自動移除訪客

適用於Asana Enterprise +層級的組織和事業處

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自動移除訪客功能可讓超級管理員在訪客閒置一段時間後自動移除訪客,從而降低組織的安全風險。 自動移除訪客可減少超級管理員的手動工作,並使訪客管理更輕鬆。

閒置時間限制

超級管理員可以為訪客設定以下全域不活動時間限制:

  • 15天
  • 30天
  • 60天
  • 90天
  • 120天
  • 180天 

除非已獲豁免,否則未啟用的訪客將自動從組織中移

若使用者 透過行動版、網頁版或電子郵件參與Asana ,則該使用者將被定義為活躍。 閱讀更多有關如何定義最後一項活動的資訊。

設定不活動天數限制

若要設定非活動天數限制,您必須從系統管理主控臺的安全性標籤頁啟用此控制項。

  1. 前往系統管理主控臺中的「安全」標籤頁
  2. 向下捲動至管理系統管理控制項,然後點擊「訪客設定
  3. 開啟切換以自動移除訪客
  4. 從下拉式選單中選擇你想在幾天後刪除不活躍的旅人
  5. 點擊儲存

系統將在24 至48小時內套用自動移除設定。 之後,系統會每天自動移除相關資訊。

新邀請或最近恢復的旅人將有一段寬限期。 如果在這段時間內未啟用,系統將自動移除。

個人房客豁免

管理員和超級管理員可以為個別房客設定例外情況,這樣他們的存取權限就不會過期。

若要設定個別旅人豁免,請按照以下步驟 

  1. 前往系統管理主控臺中的「成員」標籤頁,然後點選成員名稱旁的三點圖示
  2. 前往「安全」分頁
  3. 開啟「從訪客自動移除中排除」切換開關

即使使用者上次超過上限,系統也不會自動將其移除。

監控最後的活動

系統管理員可透過系統管理主控臺監控訪客的最後活動。 若要查看最後活動,請前往管理主控臺中的「成員」標籤頁,並尋找「最後活動」欄。 

Asana不會向系統管理員或訪客傳送關於移除的通知。

已移除訪客的任務

移除訪客時,其任務會新增至專案,該專案由您在系統管理主控臺中的成員移除設定中指派的超級管理員所有。

定義最後的活動

以下是更新旅人最後活動的觸發因素:

  • 載入行動應用程式
  • 在Web或桌面應用程式中按一下或敲擊鍵盤
  • 透過電子郵件建立、完成、對任務點讚或產生評論

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