協助您的團隊採用Asana

向您的組織 推出新工具可能具有挑戰性,但也可能帶來令人興奮的機會。 當您獲得整個團隊的支持時,使用Asana是最有效的,因此,為擁抱這些數位進步建立一個積極的架構對於順利過渡和積極的體驗至關重要。

宣佈推出Asana是成長和協作的機會,可提升效率並簡化流程。 請在下方深入瞭解Asana變革之路,以確保順利實施,並讓您的團隊能夠順利上線。    

1.定義「為什麼?」

在引導團隊到職之前,您需要對這個問題有一個明確而有說服力的答案:實施Asana將解決哪些痛點以及如何解決? 您還需要設想成功是什麼樣子,並考慮未來通過使用Asana將有可能實現現在不可能實現的目標。 

召集您的變革網絡

成功的實作需要像您一樣對Asana有信心的人的協助。 確定支持推出的人員聯盟。 您的變革網絡應包括有動力確保成功的人,在重要團隊中有多元化的代表性,了解其團隊的流程,並能夠影響變革的人。 瞄準3至10人之間的任何地方,要有策略性。 

2.探索你的現況 

評估目前的流程,以及Asana如何與您的團隊已使用的其他工具配合使用。 大多數團隊都有建立和管理工作的工具,以及與隊友傳送訊息和進行溝通的工具。 Asana連結內容與通訊,協調並追蹤人、事、時。 建立團隊結構,為邀請隊友和創建專案奠定基礎。 設定團隊結構時,請問自己:「誰需要能夠查看和搜尋此作品?」 

3.設計工作流程

識別組織內完成工作的步驟流程。 建立工作流程 將有助於為人們在Asana中的工作方式設定標準。 在考慮您的第一個工作流程時,它必須具有某些特徵:

高度協作:尋找需要大量協作的流程,讓最多人參與其中。 Asana將快速提升可視度和協調。 

輕鬆範本化:識別您經常使用的專案。 您可以建立專案範本,以簡化工作流程,並為團隊節省大量時間。

斷:任何中斷或分散在各種工具中的流程都是絕佳的候選者,因為Asana可以快速提高工作流程的效率。 使用損壞的流程將立即解決痛點,並突顯Asana如何幫助您更有效率地工作。 

Business版關鍵:將影響團隊目標的流程移至Asana ,可以立即顯示出影響力。

激勵使用Asana :推出Asana的關鍵目標之一,就是定期使用Asana。 尋找能讓人們及早且經常使用Asana的工作流程,例如請求專案或每週會議。 

4.啟用您的團隊並慶祝成功 

建立溝通和培訓計劃是避免技術實施常見陷阱的絕佳方式。 

  1.  設定啟動的「上線」日期。 建立動力並將其作為一個令人興奮的活動進行計劃。
  2. 當您倒數「上線」日期時,定期傳送更新資訊。
  3. 在定義「為什麼使用Asana」時,使用您建立的資料。 開車回家,瞭解Asana為什麼重要,以及為什麼現在。 若沒有緊迫感,隊友便看不到改變工作方式的必要性。 
  4. 談談變革網絡中的每個人如何團隊努力。 幫助隊友瞭解他們的表現方式。
  5.  不要只是傳送幾封電子郵件。 考慮使用不同的媒體,例如影片或聊天頻道,以便人們以不同的方式瞭解推出活動。

5.為成功做好準備

設定慣例對於防止您的Asana變得難以管理至關重要。 以下是一些常見的慣例: 

何時該創作哪些內容:

  • 若您有一羣不熟悉Asana的人員需要投入大量精力,請建立一個新團隊(這應該相當罕見)
  • 如果您有涉及現有團隊或整個團隊的子集的大量工作(至少10項更大的待辦事項) ,請在該團隊中建立新專案
  • 若您的工作量較小,符合現有專案的邏輯,請新增該任務
  • 若要將任務拆分成較小步驟,請使用子任務

指派工作 

人們進入Asana的最大障礙之一是將工作指派給其他人。 為其命名並使其正常化;任務可以是請求、想法等。 對於經理來說,參與其中並請求他們的直接下屬指派任務是很有幫助的。 

命名慣例

使用動作詞來命名任務,並使用這些動作詞描述指派對象需要執行的動作。 

截止日期

就截止日期約定達成集體協議,可確保不會遺漏工作細節。 指派者應始終設定截止日期,並在任務描述中註明此截止日期是否彈性。 即時更新截止日期;若要錯過截止日期,請在評論中註明並更新任務。 這有助於防止人們違反舊習慣。

回覆率

讓Asana成為進行溝通的豐富且相關的地方,並將其確立為單一事實來源。 針對人們檢視Asana的頻率設定期望。 鼓勵已看到通知的確認和溝通。 

6.衡量和擴大您的使用

請諮詢您的團隊,確認哪些有效,哪些無效。 檢查您的成功指標,以闡明成功和進一步改進的機會。 別忘了慶祝團隊的成功,並與專案關係人分享。 

衡量成功的一些常見方法: 

1.追蹤活動:查看有多少人使用Asana ,以及使用頻率。 

2.滿意度:收集回饋、發佈調查、瞭解Asana如何為人服務,以及找出哪些功能無效。 

3.展現實際影響:推出Asana後,協作有何改善? 

其他資源

 

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