Asana for Gmail附加元件

使用Asana for Gmail附加元件,將電子郵件轉換為任務、指派職責、設定截止日期,以及同步至專案。 此附加元件必須從Gmail附加元件市場下載,並可在Android和iOS系統上使用Gmail應用程式。

您還可以選擇要新增至Asana中任務的電子郵件附件(如有)。Asana

若您是網域的系統管理員,即可為整個組織安裝附加元件。 請注意,管理員安裝後,附加元件可能最多需要7天才會顯示。

此外, Google現在要求管理員輸入OAuth2-client-id以安全列出應用程式。 Asana的OAuth2-client-id如下所示: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com

gmail add-on sign-in
  • 開啟一封電子郵件,並點選側邊面板中的Asana標誌。 使用您的Asana帳戶詳細資料登入。
  • 若附加元件才剛安裝,有可能不會立即顯示。 若發生此情況,請試著重新整理頁面、登出後再登入,以及/或開啟多個電子郵件訊息。 Google附加元件有時候可能需要幾秒鐘才會載入。
gmail add-on logo
  • 登入後,您會看到建立新任務並從電子郵件中搜尋任務的選項。
 

從電子郵件建立Asana任務

gmail add-on create a task

建立任務時,您可以:

  1. 變更任務名稱
  2. 新增指派對象
  3. 設定截止日期
  4. 新增任務描述
  5. 新增任務至專案

電子郵件同步

電子郵件同步可讓您同步未來對Asana中任務的電子郵件回覆。 這表示您不再需要在每次收到新電子郵件回覆時建立多個Asana任務,並且透過確保與所有參與同一任務或專案的協作者分享電子郵件情境資訊,移除「中間人」。

使用Gmail附加元件建立新任務時,您可以啟用「同步未來對此任務的回覆」功能。 此電子郵件對話中未來的所有回覆都將以評論的形式自動同步至Asana任務。

將任務與電子郵件對話同步後,您可以將協作者新增至任務以分享電子郵件情境資訊,而無需在每次收到新的電子郵件回覆時定期更新任務。

電子郵件同步設定和驗證

  1. 開啟Gmail ,並導覽至您想要建立任務的電子郵件。
  2. 透過右側面板開啟Asana標籤頁。
  3. 點選Log In (登入) ,登入Asana。
  4. 依循上述GIF所示的驗證流程。
  5. 登入後,您可以從電子郵件建立任務。

正在同步處理未來的電子郵件回覆

  1. 透過右側面板開啟Asana標籤頁。
  2. 在「選項」下,預設會勾選「同步此任務的未來回覆」選項。 這會在每次收到新的電子郵件回覆時更新Asana任務。 
  3. 若您不想同步未來的電子郵件回覆,請取消勾選此方塊。 

停止電子郵件同步

電子郵件同步可透過兩種方式停止:

  1. 在Asana中,您可以透過選擇刪除附件來移除電子郵件附件。 這將停止同步。 如果您想刪除先前同步的電子郵件,擁有編輯權限的使用者可以手動刪除。 
  2. 在Gmail附加元件中,返回您想要移除同步功能的電子郵件紀錄。 按一下「停止同步」按鈕。

行動裝置電子郵件同步

Gmail行動應用程式也提供

電子郵件同步功能。 若要在行動裝置上設定電子郵件同步,請按照以下步

  1. 開啟任何電子郵件,並向下捲動至Asana for Gmail附加元件區段。
  2. 從此處建立任務也提供將未來的回覆從電子郵件同步到已建立的任務的選項。

請注意,此選項僅在先前已安裝在Gmail Web應用程式的情況下,才可透過行動裝置使用。 

電子郵件同步常見問題

誰可以看到已同步的電子郵件?

任何已新增至與電子郵件紀錄同步的任務的使用者都可以看到已同步的電子郵件訊息。

我想同步超過5則訊息的電子郵件紀錄。 為什麼在我建立任務時,來自電子郵件主題的最近5則訊息會在同步中顯示?

當您建立任務並希望同步包含超過5則訊息的電子郵件對話串時,只會將最近的5則訊息拉入任務。 但是,從那時起,任何未來的電子郵件都會同步。 

是否支援HTML電子郵件?

不幸的是, HTML在Asana中顯示時會轉換為文字。

我看不到「同步未來回覆」選項。 我應該怎麼做?

如果使用者使用錯誤的電子郵件地址登入,則可能發生這種情況。 用於登入Gmail的電子郵件地址必須與用於完成Asana for Gmail附加元件驗證流程的電子郵件地址相符。

正在尋找管理工作更好的方式嗎? 開始免費試用Asana。免費試用

這篇文章是否有幫助?

Thanks for your feedback