瞭解專案

專案可讓您以各種不同的檢視方式，以整理所有與特定倡議、目標或大型工作相關的任務，包括清單、看板、時間軸和甘特圖。

在我們的Asana虛擬訓練入門中，瞭解任務管理的基礎知識。立即註冊

建立專案

create

若要建立新專案，請按照以下步驟操作

  1. 點選快速新增按鈕
  2. 選擇專案

新畫面會顯示三個選項：建立空白專案、使用範本或匯入試算表。

在空白專案視窗中按一下+ ，即可從頭開始。

create a project 2

在組織中，您必須先隸屬於團隊，才能建立專案。

設定您的新專案

點選空白專案後，您將能夠填寫專案詳細資料、選擇版面配置、選擇專案顏色和圖示，並設定隱私設定。

您也可以使用自訂專案圖示來個人化專案。 上傳jpg或png來取代預設的專案圖示。 這些自訂圖示將顯示在您的側邊欄、首頁、專案集和團隊頁面中，以便更輕鬆地找到您的專案。 

create a project 3

在專案詳細資訊畫面中，您可以：

  1. 輸入專案名稱和描述
  2. 選擇您要新增專案的團隊
  3. 設定您的專案隱私設定
  4. 選擇清單、看板、時間軸或行事曆版面配置
  5. 新增詳細資訊後建立專案

在組織中，建立專案按鈕會自動填入側邊欄中最高的團隊。 按一下「團隊」欄位，手動選擇專案將建立於哪個團隊。

填寫這些欄位並點擊「建立專案」按鈕後，您的新專案將載入主窗格中，並顯示在側邊欄中。

專案動作

您可在Asana中對專案採取許多可行動作。 以下顯示的動作適用於專案，「搜尋檢視」和「我的任務」會有不同的動作。

project actions

點選下拉式圖示以存取以下選項：

  1. 編輯專案詳細資料-修改專案的名稱或描述
  2. 設定顏色和圖示-變更專案顏色
  3. 複製專案連結
  4. 將版面配置儲存為預設
  5. 重複-重複專案
  6. 轉換為範本
  7. 新增至專案集
  8. 匯入/匯出或列印/移動到另一個團隊
  9. 封存-封存專案
  10. 刪除專案

點選專案名稱旁的星星符號，即可將專案加入最愛，隨後可輕鬆存取。

專案名稱和描述

專案的名稱和描述提供了關於專案是什麼以及它希望實現什麼的情境資訊。 當您開啟專案時，專案名稱會醒目顯示在標題中。

change project description

若要變更專案名稱和描述：

  1. 點選下拉式選單
  2. 選擇編輯專案詳細資料

專案描述支援RTF文字和表情符號。  

 

列印專案

print project

若要列印專案：

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 點選Export/Print （匯出/列印）
  3. 選擇「列印」選項

您的打印副本包括：

  • 任務名稱和描述
  • 子任務名稱和描述
  • 區段或欄名稱
  • 未完成/完成核取方塊
  • 自訂欄位
  • 任務截止日期

列印版本反映了您的專案或「我的任務」目前的檢視。 如果您希望以任何其他方式對列印版本進行排序或篩選，只需更改視圖，然後嘗試再次列印即可。

您也可以使用列印選項將專案儲存為PDF。 大多數瀏覽器會在其列印對話方塊中提供「另存為PDF」選項。 選擇此選項可將專案的列印檢視儲存至您的電腦。

複製專案

複製專案，將其用作常見工作流程的範本。

duplicate project

若要複製專案：

  1. 點選專案標題旁邊的下拉式功能表
  2. 選擇複製
duplicate project dialog

此時會顯示一份任務欄位清單，供您納入新專案。 完成後，請檢查所需的欄位，並點擊「建立新專案」。

對於您經常使用的工作流程，請考慮使用專案範本，而不是逐一複製專案。

加入我們在Asana中建立基本工作流程的線上訓練，並瞭解如何建立有效的專案。立即註冊。

 

儲存的檢視

saved

透過專案的儲存檢視，

查看與您和您的團隊最相關的內容。 已儲存檢視可讓專案系統管理員和編輯者為每個專案建立多達12個標籤頁，包含多個清單、看板、行事曆、甘特圖檢視或時間軸標籤頁。 

作為專案管理員或編輯器，您還可以將篩選和排序套用至專案，並將檢視儲存為專案中的標籤頁，或重新排序、設為預設、重新命名或移除標籤頁。 你也可以使用表情符號作為標籤頁圖示，方法是使用表情符號作為標籤頁名稱，然後按一下滑鼠右鍵打開標籤頁操作選單，以便自訂檢視。 

