表單

適用於Asana StarterAdvancedEnterprise版Enterprise +等級,以及舊版層級Premium版、Business版和舊版Enterprise版。 表單中的某些功能(例如分支、標題自訂、每個專案的多個表單以及確認訊息自訂)僅適用於Advanced版、Enterprise版以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版。

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表單將團隊的工作啟動方式標準化,收集您需要的必要資訊,並確保不遺漏任何工作細節。 您可以與內部和外部團隊一起使用表單,以收集和整合資訊,最大限度地減少任何摩擦、來回或對團隊的誤解。 

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如何建立表單

表單是Asana專案的一部分。 有人填寫您的表單時,表單提交會顯示為表單所在專案中的新任務。

creating a form from the customize menu.png

若要建立表單,請按照以下步驟

  1. 存取專案,並前往「自訂」功能表
  2. 前往表單
  3. 點擊「新增表格

您可以在此處自訂表單的內容。

customize the content of your asana form.png

在「表單」標籤頁中,您可以建立、編輯和分享表單。 您的表單將採用與其連結的專案相同的名稱,但您可以變更表單名稱並新增說明,以便向表單提交者提供說明或資訊。

表單還附有兩個預設問題:姓名電子郵件,以確保您獲得請求者的聯絡資訊。 您可以在建立表單時刪除這些問題。

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刪除電子郵件問題意味著提交者不會收到與其提交相關的電子郵件確認。

將標題新增至表單

在表單中新增標題,將問題整理成各個區段。

headers

若要新增標題:

  1. 按一下「表單內容」分頁
  2. 向下捲動至「內容」部分,然後點擊「標題
  3. 將標題拖放至您想放置的位置

您也可以將遊標暫留於表單上,然後按一下「+新增標題」。

您可以在預覽中查看標題的外觀。

首頁上的表單小工具

您可以使用「表單」小工具直接從「頁」頁面存取表單

Forms in the Home page

 

  1. 小工具會顯示您最近的表單和最愛的表單,您可以透過「+新增」按鈕直接從小工具建立新表單。
  2. 點擊右上角的自訂按鈕,將小工具新增至頁。

將表單提交者新增為協作者

將表單提交者自動新增為表單提交所建立任務的協作者,讓他們隨時掌握組織進度。 在「設定」分頁中切換,即可開啟或關閉設定。

add submitters in my organization as form collaborators toggle.png

表單分支

適用於Asana AdvancedEnterprise版Enterprise +等級,以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版。

您可藉助表單分支功能,針對單選或複選問題的特定回應,建立關聯的後續跟進問題。

 
在此處,將遊標移至上方,然後按一下「新增分支」圖示。 adding a branch in a form.png

分支內最多可以有五個層級的分支。

 

表單設定

options from the setting tab in forms.png

您可以從「設定」分頁:

  1. 選擇任務標題的欄位
  2. 為每次提交表單指定一個預設指派對象
  3. 複製任務描述的所有答案
  4. 選擇可以存取表單的人員
  5. 新增自訂確認訊息
  6. 包含一個按鈕,以便提交者輕鬆完成另一個提交

 

新增預設指派對象和自訂確認訊息的功能適用於Asana AdvancedEnterprise版Enterprise +層級,以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版。

自訂欄位對應

藉助自訂欄位對應,您可以將表單問題的答案直接連結至專案中的自訂欄位。

custom field mapping

您也可以在「已連結至」視窗中建立新的自訂欄位。

日期欄位對應

date field mapping

對於日期問題,您可以選擇將表單問題回應連結到以下日期類型:

  1. 單天
  2. 日期範圍

 

單日

specific date

選取「單日」時,日期輸入欄位會是「截止日期」。

 

日期範圍

date range

當選擇日期範圍時,將有一個開始日期結束日期輸入欄位。

 

必填欄位

required field

按一下「必填」,將日期設為表單中的必填欄位。

標題自訂

適用於Asana AdvancedEnterprise版Enterprise +等級,以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版。

若要新增封面圖片,請點擊表單頂端的「新增封面圖片」圖示。

adding a cover image to a form.png

標題的圖片尺寸為800 x 120像素。

在表單上設定自訂品牌

Enterprise版、Enterprise + 版和舊版Enterprise版使用者若已透過系統系統管理主控臺將標誌上傳至Asana ,則可選擇在表單上顯示此標誌。

若要在表單新增自訂品牌設定,請先上傳您公司的標誌。 您可以透過系統管理主控臺中的「設定」標籤來完成。

上傳標誌後,請導覽至您的表單,然後點擊表單名稱/表單說明。 從此處按一下此表單上的「顯示組織標誌」。

custom form logo

新增附件至表單

您還可以新增附件至您的表單,這樣表單提交者就可以附加創意簡述、圖片、文件、PDF等。 每一份新增到表單的附件都會在提交表單時附加至專案中所建立的任務。

若要新增附件,請按一下問題清單下的「附件」圖示。

Attachments
attachment 2

新增問題後,您可以:

