活動管理

什麼是行銷活動?

行銷活動是有時限的計劃,可實現明確的目標和策略,並涉及跨單一渠道或多個渠道(例如電視、電子郵件、廣播、社交等)的執行。

行銷活動通常用於描述特定目標的策略規劃和活動執行(例如,提高產品知名度、推動用戶參與度、產生潛在客戶等)。 其中包括您的團隊將建立哪些資產的計劃、您將如何與受眾分享這些資產,以及您要推出的產品或計劃的行銷目標。 

其中應包括一份行銷簡介,概述您將追求的目標、時間軸、預算、物料清單和渠道。 您可以使用Asana在一處位置追蹤此工作內容。

階段1 :規劃

建立行銷活動的Asana專案

Asana專案可協助您追蹤進度、建立排程、規劃通路策略,並將行銷活動資產整合在一起。

您可以透過以下方式建立行銷活動專案:

  1. 使用我們的行銷活動管理範本,快速著手工作 。 您可以視團隊的需求加以客製。
  2. 匯入您目前用於追蹤行銷活動工作的現有試算表。
  3. 建立全新的Asana專案並開始新增任務。

請參閱此文章,瞭解如何在Asana中建立有效的專案。 若您希望從頭開始建立自己的行銷活動專案,或是建立Asana專案的一般最佳作法,請從此處開始

邀請專案關係人

為了順利啟動和有效執行活動,不妨邀請任何與您合作的機構參與您的專案。 我們建議將這些使用者新增為訪客。 旅人是免費的,不會計入你的席次限制。

將相關機構和專案關係人新增至專案中,可讓他們從一開始就查看整體行銷活動計劃,也就是說,您可以針對期限和交付項目設定明確的期望值。

階段2 :執行

管理行銷活動

活動管理的目標是確保在範圍和預算內按時實現交付項目和結果。 現在您已經建立了行銷活動專案,這些提示將幫助您在工作進行時管理專案。

建立行銷活動簡介並概述專案角色

SCREENSHOT of Overview view showing project brief and roles for a marketing campaign project

進行廣告活動


的使用者通常會不斷參考簡介,以確保他們忠於整體目標和訊息。 將簡介放在專案的
概觀標籤頁,可讓所有相關人員輕鬆存取。 若您在Google文件中建立行銷活動簡介,請務必在專案概觀中包含連結,以便輕鬆找到。

在概觀標籤頁中設定專案角色,確保人員瞭解自己應向誰聯繫以獲得核準或提出問題。

選擇最適合您需求的預設專案檢視

清單檢視

清單檢視可讓您以待辦清單的樣式檢視專案。 您可以透過各種方式排序和篩選任務清單。 有些人喜歡手動設定順序,而另一些人則希望按截止日期或指派對象等特徵自動排序任務。

看板檢視

使用看板看板檢視功能,您可以像便利貼一樣組織工作,輕鬆跨區段移動工作。 此檢視提供乾淨、可視化的概觀,其功能與清單檢視中的專案相同。 您可以在看板中新增項目,然後拖放即可移動任務,或在多個階段中進行追蹤。

時間軸檢視

GIF of project plan creation with Asana Timeline feature

行銷活動在發佈日前有許多關鍵的截止日期。 您可以在開始透過時間軸檢視繪製這些內容,確保一切順利進行。 依性有助於明確指出正在影響或受另一項任務影響的工作。 時間軸可協助您建立切合實際的截止時間、發現時間衝突並隨著工作進展進行調整。 您還可以透過設定自訂欄位的顏色,使用時間軸更直觀地檢視任務優先順序,從而幫助您更好地將計劃可視化,並根據這些顏色找出阻礙因素。

行事曆檢視

檢視您的專案行事曆,以追蹤重要的期限和裏程碑。 必須注意的是,專案行事曆檢視中只會顯示已新增與專案相關的截止日期的任務和子任務。 任務必須手動新增至專案,才能顯示在其行事曆檢視中。

甘特圖檢視

甘特圖檢視可為專案經理提供有效可視化和管理專案計劃的工具,讓他們深入瞭解任務持續時間、交付日期、依存項和專案計劃基準。

使用表單擷取簡短詳細資訊

創意簡報可協助行銷團隊擷取有關行銷活動目標、受眾和要求的重要詳細資訊。 為避免延誤,並協助將資訊儲存在同一處,請建立與您的行銷活動專案直接相關的創意簡報表單。

任何人都可以透過傳送表單

連結來提交表單,即便他們並未使用Asana亦然。 提交後,此表單會變成您行銷活動專案中的任務,因此可依此進行優先順序與分類。

使用多專案歸屬功能避免重複工作

行銷活動工作通常與其他行銷活動相關聯,可能是作為產品發佈或招募工作的一部分。 若沒有Asana ,團隊可能看不到其他專案或計劃中正在進行的工作,從而導致重複工作。 藉由使用多重歸屬追蹤多個專案中的行銷活動任務,避免重複工作。 案歸屬透過集中工作避免重複;讓各個團隊掌握進度,而無需提供個別更新。 

