Loading
平台
功能
ASANA AI
所有方案
公司類型
團隊
行業
使用案例
学习
支持
服務
說明中心
search-icon

主題

協助您的團隊採用Asana

在本文中

要在團隊中成功實施Asana ，不僅需要學習功能，還需要改變人們參與、組織和溝通工作的方式。 本文提供結構化方法，協助您的團隊有效採用Asana並取得持久成功。

相關文章

Asana變革之道架構

憑藉數百個客戶實施的經驗，成功的團隊遵循結構化的六步驟方法：

1.定義「為什麼」，並召集採用聯盟

在引導團隊之前，您需要對這個問題有一個明確而有說服力的答案：實施Asana將解決哪些痛點，以及如何解決？ 您還需要設想成功是什麼樣子，並考慮未來透過使用Asana將有可能實現哪些現在不可能實現的事情。

召集您的變革網路

成功實施需要與您一樣對Asana有信心的人的幫助。 確定支持推出的人員聯盟。 變革網路應包括有動力確保成功、在重要團隊中有多元化代表、瞭解團隊流程並能影響變革的人員。 為3至10人之間的任何場所而設計，須有策略性。

行動步驟：

  • 記錄Asana將解決的具體問題
  • 設定可衡量的成功指標
  • 確定2-3個隊伍英雄
  • 建立溝通計劃

2.探索您目前的狀態 

評估團隊現有的工作管理流程、工具和痛點。 瞭解您的起點有助於根據您的特定需求量身打造Asana實作。

請考慮以下問題：

  1. 您目前的團隊如何追蹤工作？
  2. 您目前使用哪些工具？
  3. 溝通中斷發生在何處？
  4. 您想要保留哪些流程？

3.設計您的第一個工作流程

從一個高影響力的工作流程開始，而不是嘗試一次遷移所有內容。 選擇包含多位團隊成員且具有明確交付項目的流程。 建立工作流程 將有助於設定人們在Asana中工作的標準。 在考慮您的第一個工作流程時，它必須具有某些特徵：

  • 高度協作：尋找需要大量協作的流程，讓最多的人員參與其中。 Asana將快速提升可視度和協調性。
  • 易於範本化：確定您經常使用的專案。 您可建立專案範本，從而簡化工作流程並為團隊節省大量時間。
  • 損壞：任何損壞或分散在各種工具中的流程都是理想的候選者，因為Asana可以快速提高工作流程的效率。 使用損壞的流程將立即解決痛點，並突出Asana如何幫助您提高工作效率。
  • 關鍵業務：將影響團隊目標的流程移至Asana可以立即顯示影響力。
  • 鼓勵使用Asana ：推動使用Asana的關鍵目標之一是定期使用Asana。 尋找能讓人們及早且經常使用Asana的工作流程，例如請求專案或每週會議。

4.為您的團隊提供支援並慶祝成功

建立溝通和訓練計劃是避免技術實施常見陷阱的絕佳方式。

  1. 為您的啟動設定「上線」日期。 建立動能並將其規劃為令人興奮的活動。
  2. 為您的「上線」日期倒數傳送定期更新。
  3. 在定義您的「為什麼使用Asana」時使用您建立的資料。 返回首頁，瞭解為什麼Asana很重要，以及為什麼選擇立即使用。 如果沒有緊迫感，隊友就看不到改變工作方式的必要性。
  4. 討論變革網路中的每個人如何實現團隊合作付出。 幫助隊友瞭解他們的表現方式。
  5. 不要只是傳送幾封電子郵件。 考慮使用不同的手段，例如影片或聊天頻道，以便人們有不同的方式來瞭解推廣。

實作提示：

  • 舉辦團隊啟動會議
  • 提供實際操作訓練課程
  • 建立快速參考指南
  • 慶祝已完成任務和裏程碑

5.為成功做好準備

設定慣例對於防止您的Asana變得無法管理至關重要。 一些常見的慣例是：

建立內容的時機：

  • 若您有一羣不熟悉Asana的人員需要進行多次大型工作，請建立一個新團隊(這應該相當罕見)
  • 如果您有大量工作需要納入現有團隊或整個團隊中的一個子團隊(至少10個更大的待辦事項) ，則可在該團隊中建立新專案
  • 若您的工作量較少，符合現有專案的邏輯，請為此新增任務
  • 若要將任務拆分成較小步驟，請使用子任務

指派工作

人們使用Asana的最大障礙之一是將工作指派給其他人。 為其命名並使其常態化；任務可以是請求、想法等。 對於經理來說，使用這個功能並請求他們的直接下屬為他們指派任務非常有用。

命名慣例

使用行動詞為任務命名，並使用這些行動詞描述指派對象需要執行的工作。

截止日期

有關截止日期慣例的集體協議將確保工作不會發生遺漏。 指派者應始終設定截止日期，並在任務描述中註明此截止日期是否具有彈性。 保持截止日期為最新狀態；若可能錯過截止日期，請在評論中註明並更新任務。 此舉有助於防止人們違反舊習慣。

回覆率

使Asana成為內容豐富且彼此關聯的溝通平臺，並使其成為唯一的事實來源。 針對人們使用Asana的頻率設定預期。 鼓勵大家確認並溝通是否已看到通知。

6.測量並擴大您的使用範圍

根據您最初的成功指標追蹤進度，並逐步將Asana的使用擴大至其他工作流程和團隊成員。

衡量成功的一些常見方法：

  • 有關採用和滿意度的調查團隊成員
  • 追蹤任務完成率和專案速度
  • 在Asana中監控參與度指標
  • 記錄節省的時間和效率提升

其他資源

Note icon注意

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

相關文章

正在載入
協助您的團隊採用Asana