建立工作流程的基礎

在Asana中建立工作流程

之前,必須設定基礎,以便您的工作流程能夠正常運作。 本文是3部分系列的第2部分。 若要查看此系列的第一篇文章,請按一下此處

工作流程的基礎

buildingblocks

組織

組織會根據分享的公司電子郵件網域,將公司裡使用Asana的所有員工串聯在單一空間中。

團隊

在組織中,您與同事分成團隊,針對專案與任務相互協作。 您組織中的每位使用者都至少隸屬於一個團隊,但可隸屬於多個團隊。

專案

透過專案,您可以整理所有與特定倡議、目標或重要工作相關的任務。 在專案中,您將使用區段來組織您的任務。

任務

任務是Asana中的基本行動單位。

子任務

使用子任務將任務工作分解為較小單元,或協助將工作分解給多位人員。

評論

評論任務,以便提問、提供額外資訊或提供深入見解。

工作流程設定決策

接下來,為了確保您的工作流程正常運作,您需要做出一組關鍵決策。

decision1

決策1 :專案或任務

團隊最常提出的問題是,他們是否將工作流程納入專案或任務。

我們建議從專案開始,以容納您的整體工作流程。

專案可讓您集中處理與專案關係人的協調。 新增任務和子任務以表示可執行的工作。 過於模糊的任務,例如「促銷」,很難執行。 將工作分解,以便任務可執行。

決策2 :如何使用區段

在決定如何使用專案區段時,請務必瞭解工作在工作流程中的兩種主要移動方式:順序和階段。

sequences

序列

序列就像是核對清單,工作會以特定順序完成,組合成最終交付項目。 規劃一場活動或為新員工辦理到職都是序列式工作流程的絕佳範例。 在這些情況中,不妨考慮在清單檢視中設定您的專案,並依類別或時間範圍,使用區段對任務進行分組。

stage

階段

階段就像管線一樣,單一交付項目需要經過一系列階段才能完成。 請求流程或產品開發管線是階段式工作流程的絕佳範例。 在這些情況中,不妨考慮在看板檢視中設定您的專案,並使用區段代表每個階段。 您的任務代表每個交付項目,在每個階段移動時,您會將它們從一個區段移動到下一個區段。

決策3 :新增哪些自訂欄位

您應該及早考慮自訂欄位。 您組織、自動化及報告工作流程的方式,取決於您新增的欄位。

organize

組織

您需要如何組織工作流程中的任務? 為特定類別建立欄位。

automate

自動化

您想如何自動化您的工作流程? 您可以根據新增的欄位建立自訂規則。

report

報告

您需要在工作流程中報告哪些事項? 專案儀表板中可供您使用的圖表取決於自訂欄位。

決策4 :使用子任務的時機

subtaskst


有時候,需要將單一任務或交付項目分解成較小、相繼的步驟。 在這些情況下使用任務。

請小心僅使用任務和子任務構建整個工作流程。 當您想要新增自動化、使用時間軸檢視或報告工作時,這可能會造成問題。

個子任務的常見用途

task request

若頂層任務是請求,請考慮使用子任務來擷取後續步驟。

task request

若您需要多位人員核準頂層任務的工作,請將核準請求新增為子任務。

task request

有些工作流程只有在特定情況下才會採取行動。 例如,管理請求的團隊可能有特定的條件,他們需要更多資訊才能將請求移動到進行中。 在這些情況下,當任務進入該特定階段時,請使用該規則新增子任務。

您知道您可以將區段新增至子任務嗎? 使用鍵盤快速鍵「TAB + N」

一般而言,若您新增的子任務超過10個,您可以考慮使用任務組建專案。

決策5 :一個專案還是多個專案?

有時,工作流程足以橫跨多個專案。

在以下情況使用多個專案:

task request

您的工作流程與另一個已使用自己專案的團隊相交。 例如,一個團隊可能會在一個專案中追蹤他們的故事發佈,而另一個團隊可能需要在即將到來的會議中討論相同的項目。 因此,團隊將相關任務新增至兩個專案。
task request


工作流程的各個階段涉及大量任務,以至於會產生太多噪音,無法在一個專案中完成所有工作。 例如,團隊可能會使用一個專案來管理請求收件匣,但他們收到的請求量很大。 因此,他們建立了一個獨立的專案,以便在申請進行時採取行動。 他們使用自訂規則將此流程自動化。

決策6 :如何設定專案權限?

local field

視您設定權限的方式而定,會影響工作流程的運作方式。 您可以授予專案成員編輯或僅評論權限。 僅評論權限允許隊友檢視或評論專案,而無需授予他們編輯專案的權限。

 

 

大多數工作流程會要求您授予專案成員編輯權限,以便他們對自己的任務執行動作。 在以下情況下,我們建議您只評論權限:許多不負責任何任務的專案關係人需要公開檢視專案。 專案具有敏感資訊,您需要防止意外或不必要的變更。

請前往此處深入瞭解權限。

奠定工作流程的基礎後,就該新增動作了。 查看本系列的下一篇文章

這篇文章是否有幫助?

Thanks for your feedback