案歸屬是指將同一個任務新增至Asana中的多個專案。 對任務所做的每個變更(例如評論、附件、截止日期變更等)都會在所有專案中反映出來,因此無需個別更新每個專案中的任務。 您可在此處深入瞭解任務的關聯專案

將任務新增至多個專案:

  1. 使用捷徑標籤頁+ P ,然後輸入您想要新增任務的任何其他專案的名稱。
  2. 您還可以點選三點圖示,然後點選「新增至另一個專案

以清晰的審查和核準按時完成

您可以使用Asana提供和納入活動回饋。 不妨使用以下功能為您的行銷活動管理專案建立工作流程,並協助清晰快速地推動核準流程。

規則和自訂欄位

新增規則至您的專案,以便隨進度自動將任務指派給對應人員、已完成或移動至不同專案區段。 規則可用於自動更新工作、通知團隊、請求變更、簡化例行任務等。 

使用自訂欄位通知讓專案關係人掌握最新的進度。 例如,當欄位從「需要的回饋」更新至「已核準」時,他們 就會收到通知。 將優先順序自訂欄位新增至活動專案中,可讓您安排每項任務的優先順序,使隊友清楚應該將專注力投入於何處。 您可以按照優先順序將專案排序,以便在頂端查看優先性最高的任務,確保它們進度正常。

核準與校訂

使用核準來明確資產何時準備好進行最終簽核。 若資產需要多位專案關係人的核準,請考慮將核準子任務新增至包含資產的上層任務。 功能可讓審核人員直接在圖片上留下回饋。 每則回饋都會建立一個可行動的子任務,以便創作者可以根據需要追蹤並實施回饋。

GIF of image proofing workflow in Asana

我們與Adobe Creative Cloud整合,讓創作人可以直接在Adobe應用程式中提取意見回饋,節省切換內容和工具的時間。

使用專案範本規劃未來的行銷活動,節省時間

雖然每個行銷活動都可能有所不同,但通常每次或每種行銷活動類型都會出現核心任務。 與其花時間為每個行銷活動重新建立計劃,或將範本儲存在與工作檔案和指示斷開連結的文件中,不妨在Asana中組建並儲存您的行銷活動範本

  1. 將您的核心行銷活動工作

    組建為專案中的任務。 除非每次都有同一個人完成同一個任務,否則請勿在此階段指派任務或新增截止日期

  2. 點選專案名稱旁的下拉式箭頭,然後選擇儲存為範本。
  3. 若要限制可修改範本的人員,則可以編輯專案權限
  4. 您可以在每個活動中使用您的範本。 若要使用範本,請點選橘色+建立按鈕,選擇專案,然後使用範本搜尋範本庫。
  5. 在繼續改善行銷活動的同時,您可以根據需要更新範本

第三階段:追蹤和報告功能

報告行銷活動的工作和進度

運用報告功能衡量行銷活動成效,並根據資料作出明智決策。

建立活動管理專案的圖表,可讓您瞭解、追蹤和比較重要資料。

建立專案時,您應該考慮有用的自訂欄位,因為這些自訂欄位會為您的儀表板提供動力,讓您在整個專案中輕鬆報告自訂欄位

定期發佈狀態更新

SCREENSHOT of a project status update in Asana with activity feed showing task updates

隨著活動工作的進展,您可以前往概觀」標籤頁發佈狀態更新並查看正在執行的專案活動清單。 您可以將醒目提拖放狀態更新中,以便分享圖表或裏程碑。 若您希望每次都遵循相同的格式, Asana會儲存您的狀態更新範本。

使用智能回答避免受阻

使用自然語言向Asana提問,並即時獲得有關專案的解答和深入解析,以幫助您識別阻礙並確定後續步驟。 智能回答可以幫助您發現活動中的風險,幫助客戶保持正軌。

將專案用作會議日程

定期團隊會議有助於您掌握進度和凝聚力。 使用行銷活動專案作為與機構或跨職能合作夥伴進行通話的會議日程,可以更輕鬆地了解工作進展情況以及應涵蓋的主題。 此舉可讓您專注於討論策略和想法,而不是在房間內進行一般性更新。

在會議中,為行動項目建立任務,這樣他們就不會被遺忘。 將他們直接指派給負責採取行動的人。

使用專案集和工作負荷管理廣告活動的人員配置

SCREENSHOT of work being rebalanced between assignees in Workload view

團隊主管經常使用會議、電子郵件或試算表來請求狀態更新,或獲得團隊餘裕感,這可能既耗時又不準確。 

使用案集全面監控專案的健全狀況。 使用您的內容行事曆和其他相關行銷活動專案建立專案集,意味著您可以目了然地查看所包含專案的狀態、重要的截止日期、優先順序、專案所有者和已連結的目標

使用工作負荷標籤頁,根據已經在Asana中指派給團隊的任務,將團隊在這些專案中的工作量可視化,有助於做出明智的人員調度決定,並確保工作負荷達到平衡。 您可以跨專案集專案新增投入量自訂欄位,以便更好地掌握每個任務的總時數或投入量。

其他資源

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