Evenemangsplanering med Asana

Många team använder Asana för att planera och hantera evenemang. Kom igång genom att skapa ett nytt projekt specifikt för ditt kommande evenemang.

Skapa ett projekt för evenemangsplanering

Det finns några olika sätt att skapa ditt projekt:

  • Kom igång snabbt genom att använda vår gratis mall för evenemangsplanering. Du kan anpassa den här mallen efter behoven hos ditt team. Du hittar mer information om Asana-kurerade mallar och var du hittar dem här.
  • Om du för närvarande spårar händelseplanering i ett kalkylark, importera dessa data till ett Asana projekt med hjälp av CSV-importör. Det här är en bra utgångspunkt för att bygga upp ditt projekt.
  • Skapa ett nytt projekt manuellt i Asana genom att följa de beskrivna stegen här. Du kanske vill konvertera det projektet till en mall för att spara tid när du planerar ditt nästa evenemang.

Lägg till intressenter i projektet

När du väl har skapat ditt projekt kan du börja lägga till intressenter. Intressenter inkluderar individer eller grupper som har ett intresse för resultatet av ett projekt. De kan påverka eller påverkas av projektet, och deras engagemang är avgörande för dess framgång.

Här är några intressenter:

  1. Personer inom din organisation som du regelbundet arbetar med, till exempel teamkollegor, en chef eller IT-support.
  2. Personer som är direkt kopplade till detta specifika evenemang som en arrangör, evenemangsvärd eller deltagare.
  3. Externa personer som du har ett nära samarbete med för att säkerställa att evenemanget blir en succé. Dessa kan inkludera sponsorer, leverantörer, leverantörer eller platsägare. Denna lista kan också inkludera tjänsteleverantörer såsom storkök, dekoratörer, säkerhetsteam eller mediepersonal.

Bjud in leverantörer och entreprenörer som gäster till ditt evenemangsprojekt

Du kan börja arbeta med leverantörer via e-post men du kan även lägga till viktiga leverantörer eller entreprenörer i ditt projekt som gäster. Detta gör det enklare att hålla projektet i fas eftersom alla kan se deadliner, att göra-listor och bilagor, vilket säkerställer att saker och ting blir gjorda i tid.

Att lägga till dina leverantörer och entreprenörer i ditt projekt hjälper också till att göra det enklare att hålla ordning på viktiga dokument såsom kontrakt eller fakturor, eftersom du på ett säkert sätt kan hålla allt på ett ställe.

Exempel på användningsfall

Tilldela din entreprenör en uppgift som ber dem att skicka sin faktura senast ett visst datum. Entreprenören laddar helt enkelt upp sin faktura till uppgiften som en bilaga på förfallodagen, så att ditt team kan behandla betalningen. Du kan göra ett projekt privat om uppgifter inte ska vara synliga för alla i din organisation eller ditt team. Privata projekt är endast tillgängliga för projektmedlemmarna. Du kan läsa mer om uppgiftsbehörigheter här.

Tips för att hantera ett evenemang

När du har skapat projektet för evenemangsplanering kan du använda följande tips för att hjälpa dig att hantera projektet och spåra detaljer när arbetet börjar.

Publicera regelbundna statusuppdateringar

När ditt team börjar arbeta med evenemanget kan du använda fliken Översikt för att lägga upp statusuppdateringar och visa projektaktiviteter. Du kan dra och släppa höjdpunkter till dina statusuppdateringar för att dela diagram och milstolpar. Asana sparar din mall för statusuppdateringar om du vill använda samma format varje gång. Du kan till och med använda dig av att skapa ett första utkast med Asana Intelligence och funktionen Smart status för att påskynda saker och ting.

Kartlägg din evenemangsplan i tidslinjevyn

De flesta evenemangsplaner har viktiga deadliner och beroenden som leder fram till den stora dagen. En tidslinje hjälper dig att kartlägga dem i din plan innan du börjar säkerställa att alla delar passar ihop för ett sömlöst evenemang. Du kan enkelt justera datum när saker och ting kommer upp genom att använda funktionen dra och släpp.

Skapa en plan med tidslinjen:

  1. Använd listvyn för att skapa uppgifter för allt som behöver göras inför evenemanget .
  2. Gå till fliken tidslinje högst upp i projektet.
  3. Dra och släpp uppgifterna för att schemalägga dem på tidslinjen. Om du identifierar konflikter flyttar du uppgifterna för att omplanera dem.
  4. Utöka datumintervallen för uppgifterna så att de tilldelade personerna bättre kan planera in tiden de behöver för att hålla en deadline.
  5. Om uppgifterna måste slutföras i en viss ordning skapar du beroenden genom att föra muspekaren över en uppgift och sedan dra punkten till en tillhörande uppgift för att ansluta dem.

När arbetet har kommit igång kan tidslinjen även hjälpa dig att snabbt hantera konflikter innan de får din plan att spåra ur. Om det till exempel tar längre tid än väntat att boka en plats för evenemanget kan du enkelt flytta de beroende uppgifterna i tidslinjevyn. De tilldelade personerna aviseras automatiskt när deras slutdatum justerats i uppgift. Detta säkerställer att arbetet kan börja vid rätt tidpunkt och undviker förvirring.