您可以嘗試查看以下視圖：

  • 設定多個行事曆檢視，以按月查看專案排程
  • 設定看板檢視，以顯示未完成任務的進度
  • 重新排序專案檢視，將最重要或最常用的檢視放在第一位
  • 使用動態篩選條件指派對象為我，並將其儲存為新標籤頁；每個人都會看到指派給自己的任務 

非任務檢視(概覽、工作流程、儀表板、訊息、檔案)無法複製或重新命名。

如果您的組織目前使用Enterprise版、Enterprise +或舊版Enterprise版方案，專案系統管理員可能已將專案權限更新為「僅限專案系統管理員」。 這表示專案編輯者無法修改專案中的索引標籤。

將專案移動至另一個團隊

此動作可供組織中的公開專案和專屬專案使用。

需要注意的是，若要移動專屬專案，您需要同時成為兩個團隊的成員。

您只能將專案移動至您所在的團隊。

move project to another team

若要將專案移動至另一個團隊：

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 選取「移動到其他團隊」
  3. 選擇目的地團隊（打勾標記表示專案目前所在的團隊）

您也可以將專案拖放到側邊欄，在團隊之間移動。

將專案移動至另一個工作空間或組織

工作空間與組織有著嚴峻的阻礙。 若要將專案移至另一個空間，您必須在所選的工作空間和組織中建立新專案，並手動將任務清單從現有專案複製並貼上至此新專案。

有些第三方工具可以幫助您將Asana專案轉移或複製到其他工作空間，例如此工作空間。 Asana對第三方工具不承擔任何責任。

複製專案連結

複製任務網址，輕鬆與團隊成員分享

copy link

若要複製專案連結：

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 選擇「複製專案連結」

專案顏色

若您有許多專案，但只有少數與您相關或緊急的專案，請使用顏色功能，讓這些專案在視覺上更加獨特。

project colors

若要變更專案顏色：

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 選擇設定顏色和圖示
  3. 勾選「為每個人設定」的核取方塊，即可為工作空間或組織中的每個人設定專案顏色

匯入專案至Asana

您可以使用CSV將任務匯入至Asana中的專案。

import tasks

選擇專案名稱旁邊的專案標題下拉式功能表，將遊標暫留於「匯入」，然後選擇「CSV」。

import tasks

請依循以下說明，選擇您想要新增CSV檔案的專案及其所在的組織。

若要將專案或任務匯入Asana ，您還可以將您想要移動至Asana的任務複製為清單，並將該清單貼上至專案中。 Asana會在每次換行後自動建立一個新任務。

請注意，這些工具並非由Asana開發，因此我們的支援團隊無法為第三方工具提供協助服務。

匯出專案

您可以將專案匯出為基於文字的檔案格式JSON或CSV。

除了專案之外，您還可以匯出搜尋檢視或您的我的任務。  

export project

若要匯出專案：

  1. 點選專案標題旁邊的下拉式功能表
  2. 將遊標暫留於「匯出/列印」
  3. 選擇所需的檔案類型

深入瞭解如何匯出專案。  

封存專案

封存專案可讓您專注於更活躍的專案。 請注意，僅專案管理員可以封存專案。

archive project

若要封存專案：

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 選擇「封存」

擁有已封存專案連結的任何人都可以輕鬆存取專案。 您也可以透過「搜尋」找到相關資訊。

封存專案中指派給您的任務仍會顯示在「我的任務」中。

想要將專案標記為完成？ 我們建議以專案狀態完成專案，因為封存專案不會更新其狀態。

取消封存專案

您隨時可以透過專案標題或側邊欄還原專案。

unarchive project

若要取消封存專案：

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 選擇取消封存
  3. 或點擊右上角的還原按鈕

已封存的專案永遠不會過期，也不會被刪除。

刪除專案

刪除專案會為每個人刪除專案。 僅刪除您確定沒有人想要保留的專案。 請注意，僅專案管理員可以刪除專案。

已指派的任 務以及與其他專案關聯的任務不會被刪除。

delete project

若要刪除專案：

  1. 點選下拉式箭頭
  2. 選擇刪除專案

所有專案成員都會收到一封刪除的電子郵件通知，而刪除它的人也會收到一個撤銷刪除的連結(如果他們願意的話)。 此取消刪除連結將在30天後到期。 若專案少於一天且其中沒有任務，則不會傳送專案刪除電子郵件。

按一下使用範本時，您可從一般範本庫中進行選擇。

Template

會根據您的團隊類型為您推薦範本，但若您沒有在該功能中看到任何您想要的範本，您可以輕鬆變更團隊，以查看其他範本選項。

自訂範本

若您願意，也可以查看並使用由您的組織特別建立的自訂範本。 這些自訂範本由團隊組織。

Template 2

若要使用自訂範本：

  1. 選擇組織名稱
  2. 選擇您要使用的自訂範本

 

