在Asana中建立工作流程
之前，必須設定基礎，以便您的工作流程能夠正常運作。 本文是3部分系列的第2部分。 若要查看此系列的第一篇文章，請按一下此處。工作流程的基礎
組織
組織會根據分享的公司電子郵件網域，將公司裡使用Asana的所有員工串聯在單一空間中。
團隊
在組織中，您與同事分成團隊，針對專案與任務相互協作。 您組織中的每位使用者都至少隸屬於一個團隊，但可隸屬於多個團隊。
專案
透過專案，您可以整理所有與特定倡議、目標或重要工作相關的任務。 在專案中，您將使用區段來組織您的任務。
任務
任務是Asana中的基本行動單位。
子任務
使用子任務將任務工作分解為較小單元，或協助將工作分解給多位人員。
評論
評論任務，以便提問、提供額外資訊或提供深入見解。
工作流程設定決策
接下來，為了確保您的工作流程正常運作，您需要做出一組關鍵決策。
決策1 ：專案或任務
團隊最常提出的問題是，他們是否將工作流程納入專案或任務。
我們建議從專案開始，以容納您的整體工作流程。
專案可讓您集中處理與專案關係人的協調。 新增任務和子任務以表示可執行的工作。 過於模糊的任務，例如「促銷」，很難執行。 將工作分解，以便任務可執行。
決策2 ：如何使用區段
在決定如何使用專案區段時，請務必瞭解工作在工作流程中的兩種主要移動方式：順序和階段。
序列
序列就像是核對清單，工作會以特定順序完成，組合成最終交付項目。 規劃一場活動或為新員工辦理到職都是序列式工作流程的絕佳範例。 在這些情況中，不妨考慮在清單檢視中設定您的專案，並依類別或時間範圍，使用區段對任務進行分組。
階段
階段就像管線一樣，單一交付項目需要經過一系列階段才能完成。 請求流程或產品開發管線是階段式工作流程的絕佳範例。 在這些情況中，不妨考慮在看板檢視中設定您的專案，並使用區段代表每個階段。 您的任務代表每個交付項目，在每個階段移動時，您會將它們從一個區段移動到下一個區段。
決策3 ：新增哪些自訂欄位
您應該及早考慮自訂欄位。 您組織、自動化及報告工作流程的方式，取決於您新增的欄位。
組織
您需要如何組織工作流程中的任務？ 為特定類別建立欄位。
自動化
您想如何自動化您的工作流程？ 您可以根據新增的欄位建立自訂規則。
報告
您需要在工作流程中報告哪些事項？ 專案儀表板中可供您使用的圖表取決於自訂欄位。
決策4 ：使用子任務的時機
有時候，需要將單一任務或交付項目分解成較小、相繼的步驟。 在這些情況下使用子任務。
請小心僅使用任務和子任務構建整個工作流程。 當您想要新增自動化、使用時間軸檢視或報告工作時，這可能會造成問題。
個子任務的常見用途
若頂層任務是請求，請考慮使用子任務來擷取後續步驟。
若您需要多位人員核準頂層任務的工作，請將核準請求新增為子任務。
有些工作流程只有在特定情況下才會採取行動。 例如，管理請求的團隊可能有特定的條件，他們需要更多資訊才能將請求移動到進行中。 在這些情況下，當任務進入該特定階段時，請使用該規則新增子任務。
您知道您可以將區段新增至子任務嗎？ 使用鍵盤快速鍵「TAB + N」
一般而言，若您新增的子任務超過10個，您可以考慮使用任務組建專案。
決策5 ：一個專案還是多個專案？
有時，工作流程足以橫跨多個專案。
在以下情況使用多個專案：
您的工作流程與另一個已使用自己專案的團隊相交。 例如，一個團隊可能會在一個專案中追蹤他們的故事發佈，而另一個團隊可能需要在即將到來的會議中討論相同的項目。 因此，團隊將相關任務新增至兩個專案。
工作流程的各個階段涉及大量任務，以至於會產生太多噪音，無法在一個專案中完成所有工作。 例如，團隊可能會使用一個專案來管理請求收件匣，但他們收到的請求量很大。 因此，他們建立了一個獨立的專案，以便在申請進行時採取行動。 他們使用自訂規則將此流程自動化。
決策6 ：如何設定專案權限？
視您設定權限的方式而定，會影響工作流程的運作方式。 您可以授予專案成員編輯或僅評論權限。 僅評論權限允許隊友檢視或評論專案，而無需授予他們編輯專案的權限。
僅評論權限僅限Asana Premium上的團隊和組織使用。
深入瞭解
大多數工作流程會要求您授予專案成員編輯權限，以便他們對自己的任務執行動作。 在以下情況下，我們建議您只評論權限：許多不負責任何任務的專案關係人需要公開檢視專案。 專案具有敏感資訊，您需要防止意外或不必要的變更。
請前往此處深入瞭解權限。
奠定工作流程的基礎後，就該新增動作了。 查看本系列的下一篇文章