Google Kalkylark och Asana

Tillgänglig på Asana AdvancedEnterprise och Enterprise+ nivåer, samt och tidigare abonnemang Business och Legacy Enterprise.

Gå till vår prissättningssida för mer information.

Med rapportering i Google Kalkylark kan du använda projektdata för att skapa anpassade rapporter och visualiseringar för att se vad som är i fas och vad som behöver kontrolleras. Googles arkexport är tillgänglig för portfolior, projekt och avancerade sökresultat. Den här artikeln hjälper dig att komma igång och ger inspiration för att skapa rapporter.

Använda rapportering i Google Kalkylark

Se till att du har lagt till lämpliga projekt innan du öppnar ett Google Kalkylark i din portfolio. Vi rekommenderar att du konsulterar Googles hjälpcenter och Google Sheets Help Forum om du är nybörjare på Google Sheets.

Komma igång

  1. Installera tillägget Asana Exports i Google Drive med den här länken.
  2. Kopiera din Asana exportlänk för att synkronisera med Google Sheets.
    • I Asana klickar du på Exportera/Skriv ut i den nedrullningsbara menyn intill projekt-/portfoliorubriken och väljer Synkronisera till Google Sheets. Google Kalkylark öppnas i en ny flik. 

    • Kopiera URL: en som anges i modalen som följer.

3. Synkronisera dina data från Asana till ett nytt blad

  • Skapa ett nytt, tomt Google-ark
  • Gå till flikenTillägg > Asana Export > Synkronisera med Asana
  • Klistra in URL: en från steg 2 i inmatningsrutan och klicka på OK. Ditt blad kommer att synkroniseras med dina Asana data.

Den nuvarande gränsen för synkronisering och export av data är 500 rader.

Rapportering om portfolio

Om du använder den här funktionen för första gången måste du auktorisera Asana att ansluta till ditt Google-konto.

Uppgifterna i ditt Google Kalkylark kommer automatiskt att uppdateras var sjätte timme.

Google Kalkylark-rapporten har tre flikar:

  1. Översikt— en referens för hur man använder kalkylarket med två exempel på diagram som skapats från dina data.
  2. Asana projektdata- visar den viktigaste informationen från varje projekt. Sortera och filtrera kolumnerna för att utforska informationen.
  3. Källdata i realtid - hämtar realtidsdata direkt från Asana. Den här fliken är låst för att skydda anslutningen till Asana.

Håll muspekaren över rubriken på en kolumn för att lära dig mer om vilka data som finns i denna kolumn.

Skapa anpassade rapporter

Exempel på rapporter att skapa i Google Kalkylark:

  1. Vilka projekt riskerar att bli fördröjda och förfaller snart? Ett punktdiagram med slutdatum och status färg.
  2. Vilka projektägare driver arbetet framåt snabbt? Ett stapeldiagram med de senast slutföra uppgifterna, per projektägare.
  3. Hur stor andel av dina projekt är i fas? Ett cirkeldiagram med statusfärger.
  4. Är arbetet fokuserat eller utspritt i flera projekt? Ett histogram med de uppgifter som slutförts under den senaste veckan i varje projekt.
  5. Vilka team har nästan slutfört sina projekt? Liggande stapeldiagram med slutförda projekt i % per team.

Exempel: Riskfyllda projekt som snart förfaller

Det här exemplet visar hur du skapar en rapport för att hitta de projekt som du behöver kontrollera.

Skapa en ny flik

    1. Klicka på + -ikonen längst ned till vänster på ditt kalkylark för att skapa en ny flik.
    2. Välja ett namn för din rapport.

Referera till fliken med källdata i realtid för att lägga till kolumner i din rapport.

  1. Välj cellen längst upp till vänster i den nya tomma fliken och skriv =.
  2. Navigera till fliken med källdata i realtid. Klicka på rubriken på den kolumn du vill kopiera. I det här exemplet använder vi kolumn Namn.
  3. Tryck på Retur.  Detta kommer att ta dig tillbaka till fliken med din rapport.

