適用於Asana Starter、Advanced、Enterprise版和Enterprise +等級，以及舊版層級Premium版、Business版和舊版Enterprise版。
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規則可讓您輕鬆簡化例行任務並建立工作流程。 若要使規則發揮作用，您需要啟動規則的觸發程序和自動執行的動作。 例如，可建立規則，在設定截止日期(觸發因素)時自動指派任務(動作)。
善用Asana規則來強化您的流程。 加入我們的在Asana中建立基本工作流程的線上訓練，瞭解如何操作。立即註冊。
規則使用情況
請參閱我們的專門文章，詳細了解規則使用情況。
建立規則
為專案建立規則的方式有兩種。 從您專案中的規則庫中選擇一個自動化或建立您自己的自訂規則。 自訂規則產生器可在Asana Starter、Advanced、Enterprise 版以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版中使用。
若要從圖庫建立規則，請按照以下步驟操作：
- 前往專案右上角的「自訂」
- 按一下「+新增規則」
- 從圖庫中選擇規則
- 從下拉功能表中選擇執行於任務或執行於任務和子任務
- 按一下三點圖示，即可新增其他設定
- 填寫指定參數
- 按一下「建立規則
」
若要建立自訂規則，請按照以下步驟
- 前往專案右上角的「自訂」
- 按一下「+新增規則」
- 選擇「建立自訂規則」
- 從下拉功能表中選擇執行於任務或執行於任務和子任務
- 按一下三點圖示，即可新增其他設定
- 為您的規則選擇名稱
- 選擇觸發因素和動作
- 選擇所需選項後，按一下「建立規則」。`
規則只會在第一層子任務上執行（即規則不會在子任務、子子任務等上執行）。
編輯規則
只要返回專案並選擇您要更新的規則，即可隨時編輯您的規則。
點選側邊欄中規則旁的鉛筆圖示，即可編輯規則。
您對規則所做
的任何編輯僅適用於前進基礎上的專案任務和內容。 編輯內容不會追溯適用。
暫停規則
點選側邊欄中規則旁的鉛筆圖示，即可隨時暫停規則。
按一下切換圖示以暫停您的規則。
刪除規則
點選側邊欄中規則旁的鉛筆圖示，然後點選刪除按鈕，即可隨時刪除規則。
基於
區段的規則
在付費方案中，規則閃電圖示會顯示在有規則的區段（在清單和看板檢視上）。 規則觸發後，圖示將變成動畫。 按一下圖示即可開啟該區段的規則功能表，讓使用者新增規則或編輯現有規則。
若要編輯規則，請按一下遊標停留在規則上方時出現的鉛筆圖示。
觸發器組合和多個動作
附帶條件的自訂規則、核準狀態變更觸發因素，以及新增評論動作皆可在Asana Starter、Advanced、Enterprise版和Enterprise +層級，以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版中使用。
您也可以使用觸發因素組合和/或條件邏輯，以及多個動作，將日常任務自動化，如此一來，您的團隊就毋須思考。
您可以使用一個規則執行的動作來觸發另一個規則。
建立自訂規則時，您現在可以新增最多20個不同的觸發因素組合，並選擇最多5個不同的動作。 建立自訂規則時，您可以多次選擇相同的觸發因素，但您只能使用一次動作。
從清單或看板檢視、透過表單、電子郵件或產品的其他區域新增任務後，自訂規則應立即生效。
其他觸發因素和動作
觸發因素：截止日期已接近
Asana Starter版、Advanced版、Enterprise版和Enterprise +版層級以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版版的客戶可以在規則對話方塊中建立自訂規則，並在觸發因素清單中找到截止日期已臨近的情況。 您可從預先設定的選項中進行選擇，或按一下「自訂」以使用更多選項。
使用自訂選項，可以指定規則在截止日期之前應觸發的分鐘、小時、天或週。
觸發因素：任務逾期