範本預覽

找到您想要使用的範本後，請預覽以獲取更多資訊。 請在準備好開始時選擇「使用範本」。

選擇「使用範本」時，您可以重新命名範本，並且開始使用新專案。

步驟1需要新增專案詳細資料。

Template preview

輸入詳細資訊：

  • 新增專案詳細資料、名稱、團隊，然後選擇隱私權選項

步驟2 ：排定專案日期。

Template step 2

排程

  • 新增開始日期和結束日期以建立專案
  • 點選Create project (建立專案)按鈕

專案權限

請參閱權限文章，深入瞭解專案權限以及如何調整權限。

尋找及存取專案

accessing projects

有許多方式可以存取專案：

  1. 搜尋專案名稱
  2. 從團隊中的專案清單中
  3. 從側邊欄中的專案清單

 

專案所有者和成員

每個專案只有一位專案所有者，但可以有多位專案成員。

專案所有者和專案成員都可以新增、移除以及編輯專案中的任務。

專案所有者和專案成員都可以更新專案的狀態、調整專案的進度圖表，以及接收關於專案的通知。

專案所有者

其中一位專案成員可成為專案所有者。

project owner identification

專案所有者可識別如下：

  1. 導覽至專案的「概觀」區段
  2. 您會在「專案角色」下方找到專案所有者

預設情況下，建立專案的人員會設定為專案的所有者。

重新指派專案所有者

change project owner

若要變更專案所有者：

  1. 導覽至專案「概觀」標籤頁的「專案角色」區段
  2. 點選任何專案成員名稱旁的下拉式箭頭，然後選擇設定為專案所有者
remove project owner

您還可以點選目前專案所有者名稱旁的下拉式箭頭，然後選擇移除專案所有者的身分

專案成員

成為專案成員，即可讓自己和同事隨時掌握專案情況。

專案成員會在以下情況收到通知(視您的通知設定而定，透過電子郵件或收件匣) ：

  • 專案所有者更新專案狀態
  • 有人建立或新增任務至專案
  • 專案中發佈了新對話

您不一定需要成為專案成員才能查看專案。 專案可視度取決於專案的權限。  

新增專案成員

add project member

新增專案成員

  1. 點選專案標題中的成員個人資料圖示
  2. 輸入人員名稱或電子郵件地址
add project member

您可以在專案成員欄位中新增多位人員。 輸入人員名稱或電子郵件地址後，系統會提示您新增成員按鈕

所有專案成員都會收到專案刪除的電子郵件通知。 無法關閉這些通知。

已刪除的專案通知也包含還原已刪除專案的連結。

成員通知設定

access project notification settings

存取成員通知設定

  1. 點選專案標題中的成員個人資料圖示
  2. 選擇「管理成員通知」
project notification settings

在成員通知設定中，你可以：

  1. 調整任一專案成員的通知

在專案通知設定中，有三個選項可供選擇：

  • 狀態更新-專案所有者更新專案狀態時通知
  • 對話-有人發佈專案對話時通知
  • 任務建立-建立任務或將任務新增至專案時的通知

專案中有兩種類別的通知：

由專案動作觸發

  • 任務已新增至專案
  • 專案所有者已變更
  • 專案截止日期已變更
  • 專案故事分享-當有人與您分享專案時

項目相關項目

  • 建立對話-擁有專屬的Asana收件匣討論串
  • 建立狀態更新-擁有自己的Asana收件匣執行緒
  • 接受邀請：當有人接受您的邀請時

當Asana使用者對其協作的任務發表評論或@提及時，會收到電子郵件通知

區段

區段可讓您將專案中的任務進行分割和組織。 區段可用於建立類別、工作流程階段、優先順序等。

您可以使用鍵盤捷徑Tab-N在Asana的電腦版上建立區段。

sections

建立區段

create section

若要在專案中建立區段，請按照以下步驟操作：

  1. 點選「新增」按鈕旁的下拉式箭頭
  2. 點擊「新增區段」

在區段之間移動任務

change sections

將任務移動到不同區段的方式有兩種：

  1. 在主窗格的區段之間拖放任務
  2. 點選任務詳細資訊窗格中的區段名稱，然後從下拉式清單中選擇其他區段

 

檢視區段

identify section

確定任務屬於哪個區段的方法有兩種：

  1. 從主窗格
  2. 從任務詳細資訊窗格

若要在子任務清單下新增區段，您必須使用鍵盤捷徑標籤頁+ N。

可摺疊區段

區段可以根據需要展開和折疊。

點選區段旁邊的箭頭，即可展開和收摺區段下的任務。

Collapsible Sections

如何刪除區段

您可以隨時刪除區段。

delete section

若要刪除區段，請按照以下步

  1. 點選區段標題旁的三點圖示
  2. 選擇刪除區段

接著，系統會提示您確認刪除。

delete section 2

 

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