  4. Välj nästa cell till höger och upprepa steg 2 och 4 för kolumnerna Slutdatum och status färg.
  5. När rubrikcellen i varje kolumn har refererats kan data kopieras över. Markera de tre rubrikerna och använd autofyll-handtaget i det nedre högra hörnet av din markering och att dra det nedåt.

Vi refererade till data i fliken Källdata i realtid i stället för att bara kopiera de. Det innebär att när data i fliken Källdata i realtid uppdateras automatiskt varje timme, uppdateras även din rapport.

Använd en formel för att beräkna den tid som återstår fram till deadline för varje projekt

  1. Ange DAGAR INNAN SLUTDATUM som rubrik till fjärde kolumn.
  2. Ange formeln =DATEDIF(NOW(), B2, "D") nedan. Detta beräknar antalet dagar mellan dagens datum och värdet i kolumn Slutdatum.

  3. Dra ned autofyll-handtaget för att fylla i resten av kolumnen.

Skapa ett punktdiagram

  1. Sortera rapporten efter status färg genom att öppna menyn Data och välja Filter. Använd menyn på status kolumn färg för att Sortera A → Ö.

  2. Välj kolumnerna status färgdagar innan slutdatum och namn i den här ordningen genom att hålla ned  (på Mac) eller CTRL (på PC) och klicka på bokstaven ovanför varje kolumn (C, D och A). Dessa tre kolumner behövs i punktdiagrammet och kolumnen Namn måste väljas sist eftersom den fungerar som kolumn för varje datapunkt.

  3. Öppna menyn Infoga och välj Diagram för att skapa ett diagram.
  4. Välj ett punktdiagram och avmarkera Mängd i kolumn C.

Använd det här diagrammet för att identifiera vilka projekt som är i riskzonen. I skärmbilden nedan är projekt i riskzonen alla projekt som är röda och förfaller inom 60 dagar. Eftersom data uppdateras varje timme kan du ofta referera till det här diagrammet för att avgöra vilka projekt team bör fokusera på.

Exempel: Slutförandegrad för uppgift efter projektägare

Det här exemplet visar hur du skapar en rapport där projekt grupperas efter en egenskap, i det här fallet efter projektägare. Använd den här rapporten för att identifiera antalet uppgifter som har slutförts den här veckan i projekt som drivs av varje projektägare.

Skapa en pivottabell för att gruppera projekt efter ägare

  1. Navigera till fliken med källdata i realtid.
  2. Välj rader. Hoppa över rad 1 eftersom en pivottabell fungerar bäst när den första raden innehåller rubrikerna.

  3. Öppna menyn Data och välj Pivottabell. Detta öppnar en ny flik som heter Pivottabell.
  4. I fliken Pivottabell, i sidofältet Rapport redigerare, under Rader, väljer du Lägg till fält. Välj den kolumn där du vill gruppera dina projekt, i det här fallet ägare. Avmarkera Visa summor, den här informationen behövs inte i det här exemplet.

  5. Välj Lägg till fält under Värden. Välj den kolumn du vill undersöka för varje projektgrupp - i det här fallet Slutförda uppgifter.

  6. Kontrollera att gruppens värden sammanfattas efter behov. I det här exemplet vill vi se den totala slutförandegraden för uppgifterna i varje projektgrupp, så vi väljer Summa.

Visualisera informationen

Använd sidofältet Utforska i Google Sheets, som genererar relevanta diagram med hjälp av artificiell intelligens.

  1. Klicka på Utforska längst ned till höger i kalkylarket. I det här exemplet använder vi ett stapeldiagram för att visualisera uppgifternas slutförandegrad.
  2. Om du vill förstora diagrammet kan du dra det till tabellens huvudområde. Högerklicka på diagrammet för att anpassa det.

Rapporterna du skapar sparas automatiskt och visas nästa resultat nästa gång du öppnar kalkylarket i Asana.

Var denna artikel till hjälp?

Thanks for your feedback