Asana Starter、Advanced、Enterprise版和Enterprise +等級以及舊版層級的Business版和舊版Enterprise版客戶在建立自訂規則時會發現「任務已逾期」觸發因素。 您可從預先設定的選項中進行選擇，或按一下「自訂」以使用更多選項。
使用自訂選項，可以指定任務逾期後要觸發規則的分鐘、小時、天或是週。
若您在設定觸發因素時選擇天 數或週數，系統將忽略截止時間，並僅根據截止日期觸發。 不過，若您選擇分鐘或小時，系統會遵守截止時間。
接近截止日期和任務逾期觸發因素的其他備註
- 這些觸發因素是基於任務到期或逾期的時刻，而不僅僅是因為任務到期或逾期。
- 為專案中符合其條件的所有現有任務建立規則時，這兩個觸發因素都不會追溯觸發。 它們只會針對規則建立後發生的到期事件啟動。
- 這些觸發器僅針對未完成的任務啟動。
- 具有日或週精度的規則不會在午夜精確執行。 相反，這些規則將在00:00至01:00之間在視窗中執行。
行動：建立任務
藉助Asana Starter版、Advanced 版、Enterprise版或Enterprise +訂閱，或舊版Business版或舊版Enterprise版的訂閱，您可以使用規則自動在專案中建立任務、裏程碑和核準。 選擇一個觸發因素或觸發因素組合， Asana會在規則執行時建立任務。 您可以預先選取任務名稱、指派對象、相對截止日期等。
若要使用規則建立任務：
- 前往專案右上角的「自訂」
- 點選「+新增規則」，然後點選「建立自訂規
- 選擇觸發因素或觸發因素組合
- 選取觸發因素後，按一下「動作」索引標籤
- 在「新建」下方，選擇「任務」
您可以透過預先選擇詳細資訊來自訂任務：
- 任務名稱
- 指派對象
- 截止日期(相對於任務建立日期)
- 點選檢視所有欄位以開啟任務詳細資訊窗格，以便進一步進行自訂
- 選擇專案關聯、任務描述、協作者和子任務
行動：建立子任務
Asana Starter、Advanced、Enterprise版和Enterprise +等級以及舊版層級的Business版和舊版Enterprise版客戶可以在規則對話方塊中建立自訂規則，並在動作清單中找到子任務。
子任務可讓您自動新增預先定義的子任務清單至任務。
若要新增子任務：
- 點選子任務。
- 寫下子任務的名稱。
新增子任務後，即可建立規則。
您最多可以建立20個子任務。
若要編輯規則，請點選側邊欄中規則旁的鉛筆圖示。 所做的變更將自動儲存。
行動：從專案中移除任務
- 前往專案右上角的「自訂」
- 點選「+新增規則」，然後點選「建立自訂規
- 選擇觸發因素或觸發因素組合
- 選取觸發因素後，按一下「動作」索引標籤
- 在「移動任務」區段下從專案中選擇「移除任務」
行動：設定任務標題與描述
您現在可以使用規則來設定任務標題和描述。 這些規則動作可在規則產生器的「變更任務為...」區段下的「動作」標籤頁中找到。
行動：將任務標題設定為
若要設定任務標題：
- 導覽至規則產生器的「動作」標籤頁
- 選擇將任務標題設定為
- 在「任務名稱」下的文字框中輸入任務標題
- 按一下「建立規則」
上方螢幕擷取畫面中的範例使用已新增至此專案的觸發任務。 在此情況下，新增至專案的任何任務都會自動獲得您在建立規則時在任務名稱下提供的標題。
行動：設定任務描述為
若要設定任務描述：
- 導覽至規則產生器的「動作」標籤頁
- 選擇Set task description to
- 在「描述」下的方塊中輸入任務 描述
- 按一下「建立規則」
上方螢幕擷取畫面中的範例使用已新增至此專案的觸發任務。 在此情況下，新增至專案的任何任務都會自動獲得您在建立規則時在「描述」下提供的描述。
注意：生成此規則時提供的描述將在規則運行時取代任何現有的任務描述。
設定任務標題或描述時新增變數
設定任務標題和描述功能也支援動態值，這表示您可以讓任務標題或描述參考任務、人員、日期或自訂欄位等特定變數。 例如：「需要來自[指派對象]的新工作」。
在任務標題中包含變數
- C hoose將任務標題設定為您的規則動作。
- 按一下文字欄位右邊的「+」圖示。
- 從變數「任務」、「人員」、「 日期」或「自訂欄位」中選擇。
在任務描述中包含變數
- C hoose設定任務描述為規則動作。
- 按一下文字欄位，然後按一下左下角的「+」圖示。
- 選擇「變數」，然後從變數「任務」、「人員」、「日期」或「自訂欄位」中選擇。
更新文字和數字自訂欄位
您還可以使用規則更新文字 自訂欄位或數值自訂欄位的內容。 也就是說，您可以根據先前的觸發因素，為文字自訂欄位或數值自訂欄位選取值。
文字自訂欄位：
將任務移動至區段的觸發因素設定為「待排定」時，您可以新增將「內容頻道」自訂欄位設定為「網誌」的動作。
數字自訂欄位：
當「內容階段」(QGEC)的觸發器設定為「暫停」時，您可以設定該動作以選擇預估時間。
規則類型
無論方案大小或層級為何，每個專案的規則數目上限均設為50。
自訂規則
觸發因素
- 每項自訂規則最多可以新增20個觸發因素
- 您可以多次選擇觸發因素
- 您無法選擇子任務的截止日期已臨近或任務已逾期的觸發因素。 若要使用這些觸發因素中的任何一個，您必須將該規則變更為對任務執行。
多個動作
- 發生一個或多個觸發因素時，您最多可以選擇5個動作。
- 您不能多次添加相同的操作。
基於
欄或區段的觸發器
以欄或區段為基礎的觸發因素適用於看板檢視專案或已更新以使用新的可摺疊區段的專案。
自訂欄位規則
自訂欄位規則適用於所有具有自訂欄位的專案。 也支援人員自訂欄位。
若要解鎖這些功能，您必須先新增自訂欄位至您的專案。
觸發規則
您可以從任何地方(網頁、行動裝置、外部整合)觸發規則。 若您更新任務中的某些內容，我們會檢查該任務是否屬於任何具有規則的專案，以及您的動作是否為這些規則的觸發因素。
您沒有存取權限的
專案
您可以針對您沒有存取權限的專案觸發規則，但黃色閃電圖示不會顯示，表示規則正在執行中。
任何人都可以觸發規則，包括訪客。
權限：幾項考量事項
與自訂欄位相似，規則現在預設可由專案的其他成員編輯。 多重歸屬任務至其他專案的規則現在也可以從自訂功能表中查看。 這些規則可直接從其專案暫停。
- 您現在可以選擇允許擁有編輯權限的其他人編輯規則。 現在建立的規則將預設為可編輯。
- 只有規則所有者可以刪除規則。
- 更新專案和範本的規則時，編輯器必須具有正確的權限，才能儲存所有規則。 例如，若規則將任務新增至另一個專案，則編輯器也必須在該另一個專案中擁有編輯權限。
- 透過專案複製複製規則時，複製使用者會成為權限不足的所有者。 在這種情況下，規則已停用，但擁有者仍擁有編輯權限。
- 規則旨在即使所有者的存取控制權限發生變更，也能繼續運行。 舉例來說，若規則設定為新增任務至專案，而您後來失去該專案的存取權限，則規則會繼續執行。
- 透過專案範本(新版和舊版)複製或複製規則時，範本使用者將成為規則所有者。 此處，僅當範本複製器沒有足夠的規則存取控制權限時，才會停用規則。 例如，您無法編輯規則想要新增任務的專案。
- 若使用者離開專案，則不會違反規則。 但是，如果沒有其他使用者與專案互動，規則將被停用。
誰可以啟用或停用規則？
任何擁有正在執行規則的專案編輯權限的使用者都可以啟用或停用其他人建立的規則。
擁有編輯權限的用戶也是唯一可以查看更改歷史記錄的用戶。
擁有編輯權限的使用者可以暫停或啟用規則，但只有所有者可以編輯規則的觸發因素和動作。
規則所有者仍然是唯一可以編輯或刪除規則的人員。
取消佈
建
當您取消佈建具有規則的人員時，其規則將被暫停，且專案所有規則的所有權將傳遞給專案所有者。
若沒有專案所有者，所有權將轉交給取消佈建使用者的系統管理員。 只有規則的新所有者可以重新啟用該規則，以便繼續執行該規則。
當規則所有者被停用，而新所有者具有足夠的權限時，這表示規則會繼續執行，然後新所有者就可以編輯規則。
有關錯誤配置的規則
的更新
如果規則設定錯誤(例如：「已標記為完成>移動至「完成」欄，並且有人刪除您的「完成」欄) ，我們會傳送電子郵件給規則所有者，讓他們知道如何修正。
-
我們會在首次觸發規則時以電子郵件通知您，但由於設定錯誤而無法啟動。 我們不會再次發送電子郵件給您，直到它被更正並成功運行至少一次，然後再次錯誤配置。
-
具有相關規則讀取權限的所有使用者都可以看到規則的正確狀態。