Håll reda på viktiga e-postmeddelanden samtidigt som du spenderar mindre tid i din inkorg

Du kan bjuda in leverantörer till ditt evenemangsprojekt som gäster enligt ovan, men om du eller dina leverantörer föredrar att kommunicera via e-post kan du prova Asana för Gmail, Outlook eller andra e-postintegrationer.

När du får e-postmeddelanden med viktiga dokument eller genomförbart arbete kan du lägga till dem i Asana direkt från inkorgen. Du kan skapa en uppgift, lägga till uppgiften i ditt evenemangsprojekt och mycket mer. Detta förhindrar att viktiga planeringsdetaljer och uppgifter försvinner i e-posttrådar och minskar den tid som spenderas i din e-postinkorg.

Spara tid vid planering av framtida evenemang med mallar

Alla evenemang är olika, men vanligtvis finns det en grundläggande checklista som de flesta delar. I stället för att ödsla tid på att återskapa ett projekt för varje nytt evenemang, eller hålla informationen i ett dokument, bortkopplat från själva jobbet, kan du skapa och spara dina evenemangsmallar i Asana. Att omvandla ditt nuvarande evenemangsplaneringsprojekt till en mall kommer inte bara att spara tid i framtiden utan också se till att du inte glömmer viktiga steg.

Så här skapar du en projektmall för evenemangsplanering:

  1. Skapa den grundläggande checklistan för evenemanget i ett projekt. Om det inte är samma person som slutför samma uppgifter varje gång behöver du inte tilldela uppgifterna eller lägga till några slutdatum ännu.
  2. Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid projektnamnet och välj Spara som mall.
  3. Förhindra att andra användare redigerar eller ändrar mallen genom att ändra projektbehörigheterna till Endast kommentarsåtkomst.
  4. För varje efterföljande evenemang kan du skapa ett nytt projekt från mallen genom att klicka på den orangea knappen + Skapa, välja projekt och sedan använda en mall för att komma till organisationens sparade mallar. Du kan söka efter din mall till vänster.
  5. När du undan för undan förfinar din checklista för evenemang kan du uppdatera mallen för att säkerställa att du inte upprepar tidigare misstag eller använder inaktuella strategier.

Tips för att hantera arbete på dagen för ditt evenemang

Arbeta när du är på språng och offline med Asana mobilapp

Under dagarna före evenemanget och på själva dagen kommer ditt team sannolikt att vara på plats för att förbereda det. Detta gör det svårt att snabbt få tillgång till viktig information och hålla koll på vad som återstår att göra. Asana mobilapp håller ditt team anslutet till evenemangsplanen (även om du är offline på iOS eller Android) före, under och efter evenemanget.

Du kan till exempel lämna feedback på ett evenemangsfoto med hjälp av korrekturfunktionen innan du delar eller bekräfta att evenemangsagendan skickades till alla deltagarna i tid. Allt detta kan göras på mobilen. Det här stärker samarbetet mellan teamkollegor även om de befinner sig på olika platser.

Håll realtidskonversationer genomförbara med Slack-integreringen

Många team använder både Asana och Slack för att samordna och kommunicera runt arbetet, särskilt när det är dags för ett evenemang att börja. I stället för att välja mellan verktygen kan teamen använda dem tillsammans med Asana för Slack-integreringen.

Om en teamkollega ber dig om feedback på en presentation och du är upptagen med ett annat ärende för evenemanget, kan du skapa en uppgift i Asana direkt från en Slack-konversationer så att du inte glömmer och behåller allt sammanhang.

Övervaka händelseförloppet med portfolior

För att förstå evenemangsförlopp och uppskatta teamets kapacitet måste evenemangsplanerare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylark, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en portfolio för alla Asana projekt som är relaterade till ditt evenemang. Med en portfolio kan du organisera dina viktigaste projekt för evenemangsplanering, övervaka projektstatus i realtid, söka efter mer information och samtidigt hålla ditt team uppdaterat om förloppet.

Hantera personal i flera evenemang med arbetsbelastning

Använd sedan fliken Arbetsbelastning i portfolion för att visualisera ditt team kapacitet i olika evenemang baserat på de uppgifter som redan är tilldelade till dem. Arbetsbelastning i en portfolio ger en visuell ögonblicksbild av team <mmt:gls_c:2>ets kapacitet och en inblick i vad ditt team arbetar med i olika projekt. Identifiera konflikter och hantera risker för att hålla projekten i fas genom att enkelt omtilldela eller planera om uppgifter i samma vy. Se till att team medlemmarna inte får för mycket eller för lite arbete och att projekt och evenemang är ordentligt bemannade och kan hållas i fas.

Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att uppgifter inte alltid har samma vikt. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller hur mycket insats som har spenderats på varje uppgift. Ställ in anpassade fält enligt prioritet för att få en uppfattning om uppgiftens betydelse.

Om du behöver få en uppfattning om det bredare team <mmt:gls_c:3>ets kapacitet inför ett evenemang (inte bara projektmedlemmar i din nuvarande evenemangsportfölj) kan du använda den universella arbetsbelastningsfunktionen. På så sätt kan du se den globala kapaciteten i ett team genom att dra data från uppgifter och underuppgifter i alla projekt till en arbetsbelastningsvy.

Resurser för att planera och hantera evenemang i Asana

Lär dig mer om att planera händelser i Asana med hjälp av resurserna nedan:

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback