med portfolior och arbetsbelastning

För att förstå projektets förlopp och uppskatta teamets kapacitet måste IT-ledare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylblad, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en projektportfolio med alla viktiga IT-projekt och din IT-support för att se förlopp, deadliner och prioritet i realtid på ett och samma ställe.

Använd sedan fliken Arbetsbelastning för att visualisera teamets kapacitet baserat på uppgifter som de redan har tilldelats i Asana. Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välinformerade beslut om bemanning för att hålla arbetsbelastningen balanserad och viktigt IT-arbete i fas.

Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att inte alla uppgifter är likadana. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller hur mycket insats som har spenderats på varje uppgift.

Resurser för IT-support

Vill du ha fler tips? Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur användare som du hanterar IT-förfrågningar? Kolla in de här resurserna: