工作流程產生器

分為Asana StarterAdvancedEnterprise版Enterprise +等級,以及舊版層級Premium版、Business版和舊版Enterprise版。

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工作流程產生器可自動化您的團隊流程以保持工作流程,從而有助於跨團隊無縫接軌地協調工作。 工作流程產生器可使用可視化工具,在同一處連結團隊、組織工作並簡化專案,藉此建立更高效的工作流程。 在工作流程中,您可以在正確的時間將正確的人員連結到正確的資訊,這意味著您的團隊可以專注於完成重要的工作。

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Workflow builder.png

使用工作流程產生器建立工作流程

Workflow intake source.gif
在工作流程產生器中,您可以選擇任務新增至專案的方式。 您可以選擇多個攝入來源或無。

請注意,任何擁有該專案存取權限的人都可以手動新增任務。

  1. 表單提交:建立將提交項目轉換為任務的表單。
  2. 任務範本:建立範本以輕鬆將任務標準化。
  3. 在其他應用程式中:授權其他應用程式新增任務到此專案。

點擊吸入卡片的下拉式選單,選擇吸入來源。

若要深入瞭解有關將表單設定為接收來源的資訊,請閱讀我們有關建立表單的指南文章。 若要深入瞭解有關設定任務範本的資訊,請閱讀我們有關建立任務範本的指南文章。

區段

將區段作為「就緒」、「進行中 」和「已完成」等階段來追蹤特定的工作流程。 工作流程產生器上的這些區段卡片直接對應至任務檢視(即清單和看板檢視)中的區段。 我們建議您在專案中設定與連續工作階段相符的區段,例如:分類進行中需要核準已完成。 這有助於每位專案成員輕鬆查看任務所處的階段。


Add section to workflow.png

建立一個新區段

按一下+按鈕以新增其他區段,然後您可以為此區段新增規則,並為這些規則指派觸發因素。 您需要在一個區段中為兩個自動執行個體建立規則:

觸發因素:何時或何事導致任務自動移動至此區段。 您可以從右側窗格的選項清單中選擇此轉場規則。 例如:「當截止日期臨近時,→移動至即將截止」或「當任務完成時,→移動至已完成」

行動:接著您還需要決定任務移動至此區段時自動發生的情況。 例如:是否需要新增協作者、任務是否需要指定指派對象、是否需要新增評論等。 如上所述,您可從建議的規則清單中進行選擇,或使用「更多動作」按鈕建立自訂規則。

若要深入瞭解Asana中的規則,請閱讀我們的規則文章

管理現有區段

Manage workflow sections.png若要編輯或刪除區段的名稱,請按一下區段標題右邊的三點圖示。

工作流程報告

dashboard

儀表板檢視中,您還可以檢視專案中各區段的中繼資料,例如該區段中未完成任務的數量,然後您可以持續監控此情況。

拖曳

Workflow drag and drop new.gif

您可以拖放區段以重新組織您的工作或在階段中進行移動。 專案成員可依需要重新排列區段。

工作流程產生器中的應用程式接收

新增外部應用程式,以便在Asana中建立任務。

Workflow intake source.gif


若要在工作流程中將應用程式新增為接收來源,請按照以下步驟操作:

  • 點選+接收來源,然後選擇應用程式
  • 從提供的清單中選擇您想設定的應用程式。

您的專案中已經是接收來源的應用程式,或未經系統管理員允許的應用程式將不會顯示。

asana for salesforce您可能會被帶到應用程式的網站以完成安裝。
 
finish setting up app

若要完成安裝,您需要在外部應用程式上完成以下步驟:

  1. 在[應用程式名稱]上設定Asana整合
  2. 使用應用程式新增任務至[專案]

完成這些步驟後,您會在工作流程產生器中看到應用程式。

App added (1).png

若您尚未完成先前的步驟,您會看到「完成設定」訊息。

Finish app setup.png

您還可以透過點擊「自訂」選單上的「應用程式」按鈕來新增應用程式。

任何將新任務新增至Asana的外部應用程式都將在此處顯示,即使它們是在沒有應用程式接收的情況下設定。

階段工作流程指標中的時間

使用階段中的時間指標,您現在可以輕鬆報告任務在工作流程階段中移動所需的時間。 這些工作流程指標有助於識別瓶頸,並明確說明您的工作發展所需的時間。 若任務在特定階段花費太長時間,您將瞭解此情況,並可以相應地重新校準您的流程。

您可以透過兩種不同的方法,使用報告儀表板,以便檢視工作流程指標的資料:區段中的時間,以及自訂欄位中的時間。 

區段中的時間

如果您的工作流程要求任務在Asana專案中的不同區段之間移動,則在區段中報告時間將有助於您確定任務在完成過程中從一個區段到另一個區段的流動速度。

workflow metrics section


此圖表顯示每個專案區段中任務所花費的時間。 在此範例中,任務在「規劃」區段中花費了6天零3小時。 您還可以按指派對象或截止日期等參數篩選數據。

自訂欄位中的時間

有些工作流程使用自訂欄位來指示工作已準備就緒,可以移動至新的完成階段。 自訂欄位中的時間報告根據所選的自訂欄位值量化任務在任何特定階段中所花費的時間。

workflow metrics cf


舉例來說,上方的圖表報告了包含名為完成階


段的自訂欄位的專案

workflow metrics cf2

完成階段」自訂欄位已設定為4個可能的值:「尚未開始」、「進行中」、「已封鎖」「完成」。 此圖表報告任務用「已封鎖」自訂欄位值標記的總時間。

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