Att planera universitetsevenemang innebär vanligtvis mycket stress, många väntande uppgifter, massor av e-postmeddelanden och fler deadliner än vad du kan hinna med. Oavsett om ditt nästa evenemang har tio eller 10 000 deltagare är Asana det perfekta verktyget för evenemangsplanering för att samarbeta med andra studenter och se till att evenemanget går smidigt.
Skapa ett evenemangsprojekt
- Skapa ett nytt projekt för evenemanget. Ge projektet ett beskrivande namn såsom ”Höst-hackaton” eller ”Välgörenhetskonsert”.Lägg till en projektbeskrivning med en övergripande bild.
- Bjud in andra studenter och evenemangsplanerare att bli projektmedlem så att alla kan tilldela och slutföra uppgifter och hålla koll på viktiga uppdateringar.
- Organisera tidsplanen för evenemangsplaneringen med avsnitt baserade på arbetskalendern. Använd rubriker såsom ”1 månad före”, ”Veckan före”, ”Dagen före”, etc.
- Lägg till uppgifter i varje avsnitt och se till att varje uppgift har ett slutdatum, en tilldelad person, alla relevanta bifogade filer och en tydlig beskrivning så att alla vet vem som gör vad och när.
- På evenemangsdagen kan du använda Asana för att visualisera schemat genom att lägga till uppgifter med sluttider för varje steg, inklusive förberedelser, ankomst av leverantörer, ankomst av gäster, middag, etc. Under evenemangets gång kan teamet slutföra uppgifter från en mobil enhet och försäkra sig om att allt går enligt schemat.
Ladda ner Asana-appen för iOS eller Android för smidig samordning av evenemanget mellan dig och ditt evenemangsplaneringsteam.
Uppnå mer med evenemangsplanering
Spåra sponsring
Du kan enkelt spåra sponsorer i evenemangsprojektet. Om du har en uppgift för varje sponsor kan du använda underuppgifter för att spåra varje steg i processen, inklusive upprättandet av kontakt, telefonsamtal och material för presentationen, kontrakt och sponsortillgångar såsom logotyper och sloganer. Projektet kan vara en bra plats för att samla idéer för sponsorer och spåra förloppet för att samla in pengar till evenemanget. Titta på vårt exempel om kontospårning för att få en idé.
Kopiera ett evenemangsprojekt
Om du arrangerar en serie evenemang eller samma evenemang regelbundet kan du skapa en kopierbar projektmall. Lägg till saker som ni har lärt er från tidigare evenemang i mallen. Gör en kopia av projektet för varje nytt evenemang i serien. Att använda mallar gör det också lätt att överföra evenemangsplaneringen när studenter tar examen.
Spåra gästlistan
Ha koll på din gästlista i Asana. Använd ett Google-formulär för att gästerna ska kunna svara och integrera det med evenemangsprojektet eller ett nytt Asana-projekt. När gästerna svarar kommer deras namn att visas som en uppgift i Asana. Du kan till och med använda det här projektet som incheckningslista. När varje gäst anländer till ditt evenemang markerar du uppgiften som slutförd från din mobila enhet.
Hantera externa leverantörer
Använd projektet för att hantera kontakten med externa leverantörer. Skapa en uppgift för varje leverantör och deluppgifter för varje steg i processen, inklusive deluppgifter för att få en offert, slutföra kontraktet, bekräfta tidslinjen och betala fakturan. När du får en faktura via e-postmeddelande kan du använda vidarebefordran av e-post för att skapa en uppgift i Asana.
Nu behöver du inte längre hantera evenemang i ett anteckningshäfte - eller enbart med hjälp av e-postmeddelanden. Med Asana är teamet organiserat och förberett inför nästa evenemang, vilket säkerställer bästa möjliga upplevelse för deltagarna.