-
將規則更新為正確組態並儲存更新後，這些警告將消失。
規則整合
規則是許多工作流程的重要組成部分，與第三方服務(例如Slack)的整合也是如此。 現在，您可以使用規則將團隊最喜愛的工具整合至您在Asana中的工作中，並讓規則自動處理繁重的工作。 您可以在Asana專案中設定特定的觸發因素，並信任規則，以便在符合您選擇的條件時將您的工作流程自動化。
例如， Slack + Asana規則整合可讓您在Slack中向隊友傳送由任務或專案完成所觸發的訊息。
您可以建立規則，根據自訂欄位值變更等條件，在Microsoft團隊中ping特定通道。
或在任務新增至特定專案區段時，在Jira Cloud和Jira Server中建立新議題。
最近推出的規則整合也支援Gmail、PagerDuty和Twilio中的操作。 在此深入瞭解如何設定各自的規則整合。
使用整合的規則需要適當的應用程式管理設定，以及使用第三方服務進行使用者驗證。
在應用程式中
觸發動作
規則有三種類型的觸發因素，這些類型亦適用於透過規則整合來觸發動作的情況。
任務新增類型觸發因素
- 任務已新增至區段
- 已新增任務至此專案
任務更新類型觸發因素
- 依據核準狀態
- 基於完成狀態
- 基於指派對象
- 依據截止日期
- 根據已新增的附件
- 根據新增的評論
任務時間類型觸發因素
- 任務不再遭阻擋
- 截止日期已臨近
- 任務已逾期
表單
從表單建立任務時，任務可以觸發以下任一觸發因素：
任務已新增至專案
此觸發因素將應用於新增至專案的所有任務，而不僅僅是來自表單的任務。
自訂欄位已設定
針對專案中的每個下拉式自訂欄位，您都會看到觸發因素與動作。 因此，如果您的專案有「優先順序」和「階段」自訂欄位，您會看到「優先順序設定」和「階段設定」為觸發因素。 您可以選擇要在該自訂欄位上觸發規則的值。
範例：若您的表單上有「請求類型」的下拉式自訂欄位，並有「部落格」和「網站」選項，您可以在專案中設定「當「請求類型」設為「部落格」時，該任務將新增至「部落格請求」專案。」
這僅適用於專案中的下拉式自訂欄位。 某些表單的下拉式選單不是自訂欄位。
表單提交觸發因素
透過表單提交觸發因素，您可以自動將表單移動到新流程，而無需手動分流。 表單提交觸發因素可協助您將接收流程標準化，並將工作流程中的表單自動化。
若要設定您的表單提交觸發因素：
- 在「觸發因素」標籤頁中，點選前往專案
- 選擇表單提交作為來源
- 選擇表單
- 選擇一個動作
設定觸發因素後，您就能在「自訂」功能表中查看您的規則。
每次提交表單時，您都會收到一則通知。 您還可以透過任務詳細資訊窗格追蹤表單提交紀錄。
訪客權限
旅人無法建立或擁有規則，但可以觸發規則。
定價
規則適用於Asana中的每個付費層級。 自訂規則產生器可在Asana Starter、Advanced、Enterprise版和Enterprise +層級以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版中使用。
舊版Premium版的客戶可使用規則的子集合：
- 移動到欄/區段>標記為完成
- 標記為完成>移動到欄/區段
- 自訂欄位已變更>移動到欄/區段
- 移至欄/區段>設定自訂欄位
- 自訂欄位已變更>標記為完成
- 標記為完成>設定自訂欄位
規則的反向動作
Asana Starter、Advanced、Enterprise版和Enterprise +層級與舊版層級Business版和舊版Enterprise版皆可使用反向動作
反向操作是對現有規則的補充，這些規則現在提供重置或刪除數據的選項。 透過提供規則反向動作的選項，我們創建了一個更強大的規則引擎，可以更好地映射客戶工作流程的結構、質量和效率。
可用的反向動作：
- 取消指派任務
- 移動任務至另一個專案
- 清除截止日期
- 將任務標記為未完成
- 移除協作者
反向動作功能支援任務在一個專案之間的重新指派、重置或移動。
規則中的
變數
變數可讓您建立動態、靈活的規則，以適應您的工作流程。 請參閱我們有關規則中變數的專門文章，瞭解更多資訊。