  1. 變更或編輯問題名稱並新增問題描述
  2. 允許新增多個附件
  3. 切換為開啟或關閉「必填」欄位

預覽表單

在建立表單時,隨時按一下「檢視表單」即可預覽表單,瞭解表單提交者看到的表單內容。

preview a form.png

 

分享表單

表單預設為專屬於您的組織。 可以在表單設定中修改。

form access options.png

透過選擇三個選項之一來控制誰可以存取表單;任何人都可以存取僅限組織已停用

表單準備好分享後,您可以使用「分享表單」按鈕並依名稱或電子郵件新增收件人,或按一下「複製連結」按鈕,連結將複製到剪貼簿。 您可以在Asana中與您的隊友以及沒有Asana帳戶的任何人分享連結,他們將能夠填寫表單。

sharing forms in Asana.png

填寫表單後,表單提交者會看到確認訊息,通知他們已收到提交內容,提交內容會成為專案中的新任務。

表單提交後,也將發送一封包含表單提交記錄的確認電子郵件。

表單必須包含電子郵件問題,提交者必須填寫電子郵件問題才能傳送提交內容。

若提交者是您Asana空間的一部分,您可以將其新增為任務的協作者。 若他們不屬於您的Asana空間,而您希望他們追蹤,您可以向他們傳送加入您空間的邀請。

接著,您可以新增協作者、安排工作的優先順序、變更任務詳細資料,以及推進工作以確保任務的完成。

在內部或外部網站上嵌入表單

表單現在可以在任何位置嵌入。 這可讓您將提交內容直接連結至工作流程,從而減少工作附帶事務。

share form

若要嵌入表單,請按一下「分享表單」。

copy code

按一下「複製程式碼」以複製嵌入程式碼片段,然後貼到您希望分享表單的網站。

 

嵌入公開網站

在公開網站上嵌入表單時,請務必將表單權限設為「任何人都可以存取」。

access

 

Screenshot 2023-12-01 at 16.38 1.png

 

若要深入瞭解表單權限,請參閱我們的表單存取權限文章。

停用表單嵌入功能

Enterprise版超級管理員可從系統管理主控臺安全標籤頁停用其網域的表單嵌入功能。

admin console security tab

若要停用表單嵌入功能:

  1. 前往您的系統管理主控臺,並點擊「安全」標籤頁
  2. 點選表單存取權限
embedding permissions

您可在此處啟用或停用「允許成員嵌入表單」選項。

 

表單作為範本

Asana建立的專案範本包括表單。

creative requests

如何建立表單範本:

  1. 選擇一個專案範本中,點選Creative Requests (創意請求)
  2. 導覽至表單範本時,點選「使用範本」按鈕

從專案範本中,您將被重新導向至「創意請求」表單,該表單將擷取團隊的所有創意請求,並為您進行組織。

view 2

選擇「使用範本」時,您可以重新命名範本,並且開始使用表單範本中的新專案。

每個專案有多個表單

適用於Asana AdvancedEnterprise版Enterprise +等級,以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版。

由於每個專案都有不同的目的和功能,因此整合不同類型的輸入和資訊非常重要,以便有效地使用專案。 現在可以為每個專案建立多個表單,以支援所有特定專案中的不同類型的工作請求。 可選擇建立多個表單,可大大幫助用戶和團隊在同一處收集和整合不同類型的重要資訊。 這有助於簡化工作流程,並最大限度地減少通常會增加使用者工作負荷的「工作之餘」。

在一處地方 提交並管理工作請求。 開始免費試用30天Asana。免費試用

複製表單

複製表單有助於在疊代接收流程時節省時間。

duplicate form

若要複製表單,請按一下右上角的三點圖示,然後選取「複製表單」。

duplicate form 2

您可在此處變更表單名稱,然後按一下「複製表單」。

進入複製表單後,您可以點擊「變更」以啟用表單連結。 在表單設定中,您可以選擇誰可以存取此表單。

duplicate form 3
duplicate form 4

在「自訂」功能表中,您可以查看所有表單。

一個專案中最多可以有5個表單。

復制專案時,也可選擇復制表單。 複製所需專案時,只要勾選表單核取方塊即可。

duplicate

表單會透過Asana建立的範本、自訂範本和應用程式介面(API)自動複製。

複製表單中的問題

若要複製問題,請按一下「+」圖示。 隨後,您可以編輯重複的問題及其分支。

duplicate question

在表單中回報濫用行為

若要在表單中回報濫用情況,請按一下回報濫用情況。 系統會通知Asana的安全性團隊審查相關事件並採取行動。

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