Google試算表與Asana

適用於Asana AdvancedEnterprise版Enterprise +等級,以及舊版層級Business版和舊版Enterprise版。

如需詳細資訊,請前往定價頁面

藉助Google試算表中的報告功能,您可以使用專案資料來建立自訂報告和可視化效果,以便查看哪些進度正常,哪些需要注意。 專案 專案和 進階搜尋結果均可使用Google試算表匯出功能。 本文將協助您展開工作,並為建立報告提供靈感。

使用Google試算表報告

在從專案集開啟Google試算表之前,請確保您已新增適當的專案。 如果您是Google試算表的新手,建議您參閱Google說明中心和Google試算表說明論壇。

開始使用

  1. 使用此連結在Google雲端硬碟中安裝Asana匯出附加元件。
  2. 複製您的Asana匯出連結,以便與Google試算表同步。
    • 在Asana中,從專案/專案集標題旁的下拉式功能表中點選「匯出/列印」,並選取「同步至Google試算表」。 您的Google試算表會在新分頁中開啟。 

    • 複製以下對話框中提供的網址。

3.將您的Asana資料同步至新工作表

  • 建立新的空白Google試算表
  • 導覽至擴充功能」標籤頁> Asana匯出>與Asana同步
  • 步驟2的URL貼上至輸入方塊,並點選「確定」。 您的工作表將與您的Asana資料同步。

目前同步和匯出資料的限制為500行。

專案集報告

首次使用的使用者需要授權Asana才能連結至其Google帳戶。

您的Google試算表中的資料會每6小時自動更新一次。

Google試算表報告包含三個標籤頁:

  1. 概觀—有關如何使用試算表與從您的資料建立的兩個範例圖表的參考。
  2. Asana專案資料-顯示每個專案中最重要的資料。 透過按欄排序或篩選來探索此資料。
  3. 即時來源資料-直接從Asana提取即時資料。 此標籤頁已鎖定,以保護與Asana的連結。

將遊標暫留於欄標題上,即可深入瞭解該欄中的資料。

建立自訂報告

要在Google試算表中建立的報告範例:

  1. 哪些專案有風險且即將到期? 截止日期和狀態顏色的散點圖。
  2. 哪些專案所有者正快速推進工作? 近期完成的任務的橫向圖(依專案所有者)。
  3. 您的專案中有多少部分進度正常? 狀態顏色的圓餅圖。
  4. 工作是專注於還是跨專案分散? 每個專案過去一週內完成的任務的直方圖。
  5. 哪些團隊的專案已接近完成? 各團隊完成度為%的專案堆疊長條圖。

範例:即將截止的存在風險的專案

此範例展示了如何建立報告,以找到需要您關注的個別專案。

建立新標籤頁

    1. 按一下工作表左下角的+圖示,即可建立新標籤。
    2. 為您的報告選擇名稱。

透過參考「即時來源資料」標籤將欄新增到報告中

  1. 在您的新空白分頁中選取左上角的儲存格,然後輸入=
  2. 導覽至「即時來源資料」索引標籤。 按一下要複製的欄標題。 在此範例中,我們將參考「名稱」欄。
  3. Enter。這會帶您返回到報告標籤頁中。

  4. 選擇右側的下一個儲存格,針對「Due Date (截止日期)」和「Status (狀態) Color (顏色)」欄重複步驟2至4。
  5. 引用每列的標題儲存格後,即可複製資料本身。 選擇全部三個標題,然後使用所選內容右下角的自動填充控點向下拖動。

我們引用了「即時來源資料」標籤頁中的資料,而不僅僅是複製它。 這意味著當「即時來源」資料分頁中的資料每小時自動更新時,您的報告也會自動更新。

使用公式計算每個專案截止日期前的剩餘時間

  1. 在第四欄中作為標題輸入截止日期的天
  2. 請在下方輸入公式= DATEDIF (NOW (), B2, "D")。 這會計算從現在到「截止日期」欄中的值之間的天數。

  3. 拖動自動填充手柄以填充新列的其餘部分。

建立散點圖

  1. 狀態顏色對報告進行排序,方法是開啟「資料」功能表並選擇「選」。 使用「狀態顏色」欄標題上的選單將A到→Z排序

  2. 依序
選擇「狀態顏色」、「截止日期前天數」和「名稱」欄,方法是按住 (在Mac上)或CTRL (在PC上) ,然後按一下每欄上方的字母(C、D和A)。 散點圖中需要這三個欄位,並且必須最後選擇名稱欄位,因為它將作為每個數據點的標籤。

  • 開啟「插入」功能表並選擇「圖表」,即可建立圖表。
  • 選擇Scatter圖表並取消勾選「彙總」欄位C
  • 使用此圖表識別哪些專案存在風險。 在下面的螢幕擷取畫面中,「危險區域」專案是指任何紅色且在60天內到期的專案。 由於資料每小時更新一次,您可以經常參考此圖表,瞭解團隊應該將精力集中在哪裡。

    範例:各專案所有者的任務完成率

    此範例說明如何建立報告,將專案根據屬性進行分組,在本例中依專案所有者進行分組。 使用此報告可識別每個專案所有者驅動的專案中本週完成的任務數目。

    建立樞紐分析表,以便按所有者將專案分組

    1. 導覽至「即時來源資料」索引標籤。
    2. 選擇行。跳過行1 ,因為樞紐分析表在第一行包含標題時效果最佳。

    3. 開啟「資料」選單,然後選擇「樞紐分析表」。 這將開啟標題為「樞紐分析表」的新標籤頁。
    4. 在「樞紐分析表」標籤的「報表編輯器」側邊欄的「」下,選擇新增欄位。 選擇您希望對專案進行分組的欄,在本例中為所有者。 取消勾選「顯示總計」,此範例中不需要此資料。

    5. 在「」下方,選擇「新增」欄位。 為每組專案選擇您想要瞭解的欄,在此為「已完成任務」

    6. 檢查分組的值是否依需要彙總。 在這個範例中,我們想查看每組專案的總計任務完成率,因此選擇Sum (總計)。

    將資料可視化

    使用Google試算表中的「探索」側邊欄,使用人工智慧產生相關圖表。

    1. 單擊工作表右下角的探索。 在此範例中,長條圖是任務完成率的實用視覺化圖表。
    2. 要查看較大版本的圖表,您可以將其拖動到工作表的主要區域。 在圖表上按一下滑鼠右鍵即可自訂。

    您建立的報告會自動儲存,下一次您從Asana中開啟試算表時會顯示這些報告。

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